INNHOLD

1. Innledning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultater fra verifikasjoner
7. Avvik
8. Anmerkninger
Vedlegg 1 Dokumentunderlag
Vedlegg 2 Deltakere på revisjonen

Rapportens innhold:
Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet vesentlige deler av kommunens helsetjenester for eldre. Det var en målsetting for dette tilsynet å få en oversikt over samarbeidsrutiner og samhandling mellom institusjonsbaserte og hjemmebaserte tjenester. Revisjonen var avgrenset til følgende områder:

• internkontroll for helsetjenesten
• saksbehandling ved tildeling og avslag på søknader om tjenester og sykehjemsplass
• dekking av grunnleggende behov, herunder medisinsk undersøkelse og behandling

Hovedkonklusjon:
Selv om Strand kommune har nedprioritert utarbeiding av kvalitetssystem for helsetjenesten, finnes det allerede en del viktige elementer til et slikt system. Særlig ved sykehjemmet er det etablert en del skriftlige rutiner og prosedyrer. Personellsituasjonen har vært vanskelig en tid, og det som har blitt gjort av kvalitetssikringsarbeid er til dels sporadisk, men likevel verdifullt.

Kvalifisert personell er en forutsetning for å kunne tilby kvalitativt gode tjenester. Strand kommune har en rekke erfarne og høyt kvalifiserte fagpersoner som, i dagens situasjon, sliter med å finne tid til å ivareta sine oppgaver og ansvar. Kommunen har en stor utfordring i å ta vare på sitt helsepersonell og samtidig rekruttere nye. Dette aktualiseres særlig nå fordi kommunen står overfor en svær omlegging i eldreomsorgen, som kan bli krevende for personalet. Dette innebærer en omlegging til nye boligtiltak som krever ny gjennomtenkning av faglig oppfølgning og sikring av nødvendig helsehjelp.

Denne revisjonen har avdekket følgende avvik:

Det arbeides lite med utvikling av internkontrollsystem for helsetjenesten, og det foreligger ikke konkrete planer for innføring av slike systemer.

Avvik fra: Tilsynsloven § 3

Formelle krav til saksbehandling tilfredsstilles ikke ved tildeling og avslag på søknad om tjenester eller sykehjemsplass.

Avvik fra: Kommunehelsetjenestelovens § 2., 1.ledd, jf forvaltningslovens § 25 og kommunehelsetjenestelovens § 2-1, jf 2-4, samt § 2-1, 4. ledd.

Beboere i 1. etasje på sykehjemmet har behov for mer legetjeneste enn de har tilbud om i dag.

Avvik fra: Kommunehelsetjenestelovens § 6.3.

Dato: 17. august 1998

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved deler av Strand kommunes helsetjeneste for eldre. Fylkeslegen i Rogaland varslet tilsynet i brev av 20. april 1998 og besøkte kommunen 17. og 18. juni 1998. Revisjonen inngår som en del av Statens helsetilsyns og de øvrige Fylkeslegens felles tilsyn i 1998. Totalt vil tilsvarende revisjoner bli gjennomført i ca 60 av landets kommuner. Helsetjenesten for eldre er valgt som tema for felles tilsyn i år, fordi dette er et politisk høyt prioritert område, og fordi det foreligger et betydelig potensiale for forbedringer.

Fylkeslegen sender kopi av denne rapporten til Statens helsetilsyn, som vil utarbeide en felles rapport på bakgrunn av de enkelte tilsynsrapportene fra Fylkeslegene.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonen omfattet blant annet undersøkelse om:

• virksomhetens internkontroll er hensiktsmessig og dekkende
• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer, samtaler, befaring og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Spesielle forhold ved virksomheten

Strand kommune (ca 9800 innbyggere) har en stor utfordring med å skaffe nok fagpersonell til pleie- og omsorgstjenesten. Omsorgsleder begynte i stillingen 1. juni 1998 etter at det hadde vært lite kontinuitet i den stillingen siste år. I løpet av den siste tiden har flere erfarne sykepleiere sluttet og legetjenesten sliter med lav bemanning.

Helsetjenestebehovet blant eldre mennesker i kommunen har økt merkbart de siste årene, og kommunen erkjenner at manglende tilbud om ordinære institusjonsplasser blir avhjulpet med ulike kriseløsninger. Hvorvidt behov for helsetjenester erstattes med sosialtjenester er noe uklart, idet saksbehandlingen ved tildeling av krisetilbud ikke er tilstrekkelig avklart. Det er også usikkert om Fylkesmannen fører nødvendig tilsyn med kommunens boliger/institusjoner som er hjemlet i sosialtjenesteloven. Fylkeslegen er kjent med at kommunen tildeler slike heldøgnstilbud ved Tautunet, i Blåklokkeveien og i Syrinringen, og vil be Fylkesmannen vurdere dette nærmere.

Pleie- og omsorgstjenesten er organisert i 7 "distrikter" med hver sin leder som benevnes fagansvarlig. De to etasjene ved sykehjemmet utgjør hver sitt distrikt, hvor fagansvarlig også har det administrative ansvaret for sin etasje. Stillingen som styrer for sykehjemmet som helhet er inndratt. De fagansvarlige i 1. og 2. etasje har en del uformelt samarbeid, men behovet for samordning av sykehjemsdriften vektlegges av flere. Samarbeidet med hjemmesykepleien består i hovedsak av at de fagansvarlige ved sykehjemmet og i hjemmesykepleien deltar i inntaksteamet for sykehjemmet. Hjemmesykepleien er også organisert i to distrikt, hvorav det ene for tiden mangler fagansvarlig. Bemanningen for øvrig er marginal. Særlig er det grunn til å vurdere om de fagansvarlige i hjemmesykepleien og ved sykehjemmet reelt sett har mulighet til å ivareta alle sine oppgaver.

Inntaksteamet behandler søknader om institusjonsplasser. Verifikasjonene ga inntrykk av at det var tilbudet av plasser man hadde som avgjorde hvordan søknadene ble behandlet. Inntaksteamet hadde god oversikt over plasser som var disponible, enten det var på Tautunet, på sykehjemmet eller i trygdebolig. Men behandlingen av søknadene gjør at Fylkeslegen stiller spørsmål om det var søkernes behov som avgjorde hvordan søknadene ble behandlet.

Samarbeidet mellom hjemmesykepleien og legetjenesten beskrives som nært og godt. Det samme gjelder sykepleietjenesten og legetjenesten ved sykehjemmet. Det må imidlertid presiseres at samhandlingen distriktene imellom er begrenset, og at informasjon fra intervjuer og verifikasjoner ved dette tilsynet i hovedsak omhandler 1. etasje ved sykehjemmet og Tau distrikt når det gjelder hjemmesykepleien.

Sykehjemsbeboerne får planlagte tannhelsetjenester og ellers ved behov. Det ligger likevel åpenbare forbedringsmuligheter i et nærmere samarbeid mellom sykehjemmet og tannhelsetjenesten når det gjelder å sikre beboerne nødvendig tannbehandling og god munnhygiene. De samme mulighetene bør utnyttes i hjemmesykepleien.

Hver av etasjene i sykehjemmet har sin tilsynslege, og innhentet informasjon ved denne revisjonen viser stort samvar i vurderingen av beboernes behov for legetjeneste. Flere beboere har sykdommer og plager og trenger nærmere medisinsk oppfølging. Det konkluderes med at beboerne i 1. etasje har behov for mer legetjeneste enn de mottar i dag


3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Aktuelle lover, forskrifter og eventuelle rundskriv og godkjenninger.
• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen.
• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning.

Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av revisjonen er listet i vedlegg l.


4. Omfang

Utgangspunktet for Fylkeslegens revisjon var en forventning om at virksomheten hadde utformet et internkontroll/kvalitetssystem basert på målrettet styring.

Målrettet styring og internkontroll/kvalitet kan beskrives gjennom generelle tiltak som å:

• fastsette mål
• planlegge og organisere for at målene skal nås
• kontrollere og verifisere at arbeidet blir utført som planlagt
• vurdere og behandle avvik, og foreta nødvendige korrigerende tiltak for å hindre gjentakelser
• bruke erfaringer systematisk til forbedringer

Revisjonen rettet seg særlig mot samarbeidsrutiner og samhandling mellom sykehjemmet og hjemmebaserte helsetjenester til eldre. Revisjonen er avgrenset til følgende områder:

• internkontroll for helsetjenesten
• saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om tjenester og sykehjemsplass
• dekking av grunnleggende behov, herunder medisinsk undersøkelse og behandling

5. Gjennomføring

Tilsynsbesøket i kommunen ble gjennomført etter følgende program:

Onsdag 17. juni 1998

Torsdag 18. juni 1998

I vedlegg 3 er gitt en oversikt over deltakerne på systemrevisjonen.


6. Resultater fra verifikasjoner

Internkontroll for helsetjenesten.Det kunne ikke fremlegges plan for innføring av internkontroll for helsetjenesten ved de virksomheter denne revisjonen omfattet.

Dokumenter vedrørende søknad om tjenester og sykehjemsplass ble gjennomgått. Saksbehandlingen ble verifisert ved å følge sakene/søknadene gjennom protokoll fra møter i inntaksteam, skriftlige vedtak om tildeling av tjenester/sykehjemsplass og dokumentasjon i pasientjournaler (inklusiv sykepleiedokumentasjon) ved sykehjemmet (1. et). Verifikasjonene viste flere mangler i saksbehandlingen ved søknader om tjenester og sykehjemsplass:

• Avslag og innvilgelse av søknad har ikke en faglig begrunnelse, og det manglet henvisning til hva som var innvilget av f.eks. dagopphold og hjemmesykepleie i de tilfelle hvor søknad om langtidsplass ikke var imøtekommet.

• I stedet for å gi avslag på søknader om sykehjemsplass, ble det gitt et vedtak på "plass på venteliste langtidsopphold".

• Klageadgang er i de tilfellene vi verifiserte opplyst å være tre uker, og det er ikke oppgitt i helsesakene at klageadgangen er til Fylkeslegen. Klagefristen er 4 uker etter kommunehelsetjenesteloven.

Tjenester for å tilfredsstille grunnleggende behov ble verifisert gjennom pasientjournaler, pleieplaner og forskjellige arbeidsdokumenter ved sykehjemmet og i hjemmesykepleien.

Mesteparten av dokumentasjonen som ble framlagt var preget av systematikk og orden. Det er likevel nødvendig å minne om forbedringspotensialet som ligger i bedre systematisering av medisinske opplysninger i pasientjournalene ved sykehjemmet. Det stilles også spørsmål ved påliteligheten og nytteverdien av hjemmejournalene som brukes i hjemmesykepleien.


7. Avvik

Avvik 1

Det arbeides lite med utvikling av internkontrollsystem for helsetjenesten, og det foreligger ikke konkrete planer for innføring av slike systemer.

Avvik fra: Tilsynsloven § 3

Kommentarer: Myndighetenes plan for framdrift av internkontrollsystem for helsetjenesten fremgår av Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling (IK-2482, 1995)

Formelle krav til saksbehandling tilfredsstilles ikke ved tildeling og avslag på søknad om tjenester eller sykehjemsplass..

Avvik fra: Kommunehelsetjenestelovens § 2.1. ledd, jf forvaltningslovens § 25 og kommunehelsetjenstelovens § 2-1, jf 2-4, samt § 2-1, 4. ledd.

Beboere i 1. etasje på sykehjemmet har behov for mer legetjeneste enn de har tilbud om i dag.

Avvik fra: Kommunehelsetjenesteloven § 6,3

Det ble ikke gjort noen anmerkninger.


VEDLEGG 1 - Dokumentunderlag

Oversikt over dokumenter som ble lagt til grunn for revisjonen.

Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell viktighet som dokumentunderlag for revisjonen.

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (1984)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (1982)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) (1967)
• Forskrifter om leges og helseinstitusjons journal for pasient (1989)
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste (1983)
• Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie (1988)
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene.
• Rundskriv nr IK-1/91 vedrørende sykepleiedokumentasjon - journalføring og oppbevaring
• Strand kommunes egen dokumentasjon hvorav særlig nevnes:
  - årsmelding 1997
  - organisasjonsplan, omsorgsenheten
  - driftsplaner 1998, resultatenhetene omsorg og helse
  - stillingsbeskrivelser
  - bemanningsplan
  - 1. tertialrapport 1998

VEDLEGG 2  Deltakere på revisjonen

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonenI tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøtet og sluttmøtet og over hvilke personer som ble intervjuet.