INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføringen av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Froland sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen
• kommunehelsetjenestens plikt til å ha oversikt av helsetilstanden i befolkningen

Froland kommune har 3 barneskoler, hvorav en barneskole som ligger i kommunens yttergrenser. Det er 729 elever totalt i grunnskolene, hvorav 1 ungdomsskole med 215 elever, 1 videregående skole med ca 300 elever. Tilsynet har omfattet alle grunn –og videregående skoler. Kommunen har ca.5000 innbyggere.

Det er Fylkeslegens vurdering at kommunen har kommet godt i gang med å utvikle internkontroll for helsetjenesten. Froland kommune har skolehelsetjeneste ved alle grunnskolene og i den videregående skolen, og alle elever sikres tilbud om helseundersøkelser og veiledning. Skolehelstjenesten legger opp sin virksomhet etter malen av "Veilederen av helsestasjon- og skolehelsetjenesten". Ved tilsynet ble det ikke gjort noen funn som gir grunnlag for avvik, men vi har to merknader:

Den første merknaden er at kommunen ikke har noe system som sikrer etterlevelse av de oppgaver som ligger i plikten til " å ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne", jfr. kommunehelsetjenesteloven § 1-4, 2. ledd. Denne merknaden må ses i sammenheng med merknad nr 2 som peker på delvis uklarhet med hensyn til hvilket ansvar kommunen mener at helsetjenesten skal ha i helseovervåkingsarbeidet. Det mangler en oversikt over hvilke oppgaver det dreier seg om, og hvem som er ansvarlig for hva. Der er også uklart hvordan kommunen bruker gjennomførte kartlegginger og undersøkelser som ledd i å drive et systematisk forebyggingsarbeid.

For nærmere informasjon om se også kap 5.

Dato: 13.09.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Froland kommune. Den 22.04.2002 ble tilsynsbesøket gjennomført. Endelig rapport ble oversendt til kommunen ved rådmann den 13.09 2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn besluttet at landets fylkesleger skulle gjennomføre med skolehelsetjenesten i 2000. Fylkeslegen skal i henhold til sin plan gjennomføre tilsyn med skolehelsetjenesten i 2 kommuner i 2002.

Formålet med systemrevisjonen var å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ( krav som fremgår av lov og forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Systemrevisjonen i Froland kommune omfattet 4 grunnskoler og 1 videregående skole.

Rapporten beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad de forhold som ble ansett som tilfredsstillende eller positive.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for 2 merknader. Det vises for øvrig til kapittel 2 og kapittel 5 i rapporten.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Froland kommune har ca. 4500 innbyggere, og har relativ store geografiske avstander. Kommunen har 4 grunnskoler med 729 elever, hvorav 1 ungdomsskole med 215 elever og 1 videregående skoler, med ca. 300 elever.

Skolehelsetjenesten er organisert under helse-og sosialetaten, den ledes av ledende helsesøster med helse-og sosialsjefen som sin nærmeste overordnede.

Kommunen har opprettet 2,25 helsesøsterstillinger. Ledende helsesøster har 100% stilling, en helsesøster har 75%, og en sykepleier har 50% stilling.

Det er avsatt 7,5 time pr. uke for legen til arbeid innen skolehelsetjenesten.

Fysioterapeuten arbeider etter oppdrag i forhold til skolehelsetjenesten. Alle 6 åringer tilbys en undersøkelse av bl.a. fysioterapeuten, med oppfølging av de som måtte ha behov for det. Psykiatrisk sykepleier er i dag ikke en del av skolehelsetjenesten, men har et godt samarbeid med skolehelsetjenesten. Psykiatrisk sykepleier er organisert under PLO.

Kommunen har etablert flere samarbeidsfora. Disse består av samarbeidsmøter hver mnd., nettverksmøter hver 6. uke, spesped./sosped team, ansvarsgrupper, og basisteam. Det ble opplyst at det er et nært samarbeid mellom barnevern, PPT, og skolehelsetjenesten.

Det var ikke noe system for hvordan kommunen sikrer seg en oversikt over risikofaktorer og årsakssammenhenger, som et ledd i det forebyggende helsearbeid. Det har vært gjort ulike kartlegninger, men kommunen har ikke sett dette i sammenheng og ikke brukt det i prioriteringene innen det forebyggende helsearbeid.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 18.03.2002.

• Plan for skolehelsetjenesten
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten
• Stillingsbeskrivelser
• Organisasjonskart over helse- og sosialsektoren Froland kommune
• Handlingsplan program for skolehelsetjeneseten.
• Resultatvurdering av programområdene.
• Opplæringsplan
• Kvalitetsprogram for:
• Skolestartundersøkelsen
• Skolehelsetjenesten i 3. 6.8. 9. og 10.klasse
• Skolehelsetjenesten ved videregående skole i grunnklassene, VK1, VK2,
• Vaksinasjonsprosedyrer
• Vaksinebestilling/oppbevaring/kassering
• Vaksinasjon i skolen
• Prosedyre for avvikshåndtering.
• Avviksrapport skjema
• Prosedyre ved mottak og overføring av helsekort.
• Rutine ved klage
• Rutine ved taushetsplikt

Dokumenter som ble framlagt den 22.04.2002, for gjennomsyn var:

• Henvisningsgrunnlag for skolebarn til fysioterapeut
• Oppfølging av 5-åringer etter screening
• Diverse informasjonsfoldere til foreldre/foresatte.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 22.01.02. varsel ble sendt til kommunen v/ rådmann
• 18.03.02 kommunens svar med dokumentasjoner
• 20.03.02 program for tilsynet ble sendt
• 13.09.02 endelig rapport ble sendt kommunen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 22.01.2002 til kommunen v/ rådmann

Åpningsmøte ble avholdt den 22. 04. 2002.

Intervjuer med 6 personer ble foretatt den 22. 04. 2002

Verifikasjoner:
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- 7 helsekort til 1. klassingene ble gjennomgått

Sluttmøte ble avholdt den 22. 04. 2002, der observasjoner som var gjort ble presentert.

Område 1:

Generelt om internkontroll i skolehelsetjenesten

Det skal være skolehelsetjeneste på alle grunnskoler og videregående skoler. Det skal være internkontrollsystem som sørger for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med myndighetskrav. Tjenesten må ha oversikt over de lover og forskrifter som gjelder samt kunnskap om de krav som stilles. Det må være klare ansvars- og organisasjonsforhold.

Froland kommune har kommet godt i gang med å utvikle styringssystem for helsetjenesten, (internkontroll), og det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik, men vi har en merknad.

Merknad 1.

Vi kan ikke se at kommunen har noe system som sikrer oversikt over de oppgaver som ligger i plikten til " å ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne", jfr. kommunehelsetjenesteloven § 1-4, 2. ledd. Det mangler en oversikt over hvilke oppgaver det dreier seg om, og hvem som er ansvarlig for hva. Der er også uklart hvordan kommunen bruker gjennomførte kartlegginger og undersøkelser som ledd i å drive et systematisk forebyggingsarbeid, se for øvrig område 4.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseunderøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Froland sikres.

Det skal være et tilbud om systematisk medisinsk undersøkelse av alle skoleelever. Det skal også være et tilbud om individuell helseveiledning. Det skal være et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik eller merknader.

Dette baseres på følgende observasjoner:

• Alle grunn- og videregående skoler har tilbud om skolehelsetjeneste.
• Alle som ble intervjuet kjente godt til "Veilederen" og brukte den som faglig retningslinje.
• Det finnes en plan for skolehelsetjenesten.
• Fysioterapeuten har systematiske undersøkelser av alle førskolebarn, sammen med lege og helsesøster, med oppfølging av de som trenger det. Dette blir dokumentert i journal til den enkelte elev.
• Psykiatrisk sykepleier er samarbeidspartner til skolehelsetjenesten.
• Foreldrene/foresatte får informasjonsskriv ang. undersøkelser/vaksinasjoner.
• Det finnes en opplæringsplan.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper.

Det skal etableres tverretatlig/faglig samarbeid for å hjelpe elever med sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk eller sosial art. Det skal være et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever.

Det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik eller merknader.

Dette baseres på følgende observasjoner:

Det er etablert samarbeidsmøter

• Det er etablert nettverksgrupper med helsesøster, PPT, psykiatrisk sykepleier, sosiallærer/rektor som møtes 1 gang pr.mnd.
• Spes ped/sos.ped team, med representanter fra helsesøster, fysioterapeut, sosialpedagog og spesialpedagog som møtes hver 6.uke.
• Ansvarsgrupper er etablert etter behov.

Område 4:

Helseovervåking

Skolehelsetjenesten skal ha iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet, ikke minst i forhold til psykososiale problemer kan det være aktuelt å gripe tak i f. eks. mobbing, omsorgssvikt, rus, spiseforstyrrelser og miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko. Skolehelsetjenesten skal formidle kunnskap til skolen om helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet. Fylkeslegens vurdering er at slike undersøkelser/kartlegginger er nødvendige for å sikre rett prioritering, og at skolehelsetjenesten ikke er komplett dersom dette forsømmes.

Det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik, men vi har en merknad.

Merknad 1

Kommunen har iverksatt flere positive tiltak ved at det er gjennomført ungdomsundersøkelse, ruskartlegging og det er etablert kriseteam. Etter vår vurdering er det likevel noe uklarhet om hvilket ansvar kommunen mener at helsetjenesten skal ha i helseovervåkingsarbeidet. Det er uklarheter om hvilke oppgaver det dreier seg om, og hvem som er ansvarlig for hva. Der er også uklart hvordan kommunen bruker gjennomførte kartlegginger og undersøkelser som ledd i å drive et systematisk forebyggingsarbeid.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Froland kommune:

Fra fylkeslegen deltok:
Revisjonsleder / rådgiver Anne – Ragnhild Vestøl
Revisor / seniorrådgiver Inge V. Bakken