INNHOLD

Fylkeslegen og Fylkesmannen har ifylgje lovverket ansvar for å sjå til at kommunen har eit tilbod på sine helse- og sosialtenester som er i samsvar med lov og forskrift. Dette er bakgrunnen for vårt tilsyn med pleie- og omsorgstenesta i Valle 03. 12.98.

Vårt inntrykk ved revisjonen var at alt personalet yter ein stor arbeidsinnsats, og ynskjer å gje dei omsorgstrengjande best mogelege tenester. Ein har og merkt seg som positivt at det nå er oppretta eit tverrfagleg rehabiliteringsteam, som kan bety mykje for at eldre vil kunne skrivast ut til eigne heimar eller omsorgsbustader, istaden for å ha eit varig instutisjonsopphald. Helsestasjonen for eldre bør og kunne verka i same lei, om ein nyttar data derifrå i praktisk planleggjing av tiltak.

Gjennom våre intervjuer gjekk det fram at dei tilsette i institusjonstenesta var nedslitne, og at dei kjempa for å greie dagens arbeidssituasjon med mellom anna mykje sjukemeldingar. Årsakene til at dei tilsette er slitne kan vera mange. Vi meiner kommunen må gjennomgå tenestetilhøva for å finna årsaker og praktiske hjelpetiltak. I intervjua kom det fram frå fleire at det kunne vore betre samhandling mellom ut- og innetenesta

Ved systemrevisjonen vart det avdekkja forhold som er i strid med lovverket, og som difor må endrast: avvik, og forhold som ikkje er i direkte strid med lovverket, men som kommunen må gjennomgå for å vurdera andre mogelege løysingar: merknad.

Under revisjonen la vi særleg vekt på internkontrollarbeidet i PLO-tenesta, om saksbehandling og vedtak er i samsvar med lovverket, og om brukarane får dekt sine grunnleggjande behov. Her inngår naudsynt medisinsk behandling, tannbehandling/munnhygiene, normal døgnrytme, personleg hygiene, hjelp ved måltider med vidare.

Fylgjande avvik frå myndigheitskrava vart avdekkja:

1. Dei siste bebuarane på institusjonen ikkje kjem opp før kl. 1130 om morgonen

2. Det er ikkje dobbeltsjekking av medisin til injeksjon.

3. Det forekjem tvangstiltak som ikkje er dokumentert skriftleg.

4. Noko av sakshandsaminga er ikkje i samsvar med forskriftsverket.

Det er og påviste område der vi meinar det foreligg forbetringspotensiale. Desse områda har vi i det fylgjande nemnd som merknader.

Tilsynsmyndigheitene ber om skriftleg tilbakemelding innan 1. april 1999 om kommunen si handsaming av dei avvik som er påvist.

Målet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav m.a. ved hjelp av sitt internkontrollsystem. Revisjonen omfatta mellom anna undersøkjing om:

• verksemda sin internkontroll er føremålsteneleg og dekkjande
• aktivitetar som avvikshandtering, journalrutiner, medikamenthandtering og dekkjing av pasientane sine grunnleggjande behov vert utført som framstellt og uttalt
• verksemda når sine mål og vert driven innanfor dei rammer som styresmaktene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer, samtaler, synfaring, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser vert fylgd opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekt under revisjonen.

• Avvik vert definert som mangel på oppfylling av styresmaktene sine krav.
• Merknader er forhold som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene meiner det er grunn til å peika på.

Fylkeslegen og fylkesmannen har som utgangspunkt at målretta styring skal utviklast for alle emna som vart teke opp ved revisjonen. Målretta styring kan til dømes beskrivast gjennom generelle funksjonar som å:

• fastsetja mål
• planleggja og organisera verksemda for at måla skal nås
• kontrollera og verifisera at arbeidet vert utført som planlagt
• vurdera og behandla avvik, og foreta naudsynte korrigerande tiltak for å hindra gjentaking av feil
• bruka erfaringar systematisk til forbetringar.

• Aktuelle lover, forskrifter og eventuelle rundskriv (sjå side 1 -

• Myndigheitskrav.)
• Korrespondanse mellom verksemda og tilsynsmyndigheitene.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drift og andre forhold som
• er viktige.

• Internkontroll
• Saksbehandling ved tildeling av tenester og avslag på søknad om tenester
• Dekkjing av grunnleggjande behov

• Åpningsmøte
• Informasjon frå fylkeslegen/fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen
• Intervju med 11 personar og verifikasjon av 5 legejournaler og noen saksmapper.
• Sluttmøte same dag med oppsummering og presentasjon av resultatene

Tilsynet vart gjennomført av representantar både frå Fylkeslegen- og Fylkesmannen sine kontor.

Det er vanleg dagsrytme at siste pasienten ikkje kjem opp før kl. 1130 om morgonen, utan at det er medisinsk grunn for at dei skal liggja så lenge.

Avvik frå:

Lov om helsetjenesta i kommunene, § 6-3. ledd.

jfr. § 3, pt.7 i Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstenesta

Kommentarar:

Det at pasientar blir liggjande utan at det er medisinsk grunn for dette, meiner tilsynsmyndigheitene er uforsvarleg avdi sengeleie hjå eldre kan føra til klår helserisiko.

Avvik 2.

Det er ikkje dobbeltsjekking av medisin ved injeksjon

Avvik frå:

Forskrift om legemiddelforsyning i den kommunale helsetenesta§ 8, pt.7, med heimel i lov av 19.11.82 nr. 66, § 1-3, 4. ledd.

Kommentarar:

Inne på institusjonen vil det alltid vera 2 personar i teneste, og då må det vera mogeleg å gjennomføra dobbeltsjekk av medikamentet og medikamentmengda som skal injiserast.

Avvik 3

Det er ikkje innført rutinar for skriftlegheit ved bruk av tvang i naudtilfelle.

Avvik frå:

Forskrift til lov om sosiale tenester m.v. Forskriftens kap. 4 Bruk av tvang i naudtilfelle i bustad med heildøgns omsorgstenester, § 4-5.

Forskrift for sjukeheim og buform for heildøgns omsorg og pleie § 3-3.

Avvik 4.

Ved verifikasjon av saksmappene vart det påvist fylgjande avvik i sakshandsaminga:

Delegasjon

Det ligg ikkje føre skriftleg delegasjonsreglement til de tilsette i pleie- og omsorgstenesta som fattar administrative vedtak.

Jfr. Kommunelova§ 6.

Inntak/utskrivning av institusjon

Utforming av vedtaka som fattast i inntaksteamet tilfredsstiller ikkje krava til sakshandsaming ved enkeltvedtak. Det må synliggjerast kva for ein lov vedtak fattast ut frå, hhv. kommunehelselova eller sosialtenestelova.

Jfr. Forvaltningsloven kap. IV, V og VI

Søknader om tenester etter kommunehelselova

Det vert ikkje fatta vedtak i samsvar med lovverket når det gjeld enkeltvedtak ved tildeling av heimesjukepleie og tildeling/bortfall av plass i sjukeheim eller buform for heildøgns omsorg og pleie.

Jfr. Kommunehelselova § 2 – 1, 4.ledd.

Formkrava står i Forvaltningsloven kap. IV, V og VI.

Disponering av kontantytingar for bebuarar i alders- og sjukeheimen

Det er ikkje utarbeidd ulike skjema for vedtak om disponering av kontantytingar, hhv. for bebuarar som vert innskriven etter kommunehelselova eller sosialtenestelova.

Jfr. Kommunehelselova si Forskrift av 11. Desember 1988 nr. 1018 om disponering av kontantytingar frå folketrygda under opphald i sjukeheim og buform for heildøgns omsorg og pleie og Sosialtenestelova sine Forskrifter kap. 6:Disponering av bebuarane sine kontantytytingar under opphald i bustad med heildøgns omsorgstenester.

Det er starta eit arbeid med internkontroll, prosedyrer mv for omlag 2-3 år attende, men det foreligg ingen plan for vidare arbeid med internkontrollsystem i pleie- og omsorgstenesta.

Kommentarar:

Leiinga i pleie- og omsorgstenesta sette igang eit arbeid med kvalitetssikring av tenesta på eit tidleg stadium samanlikna med mange kommunar. Dette arbeidet har ein ikkje fylgd opp dei siste 2 åra, med grunngjeving i at det ikkje er kapasitet til dette i organisasjonen. Arbeidet var og stort sett ukjent for dei tilsette som vart intervjua. Kommunen er ved rundskriv gjort kjent med at ein skal ha konkrete arbeidsplanar for dette arbeidet, og må syte for at det er kapasitet i organisasjonen til å starte arbeidet att. Det skal liggje føre eit IK-system for helsetenesta innan utgangen av år 2000.

Merknad 2

Ved gjennomgang av 5 journalar var 4 forskriftsmessige ført, og det var foreteke årlege helsekontrollar. Ein journal hadde ikkje innkomstnotat, og det var heller ikkje noko notert frå innkomsten 1997 til hausten 1998.

Kommentarar:

Verifikasjonen og samtale med lege og sjukepleiar tyder på at ein har rutinar som samsvarar med krava i forskriftene for journal i helseinstitusjonar m.v. Det kom fram i intervjua at tilsynslegen den seinare tid berre har hatt 3 ½ veketime i institusjonen. Dette vil truleg over tid medføre svikt i rutiner og i tilsynsfunksjonen. Ein forutsett at nåverande timetal for tilsynslegen er ei heilt mellombels ordning.

Merknad 3

Kommunen manglar opplæringsplan for tilsette i pleie- og omsorgsavdelinga.

Kommentarar:

Det gjekk fram av intervjua at tilbodet til opplæring ikkje er systematiske eller i høve til dei store medisinske problem ein må hanskast med i tenesta. Det kom fram at det ikkje er systematisk internundervisning til dømes med tilsynslegen. Det kom og fram at det har vore særleg lite opplæring i vedtaksprosedyrer.

Merknad 4.

Pasientane i institusjonen har regelmessig tilsyn og god oppfylgjing av tannlege. Fleire av dei som vart intervjua meinte ein kunne fylgje betre opp munnhygieniske tiltak. Det kom og fram ved intervjua at tilsette meinte ein skulle hatt betre syStem for oppfylgjing av toalettrutiner.

Kommentarar.

Det er ikkje mogeleg ved dette tilsynet å verifisere føreliggjande opplysningar. Dersom det er slik som intervjua kan bera bod om, kan dette vera i strid med kvalitetsforskriften for pleie- og omsorgstenesta § 3. Leiinga bør gjennomgå desse tenesteområda.

• journaloppbevaring
• journalføring av 5 legejournalar
• saksmapper

Resultatet av verifikasjonen er:

• Journaloppbevaringa er tilfredsstillande
• 4 av 5 journaler synar tilfredsstillande rutiner for journalføring og helsekontrollar.
• Ein syner til avvik vedrørande saksmappene som er skrive tidlegare
  * Det er oppretta saksmapper på person på bebuarar på alders- og sjukeheimen. Desse inneheld hovedsakleg dokumenter vedr. vederlag. Sakshandsaming av søknad om inntak/utskrivning vert gjort i inntaksmøter der ein skriv protokoll, og det vert gjeven melding til søkjar etter vedtak. Vedtak om tenester etter sosialtenestelova i open omsorg samlast for alle brukarane i ei mappe. Vedtak om tenester etter kommunehelselova vert ikkje fatta..

Kommentarar:

Det bør opprettast saksmapper på kvar einskilt brukar av tenester i open omsorg. Mappene som vert nytta til innskrivne brukarar i institusjon bør og innehalde kopi av vedtaksskjema om tenester, herunder saksopplysninger og vurderinger, alternativt at det opprettast egne mapper for kvar bebuar.

Ein har og merkt seg som sers positivt at kommunen har helsestasjon for eldre. Resultata av dette tiltaket er forebyggjande og vil kunne nyttast i kommunen si planleggjing av tiltak for denne aldersgruppa.

Representantar frå Fylkeslegen:

• Ass. fylkeslege Ottar Møretrø
• Fylkessykepleier Anne Ragnhild Vestøl
• 1. konsulent Rune Holanger

Representantar fra Fylkesmannen:

1. 1. konsulent Ester Hassel
2. 1. konsulent Egil Nordlie