INNHOLD

1. Innledning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Verifikasjoner
7. Avvik
8. Anmerkninger
    Vedlegg 1: Deltakere på revisjonen


Rapportens innhold

Fylkeslegen i Telemark gjennomførte systemrevisjon av miljørettet helsevern i skoler og barnehager i Drangedal kommune 08.09.99. Systemrevisjonen omfattet områdene kommunens godkjenning av og tilsyn med virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene.

Hovedkonklusjon

Drangedal kommune har vært tidlig ute når det gjelder arbeidet med godkjenning av barnehager og skoler. Kommunen har hatt en plan for dette arbeidet, og alle skoler og barnehager er godkjent i henhold til forskriftene. Kommunen har ikke gitt dispensasjoner fra forskriftenes krav.

Ved revisjonen ble det gjort observasjoner om forhold som ikke er i samsvar med krav i lover og forskrifter. Disse forholdene er samlet i 3 avvik og er nærmere beskrevet i kap. 7.

Avvikene gjelder:

Kommunelegens tilråding og begrunnelse følger ikke saken når kommunen godkjenner miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen har ikke etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte faglig kompetanse ved tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det er i tillegg avdekket et forbedringspotensiale i form av 4 anmerkninger og som fylkeslegen anbefaler blir lagt til grunn for videre kvalitetsforbedring av virksomheten. Disse er nærmere beskrevet i kap. 8 og er følgende:

Kommunen mangler systematisk oversikt over regelverkskrav og faglige normer som ligger til grunn for godkjenning.

Kommunen har ikke et system som sikrer at virksomhetene følger opp vilkår for godkjenning.

Kommunen sikrer ikke at tverrfaglig kompetanse blir ivaretatt i saksbehandlingen.

Opplæring i tilsynsmetodikk er ikke beskrevet i opplæringsplanen.

Dato: 19. oktober 1999

Formålet med systemrevisjonen er å føre kontroll med at kommunenes godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er i samsvar med gjeldende regelverk.

Tilsynet skal bidra til lik forståelse av de myndighetskrav som regulerer områdene som omfattes, samt bidra til kvalitetsutvikling og kontinuerlig forbedring av miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonen omfattet blant annet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen er preget av stor utskiftning av personell, særlig blant kommuneleger og kommunefysioterapeuter. Nyansatt kommunelege I hadde bare vært ansatt i en uke og hadde ikke vært involvert i de reviderte områdene. Kommunen har ikke tilknyttet teknisk hygienisk personell. Helse- og sosialsjefen var sykemeldt på revisjonstidspunktet, og rådmannen møtte og ble intervjuet i hans sted.

• Aktuelle lover, forskrifter og eventuelle rundskriv og godkjenninger.
  - Se oversikten over regelverk på side 1.
  - Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten (IK-2482).
  - Rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4A plikter å føre internkontroll (IK-12/98).
• Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:
  - Brev fra fylkeslegen til Drangedal kommune v/rådmannen av 29.06.99 med varsel om tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager i kommunen 08.09.99.
  - Brev fra fylkeslegen til Drangedal kommune v/rådmannen av 20.07.99 vedrørende formøte 20.08.99.
  - Brev med vedlegg fra Drangedal kommune, helse- og sosialsjefen av 22.07.99 vedrørende tilsynsbesøket 08.09.99.
  - Brev fra fylkeslegen av 12.08.99 vedrørende tilsynsbesøket 08.09.99.
• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:
  - handlingsprogram – del av økonomiplanens tekstdel
  - årsmelding
  - opplegget for godkjenning/behandling av skoler og barnehager
  - organisasjonskart h/s- etaten
  - kommunens delegasjonsreglement
  - brev av 21.02.96 til Arnfinn Jensen om intern delegering fra rådmannen
  - stillingsbeskrivelse for helse- og sosialsjefen
  - oversikt over ansatte i h/s- administrasjonen, legekontoret og helsesøstertjenesten
  - søknadsskjema for godkjenning
  - budsjetter og økonomiplan for 1999 - 2002
  - navneliste over fast ansatte

• kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Formøte 20.08.99
På formøtet deltok helse- og sosialsjef og ledende helsesøster. Fra fylkeslegen møtte

ass. fylkeslege og førstekonsulent. Det ble gitt en grundig gjennomgang av hensikten med og omfanget av tilsynet, samt metodikken som blir benyttet.

Åpningsmøte 08.09.99

På åpningsmøtet deltok hovedverneombud, tillitsvalgte og de som skulle intervjues, unntatt kommunelege I ( se vedlegg 1). Det ble gitt en kort orientering om hensikten med og omfanget av tilsynet, samt redegjort for revisjonsforløpet og revisjonsmetodikken.

Intervjuer og verifikasjoner
Fire personer ble intervjuet. Intervjuene omfattet både ledere og utøvende personell (se vedlegg 1). Under samtlige intervju ble det benyttet et likelydende spørreskjema utarbeidet av Fylkeslegen i Telemark.

Det ble gjennomført verifikasjoner, jfr. kapittel 6. Hensikten med verifikasjonene var å få bekreftet opplysninger som kom fram under intervjuene.

Befaring
Det ble ikke foretatt noen befaring ved denne revisjonen.

Sluttmøte 08.09.99
På sluttmøtet deltok alle som ble intervjuet, verneombud og 2 tillitsvalgte (se vedlegg 1). Det ble det gitt en oppsummering av revisjonsteamets observasjoner. De reviderte fikk anledning til å gi umiddelbar tilbakemelding og ba om noen utdypninger. Det ble kort orientert om det videre forløp i prosessen.

Gjennomgang av saksmappene for de 2 første og de 3 siste søknader om godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., samt virksomhetens tilsvar når det gjelder vilkår for godkjenning.

Kommunelegens tilråding og begrunnelse følger ikke saken når kommunen godkjenner miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra: Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 3-4, 3. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunelegens uttalelse fremgår ikke av saksdokumentene.
• Kommunen har ikke prosedyrer for kommunelegens deltakelse i saksbehandlingen.

Avvik 2

Kommunen har ikke etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra: Forskrift av 1. desember 1995 nr 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25, jf. tilsynslovens § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet plan for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler kommunen.
• Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Myndighet til å føre tilsyn er ikke entydig delegert. Det er delegert myndighet både til helse- og sosialsjef og helse- og sosialutvalg når det gjelder godkjenning og tilsyn, men fordelingen av myndighet mellom disse er ikke beskrevet.
• Kommunen fører ikke tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik 3

Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte faglig kompetanse ved tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra: Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 3-3, første ledd, jf. tilsynslovens § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer for innhenting av nødvendig faglig kompetanse når kommunen skal føre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunen fører ikke tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen mangler systematisk oversikt over regelverkskrav og faglige normer som ligger til grunn for godkjenning.

Anmerkning 2

Kommunen har ikke et system som sikrer at virksomhetene følger opp vilkår for godkjenning.

Anmerkningen er basert på følgende observasjon:

• Saksdokumentene inneholder ikke dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at myndighetskravene ivaretas gjennom eget internkontrollsystem.

Anmerkning 3

Kommunen sikrer ikke at tverrfaglig kompetanse blir ivaretatt i saksbehandlingen.

Anmerkningen er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer for saksbehandlingen.
• Det foreligger ikke tverrfaglig forum for drøfting av godkjenningssøknader.

Anmerkning 4

Opplæring i tilsynsmetodikk er ikke beskrevet i opplæringsplanen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Gunnar Andersen, ass. fylkeslege (revisjonsleder)
Astrid Irene Keltner, fylkessjukepleier
Roger Jensen, førstekonsulent