INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav
• undersøkelser og veiledning
• tiltak til utsatte grupper
• helseovervåking

Skien kommune har skolehelsetjeneste i alle grunn- og videregående skoler. Skolehelsetjenesten er kjent med lovkrav og faglige referanser (veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, IK-2617), individuell helseveiledning tilbys, og det er et system for å identifisere elever med spesielle behov. Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer og har et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever.

Ved tilsynet ble det avdekket 3 avvik fra myndighetskravene. Det er gitt merknad til 3 forhold der det er forbedringspotensiale.

Avvikene er detaljert omtalt i kapitel 5 og gjelder:

• Medisinsk-faglig ansvar for skolehelsetjenesten er ikke tilfredsstillende ivaretatt.
• Skolehelsetjenesten tilbyr ikke systematiske medisinske undersøkelser til alle barn ved skolestart.
• Skolehelsetjenesten har ikke oversikt over sykelighet/helsetilstand og risiko blant skoleelevene og kan ikke vise til systematiske tiltak som skal identifisere disse forholdene.

De 3 merknadene er nærmere omtalt i kapitel 5 og er følgende:

• Skolehelsetjenesten mangler et samlet internkontrollsystem.
• Lokaler som benyttes til helseundersøkelse og veiledning i skolehelsetjenesten er ikke alltid tilfredsstillende lydisolert.
• Skolehelsetjenesten har ikke et etatsinternt system som sikrer tverrfaglig innsats av kjernepersonell som lege, fysioterapeut, helsesøster og eventuelt ergoterapeut.

Dato: 24.juli 2000.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Skien kommune i perioden 09.03.2000 – 24.07.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skien kommune har 5 ungdomsskoler, 21 barneskoler og 4 kombinerte barne- og ungdomsskoler. I tillegg har kommunen en del spesialpedagogiske prosjekter, der elevene er samlet i mindre grupper. Det er 4 videregående skoler i Skien. Skolehelsetjenesten, som er organisert i helseavdelingen, utføres vesentlig av 18 helsesøstre og 1 skolefysioterapeut. I tillegg utføres ca 0,7 årsverk av kommunefysioterapeut og fysioterapeutkandidat. Elever med spesielle behov får dessuten ca 1,45 årsverk fysioterapi og 0,75 årsverk ergoterapi.

Pr.1.april d.å. har Skien kommune sagt opp alle skolelegene. Kommunen har 2 kommuneoverleger som er oppgitt til å ha det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonsplan for helseavdelingen, Skien kommune pr. 07.12.99
• Oversikt over alle grunnskoler og videregående skoler i Skien
• Budsjett for skolehelsetjenesten 2000, Skien kommune
• Oversikt over helsesøstre og fysioterapeuter/ergoterapeut i skolene i Skien kommune
• Oversikt over oppbygging av kvalitetssystem for skolehelsetjenesten
• Innholdsfortegnelse for kvalitetshåndbok for skolehelsetjenesten
• Flere eksempler på prosedyrer fra kvalitetshåndboka
• Årsmelding 1999 for det personrettede forebyggende arbeidet
• Årsrapport for helsestasjon for ungdom 1999
• Årsmelding 1999 for skolefysioterapeut
• Årsrapport 1999 for fysio- og ergoterapi for elever ved Enggrav og Bølehøgda skoler
• Plan for skolehelsetjenesten i grunnskolen, godkjent 1992, revidert utkast 1999

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fra fylkeslegen 09.03.2000: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Skien kommune 12.05.2000
  Fra Skien kommune 11.04.2000: Vedr. varsel om tilsyn skolehelsetjenesten i Skien kommune. Oversendelse av dokumenter.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03.2000.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 12.05.2000 kl. 08.30-09.00

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Håndbok i kvalitetsutviklingssystem (lover og forskrifter)
• Kvalitetshåndbok for helsesøstertjenesten i Skien kommune
• Oversikt over helsestasjonsleger.

Sluttmøte ble avholdt 12.05.2000 kl. 15.15-16.15.

Område 1: Alminnelige krav.

Avvik 1-1.

Medisinsk-faglig ansvar for skolehelsetjenesten er ikke tilfredsstillende ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr.1776, § 7 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har fra 01.04.2000 ikke ansatt leger til å ivareta de medisinske oppgavene i skolehelsetjenesten ved de enkelte skolene.
• Medisinsk-faglig ansvar etter forskrift om helsetjenester i skoler, som kommuneoverlegene er tildelt, er ikke beskrevet.
• Ansvarsdeling mellom de to kommuneoverlegene når det gjelder skolehelsetjenesten, er uklar og er ikke skriftlig dokumentert.
• Det er uklarhet blant de ansatte i skolehelsetjenesten om hvem som har det medisinsk-faglige ansvaret og hvordan de skal forholde seg ved generelle medisinske problemer.
• Det er uklart for ansatte i skolehelsetjenesten (helsesøster, fysioterapeut) hvordan de skal forholde seg ved medisinske problemer hos enkeltelever. De har liten mulighet for erfaringsutveksling og samarbeid med lege i enkeltsituasjoner.
• Lege blir ikke benyttet i skolehelsetjenesten ved de 4 videregående skoler i kommunen, med unntak av avdeling for multifunksjonshemmede elever ved Skogmo vid.skole.
• Lege deltar ikke i skolens tverretatlige fora (for eksempel elev-omsorgsgrupper).

Merknad 1-1.

Skolehelsetjenesten mangler et samlet internkontrollsystem.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Prosedyrearbeidet er konsentrert i forskjellige faggrupper.

Område 2: Undersøkelser og veiledning.

Avvik 2-1.

Skolehelsetjenesten tilbyr ikke systematiske medisinske undersøkelser til alle barn ved skolestart.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr. 1776, § 3 første strekpunkt, sammenholdt med krav til faglig forsvarlig virksomhet i kommunehelsetjenesten, jf. Kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke gitt tilbud om systematisk helseundersøkelse til alle barn i årskull 1994 ved skolestart høsten 2000.
• Kommunen har sagt opp legene som skulle foreta skolestartundersøkelsen.

Merknad 2-1.

Lokaler som benyttes til helseundersøkelse og veiledning i skolehelsetjenesten er ikke alltid tilfredsstillende lydisolert.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper.

Merknad 3-1: Skolehelsetjenesten har ikke et etatsinternt system som sikrer tverrfaglig innsats av kjernepersonell som lege, fysioterapeut, helsesøster og eventuelt ergoterapeut.

Område 4: Helseovervåking.

Avvik 4-1. Skolehelsetjenesten har ikke oversikt over sykelighet/helsetilstand og risiko blant skoleelevene, og kan ikke vise til systematiske tiltak som skal identifisere disse forholdene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr. 1776, § 3, jf § 2 andre ledd og Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66, § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Skolehelsetjenesten har ikke skriftlige prosedyrer for overvåking av sykelighet/ helsetilstand og risikofaktorer blant skoleelevene.
• Det er uklart hvem som har ansvar for helseovervåkingen.
• Kunnskap om helsetilstand blir ikke systematisk formidlet til besluttende myndighet.
• Helsetilstanden blant elevene er i liten grad beskrevet i årsmelding for skolehelsetjenesten.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Astrid Irene Keltner (revisjonsleder)
Assisterende fylkeslege Gunnar Andersen
Kontorsjef Geir Mjøen
Førstekonsulent Roger Jensen.