INNHOLD

• Internkontroll
• Dekking av grunnleggende behov med fokus på døgnrytme, personlig hygiene/naturlige funksjoner og nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
• Rehabilitering
• Saksgang ved tildeling/endring av tjenester og avslag på søknad om tjenester
• Kommunens opplærings-/ kompetanseplan

Systemrevisjonen omfattet følgende arbeidsenheter:

• Enhet for somatisk avdeling og rehabilitering ved sykehjemmet
• Enhet for åpen tjeneste

Til tross for et høyt sykefravær og mangel på helsepersonell, især sykepleiere, er det vårt klare revisjonsinntrykk at personalet yter en stor arbeidsinnsats med tanke på å gi aktuelle omsorgstrengende et best mulig tjenestetilbud. Kommunen er kommet godt i gang med oppbyggingen av et internkontrollsystem. Det er fin balanse mellom internkontrollsystemet og det faktiske tjenestetilbudet. Arbeidsstua er en populær samlingsplass og fungerer som et godt tilbud innen hele PLO-tjenesten. Som en av få kommuner i Aust-Agder er et rehabiliteringsteam etablert og individuelle rehabiliteringsplaner er allerede tatt i bruk.

Avvik

1. Deler av vedtaksprosedyrene ved tildeling av tjenester er ikke samsvar med gjeldende regelverk.

Merknader

1. Kommunen hadde et positivt og aktivt forhold til utarbeidelse av internkontrollsystem, men endel av de som ble intervjuet (særlig i hjemmeomsorgen) kjente lite til arbeidet.
2. Prosedyrer for avvikshåndtering er utarbeidet, men ikke tatt systematisk i bruk i hele organisasjonen ved tilsynspunktet.
3. Kvalitetsforskriften er ikke tatt systematisk i bruk.
4. Fysioterapeut er ikke fast medlem av teamet for rehabiliteringsarbeid.
5. Kommunen har ingen kompetanseplan for ansatte i PLO-tjenesten, men er igang med kartlegging av kompetansebehov.
6. Legejournalene er ikke ført fortløpende.

Dato: 15. desember 1999.

Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt.
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler de avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder

• Enhet for somatisk avdeling og rehabilitering ved sykehjemmet
• Enhet for åpen tjeneste

I.h.t. "Kommunenøkkelen 99/00" har Birkenes kommune et folketall på 4.187. Pleie- og omsorgstjenesten er organisert som eget virksomhetsområde med tre avdelinger; jfr. organisasjonskart mottatt pr. fax 1. november 1999:

* = avdelinger utpekt for aktuelle tilsynsbesøk

Det har i lengre tid vært vanskelig å rekruttere fagpersoner til PLO-tjenesten. Spesielt gjelder dette offentlig godkjente sykepleiere. Pleie- og omsorgstjenesten er kommet godt i gang med å bygge opp sitt internkontrollsystem. Fagkonsulent Gro Nilsen har hovedansvaret for dette arbeidet. Kommunen har gjennom sin dokumentasjon til fylkeslegen meldt at implementeringen av dette arbeidet fortsatt mangler noe.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Aktuelle lover, forskrifter og rundskriv, jfr. side 1 - Myndighetskrav.
• Korrespondanse mellom PLO-tjenesten og tilsynsmyndigheten.
• Virksomhetens IK-dokumentasjon knyttet til daglig drift.

• Tilsynsmelding: Datert 31. august 1998.
• Telefon kontakt: Vedrørende innhold og formål med tilsynet.
• Åpningsmøte: Avholdt onsdag 17. november kl. 8.30 – 8.55.
• Sluttmøte: Avholdt onsdag 17. november kl. 14.45 – 15.15.
• Intervjuer: 13 personer ble intervjuet.
• Verifikasjoner: 5 journaler og 7 saksmapper.

Resultatet av verifikasjonen viser at legejournalene ikke er ført kontinuerlig, men forholdet er ikke av en slik art det kan betegnes som et avvik.

Av saksmappene fremgår at behandlings- og vedtaksprosedyrene har endel magler i forhold til myndighetskravet.

• Enhet for somatisk avdeling og rehabilitering ved sykehjemmet
• Enhet for åpen tjeneste

Følgende funn ble avdekket:

Avvik 1

Deler av vedtaksprosedyrene ved tildeling av tjenester er ikke i samsvar med påbudt regelverk.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1, 4.ledd
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker kap V §§ 23 og 24

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Kommunen har utarbeidet et standardskjema for utforming av enkeltvedtak ved tildeling av tjenester. Ved verifikasjon viser det seg å være følgende formelle feil/mangler ved sakshåndteringen til kommunen:

• Begrunnelse for vedtak mangler i noen saker.
• Dårlig samsvar mellom svarutsendelser og datoer for iverksetting av vedtak
• Noen vedtak er begrunnet med hjemmel i feil lovverk. Vedtak vedrørende hjemmesykepleie og plass i sykehjem skal hjemles i Kommunehelsetjenesteloven § 2-1, 4. ledd og ikke i Sosialtjenesteloven

Merknad 1

Kommunen hadde et positivt og aktivt forhold til utarbeidelse av internkontrollsystem, men endel av de som ble intervjuet (særlig i hjemmeomsorgen) kjente lite til arbeidet.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Kommunen er kommet godt i gang med å bygge opp et internkontrollsystem. Fylkeslegen kan derimot ikke se at det er utarbeidet et fast kommunalt mandat for dette arbeidet. Internkontrollarbeidet var lite kjent blant endel ansatte.

Merknad 2

Prosedyrer for avvikshåndtering er utarbeidet, men ikke tatt systematisk i bruk i hele organisasjonen ved tilsynspunktet.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Prosedyrer for avvikshåndtering er utarbeidet. Det viser seg at disse var lite kjent og heller ikke tatt systematisk i bruk i det daglige arbeidet med brukerne.

Merknad 3

Kvalitetsforskriften er ikke tatt systematisk i bruk.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting, etter lov av 19. november 1982 nr.66 om helsetjenesten i kommunene, samt Rundskriv I-13/97, Kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten, er kjent for de fleste. Kommunen har derimot ikke utarbeidet arbeidsprosedyrer som sikrer at forskriftens innhold blir etterlevd i praksis.

Merknad 4

Fysioterapeut er ikke fast medlem av teamet for rehabiliteringsarbeid ved tilsynstidspunktet.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Rehabiliteringsarbeidet er etablert ved eget team, uten fysioterapeut som fast medlem.

Kommunehelseloven § 1 - 3 pålegger kommunen bl.a. å drive medisinsk rehabilitering.

I.h.t. samme lov er fysioterapitjenesten hjemlet som en kommunal "skal-tjeneste". Fysioterapeuter er i alle offentlige utredninger ansett for å være en nødvendig og viktig profesjon i rehabiliteringsarbeidet. I mange kommuner blir rehabiliteringsarbeidet drevet ensidig av fysio/ergoterapeut eller av sykepleiere. Det er viktig at tverrfagligheten blir ivaretatt i rehabiliteringsteamet.

Merknad 5

Kommunen har ingen kompetanseplan for ansatte i PLO-tjenesten, men opplyser at arbeid med kartlegging av kompetansebehov er igang.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Det gikk fram av intervjuene at kommune mangler en plan for opplæring.

Det vises til Kommunehelsetjenesteloven § 6 – 2. Ajourhold og utvikling av ansattes kompetanse er nå særlig viktig som følge av bla. stadig mer kompliserte medisinsk og pleiemessig krevende pasienter. Dette er også tatt med i Hovedavtalens § 15-2 "I hver kommune skal det utarbeides en opplærings - utviklingsplan. Planen skal inngå som en del av den samlete kommunalplan og ajourføres samtidig med denne". I § 15-3 står det videre om planens innhold: "Kartlegging av opplæringsbehov gjennom: - Organisasjonsoversikt. Kartlegging av nåsituasjonen mht. de tilsattes kvalifikasjoner/ utdanningsnivå, oppgaver, oppgavefordeling, stillingsstruktur – satt opp mot virksomhetens kvalifikasjonskrav".

Merknad 6

Legejournalene er ikke ført fortløpende.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Legejournalene ikke er ført kontinuerlig. Forholdet er derimot ikke av en slik art at det kan betegnes som et avvik. Av hensyn til sikkerheten rundt den medisinske oppfølgingen av den enkelte pasient, må rutiner for journalføring bli bedre ivaretatt; jfr. Forskrifter om legers og helseinstitusjons journal for pasienter § 7 og Legeloven § 43

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok