INNHALD

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Denne rapporten tek for seg dei avvik og merknader som blei påpeikt innan dei reviderte områdene. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder: Kommunen si handtering av internkontrollplikta etter tilsynslova §3, men avgrensa til den del av helsetenesta som omfattar kommunen sitt system for å godkjenna og å føra tilsyn etter forskrifta §§ 6 og 25.

I Valle kommune var oppgåvene med godkjenning utført av ressursutvalget, som er politisk nedsett utvalg, etter forarbeid av ei prosjektgruppe nedsett av rådmannen. Tilsynsansvaret ligg hos kommunelege 1.

Det er konstatert to avvik og to merknader. Det første avviket er at kommunen ikkje har påsett at det er etablert eit internkontrollsystem som ivaretek plikta til å godkjenna verksemdene etter forskrifta. Avvik nummer to består i at kommunelegen si grunngjeving og tilråding ikkje alltid følgjer saka når kommunen handsamar saker om miljøretta helsevern.

Fylkeslegen har i tillegg to merknader. Den eine omhandlar kommunen si plikt til også å godkjenne Valle vidaregåande skule sjølv om denne er fylkeskommunal, og den siste merknaden er at det må arbeidast med å få til ein klårare delegasjon til kommunelegen når det gjeld hennar oppgåver med tilsyn etter forskrifta.

Rapporten er eit bilete på dagens situasjon innanfor det reviderte området, men det er vår oppfatning at det er et solid arbeid på gang i kommunen for å få til eit internkontrollsystem som er tilfredsstillande. Både kommunenes rådmann og medisinsk fagleg rådgjevar arbeider aktivt med å kvalitetssikre ulike deler av helsetenesta, og det er Fylkeslegen sitt inntrykk at avvika som er omtala allereie er i ferd med å verta lukka.

Dato: 12.11.99

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis kommunen ivaretek ulike myndighets- krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktivitetar gjennomførast som skrevet og uttalt
• kommunen driv si verksemd innanfor dei rammer som myndighetene har sete .

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekka om rutiner, prosedyrer og instrukser vert følgt opp i praksis, og om dei fysiske forhold stettar myndighetskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er framkomne under revisjonen.

• Avvik vert definert som mangel på oppfylling av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikkje kjem inn under definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene meinar det er rom for forbetringar.

Fylkeslegen har revidert følgjande områder:
Den del av Valle kommune si helseteneste som består i godkjenning og tilsyn av verksemda som faller inn under § 2 i forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljøretta helsevern i barnehagar og skular m.v.

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helsetenesta (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunene (kommunehelsetenestelova)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljøretta helsevern i barnehagar og skular m.v.
• Helsetilsynet sin vegleder 3-98 til forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Godkjenningsvedtak
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Søknadsskjema for godkjenning
• Internkontrollhandbok (hms)
• Oversikt over skolene og barnehagane
• Telefaks datert 22.10.99 om organisering av tenestene.
• Revisjonsvarsel datert 10.08.99
• Revisjonsplan datert 28.10.99

Opningsmøte ble halde: 19.10.99

Sluttmøte blei halde: 19.10.99

Intervjuer
3 personer blei intervjuet, sjå pkt.6

Verifikasjonen
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførte:

• Godkjenningsdokumenta vart gjennomgått.
• Det vart bedt om at det aktuelle regelverk som ligg til grunn for godkjenning og tilsyn blei lagt fram.
• Vi fekk lagt fram skriftleg oversikt over korleis tilsynsarbeidet skal utførast.

Revisjonen vart avslutta med eit sluttmøte der følgjande observasjonar vart presentert:

• Delegasjonsreglementet er til dels uklart. Det manglar ein skriftleg delegasjon frå rådmannen til kommunelege 1 som er kommunenes medisinsk faglege rådgjevar (MFR). Eksisterande delegasjonsreglement er av eldre dato, og er generelt utforma som ein delegasjon frå kommunestyret til medisinsk fagleg ansvarleg lege (denne betegnelse på kommunelegen finnes ikkje lenger) etter kommunehelsetenestelova (khl) §4 a-3, 1. ledd.
• Det finnes ingen delegasjon som spesifikt omtalar ansvarsforholda for kommunen sine plikter på området godkjenning og tilsyn av godkjenningspliktige verksemder.
• Det manglar eit system som sikrar at uttaler frå medisinsk fagleg rådgjevar alltid følgjer med saka når kommunen handsamar saker om miljøretta helsevern.
• Det er ingen skriftlege rutiner for godkjenningsprosessen, og det er heller ikkje omtala noko ordning for eventuelle framtidige godkjenningar.
• Det er ikkje omtala noko system for å fange opp planar for endring og utviding av godkjenningspliktige verksemder.
• Valle vidaregåande skule er ikkje vurdert for godkjenning.

Avvik 1.

Kommunen har ikkje påsett at det er etablert et internkontrollsystem som ivaretek plikten til å godkjenne etter forskrifta.

Avvik frå følgjande myndighetskrav: Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljøretta helsevern i barnehagar og skular m.v. § 6 , jfr. lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helsetenesta (tilsynslova) § 3.

Avviket er tufta på følgjande observasjonar:

• Det finnes ingen delegasjon som spesifikt omtalar ansvarsforholda for kommunen sine plikter på området godkjenning av godkjenningspliktige verksemder.
• Det er ingen skriftlege rutiner for korleis godkjenning skal gjennomførast.
• Godkjenningsprosessen er avslutta, og det er ikkje synt til noko system eller peikt ut nokon person eller instans med ansvar for godkjenning som kan fanga opp planer for endringar og utvidingar av godkjenningspliktige verksemder, eventuelt vurdera godkjenning av nye verksemder.
• Det manglar eit system som sikrar at ein får ei adekvat medisinsk fagleg vurdering av godkjenningssøknadene, sjå også avvik nr 2.

Avvik 2

Kommunelegen (medisinsk fagleg rådgjevar) si grunngjeving og tilråding følgjer ikkje alltid saka når kommunen handsamar saker om miljøretta helsevern.

Avvik frå lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunene (kommunehelsetenestelova) § 3-4, 3. ledd.

Avviket er tufta på følgjande observasjonar:

• Det kom fram at det er noko tilfeldig om saker som handlar om miljøretta helsevern vert lagt fram for kommunen sin medisinsk faglege rådgjevar, og om hennar tilråding alltid følgjer saka.
• Det manglar eit system som sikrar at uttalelser frå medisinsk fagleg rådgjevar alltid følgjer med saka når kommunen handsamar saker om miljøretta helsevern. Det kan ikkje visast til nokon felles rutiner eller nokon skriftleg prosedyre som sikrar dette.
• Godkjenning av institusjonane er gjort utan at medisinsk fagleg rådgjevar har fått sakene til uttale.

Merknad 1.

Godkjenning av Valle vidaregåande skule.

Det kom fram at av godkjenningsdokumenta og av intervjua at Valle vidaregåande skule ikkje var godkjent. Kommunen har oppfatta forskrifta slik at det er skulen sin eigar, i dette høvet fylkeskommunen, som skal godkjenna. Det er kommunestyret i den kommunen institusjonen er lokalisert som er gitt mynde til å godkjenna.

Merknad 2.

Plassering av tilsynsansvaret.

Kommunestyret står fritt med omsyn til om det sjølv vil godkjenna og føra tilsyn eller om dette skal delegerast til underliggjande politisk - eller administrativt organ. I siste høve skal delegasjon etter kommunelova alltid skje via administrasjonsjefen.

Når det gjeld tilsynsansvaret, er dette lagt til kommunelege 1, men delegasjonsreglementet er til dels uklart. Det manglar ein skriftleg delegasjon frå rådmannen til kommunelege 1 som er kommunenes medisinsk faglege rådgjevar. Eksisterande delegasjonsreglementet er av eldre dato, og er generelt utforma som ein delegasjon frå kommunestyret til medisinsk fagleg ansvarleg lege (denne tittel på kommunelegen finnes ikkje lenger) etter kommunehelsetenestelova (khl) §4 a-3, 1. ledd. Sjølv om det i kommunen er heilt klårt kven som har ansvar for tilsyn, bør det gjerst noko med den formelle delegasjonen.

I tabellen under er det gjeve ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som vart intervjua.

Frå Fylkeslegen deltok:
Rådgjevar Inge Valentin Bakken (revisjonsledar)
Fylkessjukepleiar Anne Ragnhild Vestøl (revisor)