INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei avvik og merknader som vart påpeika innafor dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: Habilitering, rehabilitering og individuelle planer. Fylkeslegen har undersøkt om:

• kommunen har eit internkontrollsystem som sikrer at habilitering og rehabilitering gjerast på ein adekvat måte, det vil seie kommunens planlegging og organisering av arbeidet, om kontaktperson er utpeikt, om arbeidet ivaretek kravet til tverrfaglegheit, om omsynet til medverknad frå brukarane er tatt med, om dei tilsette har naudsynt kompetanse og om det er systematisk evaluering og håndtering av avvik når dette vert påvist.
• det er utarbeidd individuell plan for pasientar som har krav på dette.

Kommunen er godt i gang med å utarbeide arbeidsrutinar i tråd med forskriftene om habilitering og rehabilitering og individuelle planer. Dei tilsette er godt orientert om kva som ligg i ein habilitering og rehabiliteringsprosess, og kva ein individuell plan skal innehalde. Kommunen har planer om å omtale tenestetilbodet i serviceerklæringa for kommunen som skal ut på kommunens heimeside.

Ved tilsynet blei det gjort funn som gav grunnlag for 2 avvik og 3 merknader:

Område 1.

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering, (internkontroll).

Avvik 1.

IK- systemet manglar avvikshandtering og rutiner for evaluering.

Dette er eit avvik frå følgjande myndigheitskrav: Lov om statleg tilsyn med helsetenesta, jf § 3, jf forskrift om habilitering og rehabilitering § 5.

Merknad 1

Organiseringa av tenestetilbodet er truleg ikkje godt nok kjent blant andre etatar og publikum for øvrig slik forskriften om habilitering og rehabilitering § 8 krev.

Merknad 2

Det kom fram utryggleik om klageadgangen til brukarane og korleis ein skulle gå fram i klagesaker.

Merknad 3

Brukarmedverknad forutset at brukaren taes med på planlegging, gjennomføring, utforming, utøving og evaluering av tiltaka. Verktøyet for dette verkar noko omstendeleg.

Område 2.

Individuell plan.

Avvik 1

Det er fleire brukarar i kommunen som fyller kriteriene for individuell plan uten at dette er fulgt opp.

Dette er eit avvik fra følgjande myndigheitskrav: Forskrift om individuelle planer § 3

Avviket og merknadene er detaljert utforma under kapittel 5.

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bygland kommune 17. oktober 2002 . Revisjonen inngår som ein del av Fylkeslegens planlagte tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta gransking om:

• aktivitetar utføres som beskrive og uttalt
• verksemda driv si verksemd innafor dei rammer som myndigheitene har satt.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumentar, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar vert fulgt opp i praksis, og om dei fysiske tilhøve tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik definerast som mangel på etterleving av myndigheitskrav.
• Merknad er forhold som ikkje omfattast av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheitene meiner det er eit forbedringspotensial.

Bygland er ein spredt befolka kommune med 1 314 innbyggjare. Av desse er 16,7 % eldre over 67 år. For fylket og landet som heilhet er det 13,2 og 13,6 % over 67 år.

Den største utfordringa for kommunen er å halde ungdommen i bygda slik at ein og i framtida kan ha eit berekraftig bygdemiljø. Kommunen satser bevisst på å leggje til rette forholda for dei unge i bygda mellom anna ved bevisst barnehagepolitikk og næringsutvikling.

Kommunen har få barn med barnevernstiltak (9), medan fylket og landet som heilhet har 22 og 21. Kommunen har fleire kvinner med høgare utdanning enn gjennomsnittet for fylket.

Innafor helse- og sosialtenesta har kommunen nødvendig nøkkelpersonell for å sikre eit tverrfagleg tenestetilbod.

Verksemda si eigen dokumentasjon knytta til den daglege drift og andre forhold av betydning:

• Plan for habilitering/habilitering
• Kompetanseplan
• Mal for samarbeidsavtale mellom helse og sosial- avdelingen og andre avdelingar
• Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder Sykehus og Bygland kommune vedrørende utskriving av ferdigbehandla pasienter.
• Samarbeidsavtale mellom Fylkestrygdekontoret og Bygland kommune om formidling av hjelpemidler.
• Samarbeid mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten i Aust-Agder - Individuelle planer
• Mal for individuell plan som og inneheld mal for samtykkeerlæring

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn habilitering/rehabilitering – individuell plan i brev av 4. april 2002 med invitasjon til formøte 5. juni 2002
• Program for formøte i brev av 27. mai 2002
• Innhenting av dokumentasjon og program for tilsynet i brev av 28. august 2002
• Brev frå Bygland kommune med dokumentasjon av 02.10.2002
• Endeleg program for tilsynet i brev av 8. oktober 2002

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart utsendt 4. april 2002

Formøte vart haldt 5. juni 2002

Opningsmøte vart haldt 17. oktober 2002

Intervjuer
Følgjande personer var til intervju :
1. Fysioterapeut Aslaug Simonstad Sitje
2. PLO-sjef Eli Paus Haugå
3. Helsesyster Tonya Stokke
4. Sjukepleiar plo-tenesta Anne Berit Aakhus
5. Avdelingssjukepleiar i open omsorg Kristin Berge
6. Psykiatrisk helsearbeidar Kjersti Plathe
7. Kommunelege Vidar Toreid
8. Helse- og sosialsjef Erik Langfeldt

Verifikasjoner

Følgjande verifikasjonar vart lagt til grunn:

• Mal/skjema for individuell plan
• Individuell plan/journal for bruker med samensette problemstillingar
• Plan for rehabilitering med kompetanseplan
• Samarbeidsavtaler mellom andre etatar, fylkestrygdekontoret og Aust-Agder sykehus

Sluttmøte vart halde 17. oktober 2002

Tema for tilsynet har vore å få stadfesta at habilitering/rehabilitering vert drive i samsvar med dei krav som myndigheitene set i lover og forskrifter på det aktuelle området, samt å stimulere til vidare kvalitetsutvikling i arbeidet med habilitering og rehabilitering.

1. Gjennom tilsynet har Fylkeslegen undersøkt om kommunen har eit internkontrollsystem som sikrer at habilitering og rehabilitering gjennomførast på ein adekvat måte, dvs kommunens planlegging og organisering av arbeidet herunder om kontaktperson er utpeikt, om arbeidet ivaretek kravet om å vera tverrfagleg, om omsynet til brukarmedverknad vert ivareteke, om dei tilsette har naudsynt kompetanse og om det er systematisk evaluering og handsaming av avvik når dette vert påvist.
2. det er utarbeidd individuell plan for pasientar som har krav på dette.

Område 1.

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering, (internkontroll).

Intervjupersonane hadde god forståing for kva habilitering og rehabilitering og individuell plan er, og kven som har krav på en slik plan etter forskriften. Informantane var likeins godt orientert om lovgrunnlaget.

Dei tilsette ser betydningen av ei tverrfagleg tilnærming til brukarar med langvarige og samansette problemstillingar. Oppfatninga av kva som ligg i begrepet tverrfagleg samarbeid synes å vere uklart. Koordinator har her ei vesentleg rolle med tanke på å sikre brukarane eit tverrfagleg tenestetilbod.

Kommunen har planer om å omtale tenestetilbodet i serviceerklæringen for kommunen som vert lagt ut på kommunens heimeside. Det kom fram også forslag om å bruke lokalavisa for å gjere denne tenesta betre kjent for publikum. Informasjon om tenesta kan også stå i telefonkatalogen.

Det blei gjort funn som gav grunnlag for følgjande avvik og merknader:

Avvik 1.

• IK- systemet manglar avvikshandtering og rutiner for evaluering.

Dette er eit avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta, jf § 3, jf forskrift om habilitering og rehabilitering § 5.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Planen for habilitering og rehabilitering er kortfatta, konsis og godt egna som grunnlag for internkontroll på området habilitering og rehabilitering. Planen manglar likevel omtale av avvikshandtering og rutiner for evaluering. Dette er så sentrale element at eit internkontrollsystem utan dette ikkje kan seiast å være fullgodt.
• Intervjuene stadfestar at det ikkje var laga noko system for avvikshandtering.
• Det er ikkje utarbeidd gode nok rutiner/skjema for informasjon om klageadgangen til brukarane.

Merknad 1.

• Organiseringa av tenestetilbodet er truleg ikkje godt nok kjent blant andre etatar og publikum for øvrig slik forskriften om habilitering og rehabilitering § 8 krev.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har utpeikt ein kontaktperson for habilitering og rehabilitering i samsvar med forskriften. Avhengig av brukarens behov og ønskje vil det bli utpeikt en koordinator for den enkelte.
• Organiseringa som er skissert i planen er godt kjent og synes funksjonell. Det kom likevel fram usikkerhet om denne organiseringa er godt egna med tanke på å fange opp alle brukare med langvarige og samansette problemstillingar. Spesielt var det usikkerhet om barn og unge blei fanga opp. Ein utfordring kan vere å integrere helseavdelinga (helsesyster) i dette, slik at det blir like naturleg å melde barn og unge til kontaktpersonen som voksne.
• Det blei også peikt på at det er viktig å få til eit smidig samarbeid med sosial- og oppvekstetat. Forskriftene er heimla i kommunehelsetjenestelova og spesialisthelsetjenestelova slik at andre etatar dermed ikkje har same plikt til å inngå samarbeid om habilitering og rehabilitering og individuell plan. Kommunestyret kan likevel vedta at dette skal gjerast.

Merknad 2.

• Det kom fram usikkerheit om klageadgangen til brukarane, og korleis ein skulle gå fram dersom det var aktuelt.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Informantane er merksame på rett til medverking for brukarane i saker som vedkjem dei sjølve, men det kom fram usikkerheit i forhold til klageadgangen til brukaren.
• Det er ikkje utarbeidd gode nok rutiner/skjema for informasjon om dette til brukarane.

Merknad 3

• Brukarmedverknad forutset at brukaren tas med på planlegging, gjennomføring, utforming, utøving og evaluering av tiltaka. Verktøyet for dette verkar noko omstendeleg.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Skjemaet kommunen har planlagt å nytte til utarbeiding av individuell plan er omfangsrikt og detaljert. Skjemaet synes å vere godt egna som kartleggingsskjema Vi er usikre på om ein klarer å få til reell brukarmedverknad når så mykje av samtalen er strukturert i eit så omfattande skjema. Vi vil anbefale kommunen å vurdere på nytt om dette er eit egna arbeidsreiskap for å utarbeide individuelle planer.

Område 2.

Individuell plan.

Kommunen har starta prosessen med å utarbeide individuelle planer. Eit par planer er utarbeidd og nokon er forespurt om å få utarbeidd plan utan å ville ta imot tilbodet.

Det er imidlertid ikkje laga tilfredsstillande planer for alle som har behov for en individuell plan og som ønskjer det slik forskriften krev.

Det blei gjort funn som ga grunnlag for følgjande avvik.

Avvik 1

• Det er fleire brukarar i kommunen som fyller kriteriene for individuell plan uten at dette er følgd opp.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Forskrift om individuelle planer § 3

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ved intervjuene gjekk det fram at det er fleire brukare i kommunen som fyller kriteriene for individuell plan uten at dette er fulgt opp.
• Det var liten dokumentasjon på at individuelle planer var utarbeida.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over dei personer som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Inge Valentin Bakken - Revisor
Anne Kari Thomassen - Revisjonsleiar