INNHOLD

Innhold i rapporten
Hovedkonklusjon
1. Innledning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultater fra verifikasjoner
7 Avvik
8. Anmerkninger
Vedlegg 1 - Dokumentunderlag
Vedlegg 2 - Deltakere på revisjonen
Vedlegg 3 - Verifikasjoner


Rapportens innhold

Denne rapporten beskriver de avvik som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• hvilket system kommunen har for godkjenning og tilsyn med virksomhetene som omfattes av forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, herunder
• kommunens sikring av nødvendig kompetanse og saksbehandling ved søknad om godkjenning og ved tilsyn

Dato: 21.03.2000

Systemrevisjonen med miljørettet helsevern i barnehager og skoler var avgrenset til en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• kommunens saksbehandling og godkjenning av barnehager og skoler
• hvordan kommunen sikrer at det blir gjennomført tilsyn med at bestemmelser i forskriften overholdes

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonene omfatter bl.a undersøkelse om:

• virksomhetens internkontroll er hensiktsmessig og dekkende
• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Systemrevisjonen i Hol kommune ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter som Fylkeslegen hadde anmodet om å få tilsendt før tilsynsbesøket, ved intervjuer med relevant personell, og ved annen verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

I vedlegg 1 og 3 er det gitt en mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som lå til grunn for revisjonen.

Systemrevisjonsrapporter omtaler i første rekke de avvik og anmerkninger som blir avdekket under revisjonene. Rapportene kommenterer i liten grad de forhold som man finner er i samsvar med myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) eller som på annen måte anses positive.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener at det foreligger et forbedringspotensiale.

Ved revisjonen i Hol kommune ble det kun gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik.

• tilsynsloven, khl, fvl og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
• korrespondanse mellom kommunen og Fylkeslegen
• kommunens egen dokumentasjon knyttet til forhold som var gjenstand for revisjon

En mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for revisjonen fremgår av vedlegg 1.

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3, første ledd og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd
• hvilket system kommunen har etablert for godkjenning av barnehager og skoler
• kommunens system for å sikre tilsyn med disse virksomhetene

1. Varsel om tilsyn, samt anmodning om å få tilsendt eventuell dokumentasjon, ble sendt Hol kommune v/ rådmannen den 04.01.2000. Frist for å oversende eventuell dokumentasjon som kunne belyse de forhold som var gjenstand for revisjon ble satt til 31.01.2000.
2. Dokumentasjon ble mottatt 31.01.2000 fra Hol kommune v/ kommunelege I (kommunens ekspedisjon av 18.01.2000).
3. Program for tilsynsbesøket, med bl.a opplysninger om hvilke personer som skulle intervjues, ble sendt med telefax og brev den 17.02.2000. Det ble anmodet om at de som skulle intervjues fikk kopi av revisjonsvarselet, samt kopi av brev med program for tilsynet. Av disse to dokumenter fremgikk informasjon om bakgrunnen for og gjennomføring av revisjonen.
4. Tilsynsbesøk ble gjennomført den 29.02.2000, og besto av:

I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over de personer som deltok ved systemrevisjonen.

Avvik 1

Hol kommune har ikke etablert et internkontrollsystem som sikrer og dokumenterer at de aktuelle virksomhetene er i samsvar med krav fastsatt i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, herunder system for godkjenning og tilsyn med virksomhetene.

Dette er avvik fra lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15, § 3, første ledd og Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd.

Følgende observasjoner dannet grunnlaget for at Fylkeslegen, etter en samlet vurdering, fant å måtte konstatere avvik på dette punkt:

• Kjennskap til tilsynsloven § 3, første ledd og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd varierer. Kunnskapen om hvilken plikt som påligger helsetjenesten og skoleetaten til å ha etablert internkontrollsystemer i henhold til disse bestemmelsene er mangelfull.
• Det foreligger ingen klar forståelse av skillet mellom den internkontroll som omfattes av tilsynsloven § 3, første ledd og forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd på den ene side, og den internkontroll som vedrører helse, miljø og sikkerhet (HMS) for de ansatte på den annen side.
• I kommunens helsetjeneste og i skoleetaten er det kjent at det finnes en forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, men kunnskap om de krav som forskriften stiller varierer og/eller er mangelfull.
• I helsetjenesten og skoleetaten er det mangelfull kunnskap om annet sentralt regelverk, rundskriv og veiledningsmateriell som står sentralt i arbeidet med det miljørettede helsevern i barnehager og skoler. Enkelte har ingen kunnskap om at dette eksisterer.
• Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å gjøre relevant regelverk kjent, forstått og implementert i helsetjenesten og skoleetaten.
• Regelverk, som direkte vedrører det miljørettet helsevern i barnehager og skoler, er ikke samlet og gjort lett tilgjengelig for de berørte virksomheter eller personell som er tillagt oppgaver i henhold til forskriften.
• For ansatte i kommunen er det uklart hvem som har ansvar for å se til at bestemmelser i forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v overholdes. Videre er det ikke kjent i organisasjonen og for dem som det direkte berører, hvem som er delegert myndighet til å godkjenne virksomhetene, og hvem som i praksis er tillagt oppgaven med å føre tilsyn i henhold til forskriften.
• Det er ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer/instrukser som søker å sikre at krav i forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v overholdes. Det foreligger heller ikke særskilte internkontrollsystemer vedrørende godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler.

Avvik 2

Hol kommune har ikke foretatt godkjenning av noen barnehager eller skoler.

Dette er avvik fra Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v av 01.12.95, § 6. I henhold til forskriften skal virksomheter som omfattes av forskriften § 2 godkjennes av kommunestyret. Virksomheter som var etablert da forskriften trådte ikraft 01.01.96 skulle ha ny godkjenning innen 31.12.98.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er sendt søknadsskjema for utfylling til alle de 23 virksomhetene (11 skoler/ oppvekstsentre/leirskoler og 12 barnehager) som kommunen i henhold til liste har opplyst omfattes av forskriften. Skjemaet ble sendt virksomhetene i 1998/-99. Av disse virksomheter var det pr. 29.02.2000 kun to som ikke hadde sendt inn søknad om godkjenning, men ingen virksomheter var pr. samme dato godkjent.
• Det ble den 29.02.2000 opplyst at kun to søknader var ferdig utredet og klar for fremlegging for godkjenning.
• Det fremkom under tilsynet at kommunen ikke har etablert et system hvor det klart fremgår hvilken instans virksomhetene skal sende søknadene til for videre vurdering og godkjenning.
• Det fremgår ikke klart av kommunens delegasjonsreglement eller andre fremlagte dokumenter, hvem kommunestyret har utpekt til å godkjenne barnehager og skoler i henhold til forskriften. I enkelte dokumenter er det imidlertid uttalt at Helse- og sosialutvalget er den instans som skal foreta godkjenning.
• Det foreligger ulike oppfatninger blant personell i både helsetjenesten og i skoleetaten om hvem som er tillagt myndighet til å godkjenne søknadene.
• I skriv av 20.09.99 fra ledende helsesøster til helse- og sosialsjef/helsevernleder er det gitt en orientering om status for arbeidet med godkjenning av virksomhetene, samt hva som bør prioriteres i det videre arbeidet. Utover dette foreligger det imidlertid ingen plan for det videre arbeid med godkjenninger, og det er ikke utarbeidet retningslinjer/prosedyrer for godkjenningsprosessen, herunder saksbehandlingen.

Avvik 3

Hol kommune fører ikke tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dette er avvik fra Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v av 01.12.95, § 25 hvor det fremgår at kommunestyret skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften overholdes.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgår ikke klart av kommunens delegasjonsreglement eller andre fremlagte dokumenter, hvem i kommunen som skal føre tilsyn med barnehager og skoler i henhold til forskriften.
• Det foreligger ulike oppfatninger blant personell i både helsetjenesten og i skoleetaten om hvem som skal føre tilsyn.
• Det foreligger ikke noen plan for, og det er ikke utarbeidet retningslinjer/prosedyrer for hvordan slikt tilsyn skal utføres.
• Det er ulike oppfatninger i både helsetjenesten og i skoleetaten om hvordan tilsynet forutsettes utført.

Dokumentunderlag

12. Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15, § 3, første ledd

2. Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.82, nr 66 (se særlig kapittel 4a)
3. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.67
4. Sosial- og helsedepartementets forskrift av 01.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
5. Dokumentasjon som ble oversendt fra Hol kommune til Fylkeslegen den 18.01.2000, samt dokumentasjon som ble fremlagt i forbindelse med tilsynsbesøket den 29.02.2000:

• Brev av 20.09.99 fra ledende helsesøster til helse- og sosialsjef/helsevernleder om status for arbeid med godkjenninger/forslag til videre prioritering
• Oversiktsskjema over godkjenningspliktige barnehager og skoler
• Mal for saksutredning/-fremlegg for godkjenningsmyndighet (Utval for helse- og sosial)
• Brev av 02.07.99 fra kommunelege I/helsevernleder til skoleadministrasjonen med tilbakemelding på mal for Mhv - Internkontroll
• Brev av 14.12.98 fra skoleadministrasjonen til helsevernavdelingen hvor det anmodes om kommentarer til mal for Mhv - Internkontroll
• Mal for Mhv - Internkontroll, bl.a med plan for utarbeiding av prosedyrer
• Brev av 22.04.98 fra skoleadministrasjonen til barnehagene og skolene. Bl.a med opplysninger om at det skal søkes godkjenning og at søknadsskjema skal benyttes. Frist 10.06.98
• Brev av 20.04.98 fra helsestasjonen til barnehagene/skolene. Opplysninger om at Avd. for helsevern kan være behjelpelig ved utarbeiding av rutiner/prosedyrer
• Søknadsskjema for godkjenning
• Helse- og sosialplan, Hol kommune, 1998-2001
• Delegasjonsreglement av 10.09.98

• Vedlikeholdsplan
• 2 eksempler på rapport fra "Vernerunder" (omhandler ikke miljørettet helsevern i barnehager og skoler, men HMS)
• To renholdsplaner for henholdsvis en skole og en barnehage
• Informasjonsskriv til foresatte fra en barnehage (Vestlia)
• Rutiner ved en av kommunens barnehager for å sikre "Godt samarbeid, et godt miljø og pedagogisk utvikling i barnehagen"
• Stillingsinstrukser for kommunelege I og ledende helsesøster
• Kopi av siden i Helse- og sosialplanen som vedrører mhv

Deltakere på revisjonen

DELTAKERE PÅ ÅPNINGS- OG OPPSUMMERINGSMØTET, SAMT PERSONER SOM BLE INTERVJUET VED SYSTEMREVISJONEN I HOL KOMMUNE DEN 29.02.2000

Nedenfor gis en kortfattet beskrivelse av gjennomførte verifikasjoner (dokumenter som det ble anmodet om ble fremlagt ved tilsynsbesøket) utover de intervjuer som ble foretatt.