Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Drammen kommune, i perioden 01.07.2002 (varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 21.08.2002 (tilsynsbesøk ble foretatt). Tilsynet ble avgrenset til Konnerud helsestasjonsdistrikt.

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et fellestilsyn som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker (BUPP) i de respektive fylker. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene. Fylkeslegen i Buskerud har besluttet at det skal føres tilsyn med hver av de tre (3) barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikkene i fylket (Drammen, Kongsberg og Ringerike), samt i to kommuner tilhørende disse – til sammen seks (6) kommuner (Drammen, Lier, Kongsberg, Nore og Uvdal, Ringerike og Nes kommuner). Tilsynene tar ikke bare sikte på å belyse deler av de virksomheter som gjøres gjenstand for revisjon. Formålet er også å belyse samarbeidet og samhandlingen mellom de ulike deltjenester i kommunene som yter tjenester til barn og unge med psykiske problemer. I tillegg vurderes samarbeidet og samhandlingen mellom første og annenlinjetjenesten. Dette siste blir vurdert i særskilte rapporter.

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonene omfatter undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å vurdere om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Foreliggende rapport omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som er stilt i lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensiale.

Helsestasjon og skolehelsetjenesten i Konnerud helsestasjonsdistrikt, Drammen kommune, følger anbefalingene i de faglige veilederne til Helsetilsynet (IK-2611, 2617 og 2618) for disse virksomhetene, som kan gi mulighet for å identifisere og følge opp barn og unge med psykiske problemer. Kontroller og undersøkelser gjennomføres i det vesentligste i samsvar med veiledernes anbefalinger, herunder målrettede undersøkelser.

Tjenestetilbudet til barn og unge som gis av helsestasjon og skolehelsetjenesten er kjent og tilgjengelig. Det blir imidlertid opplyst at etterspørsel etter og behovet for kontakt med skolehelsetjenesten (helsesøster) har økt de senere år, og at tilstedeværelse ved skolene av den grunn bør økes. Barn og unge med mistanke om psykiske problemer inngår i den gruppen som i økende grad nå tar kontakt med skolehelsetjenesten.

Helsestasjon og skolehelsetjenesten i Konnerud distrikt har den kompetanse som disse deltjenester forutsettes å skulle ha. Det er mulighet for videre- og etterutdanning. Enkelte medarbeider har gjennomgått skolering for å styrke kunnskapen innen psykisk helse. Som følge av en økning av elever som tar kontakt med virksomhetene (hvorav en stor del av disse bl.a mistenkes for å ha psykiske problemer) etterlyses imidlertid ytterligere skolering og kompetanseheving, for å bedre muligheten for identifisering og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Det opplyses at Drammen kommune, Konnerud helsestasjonsdistrikt, får gruppeveiledning av BUPP, Drammen, hva gjelder aldersgruppen 0 - 20 år. Målsetningen med veiledningen er å styrke rollen som helsesøster i situasjoner hvor helsesøstrene er stilt overfor problemstillinger knyttet til barn og unge med psykiske problemer.

Det opplyses at det foretas henvisninger til BUPP, Drammen, i de tilfeller hvor barn og unge anses for å ha behov for vurdering og oppfølging av annenlinjetjenesten. Deltjenester i kommunen som foretar henvisninger er bl.a helsestasjon/skolehelsetjenesten, fastlegene, barnevernet og PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste). Det er imidlertid ikke etablert et system som sikrer at deltjenestene som er inne med tiltak/tjenester overfor barnet / den unge informerer hverandre når henvisning skjer, selv i tilfeller hvor det må antas at de som har krav på taushet (barnet/den unge og de foresatte) ville ha samtykket til dette.

En rekke deltjenester i Drammen kommune har fått definert ansvar for å iverksette konkrete tiltak overfor barn og unge med psykiske problemer. Av slike virksomheter kan nevnes Helsestasjon og skolehelsetjenesten, den del av Helsetjenesten som gir tilbud til mennesker med psykiske problemer, Fysio- og ergoterapitjenesten for barn og unge, Kultur og fritid, Barnevernet, PPT og Sosial- og barnevernvakta. Ved tilsynet ble det fremlagt dokumentasjon og opplysninger fra samtlige av de nevnte virksomhetene, som belyste oppgaver og samhandling deltjenestene imellom. Omsorgstjenesten har også ansvar for enkelte innenfor denne gruppen som foreliggende tilsyn omhandler.

I Drammen kommune er det opprettet tverrfaglige team som har fått definert ansvar for å diskutere og behandle prinsipielle spørsmål knyttet til deltjenestenes samhandling og tilbud til barn og unge med psykiske problemer. De tverrfaglige team i Konnerud distrikt har jevnlige kontaktmøter av generell, prinsipiell karakter, vedrørende barn i aldersgruppen 0 - 20 år. Det opplyses imidlertid at slike team ikke finnes ved alle skoler, og at samhandlingen mellom deltjenestene – herunder skolene – av den grunn ikke alltid har det samme, gode utgangspunkt.

I enkeltsaker opprettes det ansvarsgrupper ut fra de konkrete, individuelle behov.

Ansvarsgruppenes sammensetning varierer derfor fra sak til sak. Slike ansvarsgrupper blir, etter det opplyste, ikke opprettet uten et informert samtykke fra barnet/den unge/foresatte.

I tillegg til tverrfaglige grupper og ansvarsgrupper har Drammen kommune opprettet et overordnet team som behandler spørsmål knyttet til deltjenestene, basert på innspill fra ansvarsgruppene og de tverrfaglige team.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Opplysninger fra Drammen kommune ved brev av 08.07.2002.
• Opplysninger fra Drammen kommune, Kultur og fritid, ved brev av 15.07.2002.
• Opplysninger og dokumentasjon fra Drammen kommune, Psykiatritjenesten, ved brev av 18.07.2002.
• Opplysninger og dokumentasjon fra Drammen kommune, Helsestasjonene, ved brev av 18.07.2002.
• Opplysninger og dokumentasjon fra Drammen kommune, Fysio- og ergoterapitjenesten for barn og unge, ved brev av 25.07.2002.
• Opplysninger fra Sosial- og barnevernvakta ved brev av 06.08.2002.
• Opplysninger fra Drammen kommune, Ressurssenteret m/PPT ved brev av 15.08.2002
• Opplysninger fra Drammen kommune, Barnevernet, fremlagt 21.08.2002.
• Henvisningsskjemaer til BUPP som benyttes i kommunen, fremlagt 21.08.2002.
• Oversikt over kompetanseplanlegging, Helsestasjonene, fremlagt 21.08.2002.
• Veiledning for ansvarsgrupper, fremlagt 21.08.2002.
• Virksomhetsplan 2002 for SLT arbeidet i Drammen, fremlagt 21.08.2002.
• Oversikt over tiltak i Fysio- og ergoterapitjenesten, fremlagt 21.08.2002.
• Notat om Skolehelsetjenestens arbeid med jentegrupper i 6. og 7. klasse på Vestbygda skole våren og høsten 2000, fremlagt 21.08.2002..
• Metodebok, Hallermoen skole, fremlagt 21.08.2002.
• Perm med Informasjon til foreldre med barn med funksjonshemning, fremlagt 21.08.2002.
• Forslag til Veiledning fra tverrfaglig gruppe vedrørende Ansvarsgrupper, fremlagt 21.08.2002.
• Helsestasjonsprogrammet for Drammen kommune, fremlagt 21.08.2002.
• Tre (3 ) referater fra møter i tverrfaglig team og ett referat fra møte i overordnet team, fremlagt 21.08.2002..
• Kopi av fem (5) henvisninger til BUPP, fremlagt 21.08.2002.
• Ett referat fra møte mellom BUPP og kommunale instanser vedrørende en enkeltsak, fremlagt 21.08.2002.
• Fem (5) pasientjournaler fremlagt for gjennomsyn, hvor barnet/den unge anses for å ha psykiske problemer, fremlagt 21.08.2002.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn (01.07.2002) og brev med bl.a program for tilsynet (09.08.2002) fra Fylkeslegen til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til Drammen kommune v/rådmannen den 01.07.2002. Program for tilsynet ble sendt den 09.08.2002.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 21.08.2002.

Intervjuer
Fem (5) personer ble intervjuet. Seks var blitt innkalt til intervju, men en av disse måtte melde avbud grunnet sykdom.

Verifikasjoner
Det ble ikke foretatt befaring. Dokumenter som ble gjennomgått fremgår av kapittel 3 ovenfor.

Sluttmøte ble avholdt den 21.08.2002.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Identifisering, undersøkelser og oppfølging ved mistanke om psykiske problemer hos barn og unge

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, men det ble gjort funn som ga grunnlag for to (2) merknader.

Merknad 1

Drammen kommune har ikke foretatt særskilte kartlegginger, risiko- og sårbarhetsanalyser eller lignende, for å identifisere risikoområder i forhold til barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det ble opplyst at gruppen av barn og unge med psykiske problemer er økende ved Konnerud helsestasjonsdistrikt.
• Noen risikogrupper er kjent gjennom kartlegginger som er foretatt andre steder, og på bakgrunn av den fagkunnskap som helsepersonellet har. Av kjente risikogrupper kan bl.a nevnes barn av foreldre med problemer knyttet til rusbruk, eller barn av foreldre som har et kjent problem knyttet til psykisk helse.
• Utover ovennevnte har man liten kunnskap om endringer i populasjonen, risikofaktorer eller utsatte grupper i befolkningen som det eventuelt kan settes inn forebyggende tiltak m.v overfor.

Merknad 2

Det bør vurderes hvordan prosedyrer for avviksregistrering og avvikshåndtering kan bli tatt i bruk og implementert i helsestasjon og skolehelsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Prosedyrer for avviksregistrering og avvikshåndtering er kjent, men ikke implementert i helsestasjon og skolehelsetjenesten.
• Det er kjent at det er utarbeidet et avviksregistreringsskjema.
• Avviksregistreringsskjemaet er imidlertid i praksis i liten bruk. Det opplyses at dette overveiende sannsynlig skyldes underrapportering.
• Det foreligger ingen felles forståelse av at brudd på rutiner og prosedyrer knyttet til identifisering, undersøkelser og henvisning av barn og unge med mistanke om psykiske problemer er et avvik som skal rapporteres.
• Det er ikke kjent hva som eventuelt skjer med avviksmeldninger som blir gitt, men det er kjent hvor avviksskjemaer eventuelt skal leveres.

Område 2: Ulike kommunale instansers samarbeid i saker vedrørende barn og unge med psykiske problemer, samt kommunens samarbeid med BUPP

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men det ble gitt to (2) merknader.

Merknad 1

Det bør vurderes om samarbeidet mellom ulike instanser i kommunen kan bedres for å styrke og samordne tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke opprettet tverrfaglige team som omfatter alle grupper av elever i grunnskolen / den videregående skole.
• Et system som sikrer tverrfaglig utredning (herunder tverrfaglig samarbeid) blir etterlyst.
• Det er ikke definert hvem som har ansvar for å se til at det opprettes ansvarsgrupper når det er behov for flere, koordinerte tjenester.
• Ansvaret for å samordne tjenestetilbudet som gis av flere instanser er heller ikke definert og kjent.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten får i liten grad informasjon fra andre instanser i kommunen som foretar henvisninger til BUPP, selv i tilfeller hvor det må antas at de som har krav på taushet (barnet/den unge/foresatte) ville ha samtykket til dette.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten har ikke system for å informere fastlegene eller andre instanser, dersom de foretar henvisninger til BUPP, selv i de tilfeller hvor det må antas at de som har krav på taushet (barnet/den unge/foresatte) ville ha samtykket til dette.

Merknad 2

Det bør vurderes hvilke tiltak som kan iverksettes for å bedre samarbeidet og samhandlingen mellom kommunen og BUPP, både i enkeltsaker og i spørsmål av mer prinsipiell, generell karakter.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Fremlagte journaler, som inneholdt henvisninger til BUPP, inneholdt ikke epikriser / tilbakemeldinger fra BUPP.
• Det opplyses at tilbakemeldinger / veiledning fra BUPP i de overveiende fleste tilfeller er avhengig av at helsestasjon og skolehelsetjenesten tar kontakt og anmoder om dette.
• Utover samhandlingen mellom helsestasjonene og BUPP, spedbarnsavsnittet, samt foreldrene – i form av telefonkontakt og samarbeidsmøter, opplyses det at det varierer hvilken veiledning m.v man får ved å ta kontakt med BUPP.
• Utover veiledningsgrupper for helsestasjon og skolehelsetjenesten (se kapittel 2 ovenfor) deltar ikke BUPP i samarbeid / samhandling med Drammen kommune, utover hva som skjer på bakgrunn av konkrete enkeltsaker.
• En tilsvarende gruppe, som den kommunen har opprettet ved de tverrfaglige team, er ikke opprettet med representanter fra første og annenlinjetjenesten.

Område 3: Status for arbeidet med individuelle planer

for barn og unge med psykiske problemer

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett (1) avvik på dette området. Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for merknader.

Avvik

Drammen kommune, Konnerud helsestasjonsdistrikt, har ikke utarbeidet individuelle planer for barn eller unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte helsetjenester.

Dette er avvik fra lov av 19.11.82, nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 6-2a (kommunenes plikt til å utarbeide individuell plan der det foreligger behov for langvarige og koordinerte helsetjenester), jf lov av 02.07.99, nr 63 om pasientrettigheter § 2-5 (om pasienters rett til å få utarbeidet individuell plan når det foreligger behov for langvarige og koordinerte helsetjenester). Disse plikt- og rettighetsbestemmelsene trådte ikraft 01.01.2001.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at det ikke er utarbeidet noen individuelle planer i Konnerud helsestasjonsdistrikt for barn og unge med psykiske problemer.
• Plikten til å utarbeide planer er imidlertid kjent, men det er ikke gitt opplæring i hvordan slike planer kan utformes m.v.
• Ulike maler for individuell plan som kommunen har mottatt er imidlertid formidlet til virksomhetene.
• Det opplyses at et sted mellom 20 og 50 barn og unge med psykiske problemer må antas å ha rettskrav på å få utarbeidet individuell plan.
• Det er opprettet en prosjektgruppe i kommunen som har i mandat å utarbeide en felles mal for individuelle planer for alle deltjenester i kommunen. Det er fremsatt ønske om, og tatt kontakt med annenlinjetjenesten, for å samordne en kommunal mal for individuell plan med en tilsvarende mal som er under utarbeiding ved Sykehuset Buskerud HF.
• Det opplyses at nevnte prosjektgruppe ikke har hatt mange møter, og at den har avventet innspill fra bl.a Sykehuset Buskerud HF

Prosjektsgruppens arbeid er forutsatt å skulle være avsluttet innen utgangen av 2002.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:
seniorrådgiver Ellisiv Hegna (revisjonsleder),
fylkessykepleier Ole Bennie Johansen (revisor) og
ass.fylkeslege Rolf B Winther (revisor).

Observatør ved tilsynet var rådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud, Sosial- og familieavdelingen.