INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Sammendrag

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Hovedfunn:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt nødvendig kartlegging
• Kommunen er p.t. i gang med utbedringstiltak i skolene, særlig med hensyn til ventilasjon. Det arbeides aktivt med ulykkesforebyggende arbeid i skoler og barnehager
• Kommunehelsetjenesten har gode tradisjoner mht. inspeksjoner i skoler og barnehager

Ved revisjonen ble det funnet følgende avvik:

• Vedtak om godkjenning er ikke behandlet av helse- og sosialstyret som rette instans
• De "godkjenninger" som er gitt mangler henvisning til hjemmel i lov eller forskrift

Det ble gitt følgende anmerkninger:

• Alle "godkjenninger" er gitt etter 01.01.99
• "Godkjenninger" gitt på vilkår mangler tidsfrister
• Det foreligger ikke konkrete planer for tilsyn etter forskriften

Dato: 29. oktober 1999

1. Innledning

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

I Audnedal er to kommunale barnehager, to barneskoler, en interkommunal ungdomsskole og en videregående skole.

Kommunen har to legestillinger og helsesøster i 80% stilling. Kartleggings- og godkjenningsarbeid i henhold til forskriften har i det vesentlige vært foretatt av kommunelege I og helsesøster i samarbeid med skolekontoret.

Kommunestyret ga 19.10.95 en generell delegering til de enkelte hovedutvalg, helse- og sosialutvalget ble gitt "....fullmakt til å ta avgjørelser i alle saker som gjelder utvalgets ansvarsområde, og som det etter samme lov er adgang til å delegere til utvalg o.l...".

Helse- og sosialstyret evaluerte delegasjonsreglementet i sak 48/98, og vedtok at ordningen burde fastholdes. Med unntak av visse bestemmelser i lov om sosiale tjenester mv. har ikke helse- og sosialstyret foretatt delegering av vedtaksrett til administrasjonen.

Administrasjonen (kommunelege I) har for sin del oppfattet det slik at godkjenningsmyndighet ligger hos ham i tråd med etablert praksis i kommunen. De godkjenningsvedtak som er gitt er underskrevet av kommunelege I og er ikke behandlet i helse- og sosialstyret.

To skoler og to barnehager ble gitt godkjenning av kommunelege I i mars 1999. Byremo barneskole ble samtidig sendt et brev uten at det ble gitt godkjenning. Videregående skole er ennå ikke behandlet.

3. Dokumentunderlag

Aktuelle lover og forskrifter

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og Audnedal kommune

• Varsel om tilsyn ble sendt 28.06.99
• Dokumenter fra kommunen ble mottatt 18.08.99
• Program for revisjonen ble sendt kommunen 26.08.99

Dokumenter mottatt fra kommunen

• Helseetatens årsrapport for 1998
• Notat fra skolesjefen av 17.08.99
• Kommunelege I's godkjenningsvedtak for skoler og barnehager
• Vedtatte utbyggingsplaner for skoler og barnehager i kommunen

4. Gjennomføring

Åpningsmøte 07.09.99 med informasjon fra fylkeslegen om gjennomføring av revisjonen

Sluttmøte 07.09.99

Intervjuer av tre personer

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av kommunens delegasjonsreglement av 19.10.95
• Gjennomgang av helse- og sosialstyrets møtebok for sak 47/98 og sak 48/98

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt nødvendig kartlegging
• Kommunen er p.t. i gang med utbedringstiltak i skolene, særlig med hensyn til ventilasjon. Det arbeides aktivt med ulykkesforebyggende arbeid i skoler og barnehager
• Kommunehelsetjenesten har gode tradisjoner mht. inspeksjoner i skoler og barnehager
• Vedtak om godkjenning er ikke behandlet av helse- og sosialstyret som rette instans
• De "godkjenninger" som er gitt mangler henvisning til hjemmel i lov eller forskrift
• Alle "godkjenninger" er gitt etter 01.01.99
• "Godkjenninger" gitt på vilkår mangler tidsfrister
• Det foreligger ikke konkrete planer for tilsyn etter forskriften

5. Reviderte områder og funn

Avvik 1

• Vedtak om godkjenning er ikke behandlet av helse- og sosialstyret som rette instans

Kommentar: Kommunens delegasjonsreglement må forstås dithen at myndighet til godkjenning etter forskriftens § 6 er delegert helse- og sosialstyret. Helse- og sosialstyret har ikke delegert myndigheten videre til administrasjonen.

Avvik 2

• De "godkjenninger" som er gitt mangler henvisning til hjemmel i lov eller forskrift

Kommentar: I konklusjoner er ikke henvist til spesifikk lov eller forskrift. Flere godkjenninger er gitt på vilkår uten henvisning til konkrete bestemmelser. Det vises til forvaltningslovens §§ 24 og 25.

Anmerkning 1

• Alle "godkjenninger" er gitt etter 01.01.99

Kommentar: I henhold til forskriften skulle alle virksomheter være godkjent innen utgangen av 1998. Vi har imidlertid merket oss at alle virksomheter, med unntak av videregående skole, ble kartlagt i 1998.

Anmerkning 2

• "Godkjenninger" gitt på vilkår mangler tidsfrister

Kommentar: Manglende tidsfrister vanskeliggjør oppfølgingen av vedtak

Område 2: Tilsyn med virksomheter som omfattes av forskriften

Anmerkning 1

• Det foreligger ikke konkrete planer for tilsyn etter forskriften

Kommentar: Kommunehelsetjenesten har gode tradisjoner mht. inspeksjoner i skoler og barnehager. Kommunelege I hadde oppfatninger om hvordan et system for tilsyn basert på internkontroll kunne utformes, men dette er til nå ikke konkretisert eller vedtatt.

6. Deltagere på revisjonsbesøket

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Tore Andersen, revisjonsleder
Fylkessykepleier Brit Olimstad
Ass. fylkeslege Tore W Steen