INNHOLD

Sammendrag

Det ble gjennomført en felles systemrevisjon av kommunene Gjerstad, Risør og Vegårshei. Det utarbeides en rapport for hver kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det revidert området. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• I hvilken grad har kommunen etablert et styringssystem (internkontroll) for å sikre at forskriftens bestemmelser etterleves?
• I hvilken grad er skoler og barnehager som omfattes av forskriftens bestemmelser godkjent, jfr. forskriften § 6, (frist fastsatt i forskriften er 31.12.98) ?
• I hvilken grad fører kommunen et systematisk tilsyn med at skolene og barnehagene etterlever forskriftens krav, jfr forskriften § 25?

Det er ikke konstatert noen avvik fra myndighetskravene, men fylkeslegen har påpekt tre merknader.

Dato: 05.04.01

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerstad kommune den 15.03.01. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen har 6 godkjenningspliktige virksomheter, 3 skoler og 3 barnehager. Kommunelege 1 er delegert godkjenningsmyndighet. Alle virksomheter er godkjente, men på vilkår av at nærmere presiserte forhold rettes innen bestemte frister.

Kommunene Gjerstad, Vegårshei og Risør har for tiden samme kommunelege 1.

Regelverk:

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Revisjonsvarsel datert 06.02.01
• Revisjonsplan datert 02.03.01
• Oversikt over godkjenningsprosessen
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Godkjenningsdokumentene
• Sjekklister for godkjenning
• Oversikt over skoler og barnehager

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Åpningsmøte ble avholdt: 15.03.01
Sluttmøte ble avholdt: 23.03.01
Intervjuer
3 personer ble intervjuet, se pkt.6

Verifikasjoner
Godkjenningsdokumentene ble gjennomgått.
- Det ble bedt om at eventuelle skriftlige prosedyrer for godkjennings –og tilsynsarbeidet ble fremlagt.
- Det ble videre bedt om en tilsynsplan.

Område 1

Kommunens styringssystem, (internkontroll, jfr tilsynsloven § 3), for å sikre etterlevelse av kravene i forskriften om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Det ble ikke funnet noe avvik på dette området.

Fylkeslegen har likevel følgende merknader:

• Helse og sosialsjefens tildelte rolle som linjeleder vedrørende mhv er til dels uklar.
• Kommunelege 1 sitt brev av 16.11.00 gjengir gangen i prosessen med godkjenning og tilsyn, men det er ikke laget noen prosedyre for å sikre god framtidig styring på kommunehelsetjenesten oppgaver etter forskriften. Vi anbefaler at slik prosedyre inngår i kommunens ik – system.
• Vedtak om godkjenning er enkeltvedtak etter forvaltningslovens regler, der opplysning om klageadgang er sentral.

Område 2.

I hvilken grad er skoler og barnehager som omfattes av forskriftens bestemmelser godkjent, jfr. forskriften § 6, (frist fastsatt i forskriften er 31.12.98) ?

Det ble ikke funnet noe avvik på dette området.

Fylkeslegen har likevel følgende merknad:

• Forskriftens § 26 gir en kun en avgrenset adgang til å dispensere fra kravene, og det er ikke adgang til å dispensere fra krav som utgjør en hovedintensjon med forskriften. Ved godkjenningen har man tøyet grensen for å gi dispensasjon langt.

Område 3.

I hvilken grad fører kommunen et systematisk tilsyn med at skolene og barnehagene etterlever forskriftens krav, jfr forskriften § 25?

Det ble ikke funnet noe avvik på dette området.

Fylkeslegen har likevel følgende merknad:

• Det bør lages en prosedyre som klarere skisserer framdriftsplanen for tilsyn, og hvordan tilsynet skal gjennomføres.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Inge Valentin Bakken (revisjonsleder)
Rådgiver Anne-Kari Tommassen (revisor)
Kst. Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen (revisor)