INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Sammendrag

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Hovedfunn:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Det har vært en egen informasjonsrunde om forskriften for rektorer og styrere i barnehager
• Kommunen har utviklet et skjema for godkjenningsprosessen som siden er blitt brukt som mal i resten av fylket
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt nødvendig kartlegging
• Oppfølging av vedtak er koblet til kommunens skolebehovsplan
• Det foreligger forslag til prosedyre for tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Det ble ikke funnet avvik ved revisjonen

Det ble gitt følgende anmerkninger:

• Flere private skoler og barnehager, inkludert familiebarnehager, er enda ikke godkjent
• I all hovedsak er godkjenninger gitt på vilkår, men uten angivelse av konkrete frister for utbedring av mangler, og uten henvisning til spesifikke krav i forskriften
• Krossen skole er gitt dispensasjon, men det ville vært mer i tråd med forskriften å gi godkjenning på vilkår

Dato: 29 oktober 1999

1. Innledning

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

Kristiansand kommune har cirka 70000 innbyggere. Utenom offentlig virksomhet er der betydelig sysselsetting innen industri, skipsfart og servicenæringer.

I Kristiansand er 35 skoler, 71 barnehager og 39 familiebarnehager.

Bystyret vedtok i møte 25.08.88 å delegere til kommuneoverlegen den myndighet som er tillagt helse- og sosialstyret i henhold til kommunehelsetjenestelovens kapitel 4a, med de begrensninger som fremgår av §4a-3.

Kommunen har en avdeling for miljørettet helsevern, ledet av kommuneoverlegen. I avdelingen er to ingeniører og en miljøhygieniker.

Kartleggingsarbeid i henhold til forskriften har i det vesentlige vært foretatt av virksomhetene selv, ved hjelp av et skjema som ble utarbeidet av helse-, oppvekst- og skoleetat i fellesskap. Godkjenningene er foretatt av kommuneoverlegen.

Skoleetaten har utarbeidet en skolebehovsplan, som omfatter alle grunnskoler i Kristiansand. I planen er angitt spesifiserte investeringskostnader for nødvendig vedlikehold og etterlevelse av myndighetskrav, inklusive krav etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

3. Dokumentunderlag

Aktuelle lover og forskrifter

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Korrespondanse mellom fylkeslegen og Kristiansand kommune

• Varsel om tilsyn ble sendt 28.06.99
• Dokumenter fra kommunen ble mottatt 19.08.99
• Program for revisjonen ble sendt kommunen 26.08.99

Dokumenter mottatt fra kommunen

• Godkjenningsskjema for skoler og barnehager
• Sjekkliste som deles ut ved befaringer o.l.
• Tre godkjenningsvedtak m/vedlegg
• Forslag til prosedyre for revisjon av IK-system i skoler og barnehager
• Oversikt over fagområdet inneklima i internkontrollpermen fra miljørettet helsevern i kommunen
• Årsmelding for 1998 og arbeidsplan for miljørettet helsevern 1999
• Organisasjonsplan for kommunens miljørettede helsevern
• Delegasjonsreglement for kommunen

4.Gjennomføring

Åpningsmøte 31.08.99 med informasjon fra fylkeslegen om gjennomføring av revisjonen

Sluttmøte 31.08.99

Intervjuer av tre personer

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Skolebehovsplanen ble presentert
• Liste over barnehager og skoler i Kristiansand ble fremlagt
• Dispensasjonsvedtak for Krossen skole ble fremlagt
• Fem godkjenningsvedtak for barnehager og fem for skoler ble fremlagt

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Fylkeslegen fant at kommunen har den nødvendige kompetanse og at forskriften er kjent
• Det har vært en egen informasjonsrunde om forskriften for rektorer og styrere i barnehager
• Kommunen har utviklet et skjema for godkjenningsprosessen som siden er blitt brukt som mal i resten av fylket
• Kommunen har god oversikt over skoler og barnehager og har foretatt nødvendig kartlegging
• Oppfølging av vedtak er koblet til kommunens skolebehovsplan
• Det foreligger forslag til prosedyre for tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• Flere private skoler og barnehager, inkludert familiebarnehager, er enda ikke godkjent
• I all hovedsak er godkjenninger gitt på vilkår, men uten angivelse av konkrete frister for utbedring av mangler, og uten henvisning til spesifikke krav i forskriften
• Krossen skole er gitt dispensasjon, men det ville vært mer i tråd med forskriften å gi godkjenning på vilkår

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Godkjenning av virksomheter som omfattes av forskriften

Anmerkning 1

• Flere private skoler og barnehager, inkludert familiebarnehager, er enda ikke godkjent

Kommentar: I henhold til forskriften skulle alle virksomheter være godkjent innen utgangen av 1998. Vi har imidlertid merket oss at så å si alle virksomheter ble kartlagt i 1998.

Anmerkning 2

• I all hovedsak er godkjenninger gitt på vilkår, men uten angivelse av konkrete frister for utbedring av mangler, og uten henvisning til spesifikke krav i forskriften

Kommentar: Manglende tidsfrister og manglende henvisning til spesifikke bestemmelser vanskeliggjør oppfølgingen av vedtak

Anmerkning 3

• Krossen skole er gitt dispensasjon, men det ville vært mer i tråd med forskriften å gi godkjenning på vilkår

Kommentar: I merknader til forskriftens § 26 heter det blant annet: "....Bruken av dispensasjon skal være restriktiv.........Det bør ikke dispenseres fra krav som utgjør et hovedformål eller en hovedintensjon med med forskriften, og det skal ikke dispenseres fra større deler av forskriften samlet.........". Krossen skole er gitt en meget bred dispensasjon fra § 6 i forskriften. Vi har imidlertid merket oss brev fra skoleetaten til miljørettet helsevern av 09.04.99, der det fremgår at opprusting av Krossen skole vil starte i 1999 eller senest år 2000.

Område 2: Tilsyn med virksomheter som omfattes av forskriften

Fylkeslegen har ikke funnet grunn til å gi avvik eller anmerkninger på dette området

6. Deltagere på revisjonsbesøket

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Tore Andersen, revisjonsleder
Fylkessykepleier Brit Olimstad
Ass. fylkeslege Tore W Steen
Rådgiver Tove Farstad, Statens helsetilsyn deltok som observatør