INNHOLD

Innhold i rapporten
Hovedkonklusjon
1. Innledning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultater fra verifikasjoner
7 Avvik
8. Anmerkninger
Vedlegg 1 - Dokumentunderlag
Vedlegg 2 - Deltakere på revisjonen
Vedlegg 3 - Verifikasjoner


Rapportens innhold

Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• hvilket system kommunen har for godkjenning og tilsyn med virksomhetene som omfattes av forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, herunder
• kommunens sikring av nødvendig kompetanse og saksbehandling ved søknad om godkjenning og ved tilsyn

Dato: 15. mars 2000

Systemrevisjonen med miljørettet helsevern i barnehager og skoler var avgrenset til en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• kommunens saksbehandling og godkjenning av barnehager og skoler
• hvordan kommunen sikrer at det blir gjennomført tilsyn med at bestemmelser i forskriften overholdes

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonene omfatter bl.a undersøkelse om:

• virksomhetens internkontroll er hensiktsmessig og dekkende
• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Systemrevisjonen i Hemsedal kommune ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter som Fylkeslegen hadde anmodet om å få tilsendt før tilsynsbesøket, ved intervjuer med relevant personell, og ved annen verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

I vedlegg 1 og 3 er det gitt en mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som lå til grunn for revisjonen.

Systemrevisjonsrapporter omtaler i første rekke de avvik og anmerkninger som blir avdekket under revisjonene. Rapportene kommenterer i liten grad de forhold som man finner er i samsvar med myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) eller som på annen måte anses positive.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener at det foreligger et forbedringspotensiale.

• tilsynsloven, khl, fvl og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
• korrespondanse mellom kommunen og Fylkeslegen
• kommunens egen dokumentasjon knyttet til forhold som var gjenstand for revisjon

En mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for revisjonen fremgår av vedlegg 1.

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• hvilket system kommunen har etablert for godkjenning av barnehager og skoler
• kommunens system for å sikre tilsyn med disse virksomhetene

1. Varsel om tilsyn, samt anmodning om å få tilsendt eventuell dokumentasjon, ble sendt Hemsedal kommune v/ rådmannen den 04.01.2000. Frist for å oversende eventuell dokumentasjon som kunne belyse de forhold som var gjenstand for revisjon ble satt til 31.01.2000.
2. Dokumentasjon ble mottatt ved to ekspedisjoner fra Hemsedal kommune. Den ene ble oversendt Fylkeslegens kontor i udatert ekspedisjon, den andre ble oversendt med følgebrev den 04.02.2000.
3. Program for tilsynsbesøket, med bl.a opplysninger om hvilke personer som skulle intervjues, ble sendt med telefax og brev den 17.02.2000. Det ble anmodet om at de som skulle intervjues fikk kopi av revisjonsvarselet, samt kopi av brev med program for tilsynet. Av disse to dokumenter fremgikk informasjon om bakgrunnen for og gjennomføring av revisjonen.
4. Tilsynsbesøk ble gjennomført den 02.03.2000, og besto av:

Intervjuer med 5 personer.

Gjennomgang av dokumenter fremlagt under tilsynsbesøket (se vedlegg 1 og 3).

Oppsummeringsmøte hvor det ble redegjort for de funn Fylkeslegen hadde gjort
(se avsnitt 7 og 8 nedenfor) samt gitt en orientering om den videre oppfølging i
form av utarbeiding av foreløpig og endelig rapport fra revisjonen.

I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over de personer som deltok ved systemrevisjonen.

Avvik 1

Hemsedal kommune har ikke etablert et internkontrollsystem som sikrer og dokumenterer at de aktuelle virksomhetene er i samsvar med krav fastsatt i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, herunder system for godkjenning og tilsyn med virksomhetene.

Dette er avvik fra lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15, § 3, første ledd og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd.

Følgende observasjoner dannet grunnlaget for at Fylkeslegen, etter en samlet vurdering, fant å måtte konstatere avvik på dette punkt:

• Kunnskapen om internkontrollplikten i henhold til de nevnte bestemmelser i tilsynsloven og forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v er mangelfull.
• Det foreligger ingen klar forståelse av skillet mellom den internkontroll som omfattes av tilsynsloven § 3, første ledd og forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd på den ene side, og den internkontroll som vedrører helse, miljø og sikkerhet (HMS) for de ansatte på den annen side.
• I kommunens helsetjeneste og i skoleetaten er det kjent at det finnes en forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, men kunnskap om og forståelse av de krav som forskriften stiller varierer og/eller er mangelfull.
• I helsetjenesten og i skoleetaten varierer det hvorvidt man har kunnskap om annet regelverk, rundskriv og veiledningsmateriell som står sentralt i arbeidet med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å gjøre relevant regelverk kjent, forstått og implementert i helsetjenesten og skoleetaten.
• Delegasjonsreglementet eller andre dokumenter gir ikke klar anvisning på hvem som har ansvar for, eller som er tillagt ansvar for, å se til at det utarbeides internkontrollsystemer. Det er heller ikke kjent i organisasjonen, da det foreligger ulike og sprikende oppfatninger om dette.
• Det er ulike, sprikende oppfatninger i organisasjonen og blant dem som det direkte berører, hvem som er delegert myndighet til å godkjenne virksomhetene, og hvem som i praksis er tillagt oppgaven med å føre tilsyn i henhold til forskriften. Enkelte dokumenter kan tyde på at Hovedutval for helse og sosial"er delegert myndighet til å godkjenne virksomhetene i henhold til forskriften § 6. Da sakene ble behandlet og gitt godkjenning på vilkår den 10.12.98 og 09.09.99 ble de imidlertid i henhold saksomslaget og saksfremlegget behandlet og godkjent av kommunestyret i siste instans.
• Det er ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer/instrukser som søker å sikre at krav i forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v overholdes. Det foreligger heller ikke særskilte internkontrollsystemer vedrørende godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler.

Avvik 2

Barnehager og skoler i Hemsedal kommune som er godkjenningspliktige har ikke godkjenning.

Dette er avvik fra Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v av 01.12.95, § 6. I henhold til forskriften skal virksomheter som omfattes av forskriften § 2 godkjennes av kommunestyret. Virksomheter som var etablert da forskriften trådte ikraft 01.01.96 skulle ha ny godkjenning innen 31.12.98.

Avviket bygger på følgende observasjon:

• Det er etter det opplyste 6 godkjenningspliktige virksomheter i kommunen. Kommunestyret godkjente den 10.12.98 3 skoler og 2 offentlige barnehager. Den 09.09.99 ble den privat barnehagen godkjent. Ved godkjenningene ble det bl.a stilt vilkår om retting som ikke er oppfylt innen de fastsatte frister. I henhold til kommunestyrets egne godkjenningsvedtak har således virksomhetene ikke lenger godkjenning.

Avvik 3

Hemsedal kommune fører ikke tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dette er avvik fra Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v av 01.12.95, § 25 hvor det fremgår at kommunestyret skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften overholdes.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgår ikke klart av kommunens delegasjonsreglement, eller andre fremlagte dokumenter, hvem i kommunen som skal føre tilsyn med barnehager og skoler i henhold til forskriften.
• Det foreligger ulike, sprikende oppfatninger blant personell i både helsetjenesten og i skoleetaten om hvem som skal føre tilsyn.
• Det er ikke utarbeidet noen plan for tilsyn og det er ikke utarbeidet retningslinjer/prosedyrer for hvordan tilsyn skal utføres.
• Det er ulike oppfatninger i både helsetjenesten og i skoleetaten om hvordan tilsynet forutsettes utført.

Fylkeslegen gjorde ved revisjonen også funn som ga grunnlag for to (2) anmerkninger.

Anmerkning 1

Når det gjelder Hemsedal kommunes vedtak om godkjenning i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v har kommunen etter Fylkeslegens oppfatning et forbedringspotensiale hva gjelder bl.a malen for vedtakenes struktur og utforming. Utformingen av vedtakenes innhold bør også vurderes. Fylkeslegen viser i denne forbindelse til bestemmelser i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.67, kapittel V, forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 27 og khl § 4a-12.

Kommunen bør bl.a vurdere hvordan man:

• klarere kan få frem en presis og fullstendig hjemmelshenvisning for vedtaket
• bør utforme begrunnelsen for vedtakene - herunder hvordan man i begrunnelsen kan få klart frem hvilke fakta som ligger til grunn for vedtaket, og om vilkår for godkjenning m.v er oppfylt/ikke oppfylt
• opplyser om klageadgangen, hvordan klager fremsettes og om klagefrist.

I saker hvor det gis godkjenning på vilkår eller dispensasjon er det generelt viktig at det fremgår klart hvilken begrunnelse man har for dette. Dersom kommunestyret delegerer myndighet i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 6, første ledd er det særlig viktig at man har et system som sikrer at de krav som fvl kapittel V stiller blir overholdt.

Anmerkning 2

Kommunen har tilsatt personell med faglige kvalifikasjoner som det må legges til grunn er nødvendig å dra veksler på, for at kommunen skal kunne oppfylle de ulike krav som bl.a Sosial- og helsedepartementets forskrift av 01.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v stiller til de aktuelle virksomhetene. Kommunen bør vurdere hva som skal til for å sikre dette på en hensiktsmessig måte. I tillegg bør kommunen vurdere hvilke tiltak som eventuelt kan iverksettes for å sikre at både etater og personell som har oppgaver i henhold til nevnte forskrift skal få nødvendig kunnskap om og forståelse for hvilke krav lover og forskrifter stiller til helsefremmende og forebyggende helsearbeide, herunder miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

1. Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15, § 3, første ledd
2. Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.82, nr 66 (se særlig kapittel 4a)
3. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av av 10.02.67
4. Sosial- og helsedepartementets forskrift av 01.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
5. Dokumentasjon som ble oversendt fra Hemsedal kommune til Fylkeslegen i udatert ekspedisjon og ved ekspedisjon av 4.02.2000, samt dokumentasjon som ble fremlagt i forbindelse med tilsynsbesøket den 02.03.2000:

Oversendt ved udatert ekspedisjon:

• Handlingsplan for helse- og sosialetaten av 10.09.97
• Smittevernplan for Hemsedal kommune av 30.10.97
• Kommunal handlingsplan for "Sorg og krisearbeid ved skulane i Hemsedal"
• "Forebyggjande plan for vanskelegstilte born og unge"
• Årsmelding for helsesøstertenesta i Hemsedal – 1998
• Delegasjonsreglement for Hemsedal kommune av 31.08.95
• Sjekkliste for godkjenning av barnehagevirksomhet
• Sjekkliste for godkjenning av skoler
• Skaderegistreringsskjema for skader på skole og i barnehager i Hemsedal
• Melding om personskade, materiell skade eller tilløp til ulykke

Oversendt den 04.02.2000:

• Oversikt over rådmann/ordfører og ledere i seksjon Livsløp<
• Organisasjonskart for Seksjon Livsløp

Fremlagt den 02.03.2000:

• Godkjenninger på vilkår vedtatt av kommunestyret den 10.12.98 (samlevedtak for 3 skoler og samlevedtak for 2 offentlige barnehager)
• Saksmappe vedrørende inneklima, målinger m.v i de godkjenningspliktige virksomhetene
• Internkontrollsystem for Hemsedal kommune vedtatt 16.12.93 (HMS-system).

I tabellen nedenfor er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og oppsummeringsmøtet og over hvilke personer som ble intervjuet.

DELTAKERE PÅ ÅPNINGS- OG OPPSUMMERINGSMØTET, SAMT PERSONER SOM BLE INTERVJUET VED SYSTEMREVISJONEN I HEMSEDAL KOMMUNE DEN 02.03.2000