INNHOLD

1. Innledning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Verifikasjoner
7. Avvik
8. Anmerkninger
    Vedlegg Deltakere på revisjonsbesøket


Rapportens innhold

Fylkeslegen i Telemark gjennomførte systemrevisjon av miljørettet helsevern i skoler og barnehager i Porsgrunn kommune 16.11.99. Systemrevisjonen omfattet områdene kommunens godkjenning av og tilsyn med virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene.


Hovedkonklusjon

Kommunen har foretatt en omfattende kartlegging før godkjenningsfasen. I kartleggingen har det vært en bred tverretatlig deltakelse, bl.a. fra helsesøstertjenesten som har god oversikt over miljømessige forhold i skolene.

Det foreligger handlingsplan for godkjenning av alle barnehager og skoler for 1999, og det foreligger delegasjonsvedtak som vedrører godkjenning av barnehager og skoler. Kommunen har prosedyrer for oppdatering av nye barnehager og skoler, slik at helsetjenesten får kjennskap til etableringer og endringer.

Kommunen har ikke gitt dispensasjoner fra forskriftenes krav.

Ved revisjonen ble det gjort observasjoner om forhold som ikke er i samsvar med krav i lover og forskrifter. Disse forholdene er samlet i 2 avvik og er nærmere beskrevet i kap. 7.

Avvikene gjelder:

• Kommunelegens tilråding og begrunnelse følger ikke saken når kommunen godkjenner miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunen har ikke etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det er i tillegg avdekket et forbedringspotensiale i form av 2 anmerkninger og som fylkeslegen anbefaler blir lagt til grunn for videre kvalitetsforbedring av virksomheten. Anmerkningene er nærmere beskrevet i kap. 8 og er følgende:

• Kommunen benytter seg i liten grad av bred helsefaglig kompetanse vedrørende godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Det er ikke samsvar mellom prosedyre for godkjenning og delegasjonsvedtak.

Dato: 22. desember 1999

Gunnar Andersen Revisjonsleder

Astrid Irene Keltner Revisor/sekretær

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Porsgrunn kommune, miljørettet helsevern i barnehager og skoler i perioden 06.09. – 16.11.99. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et felles tilsyn pålagt av Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å føre kontroll med at kommunenes godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er i samsvar med gjeldende regelverk.

Tilsynet skal bidra til lik forståelse av de myndighetskrav som regulerer områdene som omfattes, samt bidra til kvalitetsutvikling og kontinuerlig forbedring av miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonen omfattet blant annet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Spesielle forhold ved virksomheten

Kommunen har 24 godkjenningspliktige skoler, 38 godkjenningspliktige barnehager, derav 6 familiebarnehager og 10 barneparker/korttidsbarnehager. Av disse er 12 skoler og 16 barnehager/familiebarnehager gitt godkjenning. De øvrige er ennå ikke godkjent.

Ingen av virksomhetene er gitt godkjenning med dispensasjon.

Saksbehandling av godkjenningssøknader i forbindelse med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er lagt til Avdeling for næringsmiddeltilsyn og miljørettet helsevern. Byveterinæren leder avdelingen. Foruten byveterinæren deltar inspektør – miljørettet helsevern i saksbehandlingen.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Aktuelle lover, forskrifter og eventuelle rundskriv og godkjenninger.
• - Se oversikten over regelverk på side 1.
• - Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten (IK-2482).
• - Rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK-12/98).
• Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:
• - Brev fra fylkeslegen til Porsgrunn kommune v/rådmannen av 06.09.99 med varsel om tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager i kommunen 16.11.99.
• - Brev fra fylkeslegen til Porsgrunn kommune v/rådmannen av 08.10.99 vedrørende formøte 10.11.99.
• - Telefaks fra byveterinæren med navneliste på de personer som er involverte i forbindelse med godkjenning/tilsyn av barnehager og skoler.
• - Brev fra fylkeslegen av 22.10.99 vedrørende tilsynsbesøket 16.11.99.
• - Brev fra fylkeslegen av 11.10.99 vedrørende endring av dagsprogrammet.
• - Brev fra fylkeslegen av 12.11.99 vedrørende helsesøsters oppgaver.
• - Korrespondanse mellom fylkeslegen og Porsgrunn kommune vedrørende forvaltning av miljørettet helsevern i kommunen.
• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:
• - handlingsplan for helse- sosial 1997 – 2000 - del av økonomiplanens tekstdel
• - virksomhetsplan 1999 og programområde for næringsmiddeltilsynet/miljørettet helsevern
• - handlingsplan for samordningsprosjektet MHV i Porsgrunn og Bamble
• - årsmelding 1998 Porsgrunn kommune
• - opplegget for godkjenning/behandling av skoler og barnehager
• - organisasjonskart for avdeling Næringsmiddeltilsyn/Miljørettet helsevern
• - reglement for folkevalgte organ i Porsgrunn kommune
• - internbrev vedrørende delegasjon av godkjenningsmyndighet – miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• - brev av 19.04.99 til helse- og sosialsjefen om delegasjon av godkjennings-myndighet/avgjørelsesmyndighet – Miljørettet helsevern i barnehager og skoler fra helse- og sosialutvalget til rådmannen, og videredelegering fra rådmannen til helse- og sosialsjef.
• - stillingsbeskrivelse for byveterinær og inspektør – miljørettet helsevern
• - søknadsskjema for godkjenning
• - budsjetter 1999 for næringsmiddeltilsyn, NMT-lab og miljørettet helsevern
• - opplæringsplan for næringsmiddeltilsynet – Miljørettet helsevern 1999-2000
• - liste over søknader om helsemyndighetenes godkjenning av skoler og barnehager etter krav i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• - oversikt over godkjente skoler og barnehager i Porsgrunn
• - handbok for kvalitetssikring

4. Omfang

Systemrevisjonen omfattet områdene:

• kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet
• helsevern i barnehager og skoler m.v.
• kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

5. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte 10.11.99

På formøtet deltok helse- og sosialsjef, helsesjef, byveterinær og inspektør for MHV. Fra fylkeslegen møtte ass. fylkeslege og førstekonsulent. Det ble gitt en grundig gjennomgang av hensikten med og omfanget av tilsynet, samt metodikken som blir benyttet.

Åpningsmøte 16.11.99
På åpningsmøtet deltok de som skulle intervjues ( se vedlegg 1). Det ble gitt en kort orientering om hensikten med og omfanget av tilsynet, samt redegjort for revisjonsforløpet og revisjonsmetodikken. Sjefshelsesøster deltok ikke p.g.a. sein innkalling.

Intervjuer og verifikasjoner
Fem personer ble intervjuet. Intervjuene omfattet både ledere og saksbehandler (se vedlegg 1). Sjefshelsesøster møtte ikke (se ovenfor). Under samtlige intervju ble det benyttet et likelydende spørreskjema utarbeidet av Fylkeslegen i Telemark.

Det ble gjennomført verifikasjoner, jfr. kapittel 6. Hensikten med verifikasjonene var å få bekreftet opplysninger som kom fram under intervjuene.

Befaring
Det ble ikke foretatt noen befaring ved denne revisjonen.

Sluttmøte 16.11.99
På sluttmøtet deltok alle som ble intervjuet (se vedlegg 1). Det ble det gitt en oppsummering av revisjonsteamets observasjoner. De reviderte fikk anledning til å gi umiddelbar tilbakemelding og ba om noen utdypninger. Det ble kort orientert om det videre forløp i prosessen.

6. Verifikasjoner

• Oversikt over godkjenningspliktige barnehager og skoler
• Oversikt over godkjente barnehager og skoler
• Gjennomgang av 5 godkjenningssaker fra helse- og sosialutvalget pr. 17.03.99
• Gjennomgang av 12 siste godkjenningsvedtak etter delegasjon
• Gjennomgang av Handbok for kvalitetssikring
• Gjennomgang av Opplæringsplan
• Gjennomgang av stillingsbeskrivelse for inspektør – miljørettet helsevern

7. Avvik

Avvik 1

Kommunelegens tilråding og begrunnelse følger ikke saken når kommunen godkjenner miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra: Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 3-4, 3. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunelegens uttalelse fremgår ikke av saksdokumentene.

Kommentar:
Kommunen har imidlertid prosedyrer godkjent 10.11.99 som beskriver at kommunelegens tilråding og begrunnelse alltid skal følge saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern i henhold til kommunehelsetjenestelovens § 3.4.

Avvik 2

Kommunen har ikke etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra: Forskrift av 1. desember 1995 nr 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25, jf. tilsynslovens § 3.

• Avviket er basert på følgende observasjoner:
  Det er ikke utarbeidet plan for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler i kommunen.
• Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer for kommunens systematiske tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Myndighet til å føre tilsyn er ikke entydig plassert.

8. Anmerkninger

Anmerkning 1

Kommunen benytter seg i liten grad av bred helsefaglig kompetanse vedrørende godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Anmerkningen er basert på følgende observasjoner:

• Det mangler prosedyrer for rutinemessig flerfaglig samhandling på saksbehandlernivå.
• Andre faggrupper enn lege og teknisk-hygienisk personell er ikke trukket inn i saksbehandlingen av godkjenningssøknader.
• Det er ulik forståelse i etaten av behovet for bred helsefaglig vurdering, særlig når det gjelder andre miljømessige forhold enn teknisk-hygieniske.

Anmerkning 2

Det er ikke samsvar mellom prosedyre for godkjenning og delegasjonsvedtak.

Anmerkningen er basert på følgende observasjon:

• Prosedyren beskriver at avdeling for næringsmiddeltilsyn og miljørettet helsevern skal godkjenne virksomheten, mens delegasjonsvedtaket gjelder byveterinæren alene.

VEDLEGG 1

Deltakere på revisjonen

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Marit Røsvik	inspektør MHV	*	*	*
Bent-Erik Ø. Poulsson	kommuneoverlege	*	*	*
Jan E. Aronsen	byveterinær	*	*	*
Terje Nygaard	helsesjef	*	*	*
Atle Sveen	helse- og sosialsjef	*	*	*
Gro Håkanes	sjefshelsesøster	tlf-intervju 29.11.99

Fra fylkeslegen deltok:
Gunnar Andersen.- ass. fylkeslege (revisjonsleder)
Astrid Irene Keltner.- fylkessjukepleier
Roger Jensen. .førstekonsulent