INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte 22.10.2002 tilsyn i Lyngdal kommune. Tema for tilsynet var kommunens helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer.

Tilsynet er en fellesrevisjon som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker i fylket. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene.

Tilsyn med samme tema ble gjennomført i Vennesla kommune i 29.08.2002, Mandal kommune 20.08.2002, Farsund kommune 17.10.2002, BUP Kristiansand 22.08.2002, BUA Ungdomsklinikken 27.08.2002 og ved Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling VAS HF, Lister, avdeling Farsund 15.10.2002.

Under tilsynet i Lyngdal ble det undersøkt hvorvidt kommunen har planlagt, styrt og organisert sine tjenester slik at:

• Det blir foretatt individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.
• Samarbeid om barn og unge med psykisk problemer blir ivaretatt.
• Barn- og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer.

Det ble under revisjonen gjort funn som ga grunnlag for ett avvik og to merknader.

Lyngdal kommune har ikke etablert et styringssystem for helsetjenesten som ivaretar de krav til innsyn og kontroll som helselovgivningen stiller. Dette er et avvik i forhold til gjeldende lovgivning. Fordi kommunen ikke kan redegjøre for hvordan internkontrollen er innrettet, er det vanskelig for tjenestene å dokumentere at de på de undersøkte områdene, arbeider innenfor de krav som gjelder.

Fylkeslegen har knyttet merknader til at det er uklar oppgavefordeling og ansvarsfordeling mellom helsestasjons/ skolehelsetjenesten og psykiatritjenesten i forhold til barn og unge med psykiske problemer.

Kommunen er kommet langt i å arbeide med utvikling av individuelle planer. Imidlertid var mal for individuelle planer og veiledning i bruk av denne, ikke gjort kjent for alle avdelingar i helse- og sosialetaten.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lyngdal kommune i perioden 21.06. til 22.10.2002.

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et fellestilsyn som landets fylkesleger utfører etter oppdrag fra Statens helsetilsyn ved minst to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker (BUP) i fylket. I tillegg gjennomføres tilsyn i minst to kommuner som er knyttet opp mot hver av poliklinikkene.

Tilsyn med samme tema ble gjennomført i Vennesla kommune i 29.08.2002, Mandal kommune 20.08.2002, Farsund kommune 17.10.2002, BUP Kristiansand 22.08.2002, BUA Ungdomsklinikken 27.08.2002 og ved Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling VAS HF, Lister, avdeling Farsund 15.10.2002.

Disse tilsynene blir til en viss grad sett i sammenheng. Etter at tilsynsrapportene for hver virksomhet er utarbeidet, skal det utarbeides en samlerapport for erfaringsoverføring når det gjelder samhandling og samarbeid.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt.
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Helsetjenesten som ivaretar barn og unge i Lyngdal, er organisert under kommunens helse- og sosialetat, ledet av helse- og sosialsjef. Etaten består av fire avdelinger; avdeling for institusjonstjenesten, avdeling for sosial- og barneverntjeneste, avdeling for helsestasjonstjenesten og avdeling for hjemmebaserte tjenester. Allmennleger og fysioterapeuter med kommunale avtaler er plassert direkte under helse- og sosialsjefen.

Kommunen har en psykiatritjeneste, den er plassert i avdeling for hjemmebaserte tjenester.

Medisinsk faglig rådgiver er plassert i stab til helse- og sosialsjefen.

Lyngdal kommune har en psykiatriplan for 2002-2006, og der er nedsatt en komitè som arbeider med barn og unges oppvekstvilkår i Lyngdal. Videre arbeides det med å opprette en gruppe som skal se på igangsetting av familiestasjon, organisert under helsestasjonen.

Lyngdal kommune er vertskommune for et stort statlig ordinært asylmottak og ett mottak for enslige mindreårige. Der er også en barnevernsinstitusjon. Beboerne på disse institusjonene kan i perioder legge stort beslag på kommunens helse- og sosialtjenester.

Lyngdal kommune får tjenester fra Barne – og ungdomspsykiatrisk poliklinikk, Farsund.

Helse- og sosialetaten har de siste årene slitt med vakanser, og har hatt en utskiftninger på avdelingsledernivå.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsberetning for helsestasjonen i Lyngdal 2001.
• Årsmelding for 2001 for hjemmebaserte tjenester i Lyngdal kommune.
• Orientering om helsestasjonen og skolehelsetjenesten, program, oversikt over ansatte og metode for rutiner.
• Mal for avtale om utarbeidelse av individuell plan.
• Guide og veileder for individuell plan.
• Organisasjonskart Helse- og sosialetat pr.01.09.2002.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev av 21. 06.2002 til Farsund kommune, Lyngdal kommune, VAS HF, BUP Lister, invitasjon til formøte om felles tilsyn 09.10.2002.
• Brev av 21. 06.2002 fra Fylkeslegen til Lyngdal kommune, varsel om tilsyn.
• Brev av 25.09.2002 fra Lyngdal kommune v. ledende helsesøster til Fylkeslegen.
• Brev av 26.09.2002 fra Lyngdal kommune v. leder åpen omsorg til Fylkeslegen.
• Brev av 10.10.2002 fra Fylkeslegen til Lyngdal kommune, dagsorden for revisjonen.
• Brev av 11. november 2002 fra Fylkeslegen til Lyngdal kommune, foreløpig rapport.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.06.2002

Formøte ble avholdt 09.10.2002

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.2002

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- 4 pasientjournaler og referat fra ansvargruppemøter for 4 forskjellige pasienter ble gjennomgått, og Fylkeslegen fikk seg forelagt mal for individuelle planer.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.2002

Annen informasjon

Dette tilsynet har fokus på samarbeid og samhandling. Også andre kommunale etater er gode informanter om hvordan helsetjenesten for gruppen barn og unge med psykiske problemer fungerer. Fylkeslegen har derfor som en del av revisjonen, intervjuet leder for barneverntjenesten i kommunen og leder for kommunens pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT).

5.1 Område – Individuell undersøkelse og oppfølging

Under dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, styrt og organisert sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Området angår kommunehelsetjenestelovens § 2-1 som omhandler retten til helsehjelp, og § 2-2 som omhandler barns rett til helsekontroller. Det vises også til forskrift om helsetjenester i skoler og til forskrift om helsestasjonsvirksomhet, samt IK-2617 Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det ble gitt en merknad innen dette området.

Merknad 1

I kommunen er helsetjenestetilbudet til barn og unge lagt til helsestasjonstjenesten, skolehelsetjenesten og til psykiatritjenesten. Kommunen har ikke sørget for en klar ansvarsplassering og oppgavefordeling disse tjenestene imellom, i forhold til individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Merknaden er gitt under henvisning til kommunehelsetjenesteloven §2-1, jfr § 1-3, 1 ledd, nr 2, hvor retten til nødvendig helsehjelp og oppgaver tillagt kommunens helsetjeneste omtales.

Merknaden ble gjort på bakgrunn av følgende observasjoner:

• Intervjuer bekreftet at barn fikk regelmessige undersøkelser før skolestart.
• Intervjuer bekreftet at veilederens anbefalingar ble fulgt.
• Intervjuer ga et samlet inntrykk av at barn og unge fikk målrettede undersøkelser og ble henvist videre ved behov.
• Lyngdal kommune har organisert helse- og sosialetaten i fire avdelinger, ansvaret for helsetjenestetilbudet til barn og unge er lagt til helsestasjonstjenesten og til psykiatritjenesten, som er en del av de hjemmebaserte tjenester. Oppgave eller ansvarsfordeling mellom disse to tjenestene i forhold til barn og unge med psykiske problem er ikke klarlagt.
• Det er regelmessige møter mellom helse- og sosialsjef, leder for institusjonstjenesten og leder for hjemmebaserte tjenester. Samtlige avdelingslederne for alle fire avdelinger i helse- og sosialetaten har imidlertid ikke felles møter, og det var ikke etablert rutiner for gjensidig informasjon mellom avdelingene angående felles innsatsområder på overordnet nivå i kommunen.
• Intervjuer bekreftet at det var uklart hvem som skulle følge opp barn og unge med psykiske plager.
• Verifikasjon av journaler dokumenterte, ved epikriser, at barn og unge var blitt viderehenvist til barne- og ungdomspsykiatrien.
• Intervjuer bekreftet at i de tilfelle hvor barn og unge ble henvist videre, eller ble fulgt opp over tid fra helsestasjon/skolelege så ble fastlegen informert.
• Intervjuer bekreftet regelmessige tverrfaglige samarbeidsmøter som ivaretar muligheten for å fange opp barn og unge som er i risiko for å utvikle psykiske plager.
• Intervjuer bekreftet tilfredsstillende legedekning i helsestasjon og skolelegefunksjon.

5. 2 Område 2- Samarbeid om barn og unge med psykiske problemer

Under dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at samarbeid om barn og unge med psykiske problemer ivaretas.

Området angår kommunehelsetjenesteloven §§ 6-6-a og 6-6-b, helsepersonelloven § 32 og 33, samt forskrift for helsetjenester i skoler og forskrift om helsestasjonsvirksomhet. Det vises også til IK- 2614 Veileder i habilitering av barn og unge, og til IK- 2617 Veileder for helsestasjon og skolehelsetjeneste

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å påpeke avvik eller gi merknad på dette området.

Observasjoner som er gjort:

• Skolehelsetjenesten hadde tverrfaglige møter en gang månedlig ved alle skoler, hvor det møtte representanter for PPT, barnevern, helsesøster, rådgiver og rektor.
• Helsestasjon hadde regelmessige tverrfaglige møter en gang i måneden med PPT og barnevern.
• Intervjuer bekreftet at det ikke var etablert samarbeidsrutiner mellom skolehelsetjenesten / helsestasjonen og avdeling for psykiatri.
• Verifikasjoner av ansvarsgruppemøter, arbeid med individuelle planer bekreftet praktisering av samarbeide.
• Det er ikke etablert samarbeidsrutiner mellom helsetjenesten og rusomsorgen
• Psykiatritjenesten har faste samarbeidsmøter med barnevernstjenesten ca. 1 gang pr. måned.
• Forståelsen av og håndteringen av plikten til samarbeid med sosialtjenesten ved behov, og opplysningsplikten til barnevernet ble drøftet i helsetjenesten. Intervjuer bekreftet at det var gode rutiner med melderekvisisjoner, det var rutine med anonyme drøftinger med barnevernet forut for melding.

5. 3 Område 3- Individuelle planer

Under dette området ble det undersøkt hvordan kommunen har planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer.

Området angår kommunehelsetjenesteloven § 6-2 a og forskrift av om individuelle planer etter helselovgivningen. Det vises også til lov om psykisk helsevern § 4-1. Etter regelverket skal individuelle planer bidra til et helhetlig tilbud til pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester fra flere etater.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å gi en merknad, merknad 2.

Merknad 2

Kommunens har startet arbeidet med å innføre et system for individuelle planer. Det var utarbeidet mal, oppnevnt koordinator og gitt opplæring.

Merknaden er gitt under henvisning til kommunehelsetjenestelovens § 6-2a hvor det står at kommunehelsetjenesten skal utarbeide en individuell plan for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tilbud. Det skal samarbeides med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for pasientene.

Merknaden ble gitt på bakgrunn av følgende observasjoner:

• Arbeidet med individuelle planer var lagt til avdeling for sosial- og barneverntjeneste.
• Kommunen har utpekt ansvarlig, sentral koordinator for igangsetting av arbeidet.
• Mal for avtale om individuell plan og guide og veileder til planen forelå. Dette var forankret i avdeling for sosial- og barneverntjeneste. Avdelingsledere i helse- og sosialetaten hadde ikke felles møtearena, system for individuelle planer hadde ikke vært drøftet på avdelingsledernivå i etaten.
• Ansatte i de andre avdelingene var til dels ukjent både med hvor langt arbeidet var kommet, hvem som hadde ansvar for dette arbeidet, og de var også ukjent med kommunens lokale kurstilbud om individuelle planer, et kurs som fant sted to dager etter Fylkeslegens revisjon
• Krav til innholdet i individuell plan var kjent.
• Intervjuer bekreftet at internundervisning om individuelle planer kun var tilbudt deler av helse- og sosialetaten.
• Utarbeidelsen av individuell plan var igangsatt for enkelte klienter med ADHD problematikk.

5. 4 Område 4- Internkontroll

Under dette området ble det undersøkt hvordan Lyngdal kommune ivaretar sine plikter i henhold til krav til internkontroll.

Etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten skal alle som yter helsetjenester etablere et internkontrollsystem. Systemet skal sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift. Det forutsettes at det i helsetjenesten finnes skriftlig dokumentasjon på sentrale elementer i systemet.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik, avvik 1.

Lyngdal kommune har ikke etablert et internkontrollsystem for helsetjenesten slik helselovgivningen krever.

Avvik fra tilsynsloven § 3 hvor det står at:

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon i form av et skriftlig internkontrollsystem.
• Det foreligger ingen skriftlige rutiner på områder hvor felles forståelse av problemstilling, oppgaveløsning eller tydelig ansvarsplassering er nødvendig.
• Kommunen kan ikke dokumentere et system for å registrere avvik.
• Det forelå en beskrivelse av metode brukt ved helsestasjonsvirksomheten.
• Intervjuer og verifikasjoner avdekket at sosial og helseetaten i Lyngdal kommune i liten grad ivaretok systemtenkning.

6.1 Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen
underdirektør Eli Gotteberg
rådgiver Tove Johnsen.