INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Alminnelege krav til skulehelsetenesta
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Vinje kommune er godt i gang med å utarbeide eit internkontrollsystem for helsetenesta kor skulehelsetenesta er inkludert. Delar av kvalitetssystemet skal reviderast i samsvar med ny organisering som blei gjennomført i fjor.

Kommunen har skulehelseteneste ved alle grunnskulane i kommunen og har fast kontortid på ungdomsskulane. Skulehelsetenesta legg "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten", IK-2617 til grunn for tenesta, og tilbyr systematiske medisinske undersøkingar til alle skuleelevar. Det vert gjeve tilbod om målretta undersøkingar og individuelle samtalar. Skulehelsetenesta har system for å identifisere elevar med særskilde behov, og har etablert forpliktande tverretatleg og tverrfagleg samarbeid for å hjelpe elevar med samansette problem. Samarbeidet er systematisert gjennom faste møte med skule, pedagogisk-psykologisk teneste, barnevern, sosialkontor og barne- og ungdomspsykiatrien. Det er oppretta ansvarsgrupper og soneteam. Det gis råd og bistand til skulane for tilrettelegging og integrering av kronisk sjuke og funksjonshemma elevar. Elevar med særskilde behov vert følgde opp individuelt. Psykiatrisk sjukepleiar for barn og unge har gjort ei kartlegging av psykososiale problem blant elevar i ungdomsskulen. Skuleheletenesta sine ulike aktører har delkunnskap om helsetilstanden til skuleelevane og om risikofaktorar i miljøet.

Ved tilsynet blei det avdekt 2 avvik frå myndigheitskrava. Det er gitt merknad til 4 tilhøve der det er potensiale for forbetring.

Avvika er detaljert omtala i kapitel 5 og gjelder:

• Det medisinsk-faglege ansvaret for skulehelsetenesta er ikkje plassert hos ein namngitt lege.
• Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere oversikt over sjukdom/helsetilstand og risiko blant skuleelevane.

Dei 4 merknadene er omtala i kapitel 5 og er følgjande:

• Delar av internkontrollsystemet er ikkje implementert i verksemda.
• Kommunen har ikkje prosedyrar som sikrar fagleg oppdatering eller vegleiing av dei tilsette i skulehelsetenesta.
• Lokaler som vert nytta til helseundersøking og vegleiing i skulehelsetenesta er ikkje tilfredsstillande.
• Tverrfagleg kompetanse er mangelfullt utnytta i skulehelsetenesta.

Dato: 30. september 2002

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved skulehelsetenesta i Vinje kommune i perioden 20. mars - 20.juni 2002. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen sin planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utført slik dei er framstilt skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

Vinje kommune har 3869 innbyggarar, og det er 7 grunnskular i kommunen. Frå og med neste skuleår vil det vera 6 skular. Kommunen har etablert eit internkontrollsystem for helsetenesta kor skulehelsetenesta er inkludert. Delar av kvalitetssystemet skal reviderast i samsvar med ny organisering som blei gjennomført i fjor.

Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonen sin verksemd og er organisert som delteneste i Vinje helse. Dei tilsette i skulehelsetenesta er leiande helsesyster i 100% stilling (for tida i permisjon), ei helsesyster i 60% stilling og ein assistent i 20% stilling. Det er konstituert

2 x 60% stilling sjukepleiar i helsesysterstillingane. Ei helsesyster i 70 % stilling har ansvar for miljøretta helsevern og ein del skulehelseteneste. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta. Kommunen har tilsett psykiatrisk sjukepleiar for born og unge og har fysioterapiteneste. Desse er organisert i eigne einingar, men samarbeid med skulehelsetenesta.

Kommunen gjev tilbod om helseteneste til alle grunnskular i kommunen, og det er fast kontortid på alle ungdomsskular. Skulehelsetenesta legg "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten", IK-2617 til grunn for tenesta, og tilbyr systematiske medisinske undersøkingar til alle skuleelevar. Det vert gjeve tilbod om målretta undersøkingar og individuelle samtalar. Skulehelsetenesta har system for å identifisere elevar med særskilde behov, og har etablert forpliktande tverretatleg og tverrfagleg samarbeid for å hjelpe elevar med samansette problem. Samarbeidet er systematisert gjennom faste møte med skule, pedagogisk-psykologisk teneste, barnevern, sosialkontor og barne- og ungdomspsykiatrien. Det er oppretta ansvarsgrupper og soneteam. Elevar med særskilde behov vert følgde opp individuelt. Skulehelsetenesta gjev råd og bistand til skulane for tilrettelegging og integrering av kronisk sjuke og funksjonshemma elevar, blant anna i samarbeid med fysioterapeutane. Kommunen har etablert eit system for direkte tiltak overfor elevar med psykososiale problem. Psykiatrisk sjukepleiar for born og unge har kontakt med og oppfølging av enkeltelevar, og har gjort ei kartlegging av psykososiale problem blant elevar i ungdomsskulen. Skulehelsetenesta sine ulike aktørar har delkunnskap om helsetilstanden til skuleelevane og risikofaktorar i miljøet.

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Oversikt over IK-/kvalitetssystemet (innhaldsliste)
• Overordna mål for Vinje helse
• Kvalitetsdefinisjon Vinje helse
• Avd.mål helsesystertenesta
• Organisasjonskart Vinje helse
• Avviksbehandling
• Journalhandtering helsesystertenesta
• Skulehelsetenesta i Vinje
• Informasjonsskriv om skulehelsetenesta
• Barnehagar og skular: Godkjenning og tilsyn
• Ulykkes-/skaderegistrering i skular og barnehagar
• Legemiddelhandtering gruppe A-preparat i skular og barnehagar
• Blodsmitte/stikkskadar: Generelle retningslinjer m.v.
• Miljøretta helsevern: Utdrag av årsmelding for 2000 og 2001
• Årsevaluering av helsesystertenesta 2000
• Utkast til prosedyre for ansvarsgrupper
• Oversikt over grunnskular i Vinje
• Fysioterapi i barnehage og skule hausten 2001 og våren 2002
• Budsjett 2002 - Vinje helse
• Årsmelding 2001 - Vinje helse
• Verksemdsplan 2002 – 2003 - Vinje helse
• Arbeidsplan for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Skolehelsetjenesten Åmot helsestasjon
• Arbeidsplan 2002 – Skolehelsetjenesten Åmot skole
• Instruks for soneteam i Vinje kommune
• Stillingsinstruks for helsesyster Kari Bø og leiande helsesyster Jeanette Lindgren
• Oversikt over tilsette i skulehelsetenesta
• Stillingsomtale for psykiatrisk sjukepleiar for barn og unge (0-20 år)
• Oversikt over arbeidsområde for psykiatrisk sjukepleiar Gudrun Igland

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Frå fylkeslegen 20.03.02: Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Vinje kommune 20. juni 2002.
• Frå Vinje kommune 03.05.02: Tilsyn med skulehelsetenesta i Vinje 20.06.02 – oversending av dokumentasjon.
• Frå fylkeslegen 06.06.02: Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Vinje kommune 20. juni 2002; dagsprogram

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 20. mars 2002.

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde 20. juni 2002 kl 09.00 – 09.25.

Intervjuer
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
- IK- systemet i skulehelsetenesta
- Stillingsinstruksar for helsesyster og lege
- Organisasjonskart

Sluttmøte var halde 20. juni 2002 kl 15.00 – 15.45.

Område 1:

Alminnelege krav

Avvik 1-1

Det medisinsk-faglege ansvaret for skulehelsetenesta er ikkje plassert hos ein namngitt lege.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr. 1776, § 7 andre ledd:

"Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten skal ligge hos lege."

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det er ulike oppfatningar blant dei tilsette om kven som har det medisinsk-faglege ansvaret for skulehelsetenesta.
• Medisinsk-fagleg ansvar for skulehelsetenesta er ikkje skriftleg dokumentert.
• Det føreligg ikkje stillingsinstruks for lege i skulehelsetenesta.

Delar av internkontrollsystemet er ikkje implementert i verksemda.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Ikkje alle tilsette er blitt gjort kjent med oversikten over dei myndigheitskrav som gjeld for skulehelsetenesta.
• Det føreligg to varierande regelverksoversikter i kvalitetssystemet.
• Det er ulik forståing av kven som er ansvarleg for internkontrollsystemet.

Kommunen har ikkje prosedyrar som sikrar fagleg oppdatering eller vegleiing av dei tilsette i skulehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

Opplæringsplan eller introduksjonsprogram for nytilsette føreligg ikkje i kvalitetssystemet.

Kommentar:

Det er opp til dei tilsette sjølve å vurdere trongen til oppdatering.

Område 2:

Undersøkingar og vegleiing

Merknad 2-1

Lokaler som vert nytta til helseundersøkingar og vegleiing i skulehelsetenesta er ikkje tilfredsstillande.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det manglar fast kontor for skulehelsetenestea ved skulane.
• Skulehelsetenesta må ofte skifte rom eller nytte møterom.

Område 3:

Tilbod til elevar med særskilde behov

Merknad 3-1

Tverrfagleg kompetanse er mangelfullt utnytta i skulehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det manglar prosedyrar for tverrfagleg samarbeid og samhandling internt i skulehelsetenesta.
• Det føreligg ikkje system for erfaringsoverføring mellom faggruppene.
• Lege medverkar lite i tverrfagleg samarbeid i skulehelsetenesta.

Område 4:

Overvaking av helsetilstand og risikofaktorar

Avvik 4-1

Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere oversikt over sjukdom/helsetilstand og risiko blant skuleelevane.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66, § 1-4 andre ledd:

"Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i

kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal foreslå

Forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr. 1776, § 2 andre ledd:

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Skulehelsetenesta har ikkje skriftlege prosedyrar for overvaking av helsetilstand og risikofaktorar blant skuleelevane.
• Skulehelsetenesta er mangelfullt orientert om pågåande undersøkingar og kartlegging av helsetilstand blant elevar i ungdomsskulen.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Rådgiver Astrid Irene Keltner, revisjonsleiar
Lege Gunnar Andersen
Psykiatrirådgiver Kari-Venke Lindkvist