INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer
• hvordan gjennomføringen av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Åmli sikres
• skolehelsetjenestens rolle i forbindelse med tiltak for utsatte grupper i grunnskolen
• kommunehelsetjenenestens plikt til å ha oversikt av helsetilstanden i befolkningen

Åmli kommune har 5 barneskoler, som ligger i kommunens yttergrenser. Det er 222 elever totalt i grunnskolene, 1 ungdomsskole med 63 elever, 1 videregående skole med ca 105 elever. Tilsynet har omfattet alle grunn- og videregående skoler. Kommunen har 1854 innbyggere.

Det er skolehelsetjenestee ved alle grunnskolene og den videregående skolen.

Skolehelsetjenesten legger opp sin virksomhet etter malen av "Veilederen av helsestasjon- og skolehelsetjenesten".

Det er fylkeslegens inntrykk at kommunen har kommet godt i gang med å utvikle internkontroll av helsetjenesten, og at alle elever sikres tilbud om helseundersøkelser og veiledning.

Ved tilsynet ble det likevel gjort funn som gir grunnlag for 3 merknader og 1 avvik.

Merknad 1.

Kommunen mangler et system for å sikre systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet. I de tilfeller det er utført undersøkelser, brukes ikke disse systematisk i forebyggingsarbeidet.

Merknad 2.

Kommunen mangler et system for å sikre samarbeidsformer innen skolehelsetjenesten. Det bør vurderes om ikke en større grad av formalisering bør innføres.

Merknad 3.

Samarbeidsformene innen skolehelsetjenesten er preget av at det er få formelle strukturer. Kommunen er liten og oversiktlig, og det opplyses at det er gode uformelle kontakter. Vårt inntrykk er at møtene er sporadiske, og det er opp til den enkelte person å ta kontakt med andre faggrupper. Det bør derfor vurderes om ikke en større grad av formalisering med faste møtepunkter mellom aktuelt personell bør innføres for å sikre hjelp til elever med sammensatte problemer.

Avvik 1.

Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt over sykelighet, helsetilstand og risikofaktorer blant skoleelevene. Det foretas ingen systematisk kartlegging eller systematisk bearbeiding av de opplysninger/erfaringer man har.

For nærmere informasjon om merknadene og avviket, se også kap 5.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Åmli kommune. Den 13.03.2002 ble tilsynsbesøket gjennomført. Endelig rapport ble oversendt til kommunen ved rådmann den 14.05.2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn besluttet at landets fylkesleger skulle gjennomføre med skolehelsetjenesten i 2000. Fylkeslegen skal i henhold til sin plan gjennomføre tilsyn) med skolehelsetjenesten i 2 kommuner i 2002.

Formålet med systemrevisjonen var å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav

( krav som fremgår av lov og forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Systemrevisjonen i Åmli kommune omfattet 5 grunnskoler og 1 videregående skoler .

Rapporten beskriver i liten grad de forhold som man ved tilsynet fant var i samsvar med myndighetskrav. Rapporten omtaler også i liten grad de forhold som ble ansett som tilfredsstillende eller positive.

Det ble ved revisjonen gjort funn som ga grunnlag for 1 avvik og 3 merknader. Det vises for øvrig til kapittel 2 og kapittel 5 i rapporten.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Åmli kommune er liten i innbyggertall, med sine 1854 innbyggere, men har relativ store geografiske avstander. Kommunen har 5 grunnskoler med 222 elever, 1 ungdomsskole med 63 elever og 1 videregående skoler, med ca. 105 elever-

Skolehelsetjenesten er organisert under helse-og sosialetaten, den ledes av ledende helsesøster med helse-og sosialsjefen som sin nærmeste overordnede.

Kommunen har opprettet 1,3 helsesøsterstillinger. De to personene som har stillingene er nå i permisjon. I dag er det en sykepleier som fungerer som ledende helsesøster il 00% stilling.

Det er avsatt 4 time PR. uke for legen til arbeid i grunnskolen, helsestasjon for ungdom og ved helsestasjonen. Medisinsk-faglig ansvarlig for skolehelsetjenesten er kommunelege II.

Ved tilsynsbesøket kom det fram at det oftest var turnuskandidaten som var tilstede ved helseundersøkelsene på skolene. I videregående skole er det kun helsesøster som er tilstede 2 1/2 time hver uke. Helsesøster er hver mandag, 2 Y2 time på Åmli skolen, 1 dag i mnd. ved Tovdal, Gjøvdal, Nelaug og Dølemo skoler.

Fysioterapeuten arbeider etter oppdrag i skolehelsetjenesten. Hun har alle 6 åringer til en sjekk. Psykiatrisk sykepleier er i dag ikke en del av skolehelsetjenesten. Det framkom et ønske om å inkludere den psykiatriske kompetansen i denne tjenesten. Det er opprettet 1/1 stilling for psykiatrisk sykepleier, men per i dag fungerer vedkommende i 40% og har permisjon ide resterende 60%. Stillingen på 100% har vært utlyst, men kommunen har ikke fått noen søkere.

Kommunen har etablert en strukturert samarbeidsarena som består av basisteam som har 4 møter i året, sektormøter hver 14. dag, og anvarsgrupper for personer med spesielle behov.

Videre ble det opplyst at skolehelsetjenesten i grunn-og vidergående skoler ikke har etablert et formalisert tverrfaglig samarbeid. Det er etablert ansvarsgrupper for elever med spesielle behov. De som arbeider innen skolehelsetjenesten er samlokaliserte, og har fysisk lett tilgjengelighet for å etablere kontakt. Det kom fram at det i stor grad er opp til den enkelte profesjon å ta kontakt med sine samarbeidspartnere, og at strukturen i dette kunne vært bedre. Det framkom at man ikke alltid tok kontakt på et tidlig stadium aven problemstilling, da alle har mye å gjøre. Samtlige sa at arbeidsmiljøet var svært godt.

Alle som ble intervjuet sa at de fikk tilbud og tilgang til opplæring/påfyll på de temaer som var relevante for den enkelte.

Det var ikke noe system for hvordan kommunen sikrer seg en oversikt over risikofaktorer og årsakssammenhenger som et ledd idet forebyggende helsearbeid. Det har vært gjort ulike kartlegninger, men kommunen har ikke sett dette i sammenheng og ikke brukt det i prioriteringene innen det forebyggende helsearbeid.

Helsestasjon for ungdom har åpent hver 14. dag fra kl.15.30 -18.00. Lege og helsesøster er da til stede.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkeslegen den 15.02.2002.

• Organisasjonskart over helse-og sosialsektoren Åmli kommune .Internkontrollsystem som gjelder skolehelsetjenesten
• Informasjon som viser hvordan skolehelsetjenesten er integrert i kommunens internkontrollsystem.
• Skolehelsetjenestens målsetting og plan- .Årsrapport 2001
• Informasjonsfolder- Målsetting og plan for skolehelsetjenesten. .Stillingsbeskrivelser.

Dokumenter som ble framlagt den 13.03.2002, for gjennomsyn var: .Informasjonsbrosjyre for Helsestasjon for ungdom

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 11.01.02. varsel ble sendt til kommunen vi rådmann .15.02.02 kommunens svar med dokumentasjoner 25.02.02 program for tilsynet ble sendt
• 14.05.2002 endelig rapport ble sendt kommunen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 11.01. 2002 til kommunen vi rådmann

Åpningsmøte ble avholdt den 13.03.2002.

Intervjuer med 6 personer ble foretatt den 13.03.2002

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 7 helsekort til 1. klassingene ble gjennomgått

Sluttmøte ble avholdt den 13.03.2002, der observasjoner som var gjort ble presentert.

Område 1.

Kommunens organisering av skolehelsetjenesten og status for skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollsystemer.

Det skal være skolehelsetjeneste på alle grunnskoler og videregående skoler. Det skal være internkontrollsystem som sørger for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med myndighetskrav. Tjenesten må ha oversikt over de lover og forskrifter som gjelder samt kunnskap om de krav som stilles. Det må være klare ansvars- og organisasjonsforhold.

Åmli kommune har kommet godt i gang med å utvikle styringssystem for helsetjenesten, (internkontroll), og det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik. I tilknytning til IK- systemet har vi funnet to merknader .

Merknad 1.

• Kommunen mangler et system for å sikre systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet. I de tilfeller det er utført undersøkelser, brukes ikke disse systematisk i forebyggingsarbeidet, se også område 4.

Merknad 2.

• Kommunen mangler et system for å sikre samarbeidsformer innen skolehelsetjenesten. Det bør vurderes om ikke en større grad av formalisering bør innføres-

Område 2 :

Hvordan gjennomføring av helseundersøkelser og veiledning i skolehelsetjenesten i Åmli sikres.

Det skal være et tilbud om systematisk medisinsk undersøkelse av alle skoleelever. Det skal også være et tilbud om individuell helseveiledning. Det skal være et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik eller merknader.

Dette baseres på følgende observasjoner:

• Alle grunn og videregående skole har tilbud om skolehelsetjeneste.
• Alle som ble intervjuet kjente godt til "Veilederen" og brukte den ofte.
• Det finnes en plan for skolehelsetjenesten, og innen 30.06.2002, skal IK- planen innen ulike sektorer være innført.
• Medisinskfaglig ansvarlig for skolehelsetjenesten er kommunelege II. Ved tilsynsbesøket kom det fram at det oftest var turnuskandidaten som var tilstede ved helseundersøkelsene på skolene.
• Fysioterapeuten har systematiske undersøkelser i 1.og 7. klasse, med oppfølging av de som trenger det, dette blir dokumentert i journal på den enkelte elev. .Alle tilsatte hadde lett tilgang på relevant opplæring.
• Hver 14. dag var "Helsestasjon for ungdom" åpen 2 Y2 time på ettermiddagen.
• Det finnes et "huskekartotek" for oppfølging av barn som trenger oppfølgning. Dette skal nå over på data.

Område 3 :

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper .

Det skal etableres tverretatlig/faglig samarbeid for å hjelpe elever med sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk eller sosial art. Det skal være et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever.

Det er ikke gjort funn som gir grunnlag for avvik, men vi har 1 merknad.

Merknad 1.

• Samarbeidsformene innen skolehelsetjenesten er preget av at det er få formelle strukturer. Kommunen er liten og oversiktlig, og det opplyses at det er gode uformelle kontakter. Vårt inntrykk er at møtene er sporadiske, og det er opp til den enkelte person åta kontakt med andre faggrupper. Det bør derfor vurderes om ikke en større grad av formalisering med faste møtepunkter mellom aktuelt personell bør innføres for å sikre hjelp til elever med sammensatte problemer.

Område 4 :

Helseovervåking

Skolehelsetjenesten skal ha iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet, ikke minst i forhold til psykososiale problemer kan det være aktuelt å gripe tak i f. eks. mobbing, omsorgssvikt, rus, spiseforstyrrelser og miljøfaktorer som er eller kan være en helserisiko. Skolehelsetjenesten skal formidle kunnskap til skolen om helseproblemer blant elevene og riskofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet. Fylkeslegens vurdering er at slike undersøkelser/kartlegginger er nødvendige for å sikre rett prioritering, og at skolehelsetjenesten ikke er komplett dersom dette forsømmes.

Awik 1

• Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt over sykelighet, helsetilstand, og risikofaktorer blant skoleelevene. Det foretas ingen systematisk kartlegging ener systematisk bearbeiding av de opplysninger/ erfaringer man har.

Avvik fra følgende mvndighetskrav:

• Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd og lov om helsetjenester i kommuner § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom det mottatte materiale og informasjon, har en ikke kunnet finne noen dokumentasjon på at helsetjenesten systematisk har skaffet seg oversikt over helsetilstand og risikofaktorer knyttet til elevene, identifisering og videreformidling av denne kunnskapen til skolen og kommunens ledelse for øvrig.
• Intervjuene som ble foretatt under revisjonen på dette området bekreftet ovennevnte observasjon.
• Ansvarsplasseringen for denne del av skolehelsetjenesten var uklar .

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Revisjonsleder/rådgiver Anne Ragnhild Vestøl
Revisor/seniorrådgiver Inge V. Bakken