INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• kommunens organiseringen av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen og den videregående skole
• kommunen og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

Det er skolehelsetjeneste ved de to skolene i kommunen. Administrativt og medisinsk-faglig ansvar er plassert og kjent. Skolehelsetjenesten deltar aktivt med råd og veiledning ved integrering av elever med kronisk sykdom/ funksjonshemning. Det er etablert et forum, som kan bidra til tverrfaglig/-etatlig samarbeid ved behov. Ved systemrevisjonen ble det gjort funn som ga grunnlag for to (2) avvik. 1) Kommunen har ikke en plan for skolehelsetjenesten. 2) Skolehelsetjenesten har ikke etablert et internkontrollsystem. Fylkeslegen hadde fem (5) merknader. Kommunen bør: 1) vurdere tiltak som kan sikre at elever/unge under 20 år gis tilbud om helseundersøkelser, veiledning og oppfølging. 2) i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved skolene. 3) få avklart hvilken instans(er) som skal bistå elever i skoletiden som får behov for akutt helsehjelp, eller som permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v. 4) vurdere sin dimensjonering av tjenestetilbudet. 5) vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Dato: 28.06.2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Krødsherad kommune i perioden 28.04.2000 (varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 14.06.2000 (tilsynsbesøk ble foretatt i Krødsherad kommune). Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 28.06.2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn har besluttet at landets fylkesleger skal gjennomføre med skolehelsetjenesten i minst to kommuner i først halvår i år 2000. Fylkeslegen i Buskerud skal i henhold til sin tilsynsplan gjennomføre dette fellestilsynet med skolehelsetjenesten i tre av kommunene i Buskerud (Krødsherad, Øvre Eiker og Drammen kommuner).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Ved revisjonen i Krødsherad ble det (av kapasitetshensyn) ikke foretatt befaring i skolehelsetjenestens lokaler. Det ble imidlertid foretatt besiktigelse av helsestasjonen, ledende helsesøster sitt kontor, da blant annet intervjuene ble foretatt her.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for to avvik og fem merknader. Rapporten beskriver disse funn. Den beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad andre forhold som ble ansett tilfredsstillende eller positive. Det vises imidlertid til hva som fremgår av kapittel 2 nedenfor. Se også hva som fremgår av kapittel 5 vedrørende de reviderte områder.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i Krødsherad kommune (en kommune med 2269 innbyggere i 1999) er organisatorisk underlagt Helse- og sosialsektoren.

Skolehelsetjenesten ledes av ledende helsesøster, og består av skolehelsetjeneste ved begge grunnskolene i kommunen (Noresund barneskole og Krøderen barne- og ungdomsskole). Det er ikke videregående skole i kommunen. Kommunen har ikke etablert helsestasjon for ungdom, men har planer om dette.

Skolehelsetjenesten ved den enkelte skole administreres av ledende helsesøster. Til skolehelsetjenesten er det også tilknyttet lege, psykiatrisk sykepleier og fysioterapeut. Skolelegeordningen har en tid blitt dekket gjennom vikarleger, da kommunen har vært uten henholdsvis kommunelege I og II. Stillingene som kommunelege I og II er nå besatt, men det opplyses at det vil ta tid før de vil være fullt operative. Helsestasjonsvirksomheten i Krødsherad, herunder skolehelsetjenesten, har startet opp arbeidet med å utarbeide et kvalitets- og internkontrollsystem. Oppgaven er i praksis lagt til ledende helsesøster, som har innledet samarbeid med helsesøstre i de nærliggende kommuner. Ved tilsynet forelå det ikke prosedyrer for skolehelsetjenesten, men det ble opplyst at et internkontrollsystem skal foreligge ved utgangen av år 2000. Krødsherad kommune har ingen plan for skolehelsetjenesten, men det ble opplyst at også forslag til dette vil bli utarbeidet innen utgangen av året.

Skolehelsetjenesten gir både skriftlig og muntlig informasjon (i skoleklassene og på foreldremøter) om hvilke tilbud tjenesten kan gi. Ledende helsesøster har faste trefftider ved de to skolene annen hver uke. Hun har et nært samarbeid med psykiatrisk sykepleier. Skolehelsetjenesten deltar med råd og veiledning til skolen, den enkelte elev og de foresatte ved integrering av elever med kronisk sykdom og/eller funksjonshemming. Det er etablert et forum som kan bidra til et tverrfaglig/-etatlig samarbeid ved behov.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 16.05.2000 (mottatt 24.05.2000) var:

• Årsmelding for helsestasjonen 1999
• Organisasjonskart for helse- og sosialsektoren
• Kommunens plan for helse-, sosial- og omsorgstjenesten 2000-2003

Dokumenter som ble fremlagt den 14.06.2000 var:

• Kortfattet oversikt over tjenester som skal gis på de forskjellige alderstrinn
• Kopi av ulike informasjonsskriv til foreldre/foresatte
• Informasjonsskriv til elever i 5. klasse
• Skjema for informert samtykke
• Kopi av ledende helsesøsters arbeidsplan/årsplan
• Perm på ledende helsesøsters kontor, med lover, forskrifter og rundskriv/retningslinjer

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen v/rådmannen den 28.04.2000.

Frist for å oversende dokumentasjon som kunne belyse de reviderte områder var satt til 26.05.2000. Slik dokumentasjon ble oversendt Fylkeslegen ved ekspedisjon av 16.05.2000 fra Krødsherad kommune v/ledende helsesøster.

Formøte ble ikke avholdt ved denne revisjonen.

Åpningsmøte ble avholdt den 14.06.2000.

Intervjuer med 5 personer ble foretatt samme dag (14.06.2000).

Verifikasjoner: Det ble ved denne revisjonen (av kapasitetsmessige årsaker) ikke foretatt befaring i lokaler tilhørende skolehelsetjenesten. Det ble imidlertid foretatt besiktigelse ved helsestasjonen, ledende helsesøsters kontor, da blant annet intervjuene fant sted der.

• Gjennomgang av dokumenter som ble fremlagt den 14.06.2000. Se hva som fremgår av kapittel 3 ovenfor. Fylkeslegen i Buskerud hadde ingen merknader til de fremlagte dokumenter.

Sluttmøte ble avholdt den 14.06.2000 hvor de funn som var gjort ble presentert. Se kapittel 5 nedenfor.

Utkast til rapport ble oversendt kommunen v/helse- og sosialsjefen 19.06.2000. Frist for eventuelle kommentarer til de faktiske forhold ble satt til 27.06.2000. Kommentarer ble mottatt den 27.06.2000 ved ekspedisjon av 26.06.2000 fra Krødsherad kommune v/helse- og sosialsjefen. Det ble i brevet gitt kommentarer til merknaden som Fylkeslegen hadde vedrørende helseovervåkning.

Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 28.06.2000.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for to (2) avvik. Det ble ikke påpekt merknader på dette området.

Avvik 1

Det er ikke utarbeidet plan for skolehelsetjenesten.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om planlegging av helse- og sosialtjenesten i kommunene av 19.11.82, nr. 68, § 2, jf

khl § 1-3, første og annet ledd og Sosialdepartementets forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.83, nr. 1776, § 4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at et forslag til plan skal utarbeides i løpet av inneværende år, men ved tilsynet forelå det ingen plan.

Avvik 2

Skolehelsetjenesten har ikke et internkontrollsystem.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15, § 3, første ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved tilsynet forelå det ikke prosedyrer for skolehelsetjenesten
• Det forelå ingen skriftlig plan som viser hvilke tiltak som skal iverksettes, hvem som har ansvar for å gjennomføre oppgavene, samt tidsfrister.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Krødsherad kommune sikres.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt to merknader.

Merknad 1

Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å sikre at elever/unge under

20 år, gis tilbud om helseundersøkelser, individuell veiledning og nødvendig oppfølgning i henhold til anbefalte faglige retningslinjer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke prosedyrer som bidrar til å sikre og dokumentere at anbefalte faglige retningslinjer følges, (jf. IK-2617).
• Det er ikke etablert tilbud til ungdom under 20 år, som ikke er skoleelever.

Merknad 2

Kommunen bør, i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved skolene.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at lokalene er for små, har dårlig luftkvalitet, og i et tilfelle er for dårlig lydisolert til at helseundersøkelser kan gjennomføres på en hensiktsmessig, faglig forsvarlig måte.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt to merknader.

Merknad 1

Kommunen bør få avklart hvilken instans, eventuelt hvilke instanser, som skal bistå elever i skoletiden som får behov for akutt helsehjelp, eller som permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses og blir bekreftet at kommunen ikke har tatt stilling til hvilke instanser som eventuelt skal bistå eleven/skolen når det oppstår behov for hjelp som nevnt i merknaden, dersom skolen av ulike årsaker ikke finner å kunne bistå en elev som selv ikke kan ivareta sin helsesituasjon.

Merknad 2

Kommunen bør ved planlegging og organisering av sitt helsetjenestetilbud, konkret vurdere hva som skal til for å tilfredsstille de krav som lov og forskrift stiller til helsefremmende og forebyggende tjenester.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det kan stilles spørsmål ved om helsesøstertjenesten, tilbud fra psykiatrisk sykepleier og fysioterapitjenesten er tilfredsstillende dimensjonert i forhold til befolkningens nødvendige behov.

• Stillingen som jordmor var ved tilsynet ikke besatt. Tjenesten er en lovpålagt oppgave, og er forutsatt å ha et tett og nært samarbeid med blant annet skolehelsetjenesten.

Område 4:

Krødsherad kommune og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det opplyses at skolehelsetjenesten har kunnskap om helseproblemer blant elevene. Det foretas imidlertid ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer man har, som kan gi samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og risikofaktorer.
• I forbindelse med utarbeidelse av den kommunale psykiatriplanen, ble kommunen gjort oppmerksom på helseproblemer man tidligere ikke var gjort kjent med.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Krødsherad kommune:

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:
- fylkessykepleier/revisjonsleder Kirsti E Riddervold
- juridisk rådgiver/revisor Ellisiv Hegna
- ass. fylkeslege/revisor Rolf B Winther
- underdirektør/observatør Jorun Kvanum Werenskiold