INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påvist innen de reviderte områdene. Rapporten beskriver i liten grad de forhold som ble ansett for å være i samsvar med gjeldende myndighetskrav. Det vises imidlertid til hva som fremgår av kapittel 2, nedenfor.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Identifisering, undersøkelser og oppfølging ved mistanke om psykiske problemer hos barn og unge
• Ulike kommunale instansers samarbeid i saker vedrørende barn og unge med psykiske problemer, samt kommunens samarbeid med BUPP
• Status for arbeidet med å utarbeide individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Ved systemrevisjonen ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to (2) avvik. 1) Lier kommune, Helse- og omsorgstjenesten, har ikke et internkontrollsystem som kan sikre tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer. 2) Lier kommune, helse- og omsorgstjenesten har ikke utarbeidet individuelle planer for noen barn eller unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte helsetjenester. I tillegg ble det gjort funn som ga grunnlag for fem (5) merknader: 1) Det bør vurderes hvilke tiltak kommunen kan iverksette for å sikre og bedre samarbeidet mellom det medisinsk-faglige personell og annet helsepersonell i helsestasjon og skolehelsetjenesten. 2) Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å sikre at man for fremtiden kan gi det tjenestetilbudet som er forutsatt å skulle bli gitt ved helsestasjon og skolehelsetjenesten. 3) Det bør vurderes om det kan foretas særskilte kartlegginger, risiko- og sårbarhetsanalyser eller lignende, som kan bidra til å identifisere risikoområder i forhold til barn og unge med psykiske problemer. 4) Det bør vurderes om samarbeidet mellom ulike instanser i kommunen kan bedres for å styrke og samordne tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer. 5) Det bør vurderes hvilke tiltak som kan iverksettes for å bedre samarbeidet og samhandlingen mellom kommunen og BUPP, både i enkeltsaker og ved spørsmål av mer prinsipiell, generell karakter.

Dato: 17.09.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lier kommune, i perioden 01.07.2002

(varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 29.08.2002 (tilsynsbesøk ble foretatt).

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et fellestilsyn som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker (BUPP) i de respektive fylker. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene. Fylkeslegen i Buskerud har besluttet at det skal føres tilsyn med hver av de tre (3) barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikkene i fylket (Drammen, Kongsberg og Ringerike), samt i to kommuner tilhørende disse – til sammen seks (6) kommuner (Drammen, Lier, Kongsberg, Nore og Uvdal, Ringerike og Nes kommuner). Tilsynene tar ikke bare sikte på å belyse deler av de virksomheter som gjøres gjenstand for revisjon. Formålet er også å belyse samarbeidet og samhandlingen mellom de ulike deltjenester i kommunene som yter tjenester til barn og unge med psykiske problemer. I tillegg vurderes samarbeidet og samhandlingen mellom første og annenlinjetjenesten. Dette siste blir vurdert i særskilte rapporter.

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonene omfatter undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å vurdere om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Foreliggende rapport omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som er stilt i lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensiale.

Helsestasjon og skolehelsetjenesten i Lier kommune forsøker å følge anbefalingene i de faglige Veilederne fra Helsetilsynet (IK-2611, 2617 og 2618) for disse virksomhetene, som kan gi mulighet for å identifisere og følge opp barn og unge med psykiske problemer. Kontroller og undersøkelser gjennomføres i det vesentligste i samsvar med veiledernes anbefalinger, herunder målrettede undersøkelser. Grunnet ubesatte stillinger er imidlertid ikke alle årskontroller gjennomført. Vi viser til hva som fremgår av merknad 2, område 2, nedenfor.

Tjenestetilbudet til barn og unge som gis av helsestasjon og skolehelsetjenesten er kjent og tilgjengelig.

Det opplyses at det foretas henvisninger til BUPP, Drammen, i de tilfeller hvor barn og unge anses for å ha behov for vurdering og oppfølging av annenlinjetjenesten. Deltjenester i kommunen som foretar henvisninger er bl.a helsestasjon/skolehelsetjenesten, fastlegene, barnevernet og PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste). Det er imidlertid ikke etablert et system som kan bidra til at de som er inne med tiltak/tjenester overfor barnet / den unge informerer andre tjenesteytere når det foretas henvisninger til BUPP, Drammen.

En rekke deltjenester i Lier kommune har fått ansvar for å iverksette konkrete tiltak overfor barn og unge med psykiske problemer. Av slike virksomheter kan nevnes helsestasjon og skolehelsetjenesten, den del av helsetjenesten som gir tilbud til mennesker med psykiske problemer, Fysio- og ergoterapitjenesten for barn og unge, Barnevernet, PPT og Sosialtjenesten.

I hver skolekrets er det opprettet et tverrfaglig team som diskuterer prinsipielle spørsmål / samarbeidsformer vedrørende barn og unge med psykiske problemer. De som inngår i tverrfaglig team er fortrinnsvis representanter for helsestasjon / skolehelsetjenesten, barnehage/ skole, barnevern og PPT. Den senere tid har også fysioterapitjenesten fått delta på enkelte møter. Enkeltsaker kan også diskuteres i disse møtene.

Et annet forum som blir opprettet for å bidra til tverrfaglig samarbeid er samarbeidsmøter hvor enkeltsaker diskuteres.

Ansvarsgrupper blir også opprettet og satt sammen på bakrunn av konkrete enkeltsaker. I tilfeller hvor habiliteringstjenesten er inne i saken er det lagt føringer om at ikke skal opprettes ansvarsgruppe før habiliteringsplan foreligger. Ansvarsgrupper blir, etter det opplyste, ikke opprettet uten et informert samtykke fra barnet/den unge/foresatte.

Det synes noe uklart hva som er forskjellen på samarbeidsmøter og ansvarsgrupper.

Ved den enkelte helsestasjon/skolehelestjeneste er det opprettet en basisgruppe som består av helsesøster, lege og fysioterapeut.

Rettskravet på å få utarbeidet individuell plan, samt plikten til å utarbeide dette, er kjent i helsetjenesten.

Lier kommune har et system som gir helsesøstertjenesten mulighet for telefonisk veiledning fra BUPP, spebarnseksjonen, en gang pr uke. Helsesøstrene tar kontakt med Servicetorget i Lier kommune, som skriver dem inn i en avtalebok. Fast kontaktperson ved BUPP ringer opp til Servicetorget og får underretning om hvem som skal kontaktes. Det gies på bakgrunn av dette veiledning i enkeltsaker og på generelt grunnlag.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Opplysninger og dokumentasjon fra Lier kommune til Fylkeslegen, ved ekspedisjon av 06.08.2002.
• Dokumentasjon som ble fremlagt ved tilsynsbesøket den 29.08.2002 (dokumentasjon som det ble anmodet om ble fremlagt ved Fylkeslegens brev av 12.08.2002, samt annen dokumentasjon som det i løpet av tilsynsbesøket ble fremlagt kopi av).

Annen korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn (01.07.2002) og brev med bl.a program for tilsynet (12.08.2002) fra Fylkeslegen til Lier kommune.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til Lier kommune v/rådmannen den 01.07.2002. Program for tilsynet ble sendt den 12.08.2002.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 29.08.2002.

Intervjuer
Fem (5) personer ble intervjuet. Seks var blitt innkalt til intervju, men en av disse måtte melde avbud grunnet sykdom.

Verifikasjoner
Det ble ikke foretatt befaring. Dokumenter som ble gjennomgått fremgår av kapittel 3 ovenfor.

Sluttmøte ble avholdt den 29.08.2002.

Område 1: Identifisering, undersøkelser og oppfølging ved mistanke om psykiske problemer hos barn og unge

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett (1) avvik på dette området. Det ble også gjort funn som ga grunnlag for tre (3) merknader.

Avvik

Lier kommune, helse- og omsorgstjenesten, har ikke et internkontrollsystem som kan bidra til å sikre tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

Dette er avvik fra tilsynsloven § 3, første ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det pågår arbeid med å utarbeide et internkontrollsystem for helse- og omsorgstjenesten, som også skal inneholde prosedyrer for helsestasjon og skolehelsetjenesten. Arbeidet med å lukke avvik som ble påvist i 2001 ved Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten, Lier kommune, er derfor ikke sluttført.
• Det foreligger ikke prosedyrer for avviksregistrering og avvikshåndtering.
• Ansvar for å etablere samarbeid, for å iverksette tiltak, og for å se til at tiltak blir gjennomført er ikke plassert og kjent.

Merknad 1

Det bør vurderes hvilke tiltak kommunen kan iverksette for å sikre og bedre samarbeidet mellom det medisinsk-faglige personelle og annet helsepersonell i helsestasjon og skolehelsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er personavhengig, og avhengig av den tid som er stilt til rådighet, i hvilken grad legene involveres i virksomhetens arbeid, utover de fastsatte medisinske undersøkelser.

Merknad 2

Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å sikre at man for fremtiden kan gi det tjenestetilbudet som er forutsatt å skulle bli gitt ved helsestasjon og skolehelsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ubesatte stillinger / vakans har ført til at deler av et to års kull og deler av et fire års kull ikke har fått de anbefalte årskontroller. Man har ennå ikke greid å ta dette igjen etter at stillinger ble besatt. For å kunne bli i stand til å følge de faglige anbefalinger hva gjelder undersøkelser / kontroller (jf forsvarlighetskravet), er man bl.a. avhengig av kontinuitet og av at fagstillinger er besatt.

Merknad 3

Det bør vurderes om det kan foretas særskilte kartlegginger, risiko- og sårbarhetsanalyser eller lignende, som kan bidra til å identifisere risikoområder i forhold til barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Noen risikogrupper er kjent (barn av foreldre med problemer knyttet til rusbruk, eller barn av foreldre som har et kjent problem knyttet til psykisk helse).
• Utover ovennevnte har man liten kunnskap om risikofaktorer eller utsatte grupper i befolkningen som det eventuelt kan settes inn forebyggende tiltak m.v overfor.

Område 2: Ulike kommunale instansers samarbeid i saker vedrørende barn og unge med psykiske problemer, samt kommunens samarbeid med BUPP

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, men det ble gitt to (2) merknader.

Merknad 1

Det bør vurderes om samarbeidet mellom ulike instanser i kommunen kan bedres for å styrke og samordne tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer tverrfaglig utredning og samarbeid i enkeltsaker.
• Det varierer hvorvidt sentrale deltjenester som er inne med tiltak overfor barn / unge med psykiske problemer deltar i samarbeidsmøter / ansvarsgrupper.
• Ansvaret for å samordne tjenestetilbudet som gis av flere instanser er ikke definert og kjent.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten får i liten grad informasjon fra andre instanser i kommunen som foretar henvisninger til BUPP, selv i tilfeller hvor det må antas at de som har krav på taushet (barnet/den unge og de foresatte) ville ha samtykket til dette.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten har ikke et system for å informere fastlegene eller andre instanser ved henvisninger til BUPP, selv om det må antas at de som har krav på taushet (barnet/den unge og de foresatte) ville ha samtykket til dette.

Merknad 2

Det bør vurderes hvilke tiltak som kan iverksettes for å bedre samarbeidet og samhandlingen mellom kommunen og BUPP, både i enkeltsaker og i spørsmål av mer prinsipiell, generell karakter.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Fremlagte journaler, som inneholdt henvisninger til BUPP, inneholdt ikke tilbakemeldinger/ epikriser fra BUPP.
• Det opplyses at tilbakemeldinger / veiledning fra BUPP i de overveiende fleste tilfeller er avhengig av at helsestasjon og skolehelsetjenesten tar kontakt og anmoder om dette.
• Det opplyses at det varierer hvilken veiledning m.v man får ved å ta kontakt med BUPP, utover den kontakt som helsesøstrene har fått etablert med BUPP, spebarnseksjonen (se kapittel 2 ovenfor).
• En tilsvarende gruppe, som den kommunen har opprettet ved de tverrfaglige team, er ikke opprettet med representanter fra første og annenlinjetjenesten.

Område 3: Status for arbeidet med individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett (1) avvik. Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for merknader.

Avvik

Lier kommune, helse og omsorgstjenesten, har ikke utarbeidet individuelle planer for barn eller unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte helsetjenester.

Dette er avvik fra lov av 19.11.82, nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 6-2a (kommunens plikt til å utarbeide individuell plan der det foreligger behov for langvarige og koordinerte helsetjenester), jf lov av 02.07.99, nr 63 om pasientrettigheter § 2-5 (om pasienters rett til å få utarbeidet individuell plan når det foreligger behov for langvarige og koordinerte helsetjenester). Disse plikt- og rettighetsbestemmelsene trådte ikraft 01.07.2001.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at det ikke er utarbeidet noen individuelle planer i Lier kommune for barn og unge med psykiske problemer.
• Plikten til å utarbeide planer er imidlertid kjent, men det er ikke gitt opplæring i hvordan slike planer kan utformes m.v.
• Det er for mange uklart hva som eventuelt skiller en individuell plan fra en habiliteringsplan.
• Det var nedsatt en tverrfaglig gruppe som skulle utarbeide mal for individuelle planer, men dette arbeidet er ikke blitt sluttført.
• Det er satt i gang arbeid med å utarbeide en IT- versjon for individuelle planer, som skal prøves ut av "Prosjekt psykisk helse" innen utgangen av året.
• Ansvaret for å se til at individuelle planer blir utarbeidet, samt for å se til at det etableres et system som sikrer dette, er ikke plassert og kjent.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:
fylkessykepleier Ole Bennie Johansen (revisjonsleder)
seniorrådgiver Ellisiv Hegna, (revisor) og
ass.fylkeslege Rolf B Winther (revisor).

Observatør ved tilsynet var rådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud, Sosial- og familieavdelingen