INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var avgrenset til å omfatte følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen og den videregående skole
• kommunen og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

Det er skolehelsetjeneste ved alle skolene i kommunen. Administrativt og medisinsk-faglig ansvar er plassert og kjent. Utkast til revidert plan for skolehelsetjenesten ble utarbeidet i mai 2000. Det er utarbeidet et intern-kontrollsystem for de forebyggende helsetjenester. Helseundersøkelser og veiledning til skoleelever tilbys og sikres i henhold til anbefalte faglige retningslinjer. Skolehelsetjenesten deltar med råd og veiledning ved integrering av elever med kronisk sykdom eller funksjonshemning. Det er etablert et system for tverrfaglig/-etatlig samarbeid i saker som angår enkeltelever.

Ved systemrevisjonen ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Fylkeslegen hadde fire (4) merknader. Kommunen bør: 1) i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved enkelte skoler. 2) få avklart hvilken instans(er) som skal bistå elever som i skoletiden får behov for akutt helsehjelp, eller permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v. 3) vurdere dimensjoneringen av tjenestetilbudet. 4) vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Dato: 04.07.2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Drammen kommune (avgrenset til Fjell distrikt og Fjell skole) i perioden 28.04.2000 (varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 15.06.2000 (tilsynsbesøk ble foretatt i Drammen kommune). Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 04.07.2000 Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn har besluttet at landets fylkesleger skal gjennomføre med skolehelsetjenesten i minst to kommuner i først halvår i år 2000. Fylkeslegen i Buskerud skal i henhold til sin tilsynsplan gjennomføre dette fellestilsynet med skolehelsetjenesten i tre av kommunene i Buskerud (Drammen, Øvre Eiker og Krødsherad kommuner).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Ved revisjonen i Drammen ble det (av kapasitetshensyn) ikke foretatt befaring i skolehelsetjenestens lokaler.

Det ble ved revisjonen ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Rapporten omhandler de merknader som ble gitt. Den beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad andre forhold som ble ansett tilfredsstillende eller positive. Det vises imidlertid til hva som fremgår av kapittel 2 nedenfor. Se også hva som fremgår av kapittel 5 vedrørende de reviderte områder.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i Drammen kommune (en kommune med 54361 innbyggere i 1999) er organisatorisk underlagt forebyggende seksjon i helseavdelingen, som ledes av sjefhelse-søster. Tjenesten for grunnskolen er inndelt i 4 distrikter, som også omfatter helsestasjons-tjenesten. Skolehelsetjenesten i den videregående skole er sammen med helsestasjon for ungdom direkte underlagt forebyggende seksjon. Kommunen har gjennom helsestasjon for ungdom sikret et tilbud også til de ungdommer under 20 år, som ikke er elever i videregående skole.

I kommunen er det 13 barneskoler, 6 ungdomsskoler, 3 videregående skoler samt en kombinert barne-, ungdoms- og videregående skole for barn og unge med omfattende funksjonshemninger. Det er også opprettet en skole (Nøste) med spesielt tilbud for 10. klassinger. Det er etablert skolehelsetjeneste ved alle skolene i kommunen.

Skolehelsetjenesten i hvert av de 4 distriktene ledes av distriktets ledende helsesøster. Ved den enkelte skole administreres tjenesten av en helsesøster. Hver skole har også tilknyttet skolelege og fysioterapeut. Det overordnede medisinsk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten er tillagt helsesjefen.

Drammen kommune er i ferd med å bygge opp et helhetlig kvalitets- og internkontrollsystem som er felles for alle virksomhetene underlagt forebyggende seksjon. Ansatte har vært involvert og gitt sitt bidrag i den prosessen som har ledet frem til "Kvalitetshåndbok for forebyggende seksjon". Enkelte prosedyrer er ennå ikke ferdig utarbeidet, men det foreligger en milepelsplan som viser hvilke tiltak som gjenstår, hvem som har ansvar for gjennomføring, samt tidsfrister. Denne planen inngår i kvalitetssystemet og er kjent for de involverte. Det er satt i verk et godt system som sikrer at myndighetskrav, ulike rundskriv og veiledningsmateriale, samt prosedyrer blir gjort kjent for de ansatte i skolehelsetjenesten. Arbeidet med det helhetlige kvalitetssystemet støttes økonomisk av Statens helsetilsyn gjennom "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten" (1998 – 2000). Kvalitetssystemet skal etter planen være ferdig utbygget innen utgangen av år 2000, og skal i sin helhet være operativt fra og med 01.01.2001. En rekke prosedyrer og rutiner var ved tilsynet utarbeidet, kjent og tatt i bruk. De faglige prosedyrene bygger på og tar utgangspunkt i det siste veiledningsmaterialet som er publisert av Statens helsetilsyn i 1998 og 2000.

Ved tilsynet forelå det utkast til en revidert plan for skolehelsetjenesten (datert mai 2000). De ansatte i skolehelsetjenesten har vært involvert i arbeidet med å utarbeide den reviderte planen. Utkastet har ennå ikke vært ute på høring. Fra før har kommunen en plan for skole-helsetjenesten fra februar 1995.

Skolehelsetjenesten legger anbefalte faglige retningslinjer til grunn for de helseundersøkelser som foretas, og den veiledning som gis elevene. I den forbindelse er det utarbeidet skriftlige prosedyrer. Det gis både skriftlig og muntlig informasjon om hvilke tilbud skolehelsetjenesten kan gi. Skolehelsetjenesten ved den enkelte skole har faste trefftider og blir benyttet i stor grad.

Ved integrering av elever med kronisk sykdom og/eller funksjonshemning deltar skolehelsetjenesten med råd og veiledning til skolen, den enkelte elev og de foresatte. Det foreligger et system for tverrfaglig og tverretatlig samarbeide, når dette er nødvendig og hensiktsmessig i saker som angår enkeltelever. Det er utarbeidet skjemaer og andre prosedyrer som sikrer at det blir innhentet informert samtykke før slikt tverrfaglig/-etatlig samarbeid iverksettes. Et ensartet system, såkalt huskekartotek, bidrar til at utsatte grupper og elever med spesielle behov blir sikret oppfølging.

Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten i Drammen kommune har vært avgrenset til Fjell distrikt og virksomheten ved Fjell skole. Denne barneskolen ligger i et område med meget stort innslag av fremmedkulturelle befolkningsgrupper.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, som ble oversendt Fylkeslegen den 19.05.2000, var:

• "Kvalitetshåndbok for forebyggende seksjon" (herunder skolehelsetjenesten)
• "Plan for skolehelsetjenesten i Drammen kommune", februar 1995
• Oversikt over skjema til metodeboken til skolehelsetjenesten, utgave 02.07.1998
• "Plan for skolehelsetjenesten i Drammen kommune" utkast mai 2000 til revidert utgave av skolehelseplanen fra februar 1995
• Helsestasjonsprogram for Drammen kommune, juli 1997 - revidert oktober 1999
• Registreringsskjemaer for skolehelsetjenesten og konsultasjoner hos skolehelsesøster, barneskoler og ungdomsskoler 1999, samt statistikk for helsestasjon for ungdom for 1999
• Årsmelding 1999, Drammen kommune, Helse- og sosialsektoren 2: Avdelingsrapport

Dokumenter som ble fremlagt den 15.06.2000 var:

• Perm, Fjell skole 1998-99: Årsplan/henvisninger
• Perm, Fjell skole 1998-99: Timebok og oppfølging
• Perm: Metodebok for Fjell skole
• Perm, Fjell helsestasjon: Høsten 1999, planer og rutiner
• Perm med vaksineringsstatistikk (SYSVAK-registrering)
• Perm med statistikk og registrering, henvisninger m.v
• Perm om Frydenhaug skole
• Perm med "Kvalitetshåndbok, Fysioterapitjenesten" (prosedyrer)
• Perm med informasjon til foreldre som har barn med funksjonshemning
• "Fjellposten" (informasjonsavis om aktiviteter/tiltak, utgitt av Fjell Nettverksgruppe)

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen v/rådmannen den 28.04.2000. Frist for å oversende dokumentasjon som kunne belyse de reviderte områder var satt til 26.05.2000. Slik dokumentasjon ble oversendt Fylkeslegen ved ekspedisjon av 19.05.2000 fra Drammen kommune, Helseavdelingen.

Formøte ble ikke avholdt ved denne revisjonen.

Åpningsmøte ble avholdt den 15.06.2000.

Intervjuer med 5 personer ble foretatt samme dag (15.06.2000).

Verifikasjoner: Det ble ved denne revisjonen (av kapasitetsmessige årsaker) ikke foretatt befaring i lokaler tilhørende skolehelsetjenesten. Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomsyn av dokumenter som ble fremlagt den 15.06.2000. Se hva som fremgår av kapittel 3 ovenfor. Fylkeslegen i Buskerud hadde ingen merknader til den fremlagte dokumentasjon.

Sluttmøte ble avholdt den 15.06.2000 hvor de funn som var gjort ble presentert. Se kapittel 5 nedenfor.

Utkast til rapport ble oversendt kommunen v/sjefhelsesøster den 22.06.2000. Frist for eventuelle kommentarer til de faktiske forhold ble satt til 30.06.2000. Kommentarer ble mottatt ved telefaks den 30.06.2000 fra Drammen kommune. Det ble opplyst at utkastet til revidert plan for skolehelsetjenesten i kommunen ennå ikke hadde vært ute på høring, hvilket er blitt rettet opp i den endelige rapporten.

Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 04.07.2000.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør, i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved enkelte skoler.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det opplyses og blir bekreftet, at enkelte skoler har for små lokaler, og at lydisoleringen (støy fra omgivelsene) bl.a medfører at hørselsundersøkelser er vanskelig å gjennomføre på skolen på en hensiktsmessig, faglig forsvarlig måte. Det opplyses også at det mangler hensiktsmessig kontorteknisk utstyr.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt to merknader.

Merknad 1

Kommunen bør få avklart hvilken instans, eventuelt hvilke instanser, som skal bistå elever som i skoletiden får behov for akutt helsehjelp, eller permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det opplyses og blir bekreftet at kommunen foreløpig ikke har tatt stilling til hvilke kommunale instanser som eventuelt skal bistå eleven/skolen når det oppstår behov for hjelp som nevnt i merknaden, dersom skolen av ulike årsaker ikke finner å kunne bistå en elev som selv ikke kan ivareta sin helsesituasjon.

Merknad 2

Kommunen bør ved planlegging og organisering av sitt helsetjenestetilbud, konkret vurdere hva som skal til for å tilfredsstille de krav som lov og forskrift stiller til helsefremmende og forebyggende tjenester.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det opplyses at Fjell distrikt er en bydel med meget stort innslag av fremmedkulturelle befolkningsgrupper, hvilket i seg selv gir helsetjenesten spesielle utfordringer.

Det kan stilles spørsmål ved om skolelegetilbudet og fysioterapitjenesten er tilfredsstillende dimensjonert i forhold til befolkningens nødvendige behov.

Det er ikke satt av tid til tverrfaglige/tverretatlige møter av generell art.

Område 4:

Drammen kommune og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko. Det må også vurderes hvordan kunnskap om helse- og risikoforhold kan følges opp på en hensiktsmessig måte.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det opplyses at skolehelsetjenesten spesielt og kommunen generelt har en del kunnskap om elevenes helseproblemer og om hvilke risikofaktorer som foreligger. Det foretas imidlertid ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer man har, som kan gi grunnlag for en mer samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og risikofaktorer.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Drammen kommune:

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:
ass.fylkeslege/revisjonsleder Rolf B Winther
juridisk rådgiver/revisor Ellisiv Hegna
fylkessykepleier/revisor Kirsti E Riddervold
rådgiver/observatør Rolf Hansen