INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/internkontroll
• Helseundersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Overvåking av helseproblemer og risikofaktorer

Under revisjonen var det stor grad av samvariasjon fra informantene, observasjonene og de verifikasjoner vi foretok.

Tilsynet omfattet skolehelsetjenesten i grunnskolene i Birkenes kommune. Kommunen har ikke videregående skole.

Skolehelsetjenesten har etablert IK - system, som er godt kjent av de ansatte i skolehelsetjenesten. Dette systemet er imidlertid ikke komplett, og det er heller ikke en del av kommunens totale IK- system. IK- systemet mangler bl.a. ; ansvarsplassering, avvikshåndtering, samordningsrutiner, evalueringsrutiner og tidsfesting/plan for revidering.

Planen for skolehelsetjenesten er ryddig og et godt arbeidsredskap for de ansatte i skolehelsetjenesten. I kommuneplanen er det et hovedmål å bidra til gode oppvekstvilkår for barn og unge, og det forebyggende og holdningsskapende arbeid er viktig satsingsområde. Dette er ikke nedfelt i planen for skolehelsetjenesten, slik at denne mangler en konkret målsetting eller visjon for tjenesten.

Plan for skolehelsetjenesten ble utarbeidet av helsesøster og sendt ut på høring til naturlige samarbeidspartnere. Det var bare skolen som kom med innspill til planen. Dermed har ikke alle samarbeidspartnerne vært involvert i planarbeidet, og de har dermed ikke et eierforhold til denne.

Skolehelsetjenesten er kjent med gjeldende lovkrav og faglige referanser (Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten). Disse er en integrert del av tjenesten og danner grunnlaget for arbeidet i skolehelsetjenesten.

Ledende helsesøster er administrativ leder, mens det medisinske ansvaret er kommunelegens.

Det gjennomføres helseundersøkelser av alle barn før skolestart, og det blir gitt informasjon til hjemmene om skolehelsetjenesten med jevne mellomrom i skoletiden. Det tilbys regelmessig individuell helseveiledning, og det er godt system for å identifisere elever med spesielle behov. Lokalene ved Birkeland skole er lite egnet som lokale for skolehelsetjenesten.

Det er etablert tverrfaglig samarbeid ved skolene. Dette ser ut til å fungere best på ledernivå, og fysioterapeuten og psykiatrisk sykepleier deltar ikke i dette teamet. Dette arbeidet er under revidering.

Under revisjonen ble det ikke avdekket noen avvik. Det er gitt merknad til 3 områder hvor det er forbedringspotensiale.

Merknadene er detaljert utformet under kapittel 5 og gjelder:

1. Videreutvikle og komplettere IK-systemet.
2. Lokalene ved Birkeland barneskole.
3. Sikre at utsatte grupper blir fanget opp og får den oppfølging som er påkrevd.

Dato: 07.01.02

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Birkenes kommune

9. oktober 2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i Birkenes fremstår som en samordnet tjeneste med et godt klima for dialog og samhandling mellom de ulike aktørene. Det er god anledning for de ansatte til å delta på kurs og andre kompetansehevingstiltak, og kommunen ser betydningen av å investere i kompetanse.

Skolehelsetjenesten er organisert under oppvekstetaten med leder av oppvekstetaten som øverste administrativ leder. Målet med denne organiseringen var å samle alle tiltak for barn og unge på ett sted og ha kortest mulig vei til brukerne. Naturlige samarbeidspartnere for tjenesten som legene og fysioterapeuten er organisert i helseetaten med helsesjef som administrativ leder, mens psykiatrisk sykepleier er organisert under pleie og omsorg med omsorgsleder som nærmeste overordnede. Psykiatrisk sykepleier har regelmessige møter med helsesøstertjenesten.

I kommunen er det 4 grunnskoler med til sammen ca. 650 elever. De to største skolene ligger i kommunens sentrum, Birkeland. Det er en barneskole med ca 430 elever og en ungdomsskole med 160 elever. De to mindre skolene ligger henholdsvis på Engesland

(1. - 10. klasse, ca. 50 elever) og Herrefoss (1.-7. klasse, 13 elever)

Skolene i sentrum tar i mot elever fra SANA flyktningemottak. Det er nå ca. 25 elever. Dette er en stor utfordring både for skolene og for skolehelsetjenesten.

Det er til sammen ca. 60 % helsesøsterstilling tilknyttet skolehelsetjenesten. Tjenesten har hatt mye vakanser på grunn av sykemeldinger, og dette har medført stram prioritering. Sykepleier som en tilknyttet flyktninghelsetjenesten i 40 % stilling har mulighet til å supplere helsesøstrene i skolehelsetjenesten.

Kommunefysioterapeutene er tilknyttet skolehelsetjenesten i ca. 50 % stilling. Nyansatt kommunefysioterapeut har startet opp arbeidet med barn og unge med ca. 30 % av sin stilling.

Kommunelegen er tilknyttet skolehelsetjenesten i 2,6 time pr. uke.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen og tjenesten
• Skolehelseperm med virksomhetens IK-system. Deriblant plan for skolehelsetjenesten og rutinebeskrivelser av tjenesten.
• Tverrfaglig samarbeid i skolehelsetjenesten.

Følgende dokumentasjon ble lagt frem under revisjonen:

• Stillingsbeskrivelser for de ansatte.
• Årsrapporter fra helsesøstrene og kommunefysioterapeuten.
• Rutinebeskrivelse for skolelegen.
• Helsekort
• Tilgjengelige lover , forskrifter og veiledere gjeldende for skolehelsetjenesten.
• Diverse informasjonsmateriell til bruk i helseveiledningen.
• Mål og satsingsområder - Del av kommuneplanen

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skolehelsetjenesten av 02.juli01
• Diverse telefonsamtaler om ny dato for tilsynet og formøtet.
• Program for tilsynet av 1. oktober 2001

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juli 2001

Formøte ble avholdt 13.09.01

Åpningsmøte ble avholdt samme dag som revisjonen, d.v.s. 9. oktober 2001

Følgende personer ble intervjuet:
Helsesøster Gunvor Flakk
Kommunefysioterapeut Liv Astrid Aarthun
Psykiatrisk sykepleier Ruth Stie Eikenes
Skolelege Georg Rigades
Ledende helsesøster Kirsten Flor Lindeboe
Leder for oppvekstetaten Karl Johan Tveiten

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
6 helsekort ble gjennomgått. Se forøvrig dokumentunderlaget.

Sluttmøte ble avholdt 9. oktober.

Område 1

Alminnelige krav/internkontroll, herunder

• om alle grunn og videregående skoler har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert system for internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
• om det medisinsk faglige ansvaret ligger hos lege.

Det ble ikke avdekket noen avvik under dette området.

Merknad 1

Kommunen har ikke et ferdigstilt IK-system for skolehelsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

IK-systemet mangler en overordnet målsetting/visjon for tjenesten som involvere andre faggrupper utenfor egen etat, som lege, fysioterapeut, psykiatrisk sykepleier og PPT.

Det er utarbeidet plan for skolehelsetjenesten. Grunnarbeidet har i liten grad involvert andre faggrupper utenfor egen etat som det er naturlig å samarbeide med. Ved å involvere samarbeidspartnerne i planarbeidet tidlig i fasen ville dette kunne bidra til bedre utnyttelse av fagkompetansen tilknyttet tjenesten. En tidlig involvering vil også bidra til økt eierforhold til planen, slik at den kan tjene som et viktig arbeidsverktøy i perioden En god plan vil også kunne danne basis i evalueringsarbeidet.

Planen beskriver ikke hvilke områder den enkelte har ansvar for, og det er heller ikke beskrevet rutiner for avvikshåndtering og evaluering.

Område 2

Undersøkelse og veiledning, herunder om

• Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever.
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning.
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det ble ikke funnet avvik under dette området.

Merknad 2

Lokalene ved Birkenes barneskole er ikke tilfredsstillende.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Det gjennomføres undersøkelse av alle barn i Birkenes før skolestart. Skolehelsetjenesten følger vaksinasjonsprogrammet som er anbefalt i "Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten", og elevene blir regelmessig fulgt opp i undersøkelser, spørreundersøkelser og ved regelmessige lærersamtaler. Elevene har også tilbud om individuelle samtaler med helsesøster. Helsesøster har også faste tider ved skolene. Lokalene ved Birkenes barneskole er imidlertid ikke egnet til formålet, og medfører at tilgjengeligheten for de yngste barna er redusert. Skolen er sprengt og det er planlagt utvidelser og forbedringer på sikt.

Område 3

Tiltak for utsatte grupper, herunder om

• skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogiske, psykologiske eller sosial art
• om skolehelsetjenesten har system for rådgiving og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever.

Det ble ikke avdekket avvik under dette området.

Merknad 3

Måten det tverrfaglige team for elever og/eller grupper med særskilte problemstillinger er sammensatt sikrer ikke i tilstrekkelig grad tverrfaglig og tverretatlig medvirkning.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Det er etablert tverrfaglig samarbeid på skolene, og helsesøster har regelmessige lærersamtaler som skal sikre at utsatte barn og unge blir fanget opp og fulgt opp. Dette teamet tar opp enkeltelever etter samtykke, eller drøfter anonymiserte bekymringer. Teamet tar ikke opp generelle problemstillinger i barne- og ungdomsmiljøet, og setter disse på dagsorden. Teamet består av ansatte i oppvekst- og undervisningsetaten . Samarbeidspartnere utenfor egen etat som psykiatrisk sykepleier, lege og fysioterapeut er lite involvert i dette teamet.

Dette samarbeidet er til revidering.

Område 4

Helseovervåking, herunder om

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elever og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under dette området.

Vi vil likevel anbefale kommunen å benytte tall fra sentrale kilder som Statistisk sentralbyrå og Statens institutt for folkehelse i tillegg til egne kartlegginger som bakgrunnsmateriale for planlegging og utvikling av tjenesten på kort og lang sikt. Dette er bearbeidede tall fra kommunehelsetjenesten som i utgangspunktet er hentet fra kommunen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Anne Sofie Syvertsen - Revisor
Anne Kari Thomassen - Revisjonsleder