INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var avgrenset til å omfatte følgende områder:

• kommunens organiseringen av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen og den videregående skole
• kommunen og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

Det er skolehelsetjeneste ved alle skolene i kommunen. Administrativt og medisinsk-faglig ansvar er plassert og kjent. Forslag til ny plan for skolehelsetjenesten ble utarbeidet i mai 2000 og skal politisk behandles i juni d.å. Skolehelsetjenesten har utarbeidet et internkontrollsystem. Helseundersøkelser og veiledning til skoleelever tilbys og sikres i henhold til anbefalte faglige retningslinjer. Skolehelsetjenesten deltar aktivt med råd og veiledning ved integrering av elever med kronisk sykdom/funksjonshemning. Det er etablert et system, og foreligger flere fora, som sikrer tverrfaglig/-etatlig samarbeid ved behov. Ved systemrevisjonen ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Fylkeslegen hadde tre (3) merknader. Kommunen bør: 1) i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved enkelte skoler. 2) få avklart hvilken instans(er) som skal bistå elever i skoletiden som får behov for akutt helsehjelp, eller som permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v. 3) vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Dato: 27.06.2000

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Øvre Eiker kommune (avgrenset til Hokksund barneskole, Hokksund ungdomsskole, samt Eiker videregående skole) i perioden 28.04.2000 (varsel ble sendt kommunen v/rådmannen) – 13.06.2000 (tilsynsbesøk ble foretatt i Øvre Eiker kommune). Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 27.06.2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn har besluttet at landets fylkesleger skal gjennomføre med skolehelsetjenesten i minst to kommuner i først halvår i år 2000. Fylkeslegen i Buskerud skal i henhold til sin tilsynsplan gjennomføre dette fellestilsynet med skolehelsetjenesten i tre av kommunene i Buskerud (Øvre Eiker, Krødsherad og Drammen kommuner).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Ved revisjonen i Øvre Eiker ble det (av kapasitetshensyn) ikke foretatt befaring i skolehelsetjenestens lokaler. Det ble imidlertid foretatt befaring ved Hokksund helsestasjon som også er base for alle helsesøstrene i kommunen.

Det ble ved revisjonen ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Rapporten omhandler de merknader som ble gitt. Den beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad andre forhold som ble ansett tilfredsstillende eller positive. Det vises imidlertid til hva som fremgår av kapittel 2 nedenfor. Se også hva som fremgår av kapittel 5 vedrørende de reviderte områder.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten (Fylkeslegen) mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i Øvre Eiker kommune (en kommune med 14978 innbyggere i 1999) er organisatorisk underlagt Helsestasjonen i kommunens Barne- og ungdomstjeneste, under Kultur- og utdanningssektoren. Det opplyses at kommunen i løpet av sommeren 2000 skal gjennomføre en omorganisering. Denne innebærer at de ulike sektorene skal utgå og bringe de ulike driftsenheter direkte inn under rådmannen.

Skolehelsetjenesten ledes av ledende helsesøster, og består av skolehelsetjeneste i grunnskolen, i den videregående skole, samt en helsestasjon for ungdom. Kommunen har derfor (gjennom helsestasjon for ungdom) også etablert et tilbud til ungdom som ikke er fylt 20 år, og som ikke går i grunnskolen eller den videregående skole.

I kommunen er det følgende skoler, som alle har skolehelsetjeneste: Hokksund barneskole, Hokksund ungdomsskole, Skotselv skole, Røren skole, Ormåsen skole, Vestfossen barneskole, Vestfossen ungdomsskole, Darbu skole og Eiker videregående skole. I Vestfossen er det også en enhet for elever med psykisk funksjonshemning (Eiken).

Skolehelsetjenesten administreres av helsesøster ved den enkelte skole. Ved den enkelte virksomhet er det også tilknyttet en lege og fysioterapeut. Da systemrevisjonen ble gjennomført var det imidlertid ikke fast skolelege ved alle skoler. Det ble opplyst at dette skyldes vakanser. Skolelegeordningen har likevel blitt ivaretatt i praksis. Fra høsten 2000 vil det være tilsatt skolelege ved alle skolene. Ved helsestasjon for ungdom er det i tillegg til helsesøster, lege og fysioterapeut, tilknyttet en psykiatrisk sykepleier.

Det overordnede medisinsk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten er tillagt kommunelege I. Stillingsinnehaver hadde ved tilsynet sagt opp sin stilling. Medisinsk-faglige spørsmål som dukker opp blir derfor i praksis oftest tatt opp med en av de faste legene i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Helsestasjonsvirksomheten i Øvre Eiker, herunder skolehelsetjenesten, er i ferd med å bygge opp et helhetlig kvalitets- og internkontrollsystem som er felles for alle virksomhetene. Samtlige ansatte har vært involvert og gitt sitt bidrag i den prosessen som har ledet frem til "Kvalitetshåndbok for helsestasjonstjenesten". Enkelte prosedyrer er ennå ikke ferdig utarbeidet, men det foreligger en milepelsplan som viser hvilke tiltak som gjenstår, hvem som har ansvar for gjennomføring, samt tidsfrister. Denne planen inngår i kvalitetssystemet og er kjent for de involverte. Det er satt i verk et godt system som sikrer at myndighetskrav, ulike rundskriv og veiledningsmateriale, samt prosedyrer blir gjort kjent for de ansatte i skolehelsetjenesten. Arbeidet med det helhetlige kvalitetssystemet støttes økonomisk av Statens helsetilsyn gjennom "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten" (1998 – 2000). Kvalitetssystemet skal etter planen være ferdig utbygget innen utgangen av år 2000, og skal i sin helhet være operativt fra og med 01.01.2001. En rekke prosedyrer og rutiner var ved tilsynet utarbeidet, kjent og tatt i bruk. De faglige prosedyrene bygger på og tar utgangspunkt i det siste veiledningsmaterialet som er publisert av Statens helsetilsyn i 1998 og 2000.

Ved tilsynet forelå det et forslag til en utførlig plan for skolehelsetjenesten (datert mai 2000). Forslaget har vært på høring, og de ansatte i skolehelsetjenesten har vært involvert i arbeidet med å utarbeide planen. Den skal etter det opplyste bli politisk behandlet i kommunestyret i juni d.å. Fra før har kommunen en langtidsplan for helsesøstervirksomheten fra 1991, som bl.a omtaler skolehelsetjenesten.

Skolehelsetjenesten legger anbefalte faglige retningslinjer til grunn for de helseundersøkelser som foretas, og den veiledning som gis elevene. I den forbindelse er det utarbeidet skriftlige prosedyrer. Det gis både skriftlig og muntlig informasjon (i skoleklassene og på foreldremøter) om hvilke tilbud skolehelsetjenesten kan gi. Skolehelsetjenesten ved den enkelte skole har faste trefftider og blir benyttet i stor grad.

Ved integrering av elever med kronisk sykdom og/eller funksjonshemning deltar skolehelsetjenesten aktivt med råd og veiledning til skolen, den enkelte elev og de foresatte. Det foreligger et system for, og er etablert fora, for tverrfaglig og tverretatlig samarbeide når dette er nødvendig og hensiktsmessig. Det er utarbeidet skjemaer og andre prosedyrer som sikrer at det blir innhentet informert samtykke før tverrfaglig/-etatlig samarbeid iverksettes i enkeltsaker. Det er også nylig utarbeidet et ensartet system for alle skolehelsetjeneste-virksomhetene ("Huskekartotek") som skal bidra til at utsatte grupper og elever med spesielle behov blir sikret oppfølging.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, som ble oversendt Fylkeslegen den 23.05.2000, var:

• "Kvalitetshåndbok for helsestasjonstjenesten" (herunder skolehelsetjenesten)
• Øvre Eiker kommunes "Plan for skolehelsetjenesten" Forslag, mai 2000 (Barne- og ungdomstjenesten)
• Helsestasjonsprogram 2000 – Øvre Eiker kommune ("Programmet er utviklet høsten 1998, revidert høsten 1999 etter nye nasjonale føringer gitt av Statens helsetilsyn i Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten, Veiledningsserie 2/98")
• Årsrapport –99, Øvre Eiker kommune.

Dokumenter som ble fremlagt den 13.06.2000 var:

• Kriseperm, datert oktober 1997
• Perm med ulike skjemaer som benyttes i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Perm med oversikt over:

• Perm med retningslinjer for ansvarsgruppene
• Perm med ulike faglige prosedyrer
• Perm med "Huskekartotek" (utsatte grupper/elever som skal følges opp).
• Perm med handlingsplan for Eiker videregående skole – skolehelsetjenesten
• To permer som i det vesentligste inneholdt lønns- og personalspørsmål, samt prosedyrer som skal sikre helse, miljø og sikkerhet for de ansatte (HMS)

• Langsiktige tiltak/planer for helsesøstertjenesten i Øvre Eiker kommune, datert 1991, samt notat av 12.03.91 vedrørende disse tiltak/planer
• Skjema med henvisning til fysioterapeut
• Sjekkliste, utarbeidet for helsesøster av fysioterapeuter, til bruk ved undersøkelse av rygg (scoliose)
• Notat om "Forslag til samarbeidsrutine mellom barne- og ungdomstjenesten (helsestasjon, PPT, Spes.ped.fagtjeneste) og fysio-ergoterapitjeneste"
• Notat av 22.09.97 "Vedr. Oppvekstteamet"
• Oversikt/opplysninger om "Tverrfaglig handlingsgruppe i Øvre Eiker kommune"
• Rutiner vedrørende "Nye distriktsteam", samt "Forslag til organisering av distriktsteam i skoler og barnehager"
• Utkast til retningslinjer for ansvarsgrupper i Øvre Eiker kommune
• Utkast til retningslinjer for ansvarsgrupper og utarbeiding av handlingsplaner i Øvre Eiker kommune
• Veileder i utarbeiding av individuelle habiliteringsplaner (utarbeidet av Habiliteringsteamet i Buskerud, september 1999)

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen v/rådmannen den 28.04.2000. Frist for å oversende dokumentasjon som kunne belyse de reviderte områder var satt til 26.05.2000. Slik dokumentasjon ble oversendt Fylkeslegen ved ekspedisjon av 23.05.2000 fra Øvre Eiker kommune, Barne- og ungdomstjenesten, Helsestasjonen.

Formøte ble ikke avholdt ved denne revisjonen.

Åpningsmøte ble avholdt den 13.06.2000.

Intervjuer med 4 personer ble foretatt samme dag (13.06.2000).

Verifikasjoner: Det ble ved denne revisjonen (av kapasitetsmessige årsaker) ikke foretatt befaring i lokaler tilhørende skolehelsetjenesten. Det ble imidlertid foretatt befaring i Hokksund helsestasjon, som bl.a er base for helsesøstrene i kommunen. Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av dokumenter som ble fremlagt den 13.06.2000. Se hva som fremgår av kapittel 3 ovenfor. Fylkeslegen i Buskerud hadde ingen merknader til de fremlagte dokumenter.
• Befaring ved Hokksund helsestasjon. Her møtes helsesøstrene i kommunen ukentlig. Fagmøter og morgenmøter avholdes her:

Sluttmøte ble avholdt den 13.06.2000 hvor de funn som var gjort ble presentert. Se kapittel 5 nedenfor.

Utkast til rapport ble oversendt kommunen v/ledende helsesøster den 15.06.2000. Frist for eventuelle kommentarer til de faktiske forhold ble satt til 27.06.2000. Kommentarer ble mottatt den 26.06.2000 ved ekspedisjon av 23.06.2000 fra Øvre Eiker kommune v/ledende helsesøster. Det ble opplyst at kommunen "..har ingen kommentarer til forelagt utkast til rapport fra systemrevisjonen".

Endelig rapport fra tilsynet ble oversendt kommunen v/rådmannen den 27.06.2000.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten sikres.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør, i samråd med det involverte helsepersonell, vurdere å utbedre skolehelsetjenestens lokaler ved enkelte skoler.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses, og blir bekreftet, at enkelte skoler har for små og for dårlig utstyrte lokaler for skolehelsetjenesten til at bl.a helseundersøkelser kan gjennomføres på skolen på en hensiktsmessig, faglig forsvarlig måte.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen og den videregående skole.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør få avklart hvilken instans, eventuelt hvilke instanser, som skal bistå elever i skoletiden som får behov for akutt helsehjelp, eller som permanent eller over tid får behov for hjelp til medisinering m.v.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses, og blir bekreftet, at kommunen ikke har tatt stilling til hvilke instanser som eventuelt skal bistå eleven/skolen når det oppstår behov for hjelp som nevnt i merknaden, dersom skolen av ulike årsaker ikke finner å kunne bistå en elev som selv ikke kan ivareta sin helsesituasjon.

Område 4:

Øvre Eiker kommune og skolehelsetjenestens helseovervåkning.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen bør vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for å få oversikt over sykelighet og helsetilstand blant skoleelever, og over miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at skolehelsetjenesten spesielt og kommunen generelt har kunnskap om elevenes helseproblemer og om hvilke risikofaktorer som foreligger. Det foretas imidlertid ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer man har som gir samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og risikofaktorer.

Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Øvre Eiker kommune:

Fra Fylkeslegen i Buskerud deltok:

• juridisk rådgiver/revisjonsleder Ellisiv Hegna
• fylkessykepleier/revisor Kirsti E Riddervold
• ass.fylkeslege/revisor Rolf B Winther
• kvalitetsrådgiver/observatør Magnhild Øyen Tretterud