INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Kommunen har begynt sitt arbeide med oppbygging av internkontrollsystem i helsetjenesten. Det er en positiv holdning både i administrasjonen og blant helsepersonell til arbeidet. Det finnes mange nedskrevne prosedyrer og rutiner samt uskrevne rutiner som følges i skolehelsetjenesten. Det har imidlertid vært vanskelig å få samlet og systematisert disse. Det fremkommer på åpningsmøtet at kommunen planlegger å frikjøpe en av de tilsatte ved helsesenteret for å starte dette arbeidet. Endelig avklaring for dette foreligger ikke. Det fremkommer imidlertid at skolehelsetjenesten benytter og følger veilederen for skolehelsetjeneste utgitt av Statens Helsetilsyn.

Tilsyn med internkontrollsystemet og dets funksjon i en kommune som ikke har utarbeidet eget internkontrollsystem, vil selvfølgelig ha noen begrensninger i forhold til hvordan kommunen egentlig sikrer seg at myndighetskravene følges. Det er imidlertid ingen tvil om at kommunen oppfatter tilsynet som en motivasjonsfaktor til å øke innsatsen for oppbygning av og innføring av systemer som er med på å kunne øke kvaliteten på det de driver med.

Kommunen har utarbeidet en plan for forebyggende tiltak for barn og unge, noe som er i tråd med opptrappingsplanen for psykiatri, der et av satsingsområdene er psykososiale tiltak for barn og unge.

Kommunens størrelse gir muligheter for god oversikt over problemer, risikofaktorer og helsetilstanden blant skoleelevene for helsepersonellet. Dette gjør at de ved en forespørsel fra administrasjonen eller skolen vil kunne samle inn en nokså representativ oversikt over disse tingene hvis de får noe tid på seg og uten at de på forhånd har foretatt noen systematisk registrering.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens etablering og vedlikehold av internkontroll i skolehelsetjenesten
• Skolehelsetjenestens tjenester til elevene generelt, bl a medisinske undersøkelser
• Skolehelsetjenestens ansvar for tilrettelegging for barn og unge med sykdom eller funksjonshemming

Fylkeslegen fant 1 avvik knyttet til:

• Etablering av internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Vi har gitt 2 merknader knyttet til:

• At de tverrfaglige samarbeidsmulighetene i skolehelsetjenesten ikke benyttes fullt ut.
• Krav om oversikt over risikofaktorer og helsetilstander blant elevene og formidling av disse til skolen og besluttende myndigheter.

Dato: 07.06.2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Måsøy kommune 09.05.00. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Måsøy kommune har fem grunnskoler fordelt på:

• Havøysund skole:1. - 10. klasse fulldelt med 145 elever
• Gunnarnes skole: 1. - 10. klasse, fådelt med 5 elever
• Ingøy skole: 1. - 10. klasse, fådelt med 5 elever
• Måsøy skole: 1. - 10. klasse, fådelt med 4 elever
• Snefjord skole: 1. - 10. klasse, fådelt 5 elever

I tillegg har kommunen filial for videregående skole, 1. år allmennfaglig med 7 heltidselever og 2 deltidselever.

Kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste til alle skolene.

Kommunen har hatt en nokså god stabilitet blant helsepersonell i skolehelsetjenesten.

Det er gledelig og viktig at Måsøy kommune har satset på helsestasjonsarbeidet og skolehelsetjenesten med utvidelse av stillingsprosent for helsesøster. Dette har medført at Måsøy kommune kan ha 2 helsesøstre i henholdsvis 75% og 80% stillinger. Dette er med på å sikre stabilitet og kontinuitet i tjenesten, noe som igjen kan sikre en tjeneste med god kvalitet.

• Organisasjonskart Måsøy kommune
• Oversikt over skoler i Måsøy kommune
• Informasjonskriv til foreldrene
• Rutineoppgaver i skolehelsetjenesten
• Måsøy kommunes langsiktige plan for helse- og sosialetaten
• Årsmelding 1999 helse- og sosialetaten
• Div. skriv i forbindelse med utarbeiding av plan for skolehelsetjenesten
• Forslag til mandat for kvalitetsutvalget i helse- og sosialetaten
• Forslag til retningslinjer for tverrfaglig forum i Måsøy kommune
• Opplæringsplan for helsesøstertjenesten
• Rapport fra spørreundersøkelse blant unge fra 20-30 år omkring fritidstilbud og aktiviteter i Måsøy kommune juli –99.
• Plan for forebyggende tiltak for utsatte barn og unge i Måsøy kommune 10.11.96
• Helsekort (Journaldokumentasjon av gjennomførte helseundersøkelser før/ved skolestart fremlagt og gjennomgått under tilsynet).
• Oversikt over ansvarsgrupper for barn som får tilbud fra skolehelsetjenesten (dokumenter framlagt under tilsynet).

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten fra fylkeslegen datert 27.03.00
• Brev fra Måsøy kommune datert 11.04.00 med utnevnelse av kontaktperson
• Telefax fra Måsøy kommune datert 27.04.00 med oversendelse av kommunens dokumentasjon
• Telefax fra Fylkeslegen med dagsplan datert 02.05.00.
• Telefax fra Fylkeslegen datert 04.05.00, med forespørsel om dokumentasjon som bes fremlagt for revisjonsteamet den 09.05.00.

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. mars 2000

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 09. mai kl. 09.30 – 10.15

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
Befaring av skolehelsetjenestens lokaler ved Havøysund skole. Havøysund skole har eget rom for skolehelsetjenesten plassert like ved inngangsdøren på Havøysund skole. I tillegg bruker de helsestasjonens lokaler på helsesenteret ved undersøkelser og samtaler med skoleelevene.
Det ble gjennomført intervju av 4 personer for å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Sluttmøte ble avholdt 09. mai kl 15.15 – 15.45

• Alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelse og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tilsynslovens § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner: Kommunen kan ikke fremvise et samlet system med prosedyrer og rutiner for skolehelsetjenesten. De kan heller ikke dokumentere at dette vil bli gjort ferdig i løpet av år 2000.

Det ble ikke påpekt merknader på dette området.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Merknad 1

Det er etablert tverrfaglige samarbeidstrukturer i skolehelsetjenesten, men det er ikke kultur blant personellet for å bruke disse fullt ut.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Det fremkommer at det tverrfaglige samarbeidet ikke fungerer hensiktsmessig, og at samarbeidet skjer tilfeldig. Videre fremkommer at taushetsplikten synes brukt til å begrense mulighetene for tverrfaglig samarbeide, identifisering av problemer og rådgivning/iverksettelse av tiltak.

Det ble ikke funnet avvik på området.

Område 4: Helseovervåking

Merknad 1

Skolehelsetjenesten fører ikke systematisk registreringer over risikofaktorer og helsetilstander blant elevene, og de har heller ikke system for å formidle kunnskap om slike forhold til skolens ledelse og besluttende myndigheter.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Skolehelsetjenesten har ikke foretatt noen systematisk registrering over sykelighet/helsetilstand og risiko blant skoleelever. Det er heller ikke faste rutiner på hvordan slik kunnskap kan formidles til skolens ledelse og besluttende myndigheter. Helsepersonellet som arbeider i kommunen har imidlertid gjennom mange år opparbeidet seg kunnskaper og kjennskap til disse tingene som gjør at de ved en forespørsel vil kunne svare uten forutgående registreringer.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kåre A. Hansen revisjonsleder
Astrid Stormo revisor
Odd Ivar Hoftaniska revisor