INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hensikten med systemrevisjonen var å etterse at Sauda kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• Barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging.
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas
• Barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Tilsynet var et av flere tilsyn der fokus var helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problem. I tillegg til dette tilsynet er det gjennomført et tilsvarende tilsyn i Haugesund kommune. Det er også gjennomført tilsyn ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk ved Haugesund sjukehus. I tillegg til å revidere den enkelte virksomhet, har samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten vært gjenstand for revisjon.

Hovedkonklusjon

I Sauda kommune har helsesøstrene en sentral rolle når det gjelder å sikre tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problem. Helsesøsterdekningen er god og stabil. Helsesøstrene gir barn og familier med ekstraordinære behov et godt tilbud om tett oppfølging. I tillegg til helsesøstre er det ved helsestasjonene en nyopprettet stilling som barne- og familieveileder. Denne stillingen benyttes av alle deltjenester i kommunen, og evalueres som et viktig supplement til øvrige tjenester.

Helsesøster evaluerer samarbeidet med legene ved helsestasjonen som godt. Barn og unge som har behov for legeundersøkelse får dette. Fastlegen derimot har en svært perifer rolle når det gjelder barn og unge med psykiske problem, og det gis heller ikke informasjon til fastlegene om eventuelle tiltak som de øvrige kommunale tjenester iverksetter.

Helsesøster samarbeider med andre kommunale instanser i enkeltsaker. Det er i liten grad etablert et strukturert samarbeid mellom helsetjenesten og andre kommunale instanser.

Samarbeidet med spesialisthelsetjenesten er nå mer begrenset enn det som var tilfelle tidligere. Flere utrykker misnøye med dette. I enkeltsaker fungerer samarbeidet tilfredsstillende.

Det er satt i gang arbeid for å ta i bruk individuelle planer.

Det ble ved tilsynet funnet et avvik.

Det er ikke etablert rutiner som sikrer at fastlegen blir informert om de tiltak som iverksettes overfor barn og unge med psykiske problem.

Det gjøres en merknad:

De som ble intervjuet hadde sprikende oppfatninger om utarbeidelse av individuelle planer. Dette resulterer i at ikke alle pasienter som har behov for en plan får dette.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sauda kommune i perioden 28.08.2002 – 16.10.2002 . Revisjonen er en del av Fylkeslegenes fellestilsyn i år. Tilsynet er gjennomført etter en felles mal og skal gjennomføres likt i alle fylker.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Sauda kommune har ca 5000 innbyggere. I siste 5 årsperiode er folketallet redusert med 4,6 %, mens aldersgruppa 0-17 år er redusert med 10, 2 %.

Kommunens inntekter er lavere enn tilsvarende kommuner ( se vedlegg), og netto driftsutgifter til forebyggende helsearbeid for barn og unge er under gjennomsnittet.

Helsesøsterdekningen er meget god, 22 % høyere enn gruppegjennomsnittet og helsesøstrene har mange års erfaring fra kommunen. Også i barnevernet har bemanningen vært stabil over flere år. Bemanningen i PPT er vanskelig. Dette skyldes vansker med å rekruttere personell kombinert med langtidssykemeldinger. For å avhjelpe situasjonen har kommunen kjøpt tjenester av Suldal. For å styrke tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problem har kommunene opprettet en stilling som barne- og familieveileder. Stillingen er knyttet til helsestasjonen.

Kommunen har nylig omorganisert, og flere av de som ble intervjuet har nylig tiltrådt sine stillinger. Kommunen er organisert i 2 avdelinger; en administrasjonsavdeling og en produksjonsavdeling. Produksjonsavdelingen er igjen delt inn i enheter der hver enhet har sin enhetsleder. Barnevern, sosialkontor og helsestasjon er lagt under sosial og familieenheten.

Samarbeidet mellom barne- og ungdomsspsykiatrisk poliklinikk evalueres som tilfredsstillende i enkelt saker. Flere gir uttrykk for misnøye når det gjelder det generelle veiledningstilbudet. Tidligere kom representanter fra BUP til kommunen for å arbeide både med enkeltsaker og for å ha møte relevant personell. Dette tilbudet er redusert, og helsestasjonen kjøper nå veiledningstjeneste fra familevernkontoret i Haugesund. Fra BUP blir det opplyst at denne endringen i skyldes at enkelte kommuner tidligere var forfordelt med hensyn til veiledningstilbud. Dette er forsøkt utjevnet.

• Organisasjonskart
• Årsmelding for helsestasjonstjenesten 2001
• Utdrag av økonomiplanen 2002-2005, helse og sosial
• Oversikt over personellsituasjonen
• Psykiatriplan
• Handlingsplan for helsestasjon og skolehelsetjeneste
• Diverse henvisningsskjema, samtykkeskjema
• Prosedyre for henvisning fra PPT til BUP
• Orientering om skolehelsetjenesten i Sauda
• Oversikt over helsearbeidet på de ulike klassetrinn
• Orienteringsskriv vedrørende rutiner ved 1. klasse-undersøkelsen
• Tilbud om samtalegrupper – informasjon til foreldre
• Informasjonsbrosjyre Barne og familieveileder. Et tilbud til familier med barn i alderen 18 år
• Brev fra BUP og rehab tjenesten til kommunene: Barn med ADHD ansvarsavklaring i 2. linje

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 28.08.2002 melding om tilsyn
• 28.08.2002 brev vedrørende formøte
• 16.09.2002 oversendelse av dokumentasjon
• 04.10.2002 utsendelse av spørreskjema
• 04.10.2002 tilsynsprogram

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel og melding om formøte ble utsendt 28.08.2002

Formøte ble avholdt tirsdag 15.oktober. Barn og unge med psykiske problem som trenger hjelp blir ofte fanget opp på andre arenaer enn i helsetjenesten og oppfølging på kommunalt nivå krever samarbeid mellom kommunenes deltjenester. De ulike deltjenester vil påvirke hverandre og for å kunne vurdere helsetjenestetilbud ble det arrangert et formøte med representanter fra de andre deltjenester: PPT, barnevern, skole og helsetjenesten.
Forut for formøtet hadde Fylkeslegen sammenstillet relevante data fra Kostra. Dette følger vedlagt.

Utsendelse av kartleggingsskjema vedrørende tjenestetilbudet ved helsestasjon og skolehelsetjeneste.

Skjema ble sendt 4 oktober 2002. Utfylt skjema ble levert ved tilsynet.

Systemrevisjonen ble gjennomført onsdag 16. oktober 2002. Denne besto av:

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Gjennomgang av 11 journaler fra helsestasjon og skolehelsetjeneste
- 2 individuelle planer
- Bok for fortløpende registrering av pasienter ved helsestasjonen som er henvist andre instanser
- 2 tilbakemeldinger fra BUP til fastlege
- 1 henvisning til BUP
- 1 referat fra samarbeidsmøte ; barnevern, skole PPT
- 6 referat fra skolehelseutvalget Sauda ungdomsskule ( fram til 2002)
- 10 referat fra skolhelseutvalget Birkeland skule 1998-2000
- 2 referat fra skolehelseutvalget Fløgstad skule 2002
- Referat fra helseutvalget barnehage siste 060901
- 1 referat fra ansvarsgruppemøte

Sluttmøte ble avholdt

Hovedområde 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Følgende tema ble vurdert:

a) Får barn mellom 15 måneder og skolestart rutinemessig og regelmessig undersøkelser?

b) Har kommunehelsetjenesten organisert, planlagt og styrt sine tjenester slik at barn og unge får målrettede undersøkelser ved indikasjon?

c) Sørger helsestasjon og skolehelsetjenesten for at elever som har behov for oppfølging; får dette?

d) Blir barn og unge med psykiske problemer undersøkt av lege?

e) Blir barn og unge med psykiske problemer henvist til spesialisthelsetjenesten eller PPT?

f) Blir fastlegen informert dersom helsestasjon og skolehelsetjenesten henviser eller iverksetter tiltak overfor barn og unge med psykiske problem?

g) Er det ansatt tilstrekkelig antall kvalifisert personell i tjenesten?

Følgende observasjoner ble gjort ved tilsynet:

• Det er etablert et system som sikrer rutineundersøkelser ved helsestasjonen. Opplegget er i samsvar med veilederens anbefalinger.
• Dersom det er særskilte behov, blir det gitt tilbud utover rutineundersøkelser
• Bemanningen ved helsestasjonen oppleves som god og stabil.
• Helsesøster i skolehelsetjenesten har et nært samarbeid med lærere, og etter helsesøsters vurdering blir det fanget hvilke elever som har behov for særskilt oppfølging.
• Det er opprettet et system som sikrer informasjonsoverføring mellom helsetjenesten i barneskolen og helsetjenesten i ungdomsskolen. Det er ikke etablert et tilsvarende system mellom ungdomsskole og videregående skole
• Det er opprettet en stilling for barne- og familieveileder ved helsestasjonen. Denne brukes av flere etater og stillingen blir vurdert som et godt veilednings og støttetilbud til familier med ekstra behov.
• Samarbeidet mellom helsestasjonslege/skolelege og helsesøster blir vurdert som svært godt, og de barn som har behov for undersøkelse av lege får dette. Helsesøstrene har en lav terskel for å drøfte aktuelle problemstillinger med legen og for å henvise barn som trenger det til lege.
• Fastlegene har en svært perifer rolle i forhold til barn og unge med psykiske problem. Det er ikke samarbeid mellom helsestasjon og fastlege og det utveksles heller ikke informasjon mellom disse.
• Praksis for henvisninger til barnevern, PPT og spesialisthelsetjenesten blir vurdert som tilfredsstillende
• Alle de som ble intervjuet var kjent med meldeplikten til barnevernet.
• Kompetansen i helsetjenesten blir vurdert som tilfredsstillende.

Konklusjon:

Det ble avdekket et avvik på dette området.

Det er ikke etablert rutiner som sikrer at fastlegen blir informert om de tiltak som iverksettes overfor barn og unge med psykiske problem.

Avvik fra kommunehelsetjenestelovens § 1.3 a

Hovedområde 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

Følgende tema ble vurdert
a) Kan skolehelsetjenesten godtgjøre at det er etablert et tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

b) Kan helsestasjonen godtgjøre at det er etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

c) Er helsetjenesten organisert på en slik måte at helsepersonell kan ivareta opplysningsplikten til og samarbeidet med sosialtjenesten?

d) Er helsepersonellet kjent med meldeplikten til barnevernet og hva denne innebærer?

Observasjoner

• Det er samarbeid mellom helsestasjon/ skolehelsetjeneste og øvrige tjenester i enkeltsaker. Det er i liten grad etablert et strukturert samarbeid og samarbeidet blir av den grunn noe tilfeldig.
• Flere av de som ble intervjuet er misfornøyd med tjenestetilbudet fra BUP. Tidligere var dette tettere. Representanter fra BUP kom jevnlig til kommunen. Flere opplyser at det er lettere å få råd fra rehabiliteringstjenesten enn fra BUP. Henvendelsene går derfor i større grad til rehabiliteringstjenesten.
• Det gis veiledningstilbud til ansatte. Tidligere ble dette gitt av representanter fra BUP. Helsestasjonen kjøper veiledningstjenete fra en psykolog ved familieveieledningskontoret i Haugesund.

Konklusjon:

Det ble ikke avdekket avvik eller funnet grunnlag for merknader på dette området.

Hovedområde 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Følgende tema ble vurdert

a) Kan kommunen godtgjøre at de har fordelt ansvar og myndighet og har iverksatt utarbeidelse av planer for nye pasienter med langvarige og koordinerte tjenester, og pasienter som ønsker en slik plan.

Observasjoner

• Alle de som er intervjuet er kjent med at det er et krav til utarbeidelse av individuell plan Flere i kommunen har deltatt på kurs om individuelle planer. Blant de som ble intervjuet er det flere som har manglende kunnskaper om hva en individuell plan er. Det er sprikende oppfatninger om hvor omfattende en slik plan er
• Det er utarbeidet individuell plan for enkelte barn.
• Rehabiliteringsteamet er utpekt til koordinerende enhet.

Konklusjon

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Det gis en merknad:

• De som ble intervjuet hadde sprikende oppfatninger om utarbeidelse av individuelle planer. Dette resulterer i at ikke alle pasienter som har behov for en plan får dette.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Anne Barkve Andersen, fylkessykepleier
Dagfinn Carlsen, ass. fylkeslege
Torleiv Robberstad, ass. fylkeslege

Vedlegg: Sauda – helsetenester, barnevern, grunnskuleopplæring og psykiatrimidler. Kostratal m.v. for 2001 notat utarbeidet av ass. fylkeslege Torleiv Robberstad