INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det revidert området. Systemrevisjonen omfattet følgende område: Kommunens håndtering av internkontrollplikten jfr. tilsynslovens §3 , dog begrenset til den del av helsetjenesten som omfatter kommunens system for å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens §§ 6 og 25 .

Fylkeslegen har konstatert tre avvik, og det gis en merknad. Det første avviket er at kommunen ikke har påsett at det er etablert et internkontrollsystem som ivaretar plikten til å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens bestemmelser. Avvik nummer to består i at kommunen ikke har godkjent virksomheter som er godkjenningspliktige etter forskriftens §2. Det siste avviket er at kommunen ikke fører tilsyn med at forskriften overholdes. I tillegg vil Fylkeslegen anmerke at kommunen bør lage skriftlige rutiner for å sikre at kommunelegens begrunnelse og tilråding alltid følger saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern.

Dato: 15.11.99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

Den del av Grimstad kommunes helsetjeneste som består i godkjenning og tilsyn av virksomheter som faller inn under § 2 i forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

For øvrig er det slik at kommunens aktivitet på det reviderte området har vært lav. Dette har, etter den forklaringen Fylkeslegen har fått, sammenheng med at kommunelege 1 har vært fraværende mer eller mindre siden august 1996. Kommunelege 2 har fungert, men når det gjelder oppgavene med miljørettet helsevern har det vært uklart hvordan dette skulle håndteres. Helsesøster har ikke hatt noen klar definert oppgave på området. Det er imidlertid slik at kommunen for kort tid siden har fått ny kommunelege 1/helsesjef, og det er grunn til å tro at innsatsen på dette til nå noe forsømte området vil bli intensivert.

Regelverk:

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Årsmelding for helsetjenesten
• Økonomiplan 1999-2011
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Plan for skolehelsetjenesten datert 1995.
• Godkjenning av Eide barnehage datert 22.01.99
• Sjekklister for godkjenning
• Oversikt over skoler og barnehager
• Berv fra kommunelege Johannessen til rådmannen vedrørende forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager datert 12.06.96
• Internt notat til skolesjefen fra kommunelege Johannessen datert 19.12.97 vedrørende om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• Revisjonsvarsel datert 10.08.99
• Revisjonsplan datert 28.09.99

Åpningsmøte ble avholdt: 29.10.99

Sluttmøte ble avholdt: 29.10.99

Intervjuer

3 personer ble intervjuet, se pkt.6

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Godkjenningsdokumentene ble gjennomgått. Det ble bedt om at det aktuelle regelverk som ligger til grunn for godkjenning og tilsyn ble fremlagt. Det ble bedt om at eventuelle skriftlige prosedyrer for godkjennings –og tilsynsarbeidet ble fremlagt, men dette fantes ikke. Det ble videre bedt om en tilsynsplan, men denne manglet.

Revisjonen ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det finnes ingen delegasjon som spesifikt omtaler ansvarsforholdene vedrørende kommunens plikter på området godkjenning og tilsyn av godkjenningspliktige virksomheter.
• Delegasjon fra kommunestyret til rådmann omfatter all myndighet vedrørende kommunehelsetjenestelovern kap 4a. Også myndighet som ikke kan delegeres, se § 4a-3, syns å være delegert. Den samme vide og generelt utformede delegasjon er også brukt i delegasjonsdokumentet fra rådmann til helse –og sosialsjef og videre til kommunelege 1.
• Det mangler et system som sikrer at uttalelser fra medisinsk faglig rådgiver alltid følger med saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern. Avdelingen får rutinemessig innsyn i aktuelle plansaker, men det er ikke et system som sikrer at kommunelegen får aktuelle saker. (Den ene godkjenningen som foreligger har ikke vært vurdert av kommunelegen).
• Kommunen mangler et system som sikrer at aktuelt regelverk på forskriftens område er tilgjengelig for de som utfører godkjennings –og tilsynsarbeidet.
• Det foreligger kun dokumentasjon på at en av de godkjenningspliktige virksomhetene er godkjent, og dette er ikke en godkjenning der virksomheten er systematisk vurdert opp mot kravene i forskriftens kap 3 .
• Det er ingen skriftlige rutiner for godkjenningsprosessen, og det er heller ikke beskrevet andre rutiner for dette.
• Det er ikke foretatt noen tilsyn etter forskriftens bestemmelser.
• Det finnes ingen tilsynsplan.
• Det finnes ingen tilsynsrapporter.

Avvik 1.

Kommunen har ikke påsett at det er etablert et internkontrollsystem som ivaretar plikten til å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. §§ 6 og 25, jfr. lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven) § 3.

Avviket baseres på følgende observasjoner:

• Det er ikke beskrevet noe skriftlig eller muntlig system for tilsyn og godkjenning etter forskriften.
• Kommunen mangler et system som sikrer at aktuelt regelverk på forskriftens område er tilgjengelig for de som utfører godkjennings –og tilsynsarbeidet. (Hverken kommunelegen eller ledende helsesøster hadde en samlet oversikt over slikt regelverk).
• Delegasjon fra kommunestyret til rådmann omfatter all myndighet vedrørende kommunehelsetjenesteloven kap 4a. Også myndighet som ikke kan delegeres, se § 4a-3, syns å være delegert. Den samme vide og generelt utformede delegasjon er også brukt i delegasjonsdokumentet fra rådmann til helse –og sosialsjef og videre til kommunelege 1.
• Det finnes ingen delegasjon som spesifikt omtaler ansvarsforholdene vedrørende kommunens plikter på området godkjenning og tilsyn av godkjenningspliktige virksomheter.

Avvik 2

Kommunen har ikke godkjent virksomheter som er godkjenningspliktige etter forskriftens §2.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. jfr § 6.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Ingen virksomheter er godkjente på bakgrunn av en systematisk vurdering i henhold til forskriftens krav jfr. kap 3. (Vi har fått forelagt en godkjenning, men denne er ikke vurdert ut fra de kriterier som forskriften setter).

Avvik 3

Kommunen fører ikke tilsyn med at forskriften overholdes.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens helsetjeneste fører ikke tilsyn med godkjenningspliktige virksomheter.
• Det finnes ingen tilsynsplan som viser hvordan kommunen fortløpende skal følge opp virksomhetene.
• Det finnes ingen tilsynsrapporter eller annen dokumentasjon på at tilsyn gjøres.

Merknad 1

Helseavdelingen får kopi av alle planer, men den interne distribusjon kan være noe tilfeldig. Det bør derfor utarbeides skriftlige prosedyrer for å sikre at medisinsk faglig rådgiver alltid får saker om miljørettet helsevern til uttalelse, og at disse uttalelsene følger saken i den videre behandling. (Den ene godkjenningssaken som er framlagt var ikke vurdert av kommunelegen).

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Rådgiver Inge Valentin Bakken (revisjonsleder)
Fylkessykepleier Anne Ragnhild Vestøl (revisor)