INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Følgende avvik ble funnet:

• Kommunen har ikke godkjent noen barnehager eller skoler etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."
• Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte nødvendig helsefaglig kompetanse ved godkjenning av skoler og barnehager etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."

Merknader:

• Kommunen bør sikre seg at det foreligger en felles forståelse av innholdet i vilkårene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." blant alle som har oppgaver i godkjennings- og tilsynsprosessen.
• Myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." bør klargjøres.

Dato: 28. oktober 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjonen gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Lovgrunnlaget:
  "Lov om behandlingsmåten i forvaltningen" av 10. februar 1967 (forvaltningsloven)
  "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" av 30. mars 1984 nr. 15 (tilsynsloven).
  "Lov om helsetjenesten i kommunene" av 19. november 1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven).
  "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" av 1. desember 1995 nr. 928
• Annen dokumentasjon:
  Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK-12/98 av 29. mai 1998).
• Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Kvalsund kommune:
  Brev fra Fylkeslegen av 24. juni 1999 med varsel om tilsyn.
  Brev fra Fylkeslegen av 27. august 1999 med timeplan for tilsynsbesøket.
  Brev fra Kvalsund kommune av 7. juli 1999.
• Dokumenter mottatt på forhånd:
  Organisasjonskart for miljørettet helsevern
  Stillingsfunksjonsbeskrivelse kommunelege I, Kvalsund legekontor
  Delegasjonsreglement for Kvalsund kommune med supplement nr. 1, vedtatt i kommunestyret 10.01.1995.
  Søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager i Kvalsund kommune i hht. "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler".
  Sjekkliste for barnehager
• Dokumenter mottatt under tilsynet:
  Tilsynsrapporter/inspeksjonsrapporter før godkjenning fra
  - Kvalsund barnehage, datert 18.08.1999.
  - Neverfjord skole/barnehage, datert 25.08.1999.
  - Kokelv barnehage, datert 25.08.1999.
  - Kvalsund skole, datert 03.09.1999.
  - Kokelv skole, datert 30.09.1999.
• "Internkontroll for Miljørettet helsevern skolene og barnehagene". Hefte utarbeidet av oppvekst- og kultursjef Svein Tore Jakobsen, datert 06.09.1999.
• Aktuelle lover, forskrifter og veileder for miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• IK-permer (HMS) for Kvalsund kommune – arbeidsperm + håndbok.
• Forslag til arbeids/funksjonsbeskrivelse for ledende helsesøster, datert 13.09.1999, ikke godkjent.
• Funksjonsbeskrivelse for ledere av driftsenhetene i Kvalsund kommune, udatert.
• Kopi av "Brev til Fagområdene/Stabsavdelingene" fra Sentraladministrasjonen, datert 13.05.1997. Vedrørende "Administrativ organisering – Fordeling av arbeidsoppgaver".
• Prosedyre til IK-arbeidsperm "Tilsyn av miljørettet helsevern i skolene og barnehagene", utarbeidet av helse- og sosialsjef Geir I. Olsen, datert 06.09.1999.

Åpningsmøte ble avholdt 16. september 1999.

Intervju av 5 personer ble gjennomført.

Sluttmøte ble avholdt 16. september 1999.

Verifikasjoner:
Fylkeslegen fikk tilsendt en del dokumentasjon på forhånd. Dette ble sammenholdt med intervjusvarene og den dokumentasjon som ble fremlagt i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende observasjoner ble presentert på sluttmøtet:

• Kommunen har ikke truffet vedtak om godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• Det er uklart hva som er det helsefaglige personellets rolle/ansvar i godkjenningsprosessen.
• Kommunen har ikke dokumentert at det er lagt til grunn en felles forståelse av hvilke krav forskriften stiller. Dette gjelder særlig på områder hvor man skal anvende medisinsk skjønn.
• Kommunen har ikke dokumentert at det er gjort en helsefaglig vurdering av alle kravene i henhold til forskriften.
• Det er ikke klart beskrevet/ikke klare retningslinjer for hvem som skal ta initiativ til å få en helsefaglig vurdering i forbindelse med en godkjenningssak.
• Det er ikke avklart om det er kommunelegens egen uttalelse som skal følge godkjenningssaken eller om denne oppgaven kan delegeres til helsesøster.
• Kommunen har ikke dokumentert klare rutiner for å innhente ekstern bistand ved undersøkelser som krever spesielt utstyr eller spesiell kompetanse.
• Det er ikke avklart hvordan oppfølging skal foregå dersom det gis godkjenning på vilkår eller dispensasjon.
• Det finnes en skriftlig prosedyre for tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, men innholdet er ikke kjent blant de som er tiltenkt tilsynsoppgaver. Det er ulik forståelse av hvordan tilsyn etter forskriften skal gjennomføres.
• Det er ikke planlagt eller gjennomført opplæring i systematisk tilsynsmetode for de som skal gjennomføre tilsyn.
• Det er uklart hvem som har ansvar og myndighet i forhold til å følge opp evt. avvik fra forskriften etter en tilsynsrunde.
• Det er foreløpig ikke gjennomført systemtilsyn etter forskriften.
• Det er ikke klart hvem som har myndighet til å pålegge utbedringer av forhold som ikke tilfredsstiller forskriftens krav.

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

AVVIK

Kommunen har ikke godkjent noen barnehager eller skoler etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" § 6, 1. ledd jfr. § 2 ("Virksomheter som omfattes av forskriften, jfr. § 2, skal være godkjent av kommunestyret") og § 6, 6. ledd ("Virksomheter som er etablert og i drift ved ikrafttreden av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998").

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Kommunen har ikke truffet vedtak om godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.

Avvik 2:

Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte nødvendig helsefaglig kompetanse ved godkjenning av skoler og barnehager etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Lov om helsetjenesten i kommunene" (kommunehelsetjenesteloven) § 3-3, 1. Ledd ("Kommunene ansetter personell med de nødvendige kvalifikasjoner til å arbeide i helsetjenesten og administrasjonen av den"). Jfr. "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" (tilsynsloven) § 3, 1. ledd ("Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift").

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det er uklart hva som er det helsefaglige personellets rolle/ansvar i godkjenningsprosessen.
• Det er ikke klart beskrevet/ikke klare retningslinjer for hvem som skal ta initiativ til å få en helsefaglig vurdering i forbindelse med en godkjenningssak.
• Kommunen har ikke dokumentert klare rutiner for å innhente ekstern bistand ved undersøkelser som krever spesielt utstyr eller spesiell kompetanse.
• Det er ikke avklart om det er kommunelegens egen uttalelse som skal følge godkjenningssaken eller om denne oppgaven kan delegeres til helsesøster.
• Kommunen har ikke dokumentert at det er gjort en helsefaglig vurdering av alle kravene i henhold til forskriften.

Merknad 1:

Kommunen bør sikre seg at det foreligger en felles forståelse av innholdet i vilkårene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." blant alle som har oppgaver i godkjennings- og tilsynsprosessen.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke dokumentert at det er lagt til grunn en felles forståelse av hvilke krav forskriften stiller. Dette gjelder særlig på områder hvor man skal anvende medisinsk skjønn.
• Det er ulik forståelse av hvordan tilsyn etter forskriften skal gjennomføres.
• Det er ikke planlagt eller gjennomført opplæring i systematisk tilsynsmetode for de som skal gjennomføre tilsyn.

Merknad 2:

Myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." bør klargjøres.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er uklart hvem som har ansvar og myndighet i forhold til å følge opp evt. avvik fra forskriften etter en kartleggings/tilsynsrunde. Dette gjelder også hvordan oppfølging skal foregå dersom det gis godkjenning på vilkår eller dispensasjon.
• Det er heller ikke klart hvem som har myndighet til å pålegge utbedringer av forhold som ikke tilfredsstiller forskriftens krav.
• Det er uklart hva som er det helsefaglige personellets rolle/ansvar i godkjenningsprosessen.
• Det er foreløpig ikke gjennomført systemtilsyn etter forskriften.

Fra Fylkeslegen deltok: