INNHOLD

1. Innledning
2. Dokumentunderlag
3. Gjennomføring
4. Reviderte områder og funn
5. Beskrivelse av virksomheten
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Fylkeslegen har ikke funnet avvik. men har følgende merknader:

Merknad 1:

Noen godkjenningsvedtak er utformet med forbehold om utbedring innen bestemte tidsfrister, men uten at det er betegnet som midlertidig godkjenning. Noen utbedringsforbehold har ellers uklart innhold ved at "påpekte mangler" ikke er presist knyttet opp til vedtak. Ikke utført utbedring av mangler innen angitt tidsfrist, blir ikke systematisk meldt til godkjennings-myndighet.

Merknad 2:

Tilsyn basert på internkontroll og kommunelegens tilsynsplan er ikke helt utviklet.

Dato: 28.03.2000

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Gjesdal kommunes godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Lov av 30. mars 1984 nr.15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)

Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og Forskrift av 1. desember 1995 nr.928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Varsel om tilsyn 02.11.99 fra fylkeslegen til Gjesdal kommune.

Svarbrev fra Gjesdal 29.11.99 ved kontaktperson Per A. Erga, vedlagt diverse dokumentasjon hvorav følgende nevnes spesielt:

Organisasjonskart .Retningslinjer for internkontroll –aktuelle sjekklister. Orienteringsskriv om kartlegging - og godkjenningsprosessen. Søknadsskjema for godkjenning.

Utskrift av møtebok for UKO(utvalg for kultur og oppvekst) sak 19/99 vedr. godkjenning av barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern .

Program for tilsynet sendt 04.01.2000, og bekreftet samme dag.

Åpningsmøte ble avholdt: 18.01.99 kl. 900.

Sluttmøte ble avholdt:18.01.99 kl. 1430.

Intervjuer
(5) personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Delegasjon av myndighet:
Kommunestyret har i sak 61/98 vedtatt at godkjenningsansvaret etter forskrift om miljørettet helsevern delegeres til UKO og presisert at tilsynsansvaret påligger kommunelegen.
Fylkeslegens revisjonsteam gjennomgikk kartleggingsdokumentasjon og vedtak for 3 skoler og 3 barnehager utfra ulike typer vedtak: Godkjent, og godkjent under forutsetning/eller med forbehold. Det fremgår at en del frister for utbedring er passert uten at det har fått konsekvenser for godkjenningen. Gjesdal ungdomsskole er godkjent med forbehold om at de påpekte mangler ble utbedret i samsvar med skoleutbyggings-planen innen utgangen av 1999.
Ingen skoler eller barnehager er formelt gitt dispensasjon i forhold til forskriften, og det er heller ikke gitt avslag på søknad om godkjenning.
Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert: Det var gjort et godt forarbeid til godkjenningsøknader, ved at en tverrfaglig gruppe med bl.a. medisinsk-faglig rådgiver var med på synfaring og registrering av status vedr. miljøfaktorer.

I forbindelse med dette arbeidet var det brukt en avviksliste som berørte alle paragrafer fra 9 til 25. En del godkjenningsvedtak var gjort med forbehold om retting, men noen datoer var passert uten at det hadde utløst melding om avvik.

Det ble for øvrig spesielt påpekt at forhold vedrørende parkering ved Ålgård skole representerer et trafikkproblem og en risiko for skolebarna, noe kommunelegen som tilsyn har påtalt flere ganger.
Det registreres at internkontroll etter ny forskrift ikke er ferdig innarbeid, men at den er planlagt integrert i tidligere utviklet internkontroll etter arbeidsmiljøloven, HMS-systemet. Grunnlaget for kommunelegens systematiske tilsyn med vedlikehold av godt miljø i barnehager og skoler er ikke helt på plass ennå.

• Gjesdal kommunes godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Område 1: Godkjenning

Merknad

Noen godkjenningsvedtak er utformet med forbehold om utbedring innen bestemte tidsfrister, men uten at det er betegnet som midlertidig godkjenning. Noen utbedringsforbehold har ellers uklart innhold ved at "påpekte mangler" ikke er presist knyttet opp til vedtak. Ikke utført utbedring av mangler innen angitt tidsfrist, blir ikke systematisk meldt til godkjenningsmyndighet.

Område 2: Tilsyn

Merknad :
Tilsyn basert på internkontroll og kommunelegens tilsynsplan er ikke ferdig utviklet.

Skolesjef Per A. Erga var i størst grad involvert i revisjonen, men det vises for øvrig til tabell over deltakere.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Berit Orheim, rådgiver
Martin Hermansen, rådgiver/jurist
Sigmund Hus ass. fylkeslege