INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Sammendrag

Fylkeslegen i Vest-Agder gjennomførte 7. november 2000 en systemrevisjon i skolehelsetjenesten i Lindesnes kommune. Revisjonen var rettet mot forholdene i skolehelsetjenesten, men tok også for seg kommunehelsetjenestens rådgivningsoppgaver om skoleelevers helsemessige situasjon i forhold til andre offentlige organer.

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav, herunder internkontrollsystemer
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

I Lindesnes kommune er det skolehelsetjeneste ved alle skolene. Lege har det medisinsk-faglige ansvaret, og elevene får tilbud om systematiske medisinske helseundersøkelser og individuell veiledning. Det er etablert et strukturert tverretatlig samarbeide ved tre av skolene, mens det ved den fjerde av de samarbeides ved behov. Skolehelsetjenesten har oversikt over helseproblemer til skoleelevene og i noen grad over risikofaktorer i oppvekstmiljøet.

Det ble ikke funnet avvik.

Fylkeslegen mener skolehelsetjenesten har et forbedringspotentiale m.h.t. sitt internkontrollsystem.

Dato: 20. desember 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Lindesnes kommune i perioden 04. september 2000 til 07. november 2000. Revisjonen er utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn. Revisjonen er ett av to områder for felles tilsyn i 2000.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har ingen videregående skole men følgende grunnskoler

De fleste av elevene som går ut av grunnskolen fortsetter på videregående skole i Mandal.

Når det gjelder bemanningen i skolehelsetjenesten så er skolelege tilsatt 3 timer/uke. Kommunen anser angivelig dette for å være tilstrekkelig.

Videre er det ansatt to helsesøstre i kommunen i tilsammen 1, 7 stillinger. Blant oppgavene de dekker er også skolehelsetjenesten.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over alle grunnskoler i kommunen
• Godkjent revidert plan for skolehelsetjenesten fra 1996
• Forslag til revidert plan for skolehelsetjenesten ble 25. september 2000 sendt til helse- og sosialstyret politisk behandling, og herunder:

- Plan for skolehelsetjenesten ved barneskolene i Lindesnes kommune

- Skjema som skal benyttes ved skolestart

- Spørreskjema til foreldre/foresatte til elever i 5. klasse

- Plan for skolehelsetjenesten ved Lindesnes ungdomsskole

- Helseskjema som skal benyttes til elevene i 9. klasse

• Skisse over organisasjonskart vedr. helsetjenesten i kommunen
• Utskrift av møtebok av 10.10.00 i Helse- og sosialstyre Tema: Kommunal Rusplan – Oppnevning av medlemmer av styringsgruppen
• Kriseplan - Oversikt over kontaktpersoner i Lindesnes kommune
• Delegasjonsskriv av 23.12.99 fra kommunelegeI/smittevernlege vedr. det forebyggende tuberkulosearbeidet i kommunen til ledende helsesøster
• Forslag til prosedyrer:
• Prosedyre for journalhåndtering
• Prosedyre for vaksinasjon
• Prosedyre for samarbeid med sosialtjenesten
• Prosedyre for opplysningsplikt til barneverntjenesten
• Prosedyre for informasjon til foreldre/andre med foreldreansvar
• Prosedyre for taushetsplikt og informert samtykke

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

Varselbrev om statlig tilsyn av 4. september 2000
• Svarbrev fra kommunen av 12. oktober 2000
• Fax og telefoner vedrørende dagsorden, supplerende opplysninger om skolehelsetjenesten og praktisk tilrettelegging av tilsynet, ved ledende helsesøster og revisjonsleder

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. september 2000.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 7. november 2000

Intervjuer
4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 13 helsekort fra ulike skoler og på ulike klassetrinn
• referat fra møte i tverrfaglig basisgruppe 9. april 1999, 5. mai 1999 og 5.mai 2000
• referat fra møte i basisgruppe 29. september 2000
• referat fra tverrfaglig møte 17. oktober 2000, vedr. bruk av alkohol blant ungdommer i 10. klasse
• oversikt over antall ansvarsgrupper
• 2 referater fra møte i ansvarsgruppe
• Forslag til arbeidsbeskrivelse for:
• Skolelegen
• ledende helsesøster

* Årsmeldinger for helse- og sosialtjenesten i Lindesnes kommune 1998 og for 1999

Sluttmøte ble avholdt 7. november 2000

Observasjoner

Under revisjonen ble det blant annet gjort følgende observasjoner:

• Alle grunnskoler og videregående skole i Lindesnes har skolehelsetjeneste
• Det medisinsk faglige ansvaret er plassert på navngitt lege
• Det administrative ansvaret er plassert hos ledende helsesøster
• Systematiske helseundersøkelser blir foretatt av elevene
• Det er ikke tilfredsstillende lokaler for legeundersøkelser ved noen av skolene
• Skolehelsetjenesten gir helseopplysning i skolen, gruppevis og i klassen(e) i den grad den etterspørres, på foreldremøter og ved andre anledninger
• Det er etablert rutiner på en del sentrale områder
• Skolehelsetjenesten har etablert et system for å identifisere elever med spesielle behov.
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning på skolene
• Skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Skolehelsetjenesten har etablert et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever
• Skolehelsetjenesten har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Årsrapport fra skolehelsetjenesten blir ikke utarbeidet
• Skolehelsetjenesten har etablert et "lavterskeltilbud" for elever i skoletiden. Lokalitetene på ungdomsskolen er i tilknytning til Nyplass barneskole.
• Skolehelsetjenesten kan dokumentere at de i hovedsak legger til grunn Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten.
• Ledende helsesøster møter årlig i helse- og sosialutvalget og orienterer utvalget om de erfaringene som er gjort i skolehelsetjenesten, og hvilke utfordringer de står overfor

5. Reviderte områder og funn

1. Område 1- Alminnelige krav, herunder internkontrollsystemer

1.1. Kravet om at det skal være skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler

Etter § 1-3 nr 1 bokstav c i lov om helsetjenesten i kommunene er skolehelsetjeneste en tjeneste kommunene er pliktig til å ha. I forskrift om helsetjenester i skoler § 2 første ledd står det at alle skoler som omfattes av grunnskoleloven og lov om videreregående opplæring, skal ha skolehelsetjeneste.

Kommentar:

Lindesnes kommune oppfyller kommunehelsestjenesteloven § 1-3 med hensyn til at det skal være en skolehelsetjeneste i kommunen.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

1.2 Internkontroll

Etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten skal alle som yter helsetjenester etablere et internkontrollsystem. Systemet skal sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.

Plikten til å etablere internkontrollsystem har i helsetjenesten vært gjeldende siden 1. januar 1994. Av nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten" (IK-2482) fremgår at

myndighetene forventer at tjenestene innen år 2000 har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer" for virksomheten.

Merknad 1

Skolehelsetjenesten har ikke etablert et internkontrollsystem slik som tilsynsloven § 3 krever.

Kommunen er i gang med å etablere et system. Dette skal ferdig stilles innen utgangen av året.

Merknaden bygger på følgende observasjoner

• Det finnes flere elementer som er nødvendige for et internkontrollsystem.
• Det finnes flere skriftlige prosedyrer, men ingen av disse er hittil blitt godkjent.
• Forslag til Revidert plan for skolehelsetjenesten 2000 ble i september 2000 sendt den politiske ledelse i kommunen til behandling, foreløpig ikke behandlet.
• Forslag til arbeidsbeskrivelser for skolelegen og ledende helsesøster foreligger.

1. 3 Tjenesten må ha oversikt over lover og forskrifter som gjelder

For å oppfylle kravet til internkontroll etter tilsynslovens § 3 er det et krav at helsetjenesten har kunnskap om hvilke krav myndigheten stiller til virksomheten i lover og forskrifter.

Kommentar:

Revisjonen viste at ansatte i skolehelsetjenesten var kjent med myndighetskravene til skolehelsetjenesten. Under intervjuene ble det opplyst at endringer i lover og forskrifter ble formidlet gjennom det interne postsystemet og at dette fungerte tilfredsstillende.

Videre fremkom det at det var regelmessige møter mellom helse- og sosialsjefen og lederne i helsetjenesten, herunder også med ledende helsesøster. Faglig oppdatering av de ansatte i skolehelsetjenesten foregår ved deltakelse i interne og eksterne møter. Det ble opplyst at kursbudsjettet var tilfredsstillende.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

• Det er krav til hvordan tjenesten skal organiseres

For at tjenesten skal kunne sies å ha et internkontrollsystem, må den kunne redegjøre for hvordan tjenesten er organisert og hvem som er tillagt ansvar. Når det gjelder skolehelsetjenesten, er det i forskriftens § 7 andre ledd satt krav om at det medisinsk-faglige ansvaret skal ligge hos lege.

Kommentar:

For helsetjenesten i Lindesnes kommune forelå det kun en skisse til organisasjonskart. Det var imidlertid klart hvem som var tillagt ansvar og oppgaver innen skolehelsetjenesten. Med hensyn til det administrative og medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten, var dette plassert hos henholdsvis ledende helsesøster og lege. Forslag til stillingsbeskrivelser for skolelege og ledende helsesøster forelå.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Etter forskrift om skolehelsetjenesten § 2 skal skolehelsetjenesten omfatte et tilbud om systematiske medisinske undersøkelser for alle skoleelever.

Kommentar:

Skolehelsetjenesten tilbyr somatiske og målrettede helseundersøkelser til elevene ved alle skolene. Undersøkelsen av barna ved skolestart blir først foretatt etter at barna har begynt på skolen.

Skolehelsetjenesten har jevn kontakt med alle elevene gjennom hele skoletiden.

Legeundersøkelser gjøres i hovedsak på legekontoret på Vigeland.

Revisjonen viste at skolehelsetjenesten i hovedsak legger til grunn anbefalingene i Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Skolehelsetjenesten har et system for å sikre individuell oppfølging. Det er utarbeidet informasjon til hjemmene/skolene om tilbud om målrettede helseundersøkelser.

2.2 Kravet om at det skal være et tilbud om individuell helseveiledning

Etter forskrift om skolehelsetjenesten § 2 skal skolehelsetjenesten omfatte individuell helseveiledning.

Kommentar:

Når det gjelder elevenes tilgang på individuell helseveiledning, så ivaretas den ved at helsesøster har fast kontortid, ukentlig i skoletiden ved ungdomsskolen. Nyplass barneskole og ungdomsskolen er knyttet sammen bygningsmessig. Skolehelsetjenesten benytter de samme lokaliteter for begge disse skoler. Dette er gjort kjent for skolen, elevene og foreldre/foresatte.

Det ble opplyst at erfaringsmessig er det særlig på ungdomsskolen at elevene synes å ha behov for individuell veiledning, og derfor oppsøker skolehelsetjenesten. På barnetrinnet syntes behovet for slikt å være langt mindre. Helsesøster var imidlertid ofte også på disse skolene.

Informasjonsskriv om tidspunkt, sted og telefonnummer til skolehelsetjenesten var utarbeidet og distribuert til skolene, foreldre og elevene.

Helsesøster er tilgjengelig for individuelle samtaler med elevene på de andre skolene etter avtale.

2.3 Kravet om at det skal være et system for å identifisere elever med spesielle behov

Etter forskrift om helsetjenester i skoler § 3 skal skolehelsetjenesten ha et system som identifiserer elever med spesielle behov.

Kommentar:

Helsesøster har vanligvis årlige samtaler med klassestyrere på alle trinn, i høst var dette blitt noe utsatt/redusert på grunn av at mer tid var gått med til arbeid med etablering av interkontrollsystem

For kartlegging av helse- og trivsel ble det benyttet et spørreskjema for utfylling av foreldre ved skolestart/ 1.klasse. Ett skjema for utfylling både av foreldre og elever i 5. klasse. Spørreskjema ble også benyttet til elevene i 9 klasse.

Det er etablert et strukturert samarbeide mellom skolehelsetjenesten, skolen, pedagogisk-psykologisk tjeneste og sosialtjenesten som bidrar til at tjenesten kan identifisere elever med spesielle behov. Rektor har ansvar for innkalling til møtene.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Etter forskriften § 2, andre ledd skal skolehelsetjenesten i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparatet i samfunnet – arbeide for å løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skolelevers situasjon.

Kommentar:

Skolehelsetjenesten har etablert et tett samarbeide med det øvrige hjelpeapparatet i kommunen, skolene og hjem vedrørende den enkelte elev. Tjenesten har god oversikt over den enkeltes situasjonen.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

3.2 Skolehelsetjenesten skal ha et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

Etter forskriftens § 3 første ledd andre punkt skal skolehelsetjenesten omfatte et strukturert tverrfaglig samarbeid spesielt med skolen, pedagogisk–psykologisk tjeneste, sosialtjenesten og den offentlige tannhelsetjeneste.

Kommentar:

Tverrfaglige samarbeidsmøter ble holdt på 3 av kommunens 4 skoler, vanligvis 2 ganger hvert halvår. Ved en skole, etter ønske fra rektor ble slike møter kun holdt etter behov.

For elever med hørsels – og synsproblemer fikk skolene bistand fra fylkets hørsels-og eller synspedagog til å kunne tilrettelegge forholdene best mulig i skolesituasjonen.

For elever som får/har diabetes bistår Vest-Agder sentralsykehus om nødvendig skolene med veiledning.

Videre er der etablert et godt strukturert samarbeide med BUP (Barne- og ungdoms psykiatrisk poliklinikk). De har faste møter og gir veiledning.

Områdepediater kommer til kommunen 1- 2 ganger per halvår.

HABU (habiliteringstjenesten for barn og unge) tilkalles ved behov. Hovseter kompetansesenter for synshemmede gir veiledning til skolen ved spesielle behov.

Ansvarsgrupper er opprettet for flere elever. Skolelegen deltar i flere av disse.

Revisjonen viste at skolehelsetjenesten har et system for å sikre at skolen får rådgivning og bistand vedrørende tilrettelegging for kronisk syke elever og funksjonshemmede elever.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

4.1 Skolehelsetjenesten skal ha iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

I kommunehelsetjenesteloven § 1-4 tredje ledd står det at helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid. Slik medvirkning skal skje blant annet gjennom råd og uttalelser og ved deltakelse i plan- og samarbeidsorganer som blir opprettet.

I forskriftens formålsparagraf (§2) går det frem at skolehelsetjenesten, i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet, skal arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

I IK-33/95 Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten, omtales skolehelsetjenestens oppgaver med å ha slik oversikt og medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer, på samme måte som kommunens øvrige tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 1-4.

For kartlegging av helseproblemer og risikofaktorer benytter skolehelsetjenesten seg av spørreskjema som dels foreldre og elever fyller ut.

I et tverrfaglig samarbeidsmøte har skolehelsetjenesten nå i høst sammen med det øvrige hjelpeapparatet i kommunen ble det vedtatt at de skal se på bruken av alkohol blant de unge.

Skolehelsetjenesten har formidlet informasjon om skoleelevers helsetilstand og risikofaktorer til skolen.

Årsmelding for skolehelsetjenesten er ikke skrevet, men ledende helsesøster møter årlig i kommunens helse- og sosialutvalg og orienterer om de erfaringer skolehelsetjenesten gjør og hvilke utfordringer de står overfor.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

4.2 Skolehelsetjenesten skal formidle kunnskap til skolen om helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet

I forskriftens formålsparagraf (§2) går det frem at skolehelsetjenesten skal formidle kunnskaper til skolen om kjente helseproblemer blant elevene og enkelte risikofaktorer.

Det kom frem i intervjuene at skolehelsetjenesten har et tett samarbeide med alle skolene. Kontakten med lærerne og foreldre ble opplyst til å være god. Dersom det er ønskelig fra foreldre og elever blir det formidlet kunnskaper til skolen om sykdom funksjonshemming og om enkelte risikofaktorer.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Brit Olimstad, revisjonsleder
Ass. fylkeslege Tore W. Steen, revisor