INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføringen av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Tvedestrand sikres
• skolehelsetjensestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen
• kommunehelsetjenestens plikt til å ha oversikt av helsetilstanden i befolkningen

Tvedestrand kommune har 6 barneskoler med 581 elever, 1 ungdomsskole med 252 elever, 2 videregående skoler med ca 324 elever. Tilsynet har omfattet alle grunn –og videregående skoler. Innbyggertall i kommunen er på 5935. Det er opprettet 2,15 helsesøsterstillinger, som er besatt av personell med helsesøterutdanning. Stillingsdelen på 2.15 skal dekke skolehelsetjenesten, helsestasjonsvirksomheten og ledende helsesøsterstilling. Av dette arbeider helsesøster 0,6 stilling innenfor skolehelsetjenesten. I tillegg er det opprettet en 50 % engasjement stilling. Fysioterapeut er 50% engasjert i grunnskolene. Skolelegen arbeider 7 ½ time i skolene.

Videregående skole har ikke fungerende skolehelsetjeneste i tråd med "Veilederen for helsestasjon og skolehelsetjeneste", som er veiledende for virksomheten.

Administrasjonen ønsker å styrke helsesøstertjenesten, men det er først i 2004 budsjettert for ½ helsesøsterstilling.

Ved systemrevisjonen ble det gjort følgende observasjoner:

• Kommunen og skolehelsetjenesten mangler internkontrollsystem for virksomheten, og har heller ikke plan for utarbeidelse av slikt.
• Kommunen mangler tilstedeværende helsesøster i de vidergående skolene, som kan gi et regelmessig skolehelsetjeneste tilbud med faste åpningstider.
• Holt videregående skole har ikke noen form for skolehelsetjeneste tilbud.
• Kommunen har manglende tilgang på tilfredsstillende lokaler og utstyr innenfor skolehelsetjenesten ved alle grunn – og videregående skoler, bortsett fra Tvedestrand barneskole.
• Det foretas nå ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer kommunen har som gir en samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og miljøfaktorer som er eller kan være en risiko.
• I plan for skolehelsetjenesten i Tvedestrand kommune 1997 – 2001, er det skissert ulike generelle problemområder hos barn og unge.

Dette ga grunnlag for 3 avvik og 1 merknad.

Dato: 12.12. 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Tvedestrand kommune. Den 20.11.2001 ble tilsynsbesøket gjennomført. Endelig rapport ble oversendt til kommunen ved rådmann den 10. 01. 2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn besluttet at landets fylkesleger skulle gjennomføre med skolehelsetjenesten i år 2000. Fylkeslegen i Aust – Agder har i henhold til sin tilsynsplan for 2001 gjennomført tilsyn med totalt 4 kommuner innenfor skolehelsetjenesten.

Formålet med systemrevisjonen var å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ( krav som fremgår av lov og forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Systemrevisjonen i Tvedestrand kommune omfattet grunnskolene og videregående skoler.

Rapporten beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad de forhold som ble ansett som tilfredsstillende eller positive.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for 3 avvik og 1 merknad. Viser for øvrig til kapittel 2 og kapittel 5 i rapporten.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Tvedestrand kommune har 5935 innbyggere. Kommunen har 7 grunnskoler med 833 elever og 2 videregående skoler, med ca. 324 elever.

Skolehelsetjenesten er organisert under helse, og har kontorsjefen som sin nærmeste overordnede. Kontorsjefen er i stabsfunksjon ved rådmannskontoret.

Skolelegen arbeider 7 1/2 time pr. uke i både grunnskolen og videregående skoler. Helsesøster er 3 dager i uken i grunnskolene. Ved de videregående er ikke helsesøster med i skolehelsetjenesten. Skolelegen har undervisning 1 gang i måneden, innen temaer som samlivsspørsmål, spiseforstyrrelser m.m.. ved Tvedestrand videregående skole. Holt videregående skole har ingen tilbud fra skolehelsetjenesten.

Fysioterapeuten benytter 50 % av sin stilling i skolehelsetjenesten, inkludert de tverrfaglige team. Psykiatrisk sykepleier er i dag ikke en del av skolehelsetjenesten. Det framkom et ønske om å inkludere den psykiatriske kompetansen i denne tjenesten.

Videre ble det opplyst at skolehelsetjenesten i grunnskolen har etablert et formalisert tverrfaglig team som arbeider systematisk med enkeltelever. Ansvarsgrupper er etablert for elever med spesielle behov.

Bortsett fra Tvedestrand barneskole har ikke skolehelsetjenesten i grunnskolen og videregående skoler lokaler som er avsatt til denne tjenesten. Utstyr som telefon og vask på rommene manglet. Det opplyses videre at lokalene ikke egner seg til syn og hørselsundersøkelser på grunn av dårlig lydisolering og for små romforhold.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 19.10.2001 og mottatt den 22.10.2001:

• Administrativt organisasjonskart Tvedestrand kommune
• Oversikt over helsetjenesten under kontorsjef Lars Rødland
• Navneliste over mulige intervjukandidater ved tilsynsbesøket 20.11.01
• Plan for skolehelsetjenesten
• Årsrapport 2000
• Tverrfaglig helseteam, kommunestyrevedtak, 12.12. 00.
• Prosedyrebeskrivelse, helseteam, mai 2000.
• Tidsplan, helseteam barneskolene 2001/2002
• Endring i helseteamtilbudet – en prøveordning i skoleåret 2001/2002
• Velkommen til skolehelsetjenesten i Tvedestrand
• Program for skolehelsetjenesten v/ Tvedestrand barneskole
• Program for skolehelsetjenesten v/ Holt, Gjeving, Songe og Dypvåg barneskole
• Program for skolehelsetjenesten v/ Lyngmyr Ungdomsskole
• Informasjon til foreldre/foresatte om:
  
• vaksinering mot tuberkulose
  BCG vaksinasjon
  poliovaksine
  MMR vaksine i 7. Klasse
  Difteri/ Stivkrampe vaksinasjon i 6. Klasse
• Plan for skolelegen høsten 2001

Dokumenter som ble framlagt den 20. 11. 2001 for gjennomsyn var:

• Informasjonsperm for skolehelsetjenesten
• Ringperm – skolehelsetjenesten - prosedyrer.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 25.09.01 varsel ble sendt til kommunen v/ rådmann
• 19.10.01 kommunens svar med dokumentasjoner
• 10.01.02 endelig rapport ble sendt kommunen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 24.09. 2001 til kommunen v/ rådmann

Formøte ble holdt den 09.11. 2001.

Åpningsmøte ble avholdt den 20. 11. 2001

Intervjuer med 7 personer ble foretatt den 20.11. 2001.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 7 helsekort til 1. klassingene ble gjennomgått

Sluttmøte ble avholdt den 20.11. 2001, der observasjoner som var gjort ble presentert.

Område 1:

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten, og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemet.

Skolehelsetjenesten har en plan fra 1997 – 2001. Den er politisk behandlet og vedtatt. Det forelå også en del prosedyrer i to permer.

Til tross for dette ble det gjort funn som gav grunnlag for 1 avvik.

Avvik 1

• Kommunen og skolehelsetjenesten har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3, 1. ledd. Enhver som yter helsetjeneste skal ha etablert internkontrollsystem.
• Kommunehelsetjenesteloven § 6 –3 ,om faglig virksomhet, og khl § 6 –2, om etter og videreutdanning.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen og skolehelsetjenesten mangler internkontrollsystem for virksomheten, og har heller ikke plan for utarbeidelse av slikt.

Område 2:

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Tvedestrand sikres.

På dette område ble det gjort funn som gav grunnlag for 2 avvik.

Avvik 1

• Undersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten ved de videregående skolene i kommunen utføres ikke i samsvar med gjeldene anbefalinger.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11. 82, nr.66, § 6-3. Veilederen for helsestasjons og skolehelsetjenesten (IK 2617,jfr. IK – 2611) som konkretiserer og utdyper hva forsvarlighetskravet i skolehelsetjenesten innebærer.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Elevene ved Tvedestrand videregående skole får helseundervisning en gang i måneden av lege.
• Kommunen mangler tilstedeværende helsesøster ved de videregående skoler, som kan gi et regelmessig skolehelsetjeneste tilbud med faste åpningstider.
• Holt videregående skole har ikke noen form for skolehelsetjeneste tilbud

Avvik 2

• Det er ikke tilfredsstillende lokaler og utstyr for skolehelsetjenesten ved flere av grunnskolene, og i de videregående skolene i Tvedestrand kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11. 83, nr 1776 § 6, som omtaler at kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har manglende tilgang på lokaler og utstyr innenfor skolehelsetjenesten ved alle grunn – og videregående skoler, bortsett fra Tvedestrand barneskole.
• Lokalene er dårlig lydisolert, det vil si at det er vanskelig å gjennomføre hørselsundersøkelser, og gir ikke god nok isolasjon til samtale med elevene.

Område 3:

Skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen.

På dette området ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Ledende helsesøster er nå med i kommunens planteam, hvor man ser på helsetjenestene under ett.
• Det er etablert et ambulerende tverrfaglig helseteam.
• For barn med spesielle behov er det etablert flere ansvarsgrupper.
• Skolehelsetjenesten har et eget system for oppfølging av barn med spesielle behov.

Område 4

Kommunehelsetjenestens plikt til å ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen.

Merknad 1

• Kommunen og skolehelsetjenesten mangler system for innhenting av helsedata for barn og unge. Helsetjenestens samlede kunnskap om barn og unges helse blir ikke systematisert og tatt med i overordnet planarbeid.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foretas nå ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer kommunen har som gir en samlet oversikt over sykelighet, helseproblemer og miljøfaktorer som er eller kan være en risiko.
• Det opplyses at kommunen generelt ikke har kunnskap om elevenes helseproblemer og hvilke risikofaktorer som foreligger.
• I plan for skolehelsetjenesten i Tvedestrand kommune 1997 – 2001, er det skissert ulike generelle problemområder hos barn og unge.
• Sentrale kilder som blant annet Statistisk sentralbyrå og Statens institutt for folkehelse omkring sykelighet, helseproblemer og miljøfaktorer var kjent på alle nivåer og lett tilgjengelig.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Tvedestrand Kommune:

Fra fylkeslegen deltok:
Revisjonsleder / rådgiver Anne – Ragnhild Vestøl
Revisor / ass. fylkeslege Torunn Haabrekke Starheim
Revisor / rådgiver Anne Kari Thomassen