INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hensikten med systemrevisjonen var å etterse at Haugesund kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• Barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas
• Barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Tilsynet var et av flere tilsyn der fokus var helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problem. I tillegg til dette tilsynet er det gjennomført et tilsvarende tilsyn i Sauda kommune. Det er også gjennomført tilsyn ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk ved Haugesund sjukehus. I tillegg til å revidere den enkelte virksomhet, har samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten vært gjenstand for revisjon.

Hovedkonklusjon

Ved tilsynet i Haugesund kommune kom det fram et stort engasjement for å gi barn og unge med psykososiale problem et godt tilbud. Dette kom fram både i intervju med ledelse og de enkelte fagpersoner. Psykiatrikoordinator har en viktig nøkkelfunksjon for å koordinere det totale tilbudet. Ut fra Fylkeslegens vurdering arbeider Haugesund kommune målrettet for å sikre et godt tilbud til barn og unge med psykiske problem. Det synes som om kommunen anvender opptrappingsmidlene i psykiatri på en god måte.

Tilbudet ved helsestasjon er i samsvar med myndighetenes forventninger. Helsesøstrene gir barn og familier med ekstraordinære behov et godt tilbud om tett oppfølging. Helsesøstrene har således en nøkkelrolle i kommunen når det gjelder å avdekke og følge opp familier med problem.

Legenes rolle når det gjelder barn og unge med psykiske problem er perifer. Dette gjelder til dels helsestasjonslege, men særlig skolelege og fastlege. Fylkeslegen har imidlertid grunn til å tro at barn og unge som har behov for legeundersøkelse får dette.

Det er i liten grad samarbeid mellom fastlegen og de øvrige kommunale instanser som helsestasjon, PPT og barnevern.

Kommunen har valgt å styrke PP tjenesten. Denne tjeneste har i Haugesund en sentral rolle når det gjelder denne problematikken. Samarbeidet mellom helsestasjon og PPT er meget godt, og de fleste barn med psykososiale problem blir henvist dit.

Samarbeidet med barnevernet er ikke tilsvarende tett. Barn som har behov for det, blir meldt barnevernet.

Samarbeidet med spesialisthelsetjenesten er godt. De fleste barn/ unge som blir henvist dit, blir henvist fra PPT eller psykolog ved helsestasjon for ungdom. Noen blir henvist direkte fra fastlegen.

Det er satt i gang arbeid for å ta i bruk individuelle planer, men kommunen er kommet noe kort i dette arbeidet.

Konklusjon:

Det ble ved tilsynet funnet 2 avvik.

1) Det er ikke etablert rutiner som sikrer at fastlegen blir informert om tiltak som iverksettes overfor barn og unge med psykiske problem.

2) Kommunen er kommet noe kort i arbeidet med utarbeidelse av individuelle planer.

Dato 08.01.2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 28.08.2002 – 22.10.2002 . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Haugesund kommune er en stor kommune med ca 30.000 innbyggere. I dag har kommunen en sektororganisering. Dette er en organisasjonsform som en ønsker å gå bort fra, og det pågår arbeid med omorganisering. Ny organisasjonsmodell; " Ny Haugesund" skal være på plass fra 01.05.03. Det er usikkert hvilke konsekvenser dette vil få for de som arbeider med barn og unge, men noe av hensikten med omorganiseringen er å sikre et helhetlig tilbud til befolkningen.

Kommunelege I er den eneste legen i kommunen som er ansatt 100% i kommunal stilling. Det er vanskelig å rekrutter leger til kommunalt arbeid og i dag deles de kommunale oppgaver mellom flere leger. Det opplyses at dette i enkelte tilfeller resulterer i manglende kontinuitet når det gjelder samarbeid med blant annet helsesøstre.

I Haugesund kommune har PPT en sentral rolle når det gjelder barn og unge med psykiske problem. Som et ledd i opptrappingsplanen for psykisk helse har kommunen valgt å styrke denne tjenesten ytterligere med tre psykologstillinger. Kommunen har også styrket sosiallærerrollen i skolen.

Helsesøster har et nært og godt samarbeid med PPT. De fleste barn og unge med psykiske problem blir henvist til PPT og eventuelt fulgt opp der. Dette medfører at helsesøster, i skolehelsetjenesten spesielt, får en noe mer perifer rolle når det gjelder oppfølging av barn og unge med psykiske problem enn det som er tilfelle i andre kommuner.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Handlinsplan/psykiatriplan for barn og unge under 18 år i Haugesund
• Stillingsbeskrivelse – helsesjef
• Stillingsbeskrivelse – kommuneoverlege
• Stillingsbeskrivelse – sjefshelsesøster
• Stillingsbeskrivelse – helsesøster 1
• Stillingsbeskrivelse – helsesøster
• Stillingsbeskrivelse – avdelingsleder psykiatritjenesten
• Stillingsbeskrivelse – psykiatrikoordinator
• Årsmelding 2001 – helseavdelingen
• Årsmelding 2001 - Helsesøster og jordmortjenesten
• Årsmelding 2001 – Psykiatrikoordinator
• Årsrapport 2001 – helsestasjon for ungdom
• Årsmelding 201 - PPT
• Rapport om skolehelsetjenesten ved Vardafjell skole – våren 2002
• Rapport om skolehelsetjenesten ved Skeisvang skole - våren 2002
• Kvalitetshåndbok – sektor for omsorg ( del 1)
• Kvalitetshåndbok – helseavdelingen ( del 2)
• Kvaliteshåndbok – del 3 ( er under utarbeidelse)
• Konkretisering av kvalitetskrav – helsesøster- og jordmortjenesten
• Metodebok for helsestasjon for ungdom i Haugesund
• Prosedyre – avviksmlding
• Olweus – programmet ( utdrag fra økonomiplanen 2002-2006)
• Aspergerprosjektet
• Aktivaprosjektet
• Brukerundersøkelsen – Haugesund kommune 2002-09-25 Trivselundersøkelsen 2001 ( for 3., 6., og 9 klasse)
• Serviceerklæring jordmortjenesten, helsestasjon og skolehelsetjeneste ( hentet fra internett:  www.Haugesund kommune.no)
• Kart over helsesøstre og jordmortjenesten pr 12.08.2002

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 28.08.2002 Melding om tilsyn
• 28.08.2002 Melding om formøte
• 21.09.2002 Oversendelse av dokumentasjon fra Haugesund kommune
• 04.10.2002 Program for tilsyn
• 04.10.2002 Utsendelse av spørreskjema – kartlegging av tilbudet ved helsestasjoner
• 04.10.2002 Utsendelse av spørreskjema – kartlegging av tilbudet i skolehelsetjenesten

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.08.2002

Formøte ble avholdt torsdag 03.10.2002
Barn og unge med psykiske problem som trenger hjelp blir ofte fanget opp på andre arenaer enn i helsetjenesten og oppfølging på kommunalt nivå krever samarbeid mellom kommunenes deltjenester. De ulike deltjenester vil påvirke hverandre og for å kunne vurdere helsetjenestetilbud ble det arrangert et formøte med representanter fra de andre deltjenester: PPT, barnevern, skole og helsetjenesten.
Forut for formøtet hadde Fylkeslegen, ved ass. fylkeslege Torleiv Robberstad, sammenstillet relevante data fra Kostra. Dette følger vedlagt.

Utsendelse av kartleggingsskjema vedrørende tjenestetilbudet ved helsestasjon og skolehelsetjeneste. Skjema ble sendt 4. oktober 2002 Fylkeslegen mottok svar 15.10.2002.

Systemrevisjonen ble gjennomført onsdag 16. oktober 2002. Denne besto av:

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 5 helsekort
• 5 journaler fra sentum helsestasjon
• 3 journaler fra Bleikemyr legesenter
• Oversikt over henvisning til lege fra helsestasjon - notatbok:
  Arbeidnotat, prosedyrebeskrivelse , opprettelse av individuell plan
  Arbeidsnotat, prosedyrebeskrivelse, etablering og gjennomføring av    ansvarsgruppe
  5 henvisninger fra PPT til spesialisthelsetjeneten

Sluttmøte ble avholdt

Hovedområde 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Følgende tema ble vurdert:

a) Får barn mellom 15 måneder og skolestart rutinemessig og regelmessig undersøkelser?

b) Har kommunehelsetjenesten organisert, planlagt og styrt sine tjenester slik at barn og unge får målrettede undersøkelser ved indikasjon?

c) Sørger helsestasjon og skolehelsetjenesten for at elever som har behov for oppfølging, får dette?

d) Blir barn og unge med psykiske problemer undersøkt av lege?

e) Blir barn og unge med psykiske problemer henvist til spesialisthelsetjenesten eller PPT?

f) Blir fastlegen informert dersom helsestasjon og skolehelsetjenesten henviser eller iverksetter tiltak overfor barn og unge med psykiske problem?

g) Er det ansatt tilstrekkelig antall kvalifisert personell i tjenesten?

Følgende observasjoner ble gjort ved tilsynet:

Helsestasjon / skolehelsetjeneste

• Det er etablert et system som sikrer rutineundersøkelser ved helsestasjonen.
• Det er etablert systemer som sikrer at "risikobarn" får en forsvarlig oppfølging ved helsestasjonen utover rutineundersøkelser.
• Helsesøsterdekningen er tilsvarende gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner. Det er opprettet to nye helsesøsterstillinger ved hjelp av psykiatrimidler.
• Som følge av den sentrale rolle PPT har når det gjelder oppfølging av psykososiale problem, har helsesøster i skolehelsetjenesten mindre befatning med dette problemet enn det som er tilfellet i mange andre kommuner. I mange tilfeller går det henvendelse fra sosiallærer til PPT og deretter evt til BUP uten at helsesøster er inne i bildet.
• Det er opprettet et system som sikrer informasjonsoverføring mellom helsetjenesten i barneskolen og helsetjenesten i ungdomsskolen. Det er ikke etablert et tilsvarende system mellom ungdomsskole og videregående skole.
• Kommunen har definert overgangen mellom barneskole og ungdomsskole som et kritisk tidspunkt for utvikling av psykiske problem. For å redusere dette har psykiatrikoordinator initiert en ordning der klassestyrer går på hjemmebesøk før oppstart i ungdomsskolen, og det arrangeres leir for alle som skal starte i ungdomsskolen. Helsesøster er delaktig i dette, og tiltakene vurderes som en god mulighet for å redusere overgangsproblemer og å fange opp de elevene som sliter.

Lege

• Samarbeidet mellom helsestasjonslege og helsesøster blir vurdert som tilfredsstillende men er svært avhengig av den enkelte leges engasjement. Enkelte leger vektlegger samarbeidet med helsesøster, mens andre prioriterer ikke dette. Alle legene med et unntak er avtaleleger. I følge helsesjef ville det vært ønskelig med flere legetimer knyttet til helsestasjonen, men det er begrenset hvor mange timer kommunen kan pålegge den enkelte lege.
• Dersom helsestasjonslegen har behov for vikar, ordnes det av legen selv uten kommunens medvirkning. Dette skaper ofte problem både med hensyn til kvalitet og kontinuitet ved helsestasjonen.
• Skolelegens rolle oppleves mer uklar enn tilsvarende funksjon ved helsestasjonen. Budsjettet for skolelege ble i fjor redusert uten innvendinger fra helsesøstre og skolelege. Legeressursene er flyttet over til helsestasjon for ungdom. Det har vært ønskelig å styrke denne.
• Det er i all hovedsak helsesøster som "siler" hvem som skal til lege. I skolehelsetjenesten er skolelegen i liten grad involvert i barn med psykososiale problemstillinger. Dersom det er somatiske problemstillinger, ber helsesøster enten eleven selv kontakte fastlege eller henviser til skolelege eller lege ved helsestasjon for ungdom. Påfallende mange av de barn som var registrert i kartleggingsundersøkelsen hadde ikke blitt drøftet med lege. Kommunen mener selv at det tilbudet som blir gitt er forsvarlig.
• Fastlegene har en svært perifer rolle i forhold til barn og unge med psykiske problem. Det er ikke samarbeid mellom helsestasjon og fastlege og det utveksles heller ikke informasjon mellom disse.

Henvisning til andre instanser

• Helsestasjonene har et nært samarbeid med PPT og svært mange barn blir henvist hit. 82 % av henvisninger til PPT i aldersgruppen 0-5 år kommer fra helsestasjon.
• Det er tilsatt psykolog ved helsestasjon for ungdom. Dette evalueres som et bra tilbud og elever med psykiske vansker blir ofte henvist til denne.
• Mange fastleger som har ansvar for barn og unge med psykiske problem gjør i liten grad bruk av det kommunale system, som helsestasjon og PPT. I de aller fleste tilfeller blir barnet/ ungdommen henvist direkte til BUP. Dersom helsesøster finner det nødvendig å henvise barn eller ungdom videre, går henvendelsen i de fleste tilfeller til PPT eller til psykolog ved helsestasjon for ungdom. Henvisning til BUP skjer så eventuelt fra disse instanser. Det blir således to parallelle "løp" for henvisninger innen kommunen.
• Kommunens samarbeid med BUP er tilfredsstillende. Det er påbegynt samarbeid mellom kommunen og BUP når det gjelder utarbeidelse av flytskjema for å sikre forsvarlig oppfølging av sentrale diagnoser.

Kompetansen i helsetjenesten

• Kompetansen i helsetjenesten blir vurdert som tilfredsstillende.

Konklusjon:

Det ble avdekket et avvik på dette området.

• Det er ikke etablert rutiner som sikrer at fastlegen blir informert om tiltak som iverksettes overfor barn og unge med psykiske problem.

Avvik fra kommunehelsetjenestelovens § 1-3a

Hovedområde 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

Følgende tema ble vurdert

a) Kan skolehelsetjenesten godtgjøre at det er etablert et tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

b) Kan helsestasjonen godtgjøre at det er etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

c) Er helsetjenesten organisert på en slik måte at helsepersonell kan ivareta opplysningsplikten til og samarbeidet med sosialtjenesten?

d) Er helsepersonellet kjent med meldeplikten til barnevernet og hva denne innebærer?

Observasjoner

• Samarbeidet mellom helsestasjon og PPT vurderes av begge parter som svært godt. I tillegg til samarbeid i enkeltsaker er det etablert faste møter mellom helsestasjon og PPT.
• Det er strukturert samarbeid mellom helsestasjon/ skolehelsetjeneste og øvrige kommunale instanser i alle ungdomsskoler og ved to barneskoler - psykososiale team. Disse fungere godt og det er planer om å utvide ordningen slik at den vil gjelde alle skoler. Ved de skoler der det ikke er etablert psykososiale team er samarbeidet mer tilfeldig og kvaliteten varierende.
• Alle de som ble intervjuet var kjent med meldeplikten til barnevernet.
• Samarbeidet med barnevernet fungerer ikke like godt som samarbeidet med PPT. Helsestasjonen melder et barn til barnevernet, men får ikke alltid tilbakemelding. Helsestasjonen må derfor, også etter å ha meldt et barn til barnevernet, fortsette oppfølging av barnet. I mange tilfeller vet ikke helsesøster at barnevernet er involvert og opplysninger om dette kommer bare gjennom foreldrene.
• Psykiatrikoordinator skal ha fokus på det totale tilbudet i kommunen og arbeide for å samordne tilbudet. Dette er således en nøkkelrolle for å få til et godt og koordinert tilbud. Mer enn 20 % av hans stilling blir benyttet til barn og unge.
• Seksjon psykiatri har fokus på voksne med psykiske problem. Det arbeides for å få til en tilnærming mellom denne tjenesten og helsestasjon. Det er påbegynt et samarbeid knyttet til spiseforstyrrelser.

Konklusjon:

Det ble ikke avdekket avvik eller funnet grunnlag for merknader på dette området.

Hovedområde 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Følgende tema ble vurdert

a) Kan kommunen godtgjøre at de har fordelt ansvar og myndighet og har iverksatt utarbeidelse av planer for nye pasienter med langvarige og koordinerte tjenester, og pasienter som ønsker en slik plan.

Observasjoner

• Det er laget forslag til prosedyre for utarbeidelse av individuell plan og prosedyre for etablering og drift av ansvarsgrupper. Denne skulle behandles internt i kommunen samme dag som tilsynet.
• Psykiatritjenesten har lang erfaring med utarbeidelse av samordnede planer. Haugesund var prøvekommune for HHP. I tillegg finnes det en rekke habiliteringsplaner. Dette danner godt grunnla for individuelle planer, men dette planverktøyet er enda ikke på plass.
• Rehabiliteringskoordinator er tiltenkt rollen som koordinerende instans. Heller ikke dette er kommet på plass enda.

Konklusjon

Det ble funnet et avvik på dette området.

Avvik 1:

• Kommunen er kommet noe kort i arbeidet med utarbeidelse av individuelle planer.

Avvik fra: Kommunehelsetjenestelovens § 6-2a:

Oversikt over deltakere i formøte:

John Otto Aase, ped.psyk. rådgiver
Inger K. Mæland
Torill K. Thorsen, prosjektleder, bolig
Arne Taraldsøy, leder PPT
Per Arne Vik, kommunaldirektør
Stål Alfredsen, kommunaldirektør
Jan Svendsen, OKI
Marta Vignes Steine, Statens utdanningskontor
Gunn Nylend, Fylkesmannen
Liv Kjersti Kvalevåg, barneverntjenesten
Jostein Helgeland, kommune overlege
Anne Brit Bjerkenes, helsesøstertjenesten
Sissel Hynne, helsesjef
John Arne Ulland, psykiatrikoordinator
Tore Haaland, kommunaldirektør
Torleiv Robberstad, ass. fylkeslege
Dagfinn Carlsen, ass. fylkeslege
Anne Barkve Andersen, fylkessykepleier

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Anne Barkve Andersen, fylkessykepleier
Dagfinn Carlsen, ass. fylkeslege
Torleiv Robberstad, ass. fylkeslege
Paul Grude, underdirektør

Vedlegg

Vedlegg 1) Haugesund – helsetenester, barnevern, grunnskuleopplæring og psykiatrimidlar . Kostratal m.v. for 2001. Notat utarbeidet av ass. fylekslege Torleiv Robberstad

Vedlegg 2) Referat fra formøte i Haugesund 03.10.2002

Vedlegg 3) Kartlegging av tilbudet ved helsestasjonen

Vedlegg 4) Kartlegging av tilbudet i skolehelsetjenesten