INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføringen av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Grimstad sikres
• skolehelsetjensestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen
• kommunehelsetjenestens plikt til å ha oversikt av helsetilstanden i befolkningen

Grimstad kommune har 9 grunnskoler med 2654 elever og 4 videregående skoler med ca 620 elever, og et innbyggertall på ca. 18100. Kommunen har 6,25 helsesøsterstillinger.

Skolehelsetjenesten i grunnskolen i Grimstad kan i realiteten ikke tilby de 2654 elevene noen helsetjeneste i dag. Ved systemrevisjonen ble det gjort funn som ga grunnlag for 5 avvik.

Avvik:

1. Skolehelsetjenesten mangler et fungerende internkontrollsystem, som ledd i å sikre faglig forsvarlig tjenester.
2. Undersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten ved de 9 grunnskolene i kommunen utføres ikke i samsvar med anbefalinger gitt i Veilederen (IK – 2617) som gir en angivelse av den faglige standard i bl. a. skolehelsetjenesten.
3. Det er ikke i noen av kommunens grunnskoler tilfredsstillende lokaler og utstyr for skolehelsetjenesten.
4. Oppgaver som skolehelsetjenesten er forutsatt å skulle ivareta overfor utsatte grupper blir ikke ivaretatt.
5. Kommunen mangler system for innhenting av helsedata for barn og unge. Helsetjenestens samlede kunnskap om barn og unges helsetilstand blir ikke systematisert og tatt med i overordnede planarbeid.

Fylkeslegen fant ingen merknader under dette tilsynet.

Dato: 12.10. 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Grimstad kommune i perioden 28.05.2001 da varsel om tilsyn ble sendt til kommunen ved rådmannen. Den 07.09.2001 ble tilsynsbesøket gjennomført. Endelig rapport ble oversendt til kommunen ved rådmann den 12.10. 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn besluttet at landets fylkesleger skulle gjennomføre med skolehelsetjenesten. Fylkeslegen i Aust – Agder skal i henhold til sin tilsynsplan for 2001 gjennomføre tilsyn med totalt 4 kommuner innenfor skolehelsetjenesten.

Fylkeslegen mottok brev fra Grimstad kommune den 28.08.00, hvor de meldte fra om konsekvensene for skolehelsetjenesten på grunn av bemanningssituasjonen. Fylkeslegen fulgte dette opp med et kommunemøte.

Formålet med systemrevisjonen var å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ( krav som fremgår av lov og forskrift) gjennom sin internkontroll, samt å undersøke hvorvidt de i brev av 28.08.00 påpekte forhold var rettet opp. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Systemrevisjonen i Grimstad kommune omfattet grunnskolene og videregående skoler. Ved revisjonen ble det ikke foretatt befaring i skolehelsetjenestens lokaler.

Rapporten beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad de forhold som ble ansett tilfredsstillende eller positivt.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for 5 avvik og 0 merknader. Viser for øvrig til kapittel 2 og kapittel 5 i rapporten.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Grimstad kommune har ca.18100 innbyggere. Skolehelsetjenesten er organisatorisk underlagt helseseksjonen i kommunen. Kommuneoverlegen er leder for helseseksjonen og igjen ansvarlig overfor helse –og sosialsjefen. Kommunen har 9 grunnskoler med 2654 elever og 4 videregående skoler, med ca.620 elever. Kommunen har etablert helsestasjon for ungdom.

"Grimstad kommunes helsesøstertjeneste sliter med et betydelig sprik mellom de oppgaver Statens helsetilsyn som fagmyndighet anviser for tjenesten gjennom sin veileder fra 1998, og hva det med aktuell bemanning er mulig å gjøre. Dette spriket er til 3.5 helsesøsterårsverk. Med den konsekvens at kommunen står uten skolehelsesøstertjenste og med betydelig redusert tilbud på helsestasjonen ", fremkommer det blant annet av møteprotokollen Saknr. 015/01 fra Helse – og sosialutvalget av 15.05.01.

Grimstad kommunes helsetilbud til barn og unge i videregåendeskole er en halv helsesøsterstilling som skal dekke 4 videregående skoler og helsestasjon for ungdom. I grunnskolen gis det kun tilbud om helsekontroll til alle barn før skolestart, samt tilbud om de ordinære vaksinasjonsprogrammet for barn og unge. Fysioterapeuten utøver sin tjeneste i samarbeid med pedagogisk personell, og deltar i tverrfaglige grupper omkring enkeltelever. Av de 6,25 helsesøsterstillingene er det en helsesøster med videreutdanning i psykisk helsearbeid.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 03.08.2001, mottatt den 06.08.2001:

• Organisasjonskart over helseseksjonen i kommunen
• Navn på helsepersonell som er tilknyttet skolehelsetjenesten
• Skolehelsetjenestens mål og regelverk
• Plan av 15.05.2001 for implementering av veilederen
• Årsmelding 2000.
• Sak HS-017/01 fra Helse –og sosialutvalget av 12.06.01
• Sak KS –047/01 Kommunestyret av 25.06.01

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 28.05.01 varsel ble sendt til kommunen v/ rådmann
• 06.08.01 kommunens svar med dokumentasjoner
• 12.10.01 endelig rapport ble sendt kommunen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 28. 05. 2001 til kommunen v/ rådmann

Formøte ble ikke holdt ved denne revisjonen

Åpningsmøte ble avholdt den 07. 09. 2001

Intervjuer med 5 personer ble foretatt den 07. 09. 2001.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- informasjonsbrosjyrer til foresatte ang. vaksinasjoner.

Sluttmøte ble avholdt den 07. 09. 2001, der observasjoner som var gjort ble presentert.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten, og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemet.

Avvik 1

• Skolehelsetjenesten mangler et fungerende internkontrollsystem, som ledd i å sikre faglig forsvarlig tjenester.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3, 1. ledd. Enhver som yter helsetjeneste skal ha etablert internkontrollsystem.
• Kommunehelsetjenesten § 6 –3 ,om faglig virksomhet, og khl § 6 –2, om etter og videreutdanning.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ingen vedtatte, forpliktende fremdriftsplaner for ivaretakelse av skolehelsetjenesten.
• Kommunen har ingen forpliktende plan for etablering av internkontrollsystemet. Fysioterapitjenesten i skolehelsetjenesten har etablert internkontrollsystem innen sin virksomhet.
• Det foreligger ikke noe system for avviksbehandling.
• Helsesøstrene har etablert arbeidsgruppe, som skal arbeide med prosedyrer.
• Det fantes ingen forpliktende opplæringsplan for skolehelsetjenesten.
• Kommunen har laget en plan for implementering av Veilederen for helsestasjons –og skolehelsetjeneseten, men det finnes ingen kommunalt godkjent plan for når denne skal iverksettes.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Grimstad sikres.

Avvik 1

• Undersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten ved de 9 grunnskolene i kommunen utføres ikke i samsvar med anbefalinger gitt i Veilederen (IK – 2617) som gir en angivelse av den faglige standard i bl.a. skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11. 82, nr.66, § 6-3, omhandler krav til kommunen om at tjenester i henhold til bl.a. § 1-3, første ledd, nr 1 skal utføres på faglig forsvarlig måte, samt Sosialdepartementet forskrift av 23. 11. 83, nr.1776, §§ 2 og 3. Veilederen for helsestasjons og skolehelsetjenesten (IK 2617,jfr. IK – 2611) konkretiserer og utdyper hva forsvarlighetskravet i skolehelsetjenesten innebærer.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Skolehelsetjenesten er ikke bemannet med helsesøster eller lege ved de 9 grunnskolene.
• Det opplyses og bekreftes at det kun gis helseundersøkelse før skolestart og tilbud om vaksinasjon i grunnskolen.
• Fysioterapeut deltar i faglige grupper omkring enkeltelever og utøver sin tjeneste kun i samarbeid med pedagogisk personell.
• Utover nevnte tiltak er skolehelsetjenesten fraværende i grunnskolen.
• Skolehelsetjenesten i de 4 videregående skoler, samt helsestasjon for ungdom dekkes av ½ helsesøsterstilling.

Avvik 2

• Det er ikke i noen av kommunens grunnskoler tilfredsstillende lokaler og utstyr for skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav.

• Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11. 83, nr 1776 § 6, som omtaler at kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Manglende tilgang på lokaler og utstyr, innenfor skolehelsetjenestens behov på samtlige skoler.
• Lokalene er dårlig lydisolert.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen.

Avvik 1

• Oppgaver som skolehelsetjenesten er forutsatt å skulle ivareta overfor utsatte grupper blir ikke ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. 11. 82, nr. 66 § 6-3, første ledd om krav til faglig forsvarlig virksomhet og Sosialdepartementets forskrift av 23.11. 83, nr 1776, § § 2 , 2.ledd, hvor det framgår at skolehelsetjenesten skal i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet, arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevenes situasjon. Jfr.§3 som bl.a. konkretiserer oppgaver skolehelsetjenesten skal ivareta i denne forbindelse.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Grunnskolene i kommunen er ikke bemannet slik at de lovpålagte oppgavene innen skolehelsetjenesten, som bl.a. tverrfaglig og tverretatlig samarbeid kan ivaretas.
• Fysioterapeuten i skolehelsetjenesten foretar screening av skolebarn både i forbindelse med førskoleundersøkelse og i tilknytning til skolestart. Bortsett fra dette finnes ingen skolehelsetjeneste som ved veiledning og undersøkelser på en systematisk måte sikrer at elever med spesielle behov blir identifisert tidlig.
• Skolehelsetjenesten i grunnskolen kan ikke involveres aktivt for råd og veiledning ved integrering av elever med kronisk sykdom og funksjonshemning. Fysioterpitjenesten er med i råd og veiledning, men har ingen samarbeidspartner i skolehelsetjenesten for øvrig.

Område 4

Kommunehelsetjenestens plikt til å ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen.

Avvik 1

• Kommunen mangler system for innhenting av helsedata for barn og unge. Helsetjenestens samlede kunnskap om barn og unges helse blir ikke systematisert og tatt med i overordnet planarbeid.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-4 hvor det bl.a. fremkommer at kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foretas nå ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger / erfaringer kommunen har som gir en samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og miljøfaktorer som er eller kan være en risiko.
• Det opplyses at skolehelsetjenesten spesielt og kommunen generelt ikke har kunnskap om elevenes helseproblemer og hvilke risikofaktorer som foreligger.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Grimstad Kommune:

Fra fylkeslegen deltok:
Revisjonsleder / fylkessykepleier Anne – Ragnhild Vestøl
Revisor / konst. fylkeslege Anne – Sofie Syvertsen
Revisor / ass. fylkeslege Torunn Haabrekke Starheim