INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Følgende avvik ble funnet:

• Det er ikke foretatt godkjenninger av alle barnehager, grunnskoler og videregående skoler etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Det er ikke dokumentert at kommunen har gitt opplysninger om klageinstans og klagefrist eller fremgangsmåte ved klage i underretning om vedtak i godkjenningssaker.
• Den som har fått i oppgave å føre tilsyn med virksomheter som faller inn under "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv", er ikke delegert myndighet til å gjøre dette.
• Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte nødvendig helsefaglig kompetanse ved tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Merknader:

• Kommunen bør utarbeide retningslinjer for bruk av godkjenning på vilkår.
• Myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." bør klargjøres.

Dato: 28. oktober 1999.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjonen gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

For 2 grunnskoler har man valgt å ikke fremme søknad om godkjenning da situasjonen for disse med hensyn til evt. ombygging eller nybygg fortsatt er uavklart. Godkjenning av 1 barnehage og 1 skole (begge i samme bygning) har vært utsatt til høsten 1999 fordi barnehagen har fått nye lokaler og skolen har utvidet sitt skoleareal med skolefritidsordning.

• Lovgrunnlaget:
  - "Lov om behandlingsmåten i forvaltningen" av 10. februar 1967 (forvaltningsloven)
  - "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" av 30. mars 1984 nr. 15 (tilsynsloven).
  - "Lov om helsetjenesten i kommunene" av 19. november 1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven).
  - "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" av 1. desember 1995 nr. 928
• Annen dokumentasjon:
  - Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  - Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK-12/98 av 29. mai 1998).
• Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Hammerfest kommune:
  - Brev fra Fylkeslegen av 25.06.1999 med varsel om tilsyn.
  - Brev fra Fylkeslegen av 27.08.1999 med timeplan for tilsynsbesøket.
  - Brev fra Hammerfest kommune av 05.07.1999.
• Dokumenter mottatt 12.07.1999:
  - Organisasjonskart for Hammerfest kommune.
  - Stillingsbeskrivelse: avdelingssjef/barnehagesjef - avdeling for barnehager.
  - Stillingsbeskrivelse: avdelingssjef/skolesjef - oppvekst- og undervisningsavdelingen.
  - Stillingsbeskrivelse: konsulent for avd. barnehage og avd. skole og oppvekst (behandles politisk sept.-99).
  - Stillingsbeskrivelse kommunelege I, Hammerfest legestasjon.
  - Funksjonsbeskrivelse for ledende helsesøster.
  - Funksjonsbeskrivelse for helsesøster i Hammerfest kommune.
  - Funksjonsbeskrivelse avd.ing. vedlikeholdseksjon, bygg og eiendom.
  - Arbeids- og fremdriftsplan for miljørettet helsevern i barnehager og skoler for perioden 1999 - 2002.
  - Saksfremlegg til styret for Kultur, Omsorg og Undervisning 31.08.1998 og kommunestyret 17.09.1998: Miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  - Særutskrift: godkjenning av Baksalen skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Reindalen skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Elvetun skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Daltun skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Fjordtun skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Akkarfjord skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Kårhamn skole (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Elvetun barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Reindalen barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Nissenskogen barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Tyven barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Myrlingen barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Håja barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Prærien barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Isbjørnhiet barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Radioen barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Røverhiet barnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: godkjenning av Hammerfest familiebarnehage (17.06.1999).
  - Særutskrift: søknad om godkjenning av Breidablikk barnehage (17.06.1999).
  - Elvetun barnehage: tilsyn- og vernerunde 1998 (13.10.1998)
  - Tilsyn og vernerunde Reindalen skole (27.10.1998)
  - Brev til barnehagene fra kultur- og undervisningsetaten av 24.06.1997 ad. tilsyn i barnehager.
  - Sjekkliste - tilsyn i barnehagene i Hammerfest.
  - Hjelpemiddel for IK-runde 3: Barnas sikkerhet innendørs - sjekkliste.
  - Hjelpemiddel for IK-runde 3: Barnas sikkerhet utendørs - sjekkliste.
  - Internkontroll HMS - kartleggingsliste.
  - Internkontroll HMS - tiltaksliste.
  - Sjekkliste - vedlikeholdsoppgaver 1998 (bygg).
  - Brev til barnehagene fra kultur- og undervisningsetaten av 26.08.1998 ad. tilsyn & HMS.
  - Svarskjema/sjekkliste: Tilsyn ikke-kommunale barnehager.
  - Brev til kommunale barnehager fra kultur- og undervisningsetaten av 21.09.1998: tidsplan for tilsyn med barnehagene høsten 1998.
  - Brev til Tyven, Prærien, Røverhiet, Håja og Isbjørnhiet barnehager fra kultur- og undervisningsetaten av 30.10.1998 a: tilsyn med "ikke-kommunale" barnehager 1998.
  - Kartleggingsskjema - barnehage
  - Rapport etter tilsyn av barnehagenes lekeplasser 22.06.1999.
  - Brev til kommunelege I fra kultur- og undervisningsetaten av 11.11.1998 ad. godkjenning av barnehager og skoler i tilknytning til forskrift om miljørettet helsevern.
• Dokumenter mottatt under tilsynet:
  - Samfunnsmedisinsk rapport fra utplassering i kommunehelsetjenesten for stud.med. Mette Johansen vinteren 1999: "Barnas arbeidsmiljølov".
  - En del av regelverket vedr. miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  - Saksdokumenter vedr. godkjenning av barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  - Kopi av skjema som skal følge ved alle saker som behandles i Hammerfest kommune.
  - Kursopplegg: Fullført saksbehandling. Revidert 28.11.1995.
  - Oppsummering og innlegg fra seminar den 11.06.1999 i kommunen vedr. "Miljørettet helsevern som del av det forebyggende helsearbeidet".
  - HMS-permer for Hammerfest kommune.

Åpningsmøte ble avholdt 15. september 1999.

Intervju av 5 personer ble gjennomført.

Sluttmøte ble avholdt 15. september 1999.

Verifikasjoner:
Fylkeslegen fikk tilsendt en del dokumentasjon på forhånd. Dette ble sammenholdt med intervjusvarene og den dokumentasjon som ble fremlagt i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende observasjoner ble presentert på sluttmøtet:

• Ansvar og oppgaver til de som er involvert i godkjenningsprosessen er ikke beskrevet.
• Det er ikke klart beskrevet hvem som har ansvar for å følge opp at alle skoler og barnehager faktisk blir godkjent.
• Kommunen har ikke utarbeidet søknadsskjema for godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Underretning om vedtak viser ikke til klageinstans og klagefrist.
• Begrunnelsen for hva som fører til at noen virksomheter blir godkjent uten vilkår og noen med vilkår, mangler.
• Det foreligger ikke godkjenningsvedtak på 1 barnehager og 3 grunnskoler i kommunen.
• Ingen videregående skoler er godkjent.
• Kommunen har ikke fremlagt skriftlig dokumentasjon på at kommunestyret har delegert tilsynsmyndigheten etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler til administrasjonen.
• Det er uklar ansvars- og oppgavefordeling mellom helse- og sosialetaten og kultur- og undervisningsetaten.
• Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp påpekte forhold etter tilsyns/vernerunde.
• Det er ikke dokumentert at personer med helsefaglig kompetanse har gått gjennom/vurdert rapporten etter tilsyns/vernerunde.
• Det er ikke alltid personer med helsefaglig kompetanse med på tilsyns/vernerunde

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

AVVIK

Det er ikke foretatt godkjenninger av alle barnehager, grunnskoler og videregående skoler etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" § 6, 1. ledd, jfr. § 2 ("Virksomheter som omfattes av forskriften, jfr. § 2, skal være godkjent av kommunestyret") og § 6, 6. ledd ("Virksomheter som er etablert og i drift ved ikrafttreden av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998").

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det foreligger ikke godkjenningsvedtak på 1 barnehage og 3 grunnskoler i kommunen.
• Ingen videregående skoler er godkjent i henhold til forskriften.
• Kommunen har ikke utarbeidet søknadsskjema for godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Det er ikke klart beskrevet hvem som har ansvar for å følge opp at alle skoler og barnehager faktisk blir godkjent.

Avvik 2:

Det er ikke dokumentert at kommunen har gitt opplysninger om klageinstans og klagefrist eller fremgangsmåte ved klage i underretning om vedtak i godkjenningssaker.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Lov om behandlingsmåten i forvaltningen" av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) § 27,

3. ledd ("I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter § 18, jfr. § 19 til å se sakens dokumenter").

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Underretning om vedtak viser ikke til klageinstans og klagefrist.

Avvik 3:

Den som har fått i oppgave å føre tilsyn med virksomheter som faller inn under "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv", er ikke delegert myndighet til å gjøre dette.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" § 25 ("Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskriftene overholdes"), jfr. "Lov om helsetjenesten i kommunene" (kommunehelsetjenesteloven) § 4a-3 ("Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern som i denne lov er lagt til kommunestyret, kan med unntak av den myndighet som er nevnt i

§ 4a-4 fjerde ledd, § 4a-10 og § 4a-11 tredje ledd, delegeres etter reglene i kommuneloven").

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke fremlagt skriftlig dokumentasjon på at kommunestyret har delegert tilsynsmyndigheten etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler til administrasjonen.

Avvik 4:

Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte nødvendig helsefaglig kompetanse ved tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Lov om helsetjenesten i kommunene" (kommunehelsetjenesteloven) § 3-3 1. ledd ("Kommunene ansetter personell med de nødvendige kvalifikasjoner til å arbeide i helsetjenesten og administrasjonen av den"). Jfr. "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" (tilsynsloven) § 3, 1. ledd ("Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift").

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke alltid personer med helsefaglig kompetanse med på tilsyns/vernerunde.
• Det er ikke dokumentert at personer med helsefaglig kompetanse har gått gjennom/vurdert rapporten etter tilsyns/vernerunde.
• Det er uklar ansvars- og oppgavefordeling mellom helse- og sosialetaten og kultur- og undervisningsetaten.

Merknad 1:

Kommunen bør utarbeide retningslinjer for bruk av godkjenning på vilkår.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• De hovedhensyn som har vært avgjørende i vurderingen av om det skal settes vilkår for godkjenningen, kommer ikke frem i saksfremlegget eller vedtaket.
• Begrunnelsen for hva som fører til at noen blir godkjent uten vilkår og noen med vilkår, mangler.

Merknad 2:

Myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." bør klargjøres.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Ansvar og oppgaver til de som er involvert i godkjenningsprosessen er ikke beskrevet.
• Det er uklar ansvars- og oppgavefordeling mellom helse- og sosialetaten og kultur- og undervisningsetaten.
• Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp påpekte forhold etter tilsyns/vernerunde.

Fra Fylkeslegen deltok: