INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

• Organisering og ansvarsplassering i kommunehelsetenesta
• Saksbehandling ved tildeling av heimesjukepleie
• Handtering av avvik

Kommuneleiinga har god oversikt over eigne utfordringar i helsetenesta og meiner sjølv å ha grunnlag for å seie at kommunen tilbyr gode tenester. Innan kvar av deltenestene pågår det mykje godt arbeid for å byggja opp internkontrollsystemet. Det gjenstår likevel ein del før systemet er på plass og kan fungera slik det er tenkt. Kvalitetsarbeidet blir i stor grad ivaretatt av nokre få ildsjeler og er lite styrt frå øvste kommuneleiing.

Fylkeslegen har gjennom denne systemrevisjonen avdekka forhold som viser at kommunen på nokre områder ikkje etterlever krav myndigheita set til helsetenesta. I rapporten blir det pekt på følgjande avvik frå krav i helselovgivinga:

Fylkeslegen gir også følgjande merknader til kommunen:

Dato: 18. mars 2003

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved kommunehelsetenesta i Forsand i perioden 1. oktober 2002 – 17. mars februar 2003. Revisjonen inngår som ein del av Fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i 2002.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis kommunen tek i vare ulike myndigheitskrav innan sine verksemder ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

Forsand kommune hadde ved forrige årsskifte 1055 innbyggjarar. Kommuneleiinga har god oversikt over eigne utfordringar i helsetenesta og meiner å ha grunnlag for å seie at kommunen tilbyr gode tenester. Det har vært satsa sterkt på eldreomsorga dei seinaste åra. Dei økonomiske tilhøva gjer at kommunen nå stadig oftare må vurdera tenestetilbodet til alle bukargrupper ut frå minkande ressurser, og det kan i tida som kjem bli aktuelt å redusera talet på årsverk innan helsetenesta.

Kommunen blei omorganisert 1.januar 2002. Innan kvar av deltenestene pågår det mykje godt arbeid for å byggja opp internkontrollsystemet. Det gjenstår likevel ein del før systemet er på plass og kan fungera slik det er tenkt. Kvalitetsarbeidet blir i stor grad ivaretatt av nokre få ildsjeler og er lite styrt frå øvste kommuneleiing.

Kommunen sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonsbeskrivelse/-kart. Politisk og administrativ styring.
• Årsrapport frå Levekårsavdelinga 2001
• Kommunalt regelverk innan skule, barnehage, helse-, sosial- og kulturseksjonen
• Tenesteomtalar for helsetenestene
• Internkontrollsystem for legekontoret
• Internkontrollsystem for pleie- og omsorgstenesta
• Internkontrollsystem for psykiatrisk sjukepleieteneste
• Internkontrollsystem for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Legevaktsavtale mellom Forsand og Strand kommune
• Avtale om privat fysioterapipraksis
• Arbeidsavtale for kommunelege 2
• Skjema for avviksmelding
• Fastlegeavtale med K. L. Solaty
• Standard for heimehjelpstenestene
• Rapport frå farmasøytisk tilsyn 27.06.2000

Korrespondanse mellom Kommunen og Fylkeslegen:

• Brev av 1.oktober 2002 frå Fylkeslegen, melding om tilsyn
• Overlevering av dokumentasjon frå Forsand kommune 7. november 2002
• E-post av 8. november 2002 frå Fylkeslegen, forslag til program for tilsynsbesøket
• E-post av 22. november 2002 frå Fylkeslegen, program for tilsynsbesøket
• E-post av 20.desember 2002 frå Fylkeslegen, melding om forsinka tilsynsrapport
• Brev av 29. januar 2003 frå Helsetilsynet i Rogaland (tidligare Fylkeslegen) oversending av førebels tilsynsrapport
• Brev av 10. mars 2003 frå Forsand kommune, tilbakemelding på førebels tilsynsrapport

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 1. oktober 2002

Opningsmøte vart halde 27. november 2002

Intervjuer - 9 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Saksdokumenter frå behandling av 6 søknader om heimesjukepleie
• "Registreringsperm", oversikt over brukarkontakter i Psykiatriske sjukepleieteneste
• Alle pasientjournalane i Psykiatrisk sjukepleieteneste

Sluttmøte var halde 27. november 2002

Område 1: Organisering og ansvarsplassering i kommunehelsetenesta

Organiseringa av kommunehelsetenesta er oversiktlig. Både det faglege og det administrative ansvaret er klart plassert innan kvar av deltenestene; legetenesta, fysioterapitenesta, sjukeheimen, heimesjukepleien, helsesøstertenesta og jordmortenesta . Dei som har det faglege ansvaret for kvar av deltenestene fyller dei formelle kompetansekrava.

Kommunen har tilsatt kommunelege 2 i 100 % stilling. Han har om lag 900 personar på fastlegelista og i tillegg ansvar for legetenesta i helsestasjonen, skulehelsetenesta og sjukeheimen. Kommunelege 2 inngår i legevaktsordninga som Forsand har etablert saman med Strand kommune. Strand kommune står for det faglege og administrative ansvaret for den interkommunale legevaktsordninga.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Kommunehelsetenestelova § 3-4

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen kunne ikkje legga fram nokon dokumentasjon på kven som skulle ivarta denne funksjonen. Fleire av intervjupersonane bekrefta at kommunen ikkje har tilsett ein medisinsk-fagleg rådgjevar.
• Avtalen som er inngått med kommunelege 2 omfattar ikkje desse oppgåvene.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Smittevernlova §§ 7-1 og 7-2

• Kommunen kunne ikkje legga fram nokon dokumentasjon på kven som skulle ivarta denne funksjonen. Fleire av intervjupersonane bekrefta at kommunen ikkje har smittevernlege.
• Avtalen som er inngått med kommunelege 2 omfattar ikkje desse oppgåvene.
• Smittevernplanen for kommunen frå 11. juni 1997 er ikkje oppdatert.

Kommunen har inngått avtale med ein privat fysioterapeut om18 timers fysioterapipraksis i veka.

Merknaden er basert på følgjande myndigheitskrav:

• Kommunen har inngått ein avtale om privat fysioterapipraksis. Av avtalen går det fram at fysioterapeuten pliktar å delta på møter med kommunen med inntil 4 timar i veka. Ingen andre oppgåver inngår i avtalen.
• Det er ikkje utarbeidd stillingsomtale eller liknande for fyioterapeuten
• Fysioterapeuten planlegg og prioriterar denne tenesta heilt på eiga hand. Det kom fram under intervjua at det kan vere lang ventetid for å få fysioterapi og blei reist spørsmål frå fleire om denne tenesta er underdimensjonert.
• Det er ikkje sikra systematisk rapportering frå fysioterapitenesta til kommuneleiinga.

Denne tenesta er organisert under Seksjon helse og sosial og dermed organisatorisk skild frå heimesjukepleien i Seksjon pleie og omsorg.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har kartlagt behovet for denne tenesta og har god oversikt over kven som får hjelp. Intervjupersonane gir uklåre svar på om dette er heimesjukepleie. Det blir ikkje gjort formell saksbehandling ved tildeling av denne tenesta, og kommunen har ikkje fatta enkeltvedtak ved tildeling av psykiatrisk sjukepleie til nokon av brukarane.
• Det er oppretta pasientjournalar for nokre av brukarane. Det er noko uklart kven som blir definerte som brukarar og kriterier for kven det eventuelt ikkje er nødvendig å oppretta journal på.

Område 2: Saksbehandling ved tildeling av heimesjukepleie

Det blei ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området. Det er likevel grunn til å sjå dette i samanheng med merknad 2 ovanfor.

Kommunen har gode rutinar for å sikra saksbehandlinga ved tildeling av heimesjukepleie.

Vurderinga er basert på følgjande observasjonar i saksdokumenta vedrørande 6 brukarar:

• Søknad om heimesjukepleie var signert av søkaren eller den nærasta pårørande.
• Namnet på nærasta pårørande gjekk fram av søknaden.
• Søkaren sitt behov for hjelp var forsvarleg kartlagt.
• Vedtak om tildeling av heimesjukepleie var rimeleg konkrete.
• Det gjekk fram av vedtaket kva klagerett søkarane hadde.

Område 3: Handtering av avvik

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Tilsynslova § 3

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det er ikkje samd oppfatning av kva som skal oppfattas som avvik.
• Kommuneleiinga viser til eit skjema for registrering av avvik når det gjeld tenesteyting. Dette skjemaet er ikkje kjent og blir ikkje brukt innan dei ulike deltenestene.
• Øvste leiing i kommunen har ikkje motteke eller spurt etter meldingar om avvik.
• Det er ikkje registrert nokon avvik i legetenesta, fysioterapitenesta, helsestasjon, skulehelseteneste eller psykistrisk sjukepleieteneste. Pleie- og omsorgstenesta har registrert 7 avvik på utdeling av legemidler.
• Det er ikkje utarbeidd rutiner for korleis avvik skal bli tatt hand om på den einskilde tenesteplass eller lenger oppe i organisasjonen.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå Fylkeslegen deltok:
Ole Mathis Hetta, fylkeslege
Bjørg Botne, fylkessjukepleiar

Brita Gjerding, sjukepleiar i Statoil deltok som observatør/referent