INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte 17.10.2002 tilsyn i Farsund kommune. Tema for tilsynet var kommunens helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer.

Tilsynet er en fellesrevisjon som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker i fylket. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene.

Tilsyn med samme tema ble gjennomført i Vennesla kommune i 29.08.2002, Mandal kommune 20.08.2002, Lyngdal kommune 22.10.2002, BUP Kristiansand 22.08.2002, BUA Ungdomsklinikken 27.08.2002 og ved Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling VAS HF, Lister, avdeling Farsund 15.10.2002 .

Under tilsynet i Farsund ble det undersøkt hvorvidt kommunen har planlagt, styrt og organisert sine tjenester slik at:

• Det blir foretatt individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer
• Samarbeid om barn og unge med psykisk problemer blir ivaretatt, og
• Barn- og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer.

Det ble under revisjonen gjort funn som ga grunnlag for to avvik og to merknader.

Farsund kommune har ikke etablert et styringssystem for helsetjenesten som ivaretar de krav til innsyn og kontroll som helselovgivningen stiller. Dette er et avvik i forhold til gjeldende lovgivning. Fordi kommunen ikke kan redegjøre for hvordan internkontrollen er innrettet, er det vanskelig for tjenestene å dokumentere at de på de undersøkte områdene, arbeider innenfor de krav som gjelder.

Foruten mangler ved internkontrollen, fant Fylkeslegen et avvik i forhold til de reviderte områdene. Dette gjelder individuelle planer. Kommunen har ikke gjennom individuelle planer eller på annen måte, sørget for at barn og unge med psykiske problemer får et helhetlig tilbud når de har behov for langvarige og koordinerte tjenester fra flere etater.

Fylkeslegen har knyttet merknader til kommunens ansvarsplassering og oppgavefordeling i forhold til undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer, og det er gjort merknader i forhold til det interne samarbeidet i kommune. Kommunen har etablert en tverrfaglig gruppe, men avdeling for psykiatri deltar ikke i det samarbeidet. Kommunen kunne ikke dokumentere at de har et system for å fange opp barn og unge som er i en risikogruppe i forhold til å utvikle psykiske plager.

Dato: 2.12.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune i perioden 21.06. til 17.10.2002.

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et fellestilsyn som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker (BUP) i fylket. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene.

Tilsyn med samme tema ble gjennomført i Vennesla kommune i 29.08.2002, Mandal kommune 20.08.2002, Lyngdal kommune 22.10.2002, ved BUP Kristiansand 22.08.2002, ved BUA Ungdomsklinikken 27.08.2002 og ved Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling VAS HF, Lister, avd. Farsund 15.10.2002 .

Disse tilsynene blir til en viss grad sett i sammenheng. Etter at tilsynsrapportene for hver virksomhet er utarbeidet, skal det utarbeides en samlerapport for erfaringsoverføring når det gjelder samhandling og samarbeid.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Helsetjenesten for barn og unge i Farsund kommune er organisert under kommunens helse – og omsorgsetat som ledes av helse- og omsorgssjef. Etaten består av flere avdelinger: Institusjonene er egne avdelinger, det er en avdeling for åpne omsorg, en avdeling for funksjonshemmede og en avdeling for psykisk helsevern. Det er videre en avdeling for allmenhelsetjeneste, en avdeling for forebyggende helsetjeneste og avdeling for miljøhygiene.

Det er besluttet opprettet familiestasjon i kommunen.

Det er et relativt stort asylmottak i kommunen, på skolen er det to klasser kun med barn fra mottaket. Denne gruppen har et stort behov for helsetjenester.

Det skal også nevnes at kommunens helsesjef sluttet 01.09.02. Fra å være organisert som en pleie- og omsorgsavdeling og en helseavdeling er det nå etablert en helse og omsorgsavdeling.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrapport for kommunehelsetjenesten Farsund kommune 2001
• Årsmelding for 2001 for Pleie – og omsorgsetaten
• Årsrapport fra avdeling for psykisk helse, 2001
• Diverse prosedyrer og stillingsbeskrivelser for avdeling for psykisk helse.
• Diverse prosedyrer HMS
• Oversikt over ressurser, oppgaver og prioriteringer
• Psykiatriplan 2002-2005 Farsund kommune
• Rapport fra tverrfaglig/tverretatlig gruppe vedr. barn og unge i Farsund kommune, juni 01- mars 02.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev av 21. 06.2002 til Farsund kommune, Lyngdal kommune, VAS HF, BUP Lister, invitasjon til formøte om felles tilsyn 09.10.2002
• Brev av 21. 06.2002 fra Fylkeslegen til Farsund kommune, varsel om tilsyn
• Brev av 20.09.2002 fra Farsund kommune til Fylkeslegen
• Brev av 10.10.2002 fra Fylkeslegen til Farsund kommune, dagsorden for revisjonen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.06.2002

Formøte ble avholdt 09.10.2002

Åpningsmøte ble avholdt 17.10.2002

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 4 pasientjournaler og referat fra ansvargruppemøter for 4 forskjellige pasienter ble gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt 17.10.2002

Annen informasjon

Dette tilsynet har fokus på samarbeid og samhandling. Også andre kommunale etater er gode informanter om hvordan helsetjenesten for gruppen barn og unge med psykiske problemer fungerer. Fylkeslegen har derfor som en del av revisjonen intervjuet leder for barneverntjenesten i kommunen og leder for kommunens pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT).

5.1 Område 1- Individuelle vurderinger og tilbakemeldinger

Under dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, styrt og organisert sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Området angår kommunehelsetjenestelovens § 2-1 som omhandler retten til helsehjelp, og § 2-2 som omhandler barns rett til helsekontroller. Det vises også til forskrift om helsetjenester i skoler og til forskrift om helsestasjonsvirksomhet, samt IK-2617 Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik , men det ble gitt en merknad innen dette området.

• Farsund kommune har ikke sørget for en klar ansvarsplassering og oppgavefordeling i forhold til individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er gitt under henvisning til kommunehelsetjenesteloven §2-1, jfr § 1-3, 1 ledd, nr 2, hvor retten til nødvendig helsehjelp og oppgaver tillagt kommunens helsetjeneste omtales.

Merknaden ble gjort på bakgrunn av følgende observasjoner:

• Intervjuer bekreftet at barn fikk regelmessige undersøkelser før skolestart.
• Intervjuer ga et samlet inntrykk av at barn og unge fikk målrettede undersøkelser og ble henvist videre ved behov.
• Verifikasjon av journaler dokumenterte, ved epikriser, at barn og unge var blitt viderehenvist til barne- og ungdomspsykiatrien.
• Det var tilfeldig hvorvidt eleven/foresatte ble spurt om fastlegen skulle kontaktes eller informeres.
• Intervjuer bekreftet at det var uklart hvem som skulle følge opp barn og unge med psykiske plager.
• Farsund kommune har organisert helse-og omsorgsetaten i flere avdelinger, ansvaret for helsetjenestetilbudet til barn og unge er lagt til avdeling for forebyggende helsetjeneste og til psykiatritjenesten. Intervjuer bekreftet at oppgave eller ansvarsfordeling mellom disse to tjenestene i forhold til barn og unge med psykiske problem ikke er klarlagt.
• Intervjuer bekreftet at sosiallærer ble oppfattet å være en meget viktig person i denne sammenheng.

5. 2 Område 2- Samarbeid om barn og unge med psykiske problemerUnder dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at samarbeid om barn og unge med psykiske problemer ivaretas.

Området angår kommunehelsetjenesteloven §§ 6-6-a og 6-6-b, helsepersonelloven § 32 og 33, samt forskrift for helsetjenester i skoler og forskrift om helsestasjonsvirksomhet. Det vises også til IK- 2614 Veileder i habilitering av barn og unge, og til IK- 2617 Veileder for helsestasjon og skolehelsetjeneste

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke avvik, men det ble gitt en merknad, merknad 2.

Merknad 2

• Det er ikke etablert et system for tverrfaglig samarbeid innad i kommunen for barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er gitt under henvisning til forskrift om helsetjenester i skoler hvor det i § 3 heter at skolehelsetjenesten skal omfatte et strukturert, tverrfaglig samarbeid, spesielt med skolen, pedagogisk-psykologisk tjeneste, sosialtjenesten og den offentlige tannhelsetjeneste.

Merknaden ble gitt på bakgrunn av følgende observasjoner:

• Kommunens helsetjeneste for barn og unge med psykiske plager er både plassert i avdeling for helsestasjon/skolehelsetjeneste og i avdeling for psykiatri, foruten det behandlingsansvaret som ligger hos fastlegene, som er organisert til avdeling for helsetjenester.
• Det var etablert tverrfaglige, halvårlige samarbeidsmøter mellom skole, skolehelsetjeneste, PPT og barnevern.
• Det var ikke etablert samarbeidsrutiner mellom avdeling for forebyggende helsetjeneste og avdeling for psykiatri.
• Avdeling for forebyggende tjenester var ikkje med i sosialtjenestens MOT-tiltak, (metodikk for forebyggende tiltak).
• Det var ikke etablert strukturert samarbeid mellom den kommunale psykiatri-tjenesten og den øvrige del av kommunens helsetjeneste.
• Intervjuer bekreftet at opplysningsplikten til barnevernstjenesten ble ivaretatt.
• Det var ikke felles forståelse av problemstillinger i forhold til gruppen barn og unge med psykiske problemer.
• Intervjuer bekreftet at barn og unge med psykiske problem ble henvist til BUP, det ble stilt spørsmål om man i for liten grad benyttet kommunens egen psykiatri-kompetanse før henvisning til andre-linjetjenesten.
• Det var ikke etablert rutiner for faste samarbeidsmøter med BUP

5. 3 Område 3- Individuelle planer

 Under dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer

Området angår kommunehelsetjenesteloven § 6-2 a og forskrift av om individuelle planer etter helselovgivningen. Det vises også til lov om psykisk helsevern § 4-1. Etter regelverket skal individuelle planer bidra til et helhetlig tilbud til pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester fra flere etater.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, avvik 1.

Avvik 1

• Kommunen har ikke gjennom individuelle planer eller på annen måte, sørget for at barn og unge med psykiske problemer får et helhetlig tilbud når de har behov for langvarige og koordinerte tjenester fra flere etater.

Avvik fra kommunehelsetjenenesteloven §6-2-a hvor det står at:

Avviket ble gitt på bakgrunn av følgende observasjoner:

• Kommunen har utpekt ansvarlig, sentral koordinator for igangsetting av arbeidet.
• Arbeidet med å utvikle individuelle planer var ikke iverksatt.
• Intervjuer avdekket at innholdet i forskrift og veileder om individuelle planer ikke hadde vært tema til felles drøftelse i helse- og omsorgsetaten. Krav til innholdet i individuell plan var kjent.
• Verifikajson kunne framvise en plan som kunne sies å tilfredsstille innholdet til individuell plan, det dreide seg om barn med somatisk lidelse.
• Intervjuer og verifikasjoner bekreftet at helsepersonell deltok i ansvarsgrupper.

5. 4 Område 4- Internkontroll

Under dette området ble det undersøkt hvordan Farsund kommune ivaretar sine plikter i henhold til krav til internkontroll.

Etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten skal alle som yter helsetjenester etablere et internkontrollsystem. Systemet skal sørge for at virksomhet og tjenester planlegges,utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift. Det forutsettes at det i helsetjenesten finnes skriftlig dokumentasjon på sentrale elementer i systemet.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, avvik 2.

• Farsund kommune har ikke etablert et internkontrollssystem for helsetjenesten slik helselovgivningen krever.

Avvik fra tilsynsloven § 3 hvor det står at:

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon i form av et skriftlig internkontrollsystem.
• Det foreligger ingen skriftlige rutiner på de områder som var gjenstand for Fylkeslegens tilsyn.
• Kommunen kan ikke dokumentere et system for å registrere avvik.
• Det forelå et IK-system knyttet opp mot HMS .
• Avdeling for forebyggende tjenester hadde prosedyrer som var godkjent av daværende avdelingsleder. Det var ikke system for revisjon av prosedyrene, de var ikkje revidert, og de var ikke del av et helhetlig system.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen
underdirektør Eli Gotteberg
rådgiver Tove Johnsen.