INNHOLD

Sammendrag

Det ble gjennomført en felles systemrevisjon av kommunene Gjerstad, Risør og Vegårshei. Det utarbeides en rapport for hver kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det revidert området. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• I hvilken grad har kommunen etablert et styringssystem (internkontroll) for å sikre at forskriftens bestemmelser etterleves?
• I hvilken grad er skoler og barnehager som omfattes av forskriftens bestemmelser godkjent, jfr. forskriften § 6, (frist fastsatt i forskriften er 31.12.98) ?
• I hvilken grad fører kommunen et systematisk tilsyn med at skolene og barnehagene etterlever forskriftens krav, jfr forskriften § 25?

Det er påvist to avvik, og vi har en merknad, se reviderte områder og funn side 5.

Dato: 05.04.01

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vegårshei kommune den 15.03.01. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen har 3 godkjenningspliktige virksomheter, 1 skoler og 2 barnehager. To av institusjonene er godkjente, men det gjenstår godkjenning av en privat barnehage. Godkjenningene er gitt på vilkår, uten at vi kan se at det er stilt nærmere krav om oppfølging. Det er ikke foretatt noen delegasjon av verken godkjenningsmyndighet eller tilsynsmyndighet.

Kommunene Gjerstad, Vegårshei og Risør har for tiden samme kommunelege 1.

Regelverk:

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Revisjonsvarsel datert 06.02.01
• Revisjonsplan datert 02.03.01
• Oversikt over godkjenningsprosessen
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Godkjenningsdokumentene
• Sjekklister for godkjenning
• Oversikt over skoler og barnehager

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Åpningsmøte ble avholdt: 15.03.01
Sluttmøte ble avholdt: 23.03.01
Intervjuer: 3 personer ble intervjuet, se side 6
Verifikasjoner
- Godkjenningsdokumentene ble gjennomgått.
- Det ble bedt om at eventuelle skriftlige prosedyrer for godkjennings –og tilsynsarbeidet ble fremlagt.
- Det ble videre bedt om en tilsynsplan.

Område 1

Kommunens styringssystem, (internkontroll, jfr tilsynsloven § 3), for å sikre etterlevelse av kravene i forskriften om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Avvik:

Kommunen mangler et internkontrollsystem som skal sikre etterlevelse av forskriften.

Dette er et avvik fra lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, (internkontrollplikten)

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ingen styrende dokumenter som skal sikre etterlevelse av forskriften om mhv i skoler og barnehager.
• Det mangler et klart delegasjonsvedtak som sier noe om hvem som er tildelt myndighet til å godkjenne og til å føre tilsyn.
• Det er til dels uklar forståelse av rolle/oppgavefordelingen når det gjelder kommunehelsetjenestens plikter vedrørende godkjenning og tilsyn etter forskriften om miljørettet helsevern i skoler og barnehager,

Område 2.

I hvilken grad er skoler og barnehager som omfattes av forskriftens bestemmelser godkjent, jfr. forskriften § 6, (frist fastsatt i forskriften er 31.12.98) ?

Det ble ikke funnet noe avvik på dette området.

Fylkeslegen har likevel følgende merknad:

• Forskriftens § 26 gir en kun en avgrenset adgang til å dispensere fra kravene, og det er ikke adgang til å dispensere fra krav som utgjør en hovedintensjon med forskriften. Ved godkjenningen har man tøyet grensen for å gi dispensasjon svært langt.
• Det gjenstår godkjenning av en barnehage.

Område 3.

I hvilken grad fører kommunen et systematisk tilsyn med at skolene og barnehagene etterlever forskriftens krav, jfr forskriften § 25?

Avvik: Det føres ikke systematisk tilsyn slik det forutsettes i forskriften.

Dette er et avvik fra forskriften § 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke gjennomført noe tilsyn
• Ansvaret for tilsyn er ikke delegert
• Det er til dels uklar forståelse av hvem som gjør hva, og hva tilsyn innebærer.
• Det finnes ingen tilsynsplan

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Inge Valentin Bakken (revisjonsleder)
Rådgiver Anne-Kari Thomassen (revisor)
Kst. Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen (revisor)