Tilsynet er utført som systemrevisjon som syner om verksemda oppfyller dei aktuelle krav frå styresmaktene på ein systematisk måte, i samsvar med føresetnadene i internkontrollplikta.

INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

Om kommunehelsetenesta har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkingar og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir gjennomført
• barn og unge med psykiske problem får utarbeidd individuelle planar

Revisjonen i Bø viste at kommunen har eit tenestetilbodet til born og unge gjennom helsestasjon, skulehelsetenesta, og helsestasjon for ungdom, som er kjent og lett tilgjengeleg. Kommunen har stabil dekning av helsepersonell, som innehar den kompetanse som forventas i kommunehelsetenesta. Det er etablert samarbeidsarenaer på dei reviderte områda, men kommunehelsetenesta manglar utarbeiding og systematisering av arbeidsprosessar.

Fylkeslegen avdekka i innleiande fase at det var vesentlege manglar i det overordna internkontrollsystemet til kommunen. Manglane i høve til internkontroll er gjennomgåande for dei områda som tilsynet omfattar, og fylkeslegen har difor valt å påpeike tilhøva om internkontroll i eige punkt.

Risikoen ved manglande internkontrollsystem gjer at tenesta er sårbar, og kan føre til at faren for svikt kan auke ved utskifting av medarbeiderar, låg kompetanse i nokre ledd, plutseleg fråfall av nøkkelpersonar m.m. Vidare kan manglande avvikshandtering medføre at tenesta ikkje får tak i sine forbetringsområder.

Kommunen har ikkje komi i gang med utarbeiding av individuelle planar og kommunehelsetenesta i Bø har ikkje lagt til rette rutinar eller prosedyrar for oppfølging av innhaldet i individuelle planar.

Eit slikt avvik ber i seg risiko for at barn og unge med psykiske problem ikkje får eit fullstendig, koordinert og individuelt tilpassa tenestetilbod.

Avvik og merknadar er det gjort greie for i kapitel 5 Revidera områder og funn. Ved dette tilsynet fann ein grunnlag for å konstatera 2 avvik, og 2 merknadar. Desse er følgjande:

• Kommunehelsetenesta i Bø manglar internkontrollsystem på dei reviderte områda.
• Bø kommune har ikkje fordelt ansvar og mynde og systematisk sett i gang arbeidet med å laga individuelle planar for born og unge med behov for langvarige og koordinerte tenester, og som ynskjer ein slik plan.

• Bø kommune har ikkje gjort kartlegging eller "risiko- og sårbarhetsanalyser" for identifikasjon av risikoområder i høve til barn og unge med psykiske problem.
• Helsepersonellet er godt kjent med opplysingsplikta til barnevernet og sosialtenesta, men kommunen manglar system og prosedyre på dette området som syner innhaldet i plikta og ansvarsplasseringa.

Dato: 01.11.2002

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bø kommune, i perioden 28.juni 2002 ( varsel blei sendt kommunen v/ rådmannen) - 16. september 2002 ( tilsynsbesøk blei gjennomført).

Revisjonen går inn som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år. Det er eit felles tilsyn som alle fylkeslegane i Noreg gjer etter oppdrag frå Statens helsetilsyn med minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikkar (BUPP) i kvart fylke. I tillegg skal det gjerast tilsyn med minst to kommunar som er knytt opp mot kvar poliklinikk. Fylkeslegen i Telemark har avgjort at det skal gjerast tilsyn til BUPP på Notodden sykehus og BUPP på Sjukehuset Telemark HF. Ved tilsynet skal fylkeslegen også sjå på samarbeidet og samhandlinga mellom dei ulike deltenestene i kommunen, som skal gje tenester til barn og unge med psykiske problem. I tillegg skal ein sjå på samarbeidet og samhandlinga mellom kommunehelsetenesta og spesialisthelsetenesta. Dette siste vil bli handsama i eige rapportar

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremja arbeidet med å utvikla ei betre helseteneste. Revisjonen 16.09.02 omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske tilhøva er i samsvar med styresmaktene sine krav.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

Bø er ein innlandskommune med om lag 5200 innbuarar. Talet på elevar i grunnskulen er om lag 580, i vidaregåande skule om lag 380. I tillegg har kommunen ei avdeling av Høgskolen i Telemark – Bø. Bø er dermed vertskommune for mange unge i alderen 16-23 år. Kommunen har difor utfordringar innan førebyggjande arbeid og tilbod for born og unge.

Talet på ungdom i alder 0-19 år som er busette i Bø er, etter tal frå Statistisk sentralbyrå, om lag 1250.

I stortingsmelding nr. 25 ( 1997/98), vedlegg 1, blir det vist til ein forekomst av psykiske lidingar hos barn og unge på ca. 20 %, men at forekomst av symptom og tilstandar varierar med alder, kulturelle og sosiale tilhøve, og med kjønn. Utfrå desse tala vil det i Bø vera 120-240 barn og unge som har problem i kvardagslivet. Legg vi vidare til grunn at ca. 5 % av barnebefolkninga har behov for spesialisthelseteneste, vil det seie at 6-12 barn og unge i Bø kommune, treng behandling frå spesialisthelsetenesta. Fylkeslegen har ikkje ved dette tilsynet vurdert forekomst i kommunen, men sett på kva slags system kommunen har som fangar opp slike behov.

Bø kommune har avtale med UDI om å ta imot unge, einslege asylsøkjarar. Talet varierer, men kommunen har i dag om lag 30 unge utan familienettverk. Flyktningekonsulenten har opplyst at desse har stort behov for råd og vegleiing.

Legedekkinga i kommunen er stabil. Det er til sammen 5 legar ved legesenteret i Bø som har kontorfellesskap og felles journalsystem, slik at kontinuiteten er sikra, også ved fråver.

Kommunen har stilling for psykiatrikoordinator / psykiatrisk sjukepleiar.

Helsepersonellet ved helsestasjon og skolehelsetenesta i Bø har den kompetanse som desse tenestane forutset å skulle ha.

Helsestasjonen og skulehelsetenesta følgjer dei tilråingane som dei faglege vegleierane til Helsetilsynet set ( IK-2611, 2617 og 2618) for desse verksemdene. Dette gjer at det er mogleg for kommunen å identifisere og følgje opp barn og unge med psykiske problem. Kommunen har også ein nyoppretta helsestasjon for ungdom, knytta til den ordinære helsestasjonen. Denne er open kvar måndag mellom kl. 1500-1700, og ein vurderer å utvida dette tilbodet etter behov.

Kommunen har ei rekkje samarbeidsfora der barne- og ungdomspsykiatriske problem kan takast opp:

• Helsestasjonen og skulehelsetenesta har møte kvar sjette veke i samarbeid med BUPP. Her møter PP-tenesta (pedagogisk psykologisk teneste), barnevernet, legar, helsesøster, psykiatrisk sjukepleiar og representant frå BUPP. Det er PP-kontoret som her er koordinerande instans.
• Skulane i Bø har tverrfaglege møter 2 gonger i året. Her møter representant frå skulen, barnevernet, PP-tenesta, skulelege og helsesøster.
• Halvårlege samarbeidsmøte med representant frå skule, politi, kyrkje, sosialkontoret, PP-tenesta og helsetenesta.
• Lokalt kriseteam ved Bø legesenter.
• Etablering av tverrfaglege ansvarsgrupper i enkeltsaker der det er ønskje frå pasient / pårørande. Samansetninga av desse vil variere frå sak til sak.

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Liste over dei som arbeider ved helsestasjonen, skulehelsetenesta og helsestasjonen for ungdom i Bø.
• Retningsliner for tverrfaglege / tverretatlege møter for helsetenesta, barneverntenesta og PP-tenesta i Bø.
• Helsestasjonens og skulehelsetenestas retningsliner for samarbeidsmøte med BUPP.
• Retningsliner for tverrfaglege møter ved skulane i Bø kommune.
• Plan for skulehelsetenesta i Bø kommune 2000- 2004.
• Kvalitetssikringssystemet for Helsestasjon for ungdom.
• Opptrappingsplan for psykisk helse i Bø kommune.
• Kvalitetspermen for helsestasjonen for sped- og småborn (0-4 år).

Vi fekk ikkje noko skriftleg frå PP-tenesta eller barneverntenesta sjølv om vi hadde bedt kommunen om det.

• Varsel om tilsyn frå Fylkeslegen i Telemark, datert 28.06.02. Her blei myndigheitskrava og tilsynsområdet omtala, og kommunen sin dokumentasjon blei etterspurd.
• Brev frå Bø kommune, datert 29.08.02, med oversending av kommunens dokumentasjon.
• Brev frå Fylkeslegen i Telemark av 04.09.02, med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 28. juni 2002

Opningsmøte var 16. september 2002 kl. 0830-0900

Intervjuar
6 personar blei intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
-5 pasientjournalar frå kommunelegekontoret i Bø blei gjennomgått, spesielt med omsyn til utgreiing, diagnostisering, tilvisingar, samarbeid med andre instansar og individuelle planar.
- Kvalitetsperm for helsestasjonen for sped- og småborn blei gjennomgått.
- Informasjonsbrosjyren for den nyoppretta helsestasjonen for ungdom blei sett.
- Perm med referat frå møte i ulike tverrfaglege grupper blei gjennomgått.
- Politisk vedteke organisasjonsmodell for helsetenesta i Bø, som skal tre i kraft frå 1.januar 2003 blei lagt fram.
- Revisjonsteamet hadde ein kort samtale med representant for leiinga ved det kommunale barnevernet i Bø av di det ikkje var lagt fram noko skriftleg frå den etaten.

Sluttmøte var 16. september 2002 kl. 1530-1600

Avvik 1

Kommunehelsetenesta i Bø manglar internkontrollsystem for dei reviderte område.

Avvik frå: Lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 3, første ledd, kommunehelsetenesta

§ 1-3a, helsepersonellova § 16.

Avviket er basert på desse observasjonane:

• Kommunehelsetenesta i Bø har i dag ikkje eit gjeldande organisasjonskart, og det manglar beskrivelse av ansvar og myndigheit.
• De ulike deltenester har målsetting for tenestane
• Kommunen manglar oversikt over kva for myndigheitskrav som stilles til tenestane
• Tenesta har berre delvis utvikla prosedyrer for å sikre arbeidsprosessar. De prosedyrane som er laga, har ikkje plass i eit formalisert kvalitetssystem og er ikkje godkjende av ansvarleg leiar.
• Tenesta manglar stort sett introduksjonsrutiner for nytilsette.
• Helsetenesta har ikkje system for avvikshandtering.
• Samstemte opplysningar frå dei tilsette i kommunehelsetenesta om at det manglar eit internkontrollsystem

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkingar og oppfølging.

Revisjonen syner at:

• Kommunehelsetenesta i Bø kommune dekkjer rutinemessig og regelmessig behovet for undersøking av born frå fødsel til skulealder, ved at helsestasjon og skulehelsetenesta følgjer tilrådingane i Statens helsetilsyn sine faglege vegleiingar for kontroll og målretta undersøkingar.
• Barn og unge i Bø kommune blir fulgt opp med undersøking ved indikasjon.
• Helsestasjonen og skulehelsetenesta i Bø gjev oppfølging til elevar som treng det.
• Kommunehelsetenesta i Bø syter for at born med psykiske problem blir undersøkt av lege.
• Kommunehelsetenesta i Bø syter systematisk for at born med psykiske problem blir vist til spesialisthelsetenesta av lege.
• Bø kommune har tilsett personell med den kompetanse som desse deltenestane. forutset å skulle ha, for å kunne ta hand om born og unge med psykiske problem.
• Helsestasjonen og skulehelsetenesta i Bø informerer fastlegen når dei henviser eller sett i verk tiltak overfor barn med psykiske problem.

Det blei ikkje gjort funn som gav grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men tilsynet fann grunnlag for ein merknad.

Merknad 1

Bø kommune har ikkje gjort kartlegging eller "risiko- og sårbarhetsanalyser" for identifikasjon av risikoområder i høve til barn og unge med psykiske problem

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Dei fagfolka som blei intervjua hadde kvar for seg god fagleg innsikt i aktuelle risikofaktorar, og på grunnlag av mange års teneste i kommunen god innsikt i familiesituasjonar og lokale tilhøve, men kommunen manglar systematisk oversikt på dette området.

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir gjennomført

Revisjonen syner at

• Kommunehelsetenesta i Bø har oppretta tverrfagleg samarbeid med andre instansar for å hjelpe born med psykiske problem.
• Rutinar for det faste samarbeidet er kjent av involverte partar.
• Det blir oppretta ansvarsgrupper ved behov.

Det blei ikkje gjort funn som gav grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men tilsynet fann grunnlag for ein merknad.

Merknad 1

Helsepersonellet er godt kjent med opplysingsplikta til barnevernet og sosialtenesta, men kommunen manglar system og prosedyre som syner innhaldet i plikta og ansvarsplasseringa.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Manglande IK-system
• Samstemte opplysningar frå det helsepersonellet som blei intervjua, at dette manglar.

Område 3:

Om barn og unge med psykiske problem får utarbeidd individuelle planar

Ved tilsynet blei det gjort funn som gav grunnlag for å konstatere eitt avvik på dette området. Det blei ikkje gjort funn som gav grunnlag for merknader.

Avvik 1

Bø kommune har ikkje fordelt ansvar og mynde og systematisk sett i gang arbeidet med å laga individuelle planar for born og unge med behov for langvarige og koordinerte tenester, og som ynskjer ein slik plan.

Avvik frå: Kommunehelsetenestelovas § 6-2a, jfr. psykisk helsevernlovas § 4-1, fjerde ledd og tilsynslovas § 3

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Samstemte opplysningar frå intervju med dei tilsette at arbeidet ikkje er sett i gang.
• Vi fann ingen individuell plan i dei journalane som blei gjennomgått.
• Plikta til, og innhaldet i individuell plan var lite kjent blant fagpersonalet.
• Kommunen medverkar ikkje ved psykiatriens utarbeiding av individuelle planar.
• Kommunehelsetenesta i Bø har ikkje lagt til rette rutinar eller prosedyrar for oppfølging av innhaldet i individuelle planar.
• Kommunehelsetenesta har ingen framdriftsplan for arbeidet med individuelle planar.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Rådgjevar Audhild Arnesen som revisjonsleiar
Fyrstekonsulent Randi Sigurdsen
Assisterande fylkeslege Hans Erichsen