INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Det er kommunens håndtering av internkontrollplikten etter tilsynslovens §3 som er revidert, dog begrenset til den del av helsetjenesten som omfatter kommunens system for å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens §§ 6 og 25. I Tvedestrand kommune var oppgavene med godkjenning utført av ledende helsesøster og kommunelege 1.

Det er konstatert tre avvik og en merknad. Det første avviket er at kommunen ikke har påsett at det er etablert et internkontrollsystem som ivaretar plikten til å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens bestemmelser. Avvik nummer to består i at kommunen ikke fører tilsyn med at forskriften overholdes, og det siste avviket er at kommunelegens begrunnelse og tilråding ikke alltid følger saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern.

I tillegg til dette bemerket Fylkeslegen at svært mange av institusjonene er godkjente på vilkår, selv om det etter forskriften bare er en snever adgang til å dispensere fra forskriftens bestemmelser. Etter Fylkeslegens vurdering, nærmer man seg her grensen for lovlig bruk av vilkår fordi slike vilkår kun kan brukes i særskilte tilfeller, og ikke for en større del av forskriften samlet. Det som kan forsvare kommunens praksis , er at fristen som virksomhetene har fått til å etterkomme vilkårene er knapp. Fylkeslegen forventer derfor at kommunen legger til rette for at institusjonene i tiden fremover kan følges opp, slik at virksomhetene overholder forskriftens bestemmelser. Dette arbeidet må ses på som en del av det tilsynet som kommunen må etablere.

Når det gjelder Risøya folkehøyskole, er dette en institusjon som ikke omfattes av lov om videregående opplæring, og vil derfor strengt tatt ikke omfattes av forskriften.

Dato: 12.12.99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

Den del av Tvedestrand kommunes helsetjeneste som består i godkjenning og tilsyn av virksomheter som faller inn under § 2 i forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Årsmelding for helsetjenesten
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Søknadsskjema for godkjenning
• Kopi av referatsak til kommunestyret om godkjenning av skoler og barnehager
• Revisjonsvarsel datert 10.08.99
• Revisjonsplan datert 21.10.99
• Muntlig avtale om formøte som ble avholdt 21.10.99

Formøte ble avholdt: 21.10.99

Åpningsmøte ble avholdt: 05.10.99

Sluttmøte ble avholdt: 05.10.99

Intervjuer
3 personer ble intervjuet, se pkt.6

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Samtlige godkjenningsdokumenter ble fremlagt, og vi tok 7 stikkprøver uten at vi fant noe å bemerke til disse, se dog merknad nr 1. Det ble bedt om at det aktuelle regelverk som ligger til grunn for godkjenning og tilsyn ble fremlagt. Dette var til dels mangelfullt. Det ble bedt om at eventuelle skriftlige prosedyrer for godkjennings– og tilsynsarbeidet ble fremlagt, men dette fantes ikke. Det ble videre bedt om en tilsynsplan, men denne manglet.

Revisjonen ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det mangler en skriftlig delegasjon fra administrasjonsjefen til kommunelege 1 som er kommunenes medisinsk faglige rådgiver (MFR). Eksisterende delegasjonsreglementet er av eldre dato, og er generelt utformet som en delegasjon fra kommunestyret til medisinsk faglig ansvarlig lege (denne betegnelse på kommunelegen finnes ikke lenger) etter kommunehelsetjenesteloven (khl) §4 a-3, 1. ledd.
• Det finnes ingen delegasjon som spesifikt omtaler ansvarsforholdene vedrørende kommunens plikter på området godkjenning og tilsyn av godkjenningspliktige virksomheter.
• Det mangler et system som sikrer at uttalelser fra MFR alltid følger med saken når med kommunen behandler saker om miljørettet helsevern.
• Kommunen mangler et system som sikrer at aktuelt regelverk på forskriftens område er tilgjengelig for de som utfører godkjennings –og tilsynsarbeidet.
• Det fremgår ikke klart hvem som har det overordnede koordineringsansvaret for at internkontrollplikten etterleves.
• Stillingsbeskrivelsene for kommunelege 1 og ledende helsesøster er ikke oppdaterte i forhold til fagområdet miljørettet helsevern.
• Det er ingen skriftlige rutiner for godkjenningsprosessen.
• Det mangler et system for hvordan administrative –og politiske organ skal informeres om status og fremdrift vedrørende godkjenning og tilsyn etter forskriftens bestemmelser (§§6 og 25).
• Det er ikke beskrevet noe system for å fange opp planer for endringer og utvidelser av godkjenningspliktige institusjoner.
• Det er en uklar oppfatning av hvor tilsynsansvaret er plassert.
• Det finnes ingen tilsynsplan.
• Det finnes ingen tilsynsrapporter.
• Ressurssituasjonen for helsesøster som har alt det praktiske arbeidet med tilsyn og godkjenning oppleves som alt for knapp, jfr. også årsrapport signert mars 1999 der det ytres sterk bekymring for forsvarligheten i helsesøstertjenesten. <
• Det er ingen administrative føringer for arbeidsfordelingen mellom kommunelege 1 og ledende helsesøster når det gjelder oppgavefordelingen på dette feltet.

Avvik 1.

Kommunen har ikke påsett at det er etablert et internkontrollsystem som ivaretar plikten til å godkjenne og å føre tilsyn etter forskriftens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. §§ 6 og 25, jfr. lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven) § 3.

Avviket baseres på følgende observasjoner:

• Det er ikke noe delegasjonsvedtak fra administrasjonssjefen der ansvarsplasseringen for godkjenning og tilsyn etter forskriften er vurdert. Eksisterende delegasjonsreglementet er av eldre dato, og er generelt utformet som en delegasjon fra kommunestyret til medisinsk faglig ansvarlig lege (denne betegnelse på kommunelegen finnes ikke lenger) etter kommunehelsetjenesteloven (khl) §4 a-3, 1. ledd.
• Kommunen mangler et system som sikrer at aktuelt regelverk på forskriftens område er tilgjengelig for de som utfører godkjennings –og tilsynsarbeidet. Slik oppdatering anses som en del av yrkesutøverens selvstendige ansvar, men ved verifikasjon viste det seg at en del relevant regelverk ikke var kjent og fantes tilgjengelig.
• Det fremgår ikke klart hvem som har det overordnede koordineringsansvaret for at internkontrollplikten etterleves.
• Stillingsbeskrivelsene for kommunelege 1 og ledende helsesøster er ikke oppdaterte i forhold til fagområdet miljørettet helsevern.
• Det er ingen skriftlige rutiner for hvordan godkjenning og tilsyn skal gjennomføres.
• Det er ikke noe system for hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn skal følges opp og behandles i administrative –og politiske organ.
• Det er ikke beskrevet noe system for å fange opp planer for endringer og utvidelser av godkjenningspliktige institusjoner.
• Det er en uklar oppfatning av hvor tilsynsansvaret er plassert.
• Det finnes ingen tilsynsplan som viser hvordan kommunen fortløpende skal følge opp virksomhetene.
• Det finnes ingen tilsynsrapporter.
• Det er ingen administrative føringer for arbeidsfordelingen mellom kommunelege 1 og ledende helsesøster når det gjelder oppgavefordeling i forbindelse med kommunens godkjenning og tilsyn.
• Ressurssituasjonen for ledende helsesøster som har alt det praktiske arbeidet med tilsyn og godkjenning, oppleves som alt for knapp, jfr. også årsrapport signert mars 1999 der det ytres sterk bekymring for forsvarligheten i helsesøstertjenesten.

Avvik 2

Kommunen fører ikke tilsyn med at forskriften overholdes.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke noe delegasjonsvedtak fra administrasjonssjefen der ansvarsplasseringen for tilsyn etter forskriften er vurdert.
• Det er en uklar oppfatning av hvor tilsynsansvaret er plassert.
• Det finnes ingen tilsynsplan som viser hvordan kommunen fortløpende skal følge opp virksomhetene.
• Det finnes ingen tilsynsrapporter .

Avvik 3

Kommunelegens begrunnelse og tilråding følger ikke alltid saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern.

Avvik fra lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) § 3-4, 3. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom at det er tilfeldig om saker vedrørende miljørettet helsevern fremlegges for kommunens MFR, og om hans tilråding alltid følger saken.
• Det var ingen skriftlig prosedyre for dette.

Merknad 1.

Svært mange av institusjonene er godkjente på vilkår. Etter forskriftens § 26, er det en snever adgang til å dispensere fra forskriftens bestemmelser. Bestemmelsen skal kun brukes i særskilte tilfeller, og ikke for større del av forskriften samlet. Når det gjelder den praksis som kommunen har valgt for godkjenning, har alle institusjoner blitt godkjente, men med en til dels utstrakt bruk av vilkår.

Etter Fylkeslegens vurdering, nærmer man seg her grensen for lovlig bruk av vilkår. Det skal som sagt kun brukes i særskilte tilfeller, og ikke for større del av forskriften samlet. Det som kan forsvare kommunens praksis , er at fristen som virksomhetene har fått til å etterkomme vilkårene er knapp. Fylkeslegen forventer derfor at det legges til rette for at institusjonene vil bli følget opp i tiden fremover. Dette arbeidet må ses på som en del av det tilsynet som kommunen må etablere.

Når det gjelder Risøya folkehøyskole, er dette en institusjon som ikke omfattes av lov om videregående opplæring, og vil derfor strengt tatt ikke omfattes av forskriften.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Rådgiver Inge Valentin Bakken (revisjonsleder)
Fylkessykepleier Anne Ragnhild Vestøl (revisor)