INNHOLD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilhøve
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte område og funn
6 Deltakarar ved tilsynet

Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Tildeling av heimehjelp og heimesjukepleie
• Yting av heimehjelp og heimesjukepleie

Kommunen har einingsleiarar for pleie- og omsorg, sosial- og barnevern og helse. Denne revisjonen omfatta berre eininga pleie og omsorg. Sjølv om vi har funne eit avvik, meiner vi kommunen sikrar at brukarane i bygda får tildelte tenester sjølv ved sjukdom og anna fråvær.

Det vart avdekka eit avvik frå gjeldande lovkrav:

Yting av heimehjelp og heimesjukepleie

Område 2:

Avvik 1
Det manglar system på systematisk behandling av avvik og nødvendige prosedyrar for å sikre tenestene.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:
Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og sosialtenesteloven § 2-1, tredje ledd jf Internkontrollforskriften § 4, bokstav c, e, g og h.

Dato: 24. november 2003

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved eininga for pleie og omsorg i Ølen kommune i perioden 28. februar 2003 – 24. november 2003. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Rogaland og Fylkesmannen i Rogaland i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Ølen kommune blei innlemma i Rogaland frå 1.1.2002. Kommunen har frå 2001 organisert seg i 16 sjølvstyrte einingar, med leiarar som har totalansvar for verksemda i eininga. Pleie og omsorg er ei eiga eining, sosial- og barnevern er ei eining, og helse ei eining. Mellomleiarar er fjerna, men pleie- og omsorg har enno ein leiar som har samla ansvar for sjukeheimen og heimetenester. Kommunen er delt i to soner når det gjeld heimetenester og sjukeheim, kvar med sin avdelingsleiar. Avdelingsleiaren har ansvar for ein etasje på sjukeheimen, og ein del av heimetenesta i kommunen. Dei tilsette arbeider både på sjukeheimen og ute i bygda.

Kommunen har ein pressa legesituasjon, av di fast tilsette legar er i permisjon. Dei har legevaktsamarbeid med Vindafjord, som dei skal slå seg samen med frå 2006. Det vert utreda samarbeid om legevakt for heile Haugalandet. Ein pressa økonomisk situasjon har gjort at kommunen er sett på ”liste” hos fylkesmannen. Kommunen har kutta skulehelseteneste i vidaregåande skule og delar av det miljøretta helsevernet. Dette blir behandla som ei tilsynssak for seg. Kommunen har problem med å skaffe kvalifisert helsepersonell. Det er fleire ledige årsverk i pleie- og omsorg, og sjukefråveret er no 12%. Kommunen har valt å ta dei som treng mest hjelp inn på sjukeheimen, slik at dei ikkje bur ute i bygda. Men tunge brukarar i einingar for psykisk utviklingshemma gjer at kommunen har problem med å få kvalifisert personale der.

Barneverntenesta har fleire barn under omsorg enn vanleg. Sosialtenesta har fremma to tvangssaker mot mødre i nemnda siste år. Rus er eit aukande problem. Både helsetenesta og sosialtenesta merker at bygda har tatt i mot flyktningar. Det er mange problem med ansvaret rundt flyktningane som det sentralt ikkje er løysingar på, og kor kommunane slit.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Overordna internkontroll i helse- og sosialtenesta i Ølen kommune, februar 2001, revidert mars 2003 Hefte med innhald.
• Organisasjonskart for Ølen kommune, datert 3.12.01
• Skriv frå rådmannen datert 29. april om manglande kopling mellom lovverk, kommunestyre, rådmann og til ei viss grad einingsleiarane
• Brosjyre ”Psykisk helsearbeid i Ølen kommune”
• Hefte ”Ølen kommune - Pleie og omsorgsavdelinga” med oversyn over tenestene og organiseringa, stila til brukarar
• Ark: ”Retningsliner for heimehjelpeordninga i Ølen kommune”
• Informasjon om sosialtenesta, heimehjelp og heimesjukepleie frå www.olen.kommune.no
• Søknadsskjema om helse- og sosialtenester

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Rogaland:

• Varsel om tilsyn datert 27. februar 2003
• E-post 18.3. og 20.3. om endring av dato for tilsynsbesøk
• Brev frå Ølen kommune datert 15. april 2003
• Program for tilsynsbesøket datert 9.juli 2003

4 Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 27. februar 2003.

Opningsmøte vart halde 19. august 2003.

Intervju
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Saksdokument frå dei fem sist behandla søknadene om heimesjukepleie
• Pleiedokumentasjonen på dei same pasientane
• Saksdokumenta frå dei fem sist behandla søknadene om heimehjelp
• Registrering av at hjelpa er motteken
• Avviksmeldingar som er registrerte i løpet av 2003, dokumentasjon av avviksbehandlinga
• Opplæringsplan tilsette i sone 1

Sluttmøte vart halde 19. august 2003.

Område 1: Tildeling av heimehjelp og heimesjukepleie

Oppgåver og mål

• Kommunen har etter rådmannen si utsegn berre budsjettstyring av tenestene i kommunen. Innan eininga pleie- og omsorg er ansvar, mynde og organisering entydig fordelt, og fyller lovkrava i internkontrollforskriften § 4 bokstav a.
• Regelverket skal være tilgjengeleg
• Alle tilsette med administrativt ansvar har tilgang til lover og forskrifter som styrer verksemda jf § 4 bokstav b.
• Brukarrøynsle skal gje forbetring
• Kommunen gjer bruk av tilbakemeldingar frå brukarar til forbetring av tenestene, jf § 4 punkt e.

Merknad 1

Gjennomgang av vedtak syner at vedtaka ikkje har manglar og i hovudtrekk har med tilstrekkelege opplysningar og opplysing om klageadgang. Omfanget av tenestene framgår ikkje av alle vedtaka. Endring kan bli vanskeleg av di det ikkje er teke atterhald om revisjon ved endra situasjon, jf forvaltningslova § 35.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

Det er i dei fleste vedtak ikkje sett tidspunkt for revisjon.

Ved tildeling av heimesjukepleie og heimehjelp er det fast rutine å gje mykje hjelp med det same, og slik sjå til at brukaren får prøvd seg i heimesituasjonen. Hjelpa vert så trappa ned til naudsynt nivå.

Område 2: Korleis tildelte tenester i heimesjukepleie og heimehjelp vert gjeve.

Avvik 1

Det manglar system på systematisk behandling av avvik og nødvendige prosedyrar for å sikre tenestene.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og sosialtenesteloven § 2-1, tredje ledd jf Internkontrollforskriften § 4, bokstav c, e, g og h.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

Det er ikkje system for handtering av avvik i heimehjelpa og i sjukepleietenesta som skjer i heimane. Leiarane er sikre på at avvik blir melde munnleg.

Det skjer skriftleg registrering av avvik på sjukeheimen, men avvik som er blitt meldt er ikkje behandla for å forbetre tenesta.

Når det gjeld legemiddelhandtering har system for handsaming av avvik.

Tilsette har kunnskap om det arbeidet dei skal gjere, men ikkje kunnskap om korleis internkontroll skal nyttast for å gjere tenestene betre.

Rådmannen sakna overordna fagleiarar til dømes for skole og helse- og sosial som kunne gje fagleg styring i kommunen. Det skjer berre styring via budsjett. Det finst ikkje ressursar til leiing, sjølv om den desentraliserte modellen krev det.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

Frå Helsetilsynet/Fylkesmannen i Rogaland deltok:Torunn Salte, revisor

Lillian Kleppe Gjennestad, revisor

Ole Mathis Hetta, revisor

Kirsti Baardsen Svalestad, revisjonsleiar