INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Sammendrag

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Hovedfunn:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt en systematisk kartlegging
• Vedtakene om godkjenning er godt begrunnet med henvisning til relevante bestemmelser. Ved avvik fra bestemmelsene er det gitt tidsfrister
• Helseetaten har en oppfølgingsplan for skolene

Ved revisjonen ble det ikke funnet avvik

Det ble gitt følgende anmerkninger:

• Alle godkjenninger er gitt etter 01.01.99
• En familiebarnehage er ennå ikke godkjent
• Det foreligger ikke skriftlige planer for tilsyn etter forskriften

Dato: 29 oktober 1999

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Farsund kommune 02.09.99. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

I Farsund kommune er åtte skoler, ni barnehager og fem familiebarnehager.

I henhold til reglement for politiske utvalg og administrasjonen i Farsund, vedtatt av kommunestyret 24.10.95 er myndighet etter lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-3 delegert til utvalg for helse og omsorg.

Saksforberedelse for saker om miljørettet helsevern i barnehager og skoler foretas av kommunelege I, helsesøstre og miljøhygieniker.

Alle skoler i Farsund ble godkjent i utvalgsmøte 25.02.99. Alle barnehager med unntak av en ble godkjent 25.06.99.

3. Dokumentunderlag

Aktuelle lover og forskrifter

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og Farsund kommune

• Varsel om tilsyn ble sendt 28.06.99
• Dokumenter fra kommunen ble mottatt 05.08.99
• Program for revisjonen ble sendt kommunen 26.08.99

Dokumenter mottatt fra kommunen

• Skjema som var brukt i forbindelse med godkjenning av skoler og barnehager
• Årsrapport for kommunehelsetjenesten i Farsund 1998
• Organisasjonskart for helseetaten
• Personaloversikt
• Delegasjonsreglement for Farsund kommune
• Vedtak om godkjenning av barnehager og skoler

4. Gjennomføring

Åpningsmøte 02.09.99 med informasjon fra fylkeslegen om gjennomføring av revisjonen

Sluttmøte 02.09.99

Intervjuer av tre personer

Verifikasjoner

Følgende verifikasjon ble gjennomført:

• Gjennomgang av helseetatens oppfølgingsplan for skolene

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt en systematisk kartlegging
• Vedtakene om godkjenning er godt begrunnet med henvisning til relevante bestemmelser. Ved avvik er det gitt tidsfrister
• Helseetaten har en oppfølgingsplan for skolene
• Alle godkjenninger er gitt etter 01.01.99
• En familiebarnehage er enda ikke godkjent
• Det foreligger ikke skriftlige planer for tilsyn etter forskriften

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Godkjenning av virksomheter som omfattes av forskriften

Anmerkning 1

• Alle "godkjenninger" er gitt etter 01.01.99

Kommentar: I henhold til forskriften skulle alle virksomheter være godkjent innen utgangen av 1998. Vi har imidlertid merket oss at alle virksomheter ble kartlagt i 1998.

Anmerkning 2

• En familiebarnehage er enda ikke godkjent

Kommentar: Barnehagen skulle vært godkjent før 01.01.99

Område 2: Tilsyn med virksomheter som omfattes av forskriften

Anmerkning 1

• Det foreligger ikke skriftlige planer for tilsyn etter forskriften

Kommentar: Kommunehelsetjenesten har gode tradisjoner mht. inspeksjoner i skoler og

barnehager: Kommunelege I hadde klare oppfatninger om hvordan et system for tilsyn basert på internkontroll og systemrevisjon kunne utformes, men dette er til nå ikke konkretisert i skriftlige planer.

6. Deltagere på revisjonsbesøket

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Tore Andersen, revisjonsleder
Fylkessykepleier Brit Olimstad
Ass. fylkeslege Tore W Steen