INNHOLD

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende forhold:

• Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer
• Samarbeid om barn og unge med psykiske problemer (internt og eksternt)
• Bruk av individuelle planer

Hovedkonklusjon:

Fylkeslegen har gjennomført tilsyn med helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer ved allmennlegetjenesten, helsestasjonen og skolehelsetjenesten i Berlevåg kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Gjennom systematisk gjennomgang av de reviderte områdene, fremkommer det at Berlevåg kommune ivaretar myndighetskravene når det gjelder samarbeid om barn og unge med psykiske problemer.

Det er funnet 1avvik:

Avvik 1

Tjenesten har ikke et system som sikrer igangsetting og utarbeiding av individuell plan for barn og unge.

Berlevåg kommune har en del forbedringspotensiale på tilsynsområdene, noe som fremkommer under merknader for 2 av områdene:

• Kommunen har ikke skriftlige rutiner for informasjon mellom lege og helsesøster om iverksatte tiltak.
• Kommunen har ikke systematikk i opplæringstiltak.
• Ved henvisning til BUP utfylles henvisningsskjema i de fleste tilfeller av helsesøster eller PP-tjeneste. Lege underskriver henvisningsskjema, men det er ikke alltid at barnet undersøkes av lege før henvisning sendes BUP.
• Kommunen har ikke et godt nok system som sikrer at man har tverrfaglige samarbeidsarenaer mellom PP- tjenesten , barnevernet og helsestasjon/skolehelsetjenesten.

Dato: 11. november 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Berlevåg kommuneden 31. oktober 2002. Revisjonen er en del av Statens Helsetilsyn felles virksomhetstilsyn for etaten i 2002.

I opptrappingsplanen for psykisk helse legges det vekt på økt satsing og utbygging av tjenester til barn og unge med psykiske problemer både i kommune – og spesialisthelsetjenesten. Tilsynsmyndighetene ønsket derfor å få en oversikt hva som eksisterer av helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer i 1. og 2. linjetjenesten.

Formålet med systemrevisjonene er å vurdere om hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremme forbedringsarbeid i helsetjenesten. Revisjonen den 31.oktober omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet i dokumenter og slik de ansatte har fortalt
• kommunen driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og evt. om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler observasjoner og eventuelle merknader og avvik som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, med der tilsynsmyndigheten mener det er forbedringspotensial.

Berlevåg kommune har 1252 innbyggere. Antall barn i alderen fra 0 – 19 år er 315. (Statistisk sentralbyrå 2001)

Helsesøster har vært stabil i stillingen gjennom flere år. Hun har en koordinerende funksjon i forhold til alt forebyggende arbeid med barn og unge i kommunen.

Helsesøster har spesialkompetanse både innenfor rus og psykiatri.

PP- tjenesten har hatt en ansatt. Stillingen har ikke vært besatt siden 29.04.02. Det har også vært vakanse i stillingen som barnevernspedagog i 1 år frem til august 2002. Pga at kommunen har så få ansatte i de ulike faggruppene, blir tilbudet til brukerne svært sårbart ved fravær og det tverrfaglige samarbeidet blir ofte skadelidende under fravær.

I legetjenesten er det for tiden 3 leger som deler 2 hele stillinger. De har vært ansatt i deltidsstilling i flere år.

Hjemmesykepleien har ikke fokus på barn og unge med psykiske problemer.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning.

• Handlingsplan for psykiatri 1998 –2002
• Internkontroll og kvalitetssikringsperm for helsestasjonen- og skolehelsetjenesten.
• Protokoll vedrørende henvisninger til BUP og PPT
• Samarbeidsrutiner for oppfølging og veiledning av barn fra mellom helsesøster skole og barnehage.
• Rutiner for tverrsektorielt samarbeid ved utarbeidelse av individuelle planer
• Navneliste over ansatte som arbeider med barn og ungdom med psykiske lidelser i kommunen.
• Brukermedvirkning – rutiner for samtykke til tverrfaglig samarbeid
• Spørreskjema til barnevernet og PP- tjenesten vedrørende samarbeid med kommunehelsetjenesten
• Møte 1.november 2002 møte med barnevernet og fylkeslegen i Berlevåg kommune.
• Statistikk: Styrings- og informasjonshjulet for helse- og sosialtjenesten i kommunene – sammenligningstall.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Finnmark 19. april 2002.
• Brev fra 3. mai 2002 kommune oppnevning av kontaktperson
• Brev fra Fylkeslegen av 29. mai 2002 om innhenting av skriftlig dokumentasjon
• Brev av 24. juli fra Fylkeslegen til barnevernstjenesten og PP- tjenesten med informasjon om tilsynet og med forespørsel om at de deltar på et eget møte med fylkeslegen.
• Faks av 23.05.02 endring av møtedato for tilsynsbesøket.
• Faks av 23.09.02 ny endring av møtedato for tilsynsbesøket
• Faks av 30. august 2002 fra Fylkeslegen til kommune med endelig program for tilsynet.
• Telefonkontakt med Rakel Wille endring av møtedato med barnevernet.
• Telefonkontakt 28. oktober 2002 vedrørende dagsplan for tilsynsbesøket.
• Faks av 28.oktober 2002 - ny dagsplan , ny møtedato med barnevernet.

Revisjonsvarselet ble sendt ut 19. april 2002.

Tilsynet fant sted den 31. oktober 2002.

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- 2 siste referat fra ansvarsgruppemøter med klienter som har langvarige behov for hjelp
- 2 referater fra samarbeidsmøter internt i kommunen
- 4 epikriser mottatt fra BUP og beskrivelse av oppfølging i kommunen
- 4 journaler vedrørende pasienter som er ferdigbehandlet fra BUP
- 1 journal vedrørende pasient som har fått tverrfaglig oppfølging i kommunen
- 2 habiliteringsplaner (opplæringsplaner)
- Internkontroll perm – administrative prosedyrer for helsestasjonen- og skolehelsetjenesten
- Metodebok for barnhälsovård, metodebok 308 (legetjenesten)
- Samtykkeerklæring
- Utfylt spørreskjema fra PP-tjenesten
- Protokoll over henvisninger til BUP for 2001 og 2002
- Avtale om fastlegens kommunale oppgaver?

Sluttmøte ble avhold den 31. oktober 2002 fra kl. 14.30 – 15.30

• Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging?

Dette baser seg på følgende merknader:

• Kommunehelsetjenesten har innført rutinemessige kontroller: Ved 18 mnd, 2 ½ år 4 år og førskolekontrollen (5 år). Lege, fysioterapeut og PP-tjeneste deltar ved førskolekontrollen.
• Tirsdagen og enkelte fredager er avsatt til legeundersøkelser av barn. Det er tre leger som deler på å gjennomføre i disse undersøkelsen.
• Mellom rutinekontrollene innkalles barna ved spesielle behov.
• De målrettede helseundersøkelsene skjer hos fastlege/helsestasjonslege etter henvisning fra helsesøster. Helsesøster får ofte henvisning fra skolen.
• For barn i førskolealder følger helsesøster opp forhold som gir grunn til bekymring,- eller der hvor det foreligger kjente risikofaktorer.
• Ved spesielle behov opprettes ansvarsgrupper rundt barnet i samarbeid med PPT, barnehage og foreldre. Barnevernet deltar i saker hvor de er involvert.
• Skolehelsetjenesten innkaller rutinemessig elevene i 3. og 7-8 klasse. Det gis også tilbud om samtale ved spesielle behov. Noen ganger skjer oppfølgingen ved hjemmebesøk.
• Barn og unge med psykiske problemer henvises til BUP ved behov. Henvisningene skjer på eget skjema.
• Ved gjennomgang av helsekortene/ journaler fremkommer det at barn og unge får nødvendig oppfølging fra helsestasjon og BUP. BUP deltar i ansvarsgrupper i kommunen med råd og veiledning, også i de tilfeller der barnet ikke får behandling i poliklinikken.
• Målrettede undersøkelser og anamnese/ observasjoner blir dokumentert i barn og unges helsekortet.
• Ved gjennomgang av pasientjournal/helsekort fremgår det at kontakt med PP-tjenesten og helsetjenesten nedfelles skriftlig.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervju fremkommer det at informasjonen skjer muntlig både fra lege og fra helsesøster.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet opplæringsplan
• Hver avdeling melder sine opplæringsbehov til administrasjonen som fordeler midler etter meldt behov
• Hjemmesykepleien har for tiden ikke spesiell kompetanse innen psykiatri og spesialkompetanse

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgår av journal/helsekort at i et tilfelle tok det 9 måneder fra pasienten ble ferdigbehandlet på BUP til kommune fikk epikrisen

• Har kommunehelsetjenesten planlagt , organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas?

Det ble ikke funnet avvik på dette område, noe som er basert på følgende observasjoner:

• Under intervju fremgår det at ansatte i helsestasjon/skolehelsetjeneste er kjent med og ivaretar opplysningsplikten til sosialtjenesten og barnevernet.
• Ansvarsgrupper oppnevnes ved behov. Helsesøstrene er sentrale i dette arbeidet.
• Samarbeid rundt enkeltpasienter fungerer godt. Helsesøstrene gir nødvendig informasjon i enkeltsaker i henhold til gjeldende regelverk. <
• Kommunen er i ferd med å etablere tverrfaglig samarbeid innenfor forebyggende helsearbeid.

Merknaden baserer seg på følgende observasjoner:

• Kommunen har for tiden ikke etablert et regelmessig tverrfaglig samarbeid mellom helsestasjonen / skolehelsetjenesten, PP- tjenesten og barnevernet i kommunen. Samarbeidet skjer kun i enkeltsaker.
• Det fremkom under intervju at samarbeidsstrukturen ikke har vært formalisert og en har ikke utviklet felles spilleregler som gjør at samarbeidet blir forutsigbart.
• Det var vært vakanse i PP-tjenesten og barnevernet i lengre perioder
• Kommunen har ikke avklart hvor mye tid legen skal bruke til helsestasjon/skolehelsetjeneste. Det kommer heller ikke frem hvilken rolle legen har i generelt forebyggende arbeid og tverrfaglig samarbeid i forhold til barn og unge med psykiske problemer (utenom enkeltsaker).

Tjenesten har ikke et system som sikrer igangsetting og utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problemer.

Avvik fra :

• Kommunehelsetjenestelovens § 6-2 a og forskrift om individuelle planer.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at kommunen ikke har fordelt ansvar og myndighet i forhold til igangsetting av individuell plan for barn – og unge med psykiske lidelser.
• Kommunen har ikke sørget for organisatoriske løsninger for å følge opp arbeidet med individuell plan overfor enkeltbrukere. Dette bekreftes under intervjuene.
• Det fremkom i intervju at kommunen mangler rutiner på igangsettelse og utarbeidelse av individuell plan.
• Kommunen har ikke utarbeidet fremdriftsplan eller mal for arbeidet.
• Gjennom intervju og gjenomgang av journaler ble det bekreftet at pasientene ikke hadde fått utarbeidet individuell plan. For 2 pasienter er det utarbeidet habiliteringsplan som for det meste omfatter opplæringstiltak.
• De ansatte har ikke deltatt i opplæring i forhold til utarbeidelse av individuell plan.

Oversikt over hvilke personer fra kommune som var med på revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kvalitetsrådgiver Målfrid Ovanger (revisjonsleder)
Ass. fylkeslege May Trude Johnsen (revisor)
Psykiatrirådgiver Siri Ramberg (revisor)