INNHOLD

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon

Andebu kommune kom sent igang med godkjenningsprosessen av skoler og barnehager, delvis betinget i vanskeligheter med å skaffe til veie tilstrekkelige ressurser med medisinsk kompetanse. Det ble ansatt ny kommunelege for i underkant av et år siden. I løpet av inneværende år har kommunen kommet godt igang med dette arbeidet.

Det er ved revisjonstidspunktet ingen skoler eller barnehager som har fått formell godkjenning. Kommunen har imidlertid fått tilsendt søknad fra alle 9 enheter, og det er en plan for behandling av søknadene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Kommunen synes å være godt kjent med regelverket som gjelder godkjenninger og tilsyn av barnehager og skoler, og hvordan kravene i forskriften innvirker på egen virksomhet. Det er noe usikkerhet om innholdet i begrepet internkontroll for helse, miljø og sikkerhet på den ene siden, og internkontrollkravet i tilsynsloven på den andre.

Andebu kommune har nedsatt et eget godkjenningsutvalg på 6 personer til å gjennomføre godkjenningen av kommunens barnehager og skoler. Myndigheten er delegert fra kommunestyret i eget vedtak datert 15.06.1999.

Fylkeslegen fant ingen avvik i forhold til de områder som var gjenstand for revisjon. Det ble anført en anmerkning.

Tønsberg, 13.september 1999

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Andebu kommune 10.09.99. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Når det gjelder kompetanseoppbygging og -vedlikehold baseres dette på intern og ekstern undervisning og kursvirksomhet, der den enkelte i stor grad deltar ut fra egne ønsker. Det er ikke etablert noe særskilt system for kompetanseoppbygging med målrettede føringer fra kommunens ledelse.

Det har kommet søknader om godkjenning fra alle enheter. Ingen søknader er ferdigbehandlet av godkjenningsutvalget på revisjonstidspunktet.

• Lovgrunnlaget:
  - Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  - Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  - Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  - Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Annen dokumentasjon:
  - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
  - Rundskriv IK-12/98 (av 29. mai 1998) fra Statens helsetilsyn om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll

• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Andebu kommune:
  - Brev av 20.05.1999 fra fylkeslegen i Vestfold med varsel om tilsyn
  - Brev av 10.06.1999 fra Andebu kommune med diverse vedlegg som beskriver kommunens arbeid godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  - Brev av 20.08.1999 fra fylkeslegen i Vestfold med program for tilsynet
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  - Delegasjonsvedtak om godkjenning av skoler og barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, datert 15.06.1999.
  - Prosedyre for ivaretakelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, datert 18.08.1999.
  - Tidsplan for godkjenning av virksomheter i Andebu kommune vedrørende godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

På åpningsmøtet ble det fra fylkeslegen informert om bakgrunnen for og hensikten med besøket, og om den praktiske gjennomføringen av revisjonen.

4 personer ble intervjuet med sikte på å få fram informasjon omkring følgende:

• Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
• Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det ble bedt om verifikasjon av delegasjonsvedtaket av 15.06.1999. I tillegg ble det overlevert prosedyre for kommunens ivaretakelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, datert 18.08.1999.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et møte der revisjonsteamets observasjoner ble presentert:

• Kommunen er sent ute i forhold til fristen om godkjenning av alle skoler og barnehager innen 31.12.1998. Ingen skoler eller barnehager er godkjent ved revisjonstidspunktet. Kommunen har imidlertid kommet godt igang med dette arbeidet, og er nå i ferd med å behandle søknader fra samtlige enheter i kommunen.
• Det synes å herske noe usikkerhet i skillet mellom internkontrollplikten i forhold til helse, miljø og sikkerhet, og kravet til internkontroll gitt i tilsynslovens § 3.
• Kommunens ansatte som arbeider med dette feltet synes å inneha god kompetanse for å gjennomføre arbeidet på en tilfredsstillende måte. De får anledning til å delta på kurs og internundervisning på områder de selv ønsker. Det er ikke gitt føringer fra ledere eller mellomledere i kommunen for målrettet og ønsket kompetanseutvikling.
• Det er nylig utarbeidet en rutine for ivaretakelse av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler som ennå ikke er godt kjent for alle godkjenningsutvalgets medlemmer.

Kommunen har i dag et system for godkjenning av skoler og barnehager som er i tråd med myndighetskravene. Det er ennå ikke fattet enkeltvedtak i noen godkjenningssaker, derfor er ikke bruk av dispensasjoner og begrunnelser vært mulig å revidere. Det er for øvrig ikke grunnlag for avvik for dette revisjonsområdet.

Merknad 1

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å gi føringer om kompetanseutvikling og kompetansevedlikehold overfor sine ansatte for bevisst og målrettet å sette kommunen i stand til å løse lovpålagte oppgaver på en tilfredsstillende måte. I et system som overlater kompetanseutviklingen til den enkeltes ønsker, kan en risikere å få manglende kompetanse på områder som kommuneledelsen eller mellomledere mener er viktig.

Område 2:
"Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler"

Det er kommunestyret, eller den det har gitt myndighet, som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt, jfr. forskriftens § 25. Ut fra helsemyndighetenes kjennskap til status i kommunene når det gjelder internkontroll i forhold til tilsyn (og godkjenning), vil man ved denne revisjonen begrense kravet til at kommunen må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene.

Kommunen har ikke fastsatt hvordan senere tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager skal foregå som en oppfølging når godkjenningsarbeidet er gjennomført. Det fremkommer imidlertid under intervjuene at godkjenningsutvalget vil få et naturlig oppfølgingsansvar for dette forskriftskravet. Fylkeslegen finner ikke grunnlag for avvik for dette revisjonsområdet.

Når det gjelder kompetanseoppbygging og –vedlikehold i forhold til dette tilsynskravet, vises til merknad 1 i forrige kapittel.