INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de forhold som ble påvist innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var avgrenset til å omfatte følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen og den videregående skole
• kommunen og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

Det er 13 grunnskoler og 4 videregående skoler i kommunen, som har ca. 22 000 innbyggere. Alle skolene har etablert skolehelsetjeneste. Faglig veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten er kjent for de som arbeider i tjenesten og danner grunnlaget for tjenesteytingen. Administrativt ansvar og det medisinsk-faglige ansvar er plassert og kjent. Barnefysioterapeuter er fast engasjert i skolehelsetjenesten for grunnskolene.

Ved systemrevisjonen ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Fylkeslegen hadde en (1) merknad: Kommunen bør vurdere hvilke systematiske tiltak som kan iverksettes for at skolehelsetjenesten skal kunne bidra til at kommunen får oversikt over skoleelevers sykelighet og helsetilstand, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Dato: 28.05.2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Kongsberg kommune i perioden 01.03.2001 (varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 14.05.2001 (tilsynsbesøk ble foretatt i Kongsberg kommune). Utkast til rapport ble forelagt kommunen ved Fylkeslegens ekspedisjon av 15.05.2001. Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 28.05.2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn besluttet at landets fylkesleger skulle gjennomføre med skolehelsetjenesten i minst to kommuner i første halvår i år 2000. I Buskerud ble det gjennomført tre tilsyn. Fylkeslegen i Buskerud skal i henhold til sin tilsynsplan for 2001 gjennomføre tilsynet i ytterligere tre kommuner i Buskerud (Ringerike, Kongsberg og Lier kommuner).

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonene omfatter undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å undersøke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Systemrevisjonen i Kongsberg kommune var avgrenset til deler av skolehelsetjenesten ved Dyrmyr og Kongsberg videregående skoler, Tislegård ungdomsskole, samt Wennersborg barneskole. Ved revisjonen ble det ikke foretatt befaring i skolehelsetjenestens lokaler.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for en (1) merknad. Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det vises til hva som fremgår av kapittel 2 og 5 nedenfor.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensiale.

Skolehelsetjenesten i Kongsberg kommune, som har ca 22 000 innbyggere, er organisatorisk underlagt helsesøstertjenesten, som er en deltjeneste under helsetjenesten i kommunen. Det er i alt 13 grunnskoler og 4 videregående skoler i Kongsberg. Alle disse har tilbud om skolehelsetjeneste. I tillegg har kommunen etablert en helsestasjon for ungdom. Det er utarbeidet en plan for skolehelsetjenesten som er integrert i kommunens øvrige planverk. Planen gjennomgås og evalueres to ganger årlig.

Kommunen har egne barnefysioterapeuter, som er tilknyttet skolehelsetjenesten i alle grunnskoler. Helsesøstertjenesten har arbeidet systematisk for å etablere et helhetlig internkontrollsystem for sin tjenesteutøvelse i forhold til skolehelsetjenesten, der alle ansatte i helsesøstertjenesten har deltatt. Fysioterapitjenesten har utført et tilsvarende arbeid for sitt arbeid i skolehelsetjenesten. Det pågår løpende arbeid med å evaluere og eventuelt revidere prosedyrene. Det settes fokus på forbedringspotensialer.

Skolehelsetjenestens administrative ledelse er lagt til ledende helsesøster, som er underlagt helsesjefen. Det medisinsk-faglige ansvar er for tiden plassert hos helsesjefen, som er lege. De faglige prosedyrene tar utgangspunkt i og følger retningslinjene i Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IK-2617) fra Statens helsetilsyn.

Det er etablert flere fora som kan bidra til tverrfaglig/tverretatlig diskusjon og samarbeid ved behov, både på det generelle, overordnede plan og i konkrete enkeltsaker. Skolehelsetjenesten deltar med råd og veiledning til skolen, den enkelte elev og de foresatte ved integrering av elever med kronisk sykdom og/eller funksjonshemming.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 05.04.2001 (mottatt 09.04.2001) var:

Perm: Helsesøstertjenesten i Kongsberg kommune – plan 2001, inneholdende

• økonomiplan 2002 – 2004
• årsbudsjett 2001
• årsberetninger 2000 for helsesøstertjenesten, fysioterapitjenesten og helsetjenesten
• årsplaner 2001 for helsetjenesten (som også omfatter helsesøstertjenesten/skolehelsetjenesten)
• opplæringsplan 2001 for helsetjenesten (som også omfatter helsesøstertjenesten/skolehelsetjenesten)
• bemanningsoversikter helsesøstertjenesten/skolehelsetjenesten
• program for skolehelsetjenesten i barneskolene, serviceerklæring
• program for skolehelsetjenesten i ungdomsskolene, serviceerklæring
• program for skolehelsetjenesten i videregående skoler, serviceerklæring
• diverse prosedyrer/rutiner for skolehelsetjenesten

Dokumenter som ble fremlagt den 14.05.2001 i kopi var:

• Organisasjonskart, Kongsberg kommune pr. 11.05.2001
• Helsetjenesten – organisasjonsbeskrivelse pr. 27.02.1996
• Arbeidsbeskrivelse, Helsesøsterseksjonen – st.kode 6185
• Samordning av barne-, ungdoms og familiearbeidet i kommunen, mars 1993
• Oversiktskart for samordningsgruppe, kretsgrupper, konsultasjonsteam og ansvarsgrupper
• Informasjonsark fra rådgivningtjenesten for ungdom
• Retningslinjer for koordineringstjenesten for funksjonshemmede

Dokumenter som ble fremlagt den 14.05.2001 for gjennomsyn var:

• Perm: Organisasjonsbeskrivelse for Kongsberg kommune
• Perm: Internkontroll HMS for Kongsberg kommune
• Perm: Helsesøstertjenesten for Kongsberg kommune, samling av planer og prosedyrer
• Perm: Utdrag av planer m.v for helsesøstertjenesten (de deler som er aktuelle for skolehelsetjenesten)
• Perm: Rutiner knyttet til barnefysioterapi i Kongsberg kommune (herunder skolehelsetjenesten)

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen v/rådmannen den 01.03.2001. Tidspunkt for tilsynsbesøket var satt til 15.05.2001. Frist for å oversende dokumentasjon som kunne belyse de reviderte områder var 29.03.2001. Grunnet kollisjon med tilsynsbesøk som var varslet av Fylkesmannen ble dato senere endret til 14.05.2001. Da den ansvarlige leder for tjenesten hadde permisjon da varsel om tilsyn ble sendt, ble det gitt ny frist for oversendelse av dokumentasjon til 20.04.2001. Slik dokumentasjon ble oversendt Fylkeslegen ved ekspedisjon av 05.04.2001 fra Kongsberg kommune v/assisterende rådmann.

Formøte ble ikke avholdt ved denne revisjonen.

Åpningsmøte ble avholdt den 14.05.2001.

Intervjuer med 6 personer ble foretatt samme dag (14.05.2001).

Verifikasjoner: Det ble ved denne revisjonen (av kapasitetsmessige årsaker) ikke foretatt befaring i lokaler tilhørende skolehelsetjenesten.

Det ble foretatt gjennomgang av dokumenter som ble fremlagt den 14.05.2001. Det vises til hva som fremgår av kapittel 3 ovenfor. Fylkeslegen i Buskerud hadde ingen kommentarer til de fremlagte dokumenter som var tilsendt og fremlagt, utover hva som fremgår nedenfor av kapitel 5.

Sluttmøte ble avholdt den 14.05.2001 hvor de funn som var gjort ble presentert. Det vises til kapittel 5 nedenfor.

Utkast til rapport ble oversendt kommunen v/ledende helsesøster den 15.05.2001. Frist for eventuelle kommentarer til de faktiske forhold ble satt til 23.05.2001. Brev ble mottatt den 28.05.2001 ved ekspedisjon av 23.05.2001 fra Kongsberg kommune v/helsesjef Petra Turet Olsen og ledende helsesøster Sidsel Johnsrud. Kommunen hadde ingen kommentarer til utkastet til rapport.

Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 28.05.2001.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten, og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader på dette området.

• Internkontrollplikten etter tilsynslovens § 3, første ledd, er kjent i alle ledd i virksomheten.
• Skolehelsetjenesten har en plan som er kjent for de involverte.
• Det jobbes aktivt i forhold til planen, som gjennomgås ved årlig planleggingsmøte i januar. Planen evalueres og eventuelt revideres i et møte i juni, før neste skolestart.
• Planen er integrert i kommunens øvrige planverk.
• Det administrative lederansvar og det medisinsk-faglige ansvar er plassert og kjent.
• Det er tilbud om skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og videregående skoler i kommunen.
• Tjenesten har tilknyttet navngitt helsesøster.
• Det er fysioterapeuttilbud ved alle grunnskoler, og legetjenestetilbud ved alle skoler.
• Alle ansatte i helsesøstertjenesten og fysioterapitjenesten som er tilknyttet skolehelsetjenesten er aktivt involvert i det løpende arbeid med å utarbeide, evaluere og revidere prosedyrer.
• Prosedyrene bygger på den faglige Veilederen fra Helsetilsynet (IK-2617), og er kjent for de som arbeider i tjenesten.
• Myndighetskrav (lov og forskrifter) og aktuelle retningslinjer (veilederne IK-2617 og IK-2611) er kjent og tilgjengelig, likeledes Veileder for journalføring (IK-2700).
• Tjenesten har et system som sikrer at endringer gjøres kjent (fagmøter, faste mandagsmøter m.v).

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Kongsberg kommune sikres.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader.

• Skolehelsetjenesten har et system som sikrer at foresatte, elever og skolen blir orientert om tilbudet og dets innhold gjennom skriftlig informasjonsmateriell, foreldremøter og direkte informasjon fra helsesøster til elevene i klassene.
• Helsesøstrene har faste trefftider ved skolene.
• Den faglige veilederen for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IK-2617) legges til grunn ved tjenesteytingen i form av målrettede undersøkelser/veiledninger.
• Det er utarbeidet faglige prosedyrer i samsvar med veilederen (IK-2617).
• Kommunen har et system for å tilby (og gi) faglig oppdatering, videre- og etterutdanning til de ansatte i skolehelsetjenesten.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader.

• Det er etablert flere fora som kan bidra til tverrfaglig/tverretatlig diskusjon og samarbeid ved behov, både på det generelle, overordnede plan og i konkrete enkeltsaker.
• Det foretas undersøkelser og helseveiledning på en målrettet systematisk måte, slik at dette kan bidra til å sikre identifisering av elever med spesielle behov.
• Skolehelsetjenesten trekkes inn for å delta aktivt med råd og veiledning ved integrering av elever med kronisk sykdom/funksjonshemning.

Område 4:

Kongsberg kommune og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en (1) merknad.

Kommunen bør vurdere hvilke systematiske tiltak som kan iverksettes for at skolehelsetjenesten kan bidra til at kommunen får oversikt over skoleelevers sykelighet og helsetilstand, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

• Det opplyses at skolehelsetjenesten spesielt og kommunen generelt har kunnskap om elevenes helseproblemer og om hvilke risikofaktorer som foreligger. Det foretas imidlertid ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer man har som gir samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og risikofaktorer.
• Det fremgikk og ble bekreftet at det kan være tilfeldig hvilke elever skolehelsetjenesten kommer i kontakt med, både i grunnskolen og i den videregående skole. Kontakt etableres enten ved at elevene selv tar kontakt, eller ved at de blir henvist dit av andre.

Oversikt over hvilke personer i Kongsberg kommune som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over

hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:
ass. fylkeslege / revisjonsleder Rolf B Winther
seniorrådgiver / revisor Ellisiv Hegna
kvalitetsrådgiver / observatør Magnhild Øyen Tretterud