INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/internkontroll
• Helseundersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Tilsynet omfattet alle grunnskoler i sone vest og alle videregående skoler i kommunen.

Det er skolehelsetjeneste tilknyttet alle skolene. Tilbudet skolehelsetjenesten i videregående skole gir er imidlertid svært begrenset sett i relasjon til alle utfordringene og den store elevmassen.

Kommunen har etablert internkontrollsystem og skolehelsetjenesten har et meget bra system som er en del av dette. Dette systemet er godt kjent av de ansatte, og det evalueres jevnlig. Internkontrollsystemet mangler kompetanseplan for de ansatte.

Skolehelsetjenesten er kjent med gjeldende lovkrav og faglige referanser (veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten). Disse er en integrert del av tjenesten og danner grunnlaget for arbeidet i skolehelsetjenesten.

Sjefhelsesøster er administrativ leder, mens det medisinske ansvaret er lagt til kommuneoverlege i deltidsstilling.

Det gjennomføres helseundersøkelser av alle barn før skolestart, og videre blir det gitt informasjon til hjemmene om skolehelsetjenesten med jevne mellomrom i skoletiden. Det tilbys individuell helseveiledning underveis, og det er system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det er etablert basisteam ved alle skolene for å bistå elever med sammensatte problemstillinger. Fysioterapeut, psykiatrisk sykepleier og PPT kunne med fordel være trukket mere inn i dette teamet og i det tverrfaglige samarbeidet generelt i skolehelsetjenesten. Skolehelsetjenesten har system for å tilrettelegge for kronisk syke og funksjonshemmede barn, men de ønsker å komme tidligere med i denne prosessen.

Kommunen har gjennomført flere viktige kartlegginger om helseforholdene i skolemiljøet som danner grunnlaget for utvikling av tjenesten. Tjenesten benytter i liten grad tall fra sentrale kilder for å styre sine tjenester

Under tilsynet ble det ikke avdekket noen avvik. Det er gitt merknad til 3 forhold hvor det er forbedringspotensiale.

Merknadene er detaljert utformet under kapittel 5 og gjelder:

1. Begrenset tilbud om skolehelsetjeneste i videregående skole.
2. Internkontrollsystem mangler kompetanseplan for de ansatte.
3. Utnytte tverrfagligheten i skolehelsetjenesten.

Dato: 28.06.2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten sone vest i Arendal kommune 19.april 2001. Da det kun var berammet et endagstilsyn til skolehelsetjenesten i Arendal kommune ble det for omfattende å føre tilsyn med alle tre sonene, og sone vest ble valgt. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i Arendal ligger organisatorisk i forebyggende enhet med egen sjefhelsesøster, og med leder av forebyggingsenheten som administrativt ansvarlig for alle deltjenestene i denne enheten. PPT og fysioterapitjenesten for barn og unge er også organisert i forebyggende enhet, mens psykiatrisk sykepleier er organisert i enhet for psykiatri og skolelegene i egen enhet for legene.

Det er 18,18 helsesøster årsverk i kommunen, hvorav 4,42 i sone vest. Ressursene er blitt fordelt etter innbyggertall i den enkelte sone. Timetall for helsesøster ved hver skole er fordelt etter antall elever. Skolehelsetjenesten for sone vest omfatter skolene: Kolbjørnsvik, Nedenes og Lunderød barne og ungdomsskole, samt Rykene, Løddesøl og Strømmen barneskole.

Det er tre fysioterapiårsverk tilknyttet forebyggende enhet for barn og unge for hele kommunen. Fysioterapeutene har valgt å prioritere de yngste barna, og følger derfor opp barn i skolen etter henvisning.

Psykiatrisk sykepleier er involvert i saker etter henvendelse fra helsesøster. Det har så langt vært lite samarbeid mellom psykiatrisk sykepleier og skolehelsetjenesten. Psykiatrisk sykepleier tar kontakt med skolehelsetjenesten i saker til psykisk syke voksne med ansvar for barn og unge.

Det er tre leger tilknyttet helsestasjon og skolehelsetjenesten i sone vest med tilsammen 15,6 timer pr. uke. Det er stipulert 7, 6 timer til skolehelsetjenesten pr. uke, men i praksis blir legeressursene fordelt etter faglig skjønn mellom helsestasjonene og de ulike skolene i sone vest.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen, enheten og tjenesten.
• Tjenestebeskrivelse for helsestasjon/skolehelsetjenesten.
• SKOLEHELSETJENESTEN - Utdrag av skolehelseperm.( Planen er en del av denne)
• Virksomhetens system for internkontroll.
• Siste årsrapport.
• Prosedyrer for tema revisjonen er rettet mot. (Skolehelsepermen).

Følgende dokumentasjon ble lagt frem under revisjonen:

• 6 tilfeldig valgte helsekort
• Tilgjengelige lover, forskrifter og veiledere gjeldende for skolehelsetjenesten.
• Diverse informasjonsmateriell til bruk i helseveiledningen i grunn- og videregående skoler.
• Skriftlige samarbeidsrutiner.
• Dokumentasjon på etablerte samarbeidsstrukturer mellom etater og instanser og etablerte ansvarsgrupper.
• Beskrivelse av "Brobyggerprosjektet"
• Opptrappingsplanen for psykisk helse – beskrivelse av arbeidsgruppens mandat og fremdrift.
• Helsesøster i videregående skole – Beskrivelse av arbeidet for helsesøster i videregående skole

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skolehelsetjenesten av 08. mars 2001
• Brev fra Arendal kommune av 26.mars 2001
• Program for tilsynet av 29. mars 2001
• Foreløpig rapport av 10. mai 2001

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. mars 2001

Det ble ikke holdt formøte.

Åpningsmøte ble avholdt samme dag som revisjonen, d.v.s. 19. april 2001

Følgende personer ble intervjuet:
Helsesøster: Britt Merete Hansen
Helsesøster i videregående skole: Dordi Endresen
Kommunefysioterapeut: Randi Askeland Bergstad
Psykiatrisk sykepleier Anne Tveito
Skolelege: Ole Christian Fiane
Sjefhelsesøster: Siri Åril
Leder av forebyggende enhet: Nils Halvorsen

Verifikasjoner
Se punkt 3 –Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19. april 2001

Område 1: Alminnelige krav/internkontroll, herunder

• om alle grunn og videregående skoler har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.
• om skolehelsehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
• om det medisinsk faglige ansvaret ligger hos lege.

Det er ikke avdekket avvik under dette området.

Merknad 1

Kommunen tilbyr helsetjeneste til alle skoler, men i videregående skole er dette et begrenset tilbud sett i relasjon til den store elevmassen og de utfordringene tjenesten står overfor.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Sone vest i Arendal kommune har skolehelsetjeneste i alle grunnskolene, og det er skolehelsetjeneste tilknyttet alle de videregående skolene. Skolehelsetjenesten i videregående skole er imidlertid i svært begrenset omfang antall elever tatt i betraktning. For tiden er det ca. 1550 elever i videregående skole i kommunen fordelt på fire skoler. En skolehelsetjeneste bestående av en helsesøster er svært lite med tanke på de helsemessige utfordringer for denne aldersgruppen, spesielt innen rus og psykisk helse. Det er heller ikke lege, fysioterapeut eller psykiatrisk sykepleier tilknyttet helsetjenesten i den videregående skole.

Merknad 2

Internkontrollsystemet mangler kompetanseplan for de ansatte.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Kommunen har etablert IK-system og skolehelsetjenesten har et svært bra system som er en del av dette. Skolehelsetjenesten er kjent med gjeldende lovkrav og faglige referanser (veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten). Disse er en integrert del av tjenesten og danner grunnlaget for planlegging og drift av skolehelsetjenesten. Internkontrollsystemet er godt kjent av de ansatte, og det evalueres jevnlig.

Internkontrollsystemet mangler stillingsbeskrivelser og kompetanseplan for de ansatte. Skolehelsetjenestens internkontrollsystem beskriver oppgavene som skal løses av tjenesten og hvilke ressurser som er tilgjengelig for å løse disse oppgavene. Dette er bra, og kan gjøre stilllingsbeskrivelser overflødige. Kommunen ved forebyggingsenheten bør imidlertid utarbeide kompetanseplaner for sine ansatte

Sjefhelsesøster er administrativ leder, mens det medisinske ansvaret er lagt til kommuneoverlegen.

Område 2:

Undersøkelse og veiledning, herunder om:

• Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det gjennomføres helseundersøkelse av alle barn før skolestart, og det blir gitt informasjon til hjemmene om skolehelsetjenesten. Det tilbys individuell helseveiledning, og det er system for å identifisere elever med spesielle behov. Dette gjøres ved regelmessige lærersamtaler og elevsamtaler gjennom hele skoletiden.

Lokalene ved de videregående skoler er ikke alltid like tilgjengelige da det ikke er gode nok rutiner for når disse skal være ledige til skolehelsetjenesten.

Område 3:

Tiltak for utsatte grupper, herunder om:

• skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogiske, psykologiske eller sosial art
• om skolehelsetjenesten har system for rådgiving og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever.

Det ble ikke avdekket avvik under dette området.

Merknad 3:

Skolehelsetjenesten kan med fordel utnytte tverrfagligheten i tjenesten ved å benytte kompetansen til lege, fysioterapeut og psykiatrisk sykepleier i større utstrekning i det tverrfaglige samarbeidet rundt barn og unge med sammensatte problemer.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Det er etablert basisteam ved alle skolene for å bistå elever med sammensatte problemstillinger. Fysioterapeut og psykiatrisk sykepleier er ikke fast med i basisteamene, men de blir kontaktet ved behov. Lege, fysioterapeut og psykiatrisk sykepleier blir i liten utstrekning betraktet som en del av skolehelsetjenesten da de ikke er med i planleggingen av tjenesten. Under tilsynet fremkom det at det var lite samarbeid med PPT i kommunen. Samarbeidet med PPT og oppfølgingstjenesten for videregående skole fungerer bra.

Skolehelsetjenesten har system for å tilrettelegge for kronisk syke og funksjonshemmede barn, men det opplyses om at de gjerne kunne blitt involvert i denne i denne prosessen på et tidligere stadium enn det som gjøres i dag..

Område 4

Helseovervåking, herunder om:

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elever og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under dette området.

Vi vil likevel anbefale kommunen å benytte tall fra sentrale kilder som Statistisk sentralbyrå og Statens institutt for folkehelse i tillegg til egne kartlegginger som bakgrunnsmateriale for planlegging og utvikling av tjenesten på kort og lang sikt. Dette er bearbeidede tall fra kommunehelsetjenesten som i utgangspunktet er hentet fra kommunen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Revisor : Anne Ragnhild Vestøl
Revisjonsleder: Anne Kari Thomassen
Observatør: Torunn Haabrekke Starheim