INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Skolehelsetjenesten i Evje og Hornnes kommune

Revisjonen avdekket 1 avvik og 4 merknader.

Avvik 1

Under tilsynet ble det verifisert av det ikke er initiert IK- system for helsetjenesten i kommunen. Det er heller ikke konkrete planer om å utarbeide dette. Rådmannen og helse- og sosialsjef har det overordnede ansvar for å utarbeide en plan for dette. Plan for tjenesten er heller ikke oppdatert.

Merknad 1

Ved utarbeiding av ny plan for skolehelsetjenesten bør flere samarbeidspartnere bli involvert i planarbeidet. Det bør i denne sammenheng vurderes om planen er i tråd med retningslinjene i "Veilederen for helsestasjon og skolehelsetjenesten", og det bør drøftes om tjenesten ivaretar de viktigste oppgavene og vurdere om det er andre tiltak som bør prioriteres og vektlegges. Det bør også vurderes om det er behov for ytterligere kompetanse innen psykisk helsevern for å ivareta behov for tjenester.

Merknad 2

Skolehelsetjenesten i kommunen fyller lov og forskriftens minimumskrav til bemanning da lovverket ikke sier noe om omfanget av tjenestetilbudet.

Ut i fra allment aksepterte faglige normer synes det som om det er begrensede ressurser ved skolehelsetjenesten m.h.t. antall timer for lege og helsesøster. Det er også begrenset bruk av andre faggrupper som en integrert del av skolehelsetjenesten. Andre aktuelle faggrupper blir bare kontaktet ved behov.

Merknad 3

Skolehelsetjenestens lokaler er bra, men ikke så tilgjengelige for barneskoleelevene, da det er en viss terskel for disse i å oppsøke helsesøster når lokalene er på ungdomsskolen.

Merknad 4.

Det finnes ikke systemer i kommunen som sikrer at utsatte barn og unge blir fanget opp, og det synes som om det er noe tilfeldig hvem som oppdages og hvem som blir tilbudt hjelp.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Evje og Hornnes kommune 31.05.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet er også en del av felles tilsyn som gjelder for hele landet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav og at disse er nedfelt i et internkontrollsystem. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt.
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I Evje og Hornnes kommune er det to barneskoler, en ungdomsskole og en videregående skole. Tilsammen er det ca. 400 elever i grunnskolen og ca. 250 i videregående skole.

Helsesøstertjenesten er tilknyttet skolehelsetjenesten i ca. 17 timer pr. uke. Helsestasjon for ungdom kommer utenom dette. Skolelegen i grunnskolen har 1,5 timer pr. uke, og i videregående skole 1 time pr. uke. Det er ansatt ledende helsesøster i full stilling, sykepleier i halv stilling og kontormedarbeider i halv stilling ved helsestasjon og skolehelsetjenesten tilsammen. Det er to leger tilknyttet skolehelsetjenesten. Den ene er tilknyttet grunnskolen og den andre videregående skole.

Hovedvekten av virksomheten går til rutineundersøkelser og helseveiledning av enkeltelever. De er også noe engasjert i helseopplysning i klassene i ungdomsskolen og den videregående skole. I den videregående skole har helsesøster/skolelege regelmessig kontakt og samarbeid med rådgiver og PP-tjenesten. Andre faggrupper blir trukket inn ved behov. Det er opprettet et tverrfaglig kjerneteam som primært arbeider med å tilrettelegge for enkeltelever, men som også arbeider noe med systemrettede tiltak i forhold til helsefremmende og sykdomsforebyggende oppgaver. Det er helsestasjon for ungdom som benyttes av elever i ungdomsskolen og videregående skolen.

Vårt inntrykk er at skolehelsetjenesten er veldreven. Kommunen har engasjerte og faglig oppdaterte fagfolk ansatt i skolehelsetjenesten, og disse er opptatt av å gjøre en god jobb både m.h.t det faglig innhold og organiseringen av tjenesten. Det er utarbeidet skriftlig IK system for det vesentligste av tjenesten. Andre faggrupper er ikke knyttet direkte til tjenesten, men blir kontaktet ved behov.

Det er avdekket et avvik og to merknader under tilsynet. Kommunen har en overordnet oppgave med å få utarbeidet IK for helsetjenesten innen 1. Januar 2001.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Plan for virksomheten
• Siste årsrapport
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over IK system, herunder beskrivelse av ulike prosedyrer

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Revisjonsvarsel av 06.04. 2000
• Brev fra kommunen med dokumentgrunnlag av 09.05.2000
• Program for tilsynet av 25. 05. 2000

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.2000

Det ble ikke avholdt formøte

Åpningsmøte ble avholdt samme dag som revisjonen, d.v.s. 31.05.2000

Følgende intervjuer ble foretatt:
Konst. Helsesøster Kari Hegland
Led. helsesøster Anette Ljosland Retterholt
Skolelege Brit Høgetveit
Helse- og sosialsjef Åse Grete Gustavsen.
Skolelege Sven Haraldstad ved videregående skole var forhindret i å delta under revisjonen, men er senere blitt intervjuet pr. telefon 12.07.2000
Psykiatrisk sykepleier var også forhindret i å delta i intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
6 helsekort ble gjennomgått.
Detaljert årsplan for arbeidet ved skolehelsetjenesten
Div. informasjonsmateriell til bruk i helseveiledningen i grunn og videregående skole.
Skriftlige samarbeidsrutiner ved tverrfaglig samarbeid. Referat fra disse møtene og fra ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

Systemrevisjonen med skolehelsetjenesten avdekket 1 avvik og 4 merknader. I det følgende vil dette bli beskrevet.

INTERNKONTROLL:

Avvik 1

Under tilsynet ble det verifisert av det ikke er initiert IK- system for helsetjenesten i kommunen. Det er heller ikke konkrete planer om å utarbeide dette. Rådmannen og helse- og sosialsjef har det overordnede ansvar for å utarbeide en plan for dette. Plan for tjenesten er heller ikke oppdatert.

Avviker fra myndighetskrav:

Tilsynslovens § 3, 1. ledd: enhver som yter helsetjeneste skal ha etablert internkontrollsystem (jfr. IK-2482).

Avviket baserer seg på følgende observasjoner:

Skolehelsetjenesten ved ledende helsesøster har utarbeidet IK- system for rutiner og prosedyrer i skolehelsetjenesten. Disse brukes i det daglige og er grundige og bra. Det er imidlertid ikke utarbeidet prosedyrer på samarbeid verken innad i helse- og sosialtjenesten eller med øvrige etater i kommunen.

Kommunens ledelse ved rådmann og helse og sosialsjef har det overordnede ansvar for å få utarbeide plan for IK system for virksomheten. Dette er ikke gjennomført i Evje og Hornnes kommune. Helsestasjon og skolehelsetjenesten har IK system for sin virksomhet, men dette er ikke en del av kommunens helhetlige IK- system.

Merknad 1

Ved utarbeiding av ny plan for skolehelsetjenesten bør flere samarbeidspartnere bli involvert i planarbeidet. Det bør i denne sammenheng vurderes om planen er i tråd med retningslinjene i "Veilederen for helsestasjon og skolehelsetjenesten", og det bør drøftes om tjenesten ivaretar de viktigste oppgavene og vurdere om det er andre tiltak som bør prioriteres og vektlegges. Det bør også vurderes om det er behov for ytterligere kompetanse innen psykisk helsevern for å ivareta behov for tjenester.

Myndighetskrav

-tilsynslovens § 3: plikt til å sørge for at tjenesten utføres i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift. (jfr. IK –33/95)

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Prosedyrene som er utarbeidet er grundige i tråd med allment aksepterte faglige normer. D.v.s. i tråd med hva Helsetilsynets veileder anbefaler. Veilederen anbefaler imidlertid å vektlegge mer generelle forebyggende tiltak og se på driften av tjenesten som helhet. Gjøres de riktige tingene i forhold til de utfordringer som skolehelsetjenesten står overfor, eller bør andre oppgaver prioriteres og vektlegges. Ut ifra den informasjonen vi fikk under tilsynet og det skriftlige materiale som vi har gjennomgått synes det som om dette bør drøftes/arbeides mere med ved utarbeiding av ny plan for tjenesten.

Det er utarbeidet detaljert plan for tjenesten. Denne er imidlertid ikke oppdatert.

Ved revidering bør ulike faggrupper og etater være med i planarbeidet.

M.h.t. faglig oppdatering er det utarbeidet en kompetanseplan for de ansatte i skolehelsetjenesten.

De ansatte får anledning til å dra på kurs i en viss utstrekning. Det er imidlertid behov for utvidet helsesøsterkompetanse og for ytterligere kompetanse innen psykisk helsevern.

SKOLEHELSETJENESTENS OMFANG:

Merknad 2

Skolehelsetjenesten i kommunen fyller lov og forskriftens minimumskrav til bemanning da lovverket ikke sier noe om omfanget av tjenestetilbudet.

Ut i fra allment aksepterte faglige normer synes det som om det er begrensede ressurser ved skolehelsetjenesten m.h.t. antall timer for lege og helsesøster. Det er også begrenset bruk av andre faggrupper som en integrert del av skolehelsetjenesten. Andre aktuelle faggrupper blir bare kontaktet ved behov.

Myndighetskrav

Khl. §1-3 skolehelstjenesten en pliktig tjeneste

Forskrift om skolehelsetjenesten § 2. Alle skoler skal ha skolehelsetjeneste.

Merknaden baseres på følgende observasjon:

Alle skolene i kommunen har skolehelsetjeneste. Helsesøster er tilknyttet skolehelsetjenesten i ca. 17. timer pr. uke, mens skolelegen er tilknyttet 1,5 timer pr. uke i grunnskolen og 1 time i videregående skole.

Elevene får omfattende undersøkelser og individuell helseveiledning utover det "Veilederen" setter som mal. Ledende helsesøster har det administrative ansvaret for tjenesten, og har utarbeidet detaljerte planer og internkontrollsystem for virksomheten. Hun deltar i alle skolehelsetjenestens øvrige oppgaver, og mye av tjenesten står og faller på henne. Dette er sårbart for tjenesten.

Antall legetimer er begrenset. Legetilbudet omfatter legeundersøkelse i samsvar med utarbeidet dataprogram. Legene har lite tid til tverrfaglig samarbeid, og de er heller ikke med i planleggingen av tjenesten verken på lang eller kort sikt.

Det er ikke fysioterapeut tilknyttet skolehelsetjenesten. Barn med behov for fysioterapi blir henvist til fysikalsk institutt. Det er utlyst ny stilling som kommunefysioterapeut, og denne vil bli trukket inn i tjenesten når denne tiltrer stillingen.

Det er en og en halv helsesøsterstilling tilknyttet helsestasjonen. Den ene er uten formell helsesøsterutdanning. Med en befolkning på ca. 3.500 og med en elevmasse på ca. 650 er det liten bemanning i forhold til landsgjennomsnittet som er ca. en helsesøsterstilling pr. 1.500 innbyggere. Selv om kommunen er relativt liten blir ikke behovet for administrasjon tilsvarende mindre. I forbindelse med opptrappingsplan for psykisk helse er helsestasjons-/skolehelsetjeneste viktige satsingsområder. På bakgrunn av disse forhold mener vi dagens helsesøsterbemanningen bør oppjusteres.

UNDERSØKELSE OG VEILEDNING

Merknad 3

Skolehelsetjenestens lokaler er bra, men ikke så tilgjengelige for barneskoleelevene, da det er

en viss terskel for disse i å oppsøke helsesøster når lokalene er på ungdomsskolen.

Myndighetskrav:

Skht.forskriften § 2….. arbeide for å fremme elevenes totale helse og forebygge sykdom skade eller lyte….

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Ved skolehelsetjenesten i Evje og Hornnes gjøres det systematiske helseundersøkelser av elevmassen både av lege og helsesøster i tråd med gjeldende veileder og regelverket for- øvrig. Det gis systematisk helseveiledning, og hjemmene får regelmessig informasjon om skolehelsetjenesten. For barn og ungdom med behov for særskilte tiltak blir alltid hjemmene involvert tidlig i prosessen.

Skolehelsetjenestens lokaler er bra, men ikke så tilgjengelige for barneskoleelever. Da det er en viss terskel for disse i å oppsøke helsesøster når lokalene er på ungdomsskolen.

TILTAK FOR UTSATTE GRUPPER

Merknad 4.

Det finnes ikke systemer i kommunen som sikrer at utsatte barn og unge blir fanget opp, og det synes som om det er noe tilfeldig hvem som oppdages og hvem som blir tilbudt hjelp.

Tiltak for utsatte grupper

Myndighetskrav:

Skht-forskriften § 2, andre ledd: skht. skal i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparatet i samfunnet, arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

Det finnes ikke systemer i kommunen som sikrer at utsatte barn og unge blir fanget opp, og det synes som om det er noe tilfeldig hvem som oppdages og hvem som blir tilbudt hjelp.

Kommunen har etablert et tverrfaglig kjerneteam som drøfter både enkeltelever og saker av mer generelt forebyggende karakter. Det er imidlertid usikkert om bekymringselever i skolen blir meldt til dette teamet, og om barnevernet får melding om utsatte barn.

Samarbeidet innad i kjerneteamet rundt barn og unge med sammensatte problemstillinger fungerer bra. Samarbeidet er formalisert, og det arbeides med barnets beste som overordnet mål. Det er godt samarbeid med PPT og psykiatrisk sykepleier.

Når det er behov for ytterligere kompetanse enn den kommunen innehar er det vanskelig å få til samarbeid med BUP i fylket. Det tar uforholdsmessig lang tid å få time, og det er også manglende samarbeid mellom BUP og kommunen for de elevene som har fått plass. Denne situasjonen har vedvart i mange år, og oppleves som et stort problem.

HELSEOVERVÅKNING:

Merknad 4

Det synes som om kommunens ledelse har begrenset oversikt over helsetilstanden i kommunen basert på objektive undersøkelser.

Merknad fra myndighetskrav:

Khl § 1-4, 2 og 3. Ledd: Kht. Skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen, og de faktorer som kan virke inn på den. Helsetjenesten skal foreslå forebyggende og helsefremmende tiltak og medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre off. organer…

Skht-forskriften § 3, jfr. §2, 2. Ledd. Kommunelege 1 skal ha oversikt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det synes som om kommunens ledelse har begrenset oversikt over helsetilstanden i kommunen basert på objektive undersøkelser. Det er foretatt en rusundersøkelse som gir innblikk i rusomfanget i ungdomsmiljøet, men andre undersøkelser foreligger ikke. Det meste baseres på hvilke inntrykk man har, og ikke på objektivt tallmateriale.

Skolehelsetjenesten har i begrenset omfang deltatt i planarbeid generelt i kommunen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Konst. fylkeslege Ottar Møretrø
Fysioterpikonsulent Anne Kari Thomassen