INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelse og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåkning

Tjøme kommune har en forsvarlig og godt fungerende skolehelsetjeneste i tråd med myndighetskravene. Skolehelsetjenesten gir et adekvat tilbud til de den er ment å tjene. Det ble ikke avdekket noen avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Dato: 19. juni 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tjøme kommune i perioden 25. april 2000 – 26. mai 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tjøme kommune har to grunnskoler og en ungdomsskole. Det er ingen videregående skoler i kommunen. Det er faste dager med skolehelsetjeneste på Lindhøy skole og på ungdomsskolen. Skolen på Hvasser er en liten skole hvor skolehelsetjenesten gis etter behov.

Det er ansatt en skolelege 114 timer per år. Leger er administrativt underlagt ledende helsesøster. Det er i dag kommunelegen som er medisinskfaglig ansvarlig for skolehelsetjenesten. Det er ikke utferdiget noen stillingsbeskrivelse for skolelegen.

Skolehelsetjenesten drives i utstrakt samarbeid mellom helsesøster, skolelege og fysioterapeut. Videre er det systemer for tverrfaglig samarbeid der det er behov for særskilte tiltak. Skolehelsetjenesten synes å ha en god oversikt over helsetilstanden og risikofaktorer for skoleelevene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Elektronisk, web-basert kvalitetssystem for helse- og sosialsektoren med diverse prosedyrer
• Virksomhetsplan 2000 for helse- og sosialetaten
• Budsjett 2000 for helse- og sosialetaten i Tjøme kommune
• Plan for skolehelsetjenesten skoleåret 1999 - 2000
• Opplæringsplan 1999 – 2000 Helseavdelingen
• Rehabliliteringsplan 1999 – 2001 for funksjonshemmede i Tjøme kommune
• Retningslinjer for flerfaglig samarbeide ved Lindhøy barneskole
• Retningslinjer for flerfaglig samarbeide ved Tjøme ungdomsskole
• Skolefysioterpeutenes arbeid i barneskolene i Tjøme kommune
• Årsrapport fra helse- og sosialetaten i Tjøme kommune 1999
• Delegasjonsreglement for Tjøme kommune
• Stillingsbeskrivelse for leder av helseavdelingen
• Stillingsbeskrivelse for helsesøster og ledende helsesøster
• Stillingsbeskrivelse for fysioterapeut og kommunefysioterapeut
• Informasjonsfolder om skolehelsetjenesten til elevenes foreldre
• Egen invitasjon med vedlegg til førsteklasseundersøkelse
• Randomisert utvalg av 5 journaler fra førsteklasseundersøkelse

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Revisjonsvarsel av 25. april 2000
• Tilbakemelding datert 12. mai 2000 fra kommunen med vedlegg av ulike planer etc.
• Brev datert 16. mai 2000 fra fylkeslegen til Tjøme kommune med forslag til dagsorden
• Brev av 30. mai 2000 med foreløpig revisjonsrapport og anmodning om kommentarer
• Endelig rapport oversendt Tjøme kommune den 19. juni 2000

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. april 2000

Åpningsmøte ble avholdt 26. mai 2000 klokken 09.00 – 09.30

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Randomisert utvalg av 5 journaler fra førsteklasseundersøkelse
• Opplæringsplan for helseavdelingen 1999 – 2000
• Gjennomgang av elektronisk web-basert kvalitetssystem for helse- og sosialetaten

Sluttmøte ble gjennomført 26. mai 2000 klokken 14.15 – 14.30

Skolelegen uteble fra både åpningsmøtet og avslutningsmøtet.

Område 1: Alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Det var noe ulik oppfatning om hvem som formelt har det medisinske ansvaret for skolehelsetjenesten. På sluttmøtet ble det avklart at helsesjefen per i dag har dette ansvaret, men at dette vurderes delegert formelt til skolelegen.

Fylkeslegen fant ingen avvik fra myndighetskravene for dette området. Det var heller intet grunnlag for merknad.

Område 2: Undersøkelse og veiledning

Fylkeslegen fant ikke grunnlag for merknader eller avvik knyttet til dette området av revisjonen.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Fylkeslegen fant ikke grunnlag for merknader eller avvik knyttet til dette området av revisjonen.

Område 4: Helseovervåkning

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til innhenting av helse- og risikodata hos skolebarn i kommunen, og rutiner for videreformidling av slike data fra den utøvende skolehelsetjenesten til administrativt og politisk nivå. Det vises til kommunehelsetjenestelovens § 1-4 annet ledd og forskriftens § 3 jfr. § 2 annet ledd.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Kommunens helsetjeneste synes å ha oversikt over helsetilstanden og risikoforhold hos skolebarna i kommunen. Kommunen kunne imidlertid ikke dokumentere et system for innhenting av opplysninger om risikofaktorer som for eksempel omfanget av røyking og rusmiddelbruk i ungdomsskolen. Kommunen kunne heller ikke legge frem rutiner for systematisk formidling av helse- og risikodata fra helsesøster/skolelege til administrativt og politisk nivå. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene i revisjonen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Pål G. Nord, assisterende fylkeslege, revisjonsleder
Anne-Birgitte Andersen, underdirektør, revisor
Norunn Hanem, rådgiver, revisor