INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte

områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Nesseby kommune har ca. 1000 innbyggere. Kommunen har jobbet en del med internkontroll innenfor helse-, miljø og sikkerhet (HMS) både sentralt i kommunen og innenfor de ulike sektorene. Innenfor barnehage/skole har man også lagt vekt på ivaretakelse av barnas arbeidsmiljø og sikkerhet selv om man ikke er kommet i gang med systematisk internkontrollarbeid etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".

Kommunen har 2 skoler, 1 heldags barnehage og 1 feltbarnehage som har åpent noen måneder i året. Alle disse ble godkjent av kommunestyret i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." innen 31.12.1998.

• Kommunen har ikke etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."
• De som fører tilsyn med virksomheter som faller inn under "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." er ikke delegert myndighet til å gjøre dette.

Det er ikke gitt noen merknader.

Dato: 21.01.2000

Rapporten er utarbeider etter tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Nesseby kommune den 1. desember 1999. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Nesseby kommune har ca. 1000 innbyggere. Kommunen har jobbet en del med internkontroll innenfor helse-, miljø og sikkerhet (HMS) både sentralt i kommunen og innenfor de ulike sektorene. Innenfor barnehage/skole har man også lagt vekt på ivaretakelse av barnas arbeidsmiljø og sikkerhet selv om man ikke er kommet i gang med systematisk internkontrollarbeid etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".

Kommunen har 2 skoler, 1 heldags barnehage og 1 feltbarnehage som har åpent noen måneder i året. Alle disse ble godkjent av kommunestyret i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." innen 31.12.1998.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• "Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker" av 10. februar 1967 (forvaltningsloven)
• "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" av 30. mars 1984 nr. 15 (tilsynsloven).
• "Lov om helsetjenesten i kommunene" av 19. november 1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven).
• "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" av 1. desember 1995 nr. 928

• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK-12/98 av 29. mai 1998).

• Brev fra Fylkeslegen av 27. mai 1999 med varsel om tilsyn.
• Telefaks fra Fylkeslegen av 25. juni 1999 med forslag til intervjuobjekter.
• Telefaks fra Fylkeslegen av 29. juni 1999 med spørsmål om endring av dato for tilsynsbesøket.
• Brev fra Nesseby kommune av 16. juni 1999 vedlagt etterspurt dokumentasjon.

• Organisasjonskart for administrativ organisering.
• Organisasjonskart for politisk organisering.
• Økonomiplan 1999-2000 og årsbudsjett 1999 del I og II, vedtatt av kommunestyret 17.11.1998.
• Retningslinjer for delegasjon av myndighet inkludert utkast til delegasjonsreglement for Unjárgga gielda/Nesseby kommune, udatert.
• Rapport fra inspeksjon i Sinkalnjárgga mánáidgárdi 2. oktober 1998.
• Kommunestyrets godkjenning av Sinkalnjárgga mánáidgárdi, utskrift av møtebok, datert 02.11.1998.
• Kommunestyrets godkjenning av Nesseby barnehage, utskrift av møtebok, datert 02.11.1998.
• Kommunestyrets godkjenning av Nesseby skole, utskrift av møtebok, datert 03.11.1998.
• Kommunestyrets godkjenning av Karlebotn skole, utskrift av møtebok, datert 03.11.1998.
• Utskrift av møtebok fra oppvekst- og omsorgsutvalget: "Kommunens tilsyn etter barnehageloven", datert 12.02.1999.
• Rutiner for tilsyn etter barnehageloven, udatert.
• Tilsynsrapport etter tilsyn i Nesseby barnehage, datert 26. mai 1999.

• Samling med lover og forskrifter (HMS) for oppvekst- og omsorgssektoren.
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. samt veileder til forskriften nr. 3-98.
• Rundskriv I-48/95.
• Stillingsnorm for faglige koordinatorer i Nesseby kommune, vedtatt i administrasjonsutvalget 20.01.1998.
• Internkontrollhåndbok (HMS) for Nesseby kommune, oppvekst- og omsorgssektoren.
• "Skjema for registrering av ulykker".
• Skjema for foresattes tillatelse for barnehagebarnet til å delta på visse aktiviteter.
• "Kriseplan ved dødsfall/ulykke i nærmiljøet"
• "Kriseplan ved overgrep/incest".
• "Rutiner – nye fremmedspråklige elever".
• "Rutiner for notat ved foreldrekontakt"
• "Rutiner – Når elever må stoppes"

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt 1. desember 1999.

Intervju av 5 personer ble gjennomført.

Sluttmøte ble avholdt 1. desember 1999.

Verifikasjoner:

Fylkeslegen fikk tilsendt en del dokumentasjon på forhånd. Dette ble sammenholdt med opplysninger gitt i intervju og den dokumentasjonen som ble fremlagt i løpet av tilsynsbesøket.

• Kommunen har ikke en fremdriftsplan for etablering av internkontroll etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• De i helsetjenesten som er involvert i miljørettet helsevern i barnehager og skoler, har ikke fått oppgavene beskrevet i stillingsinstruks eller tilsvarende.
• Det er ikke klart hvem som skal gjøre hva på de ulike nivåene i godkjennings- og tilsynsprosessen.
• Det er ikke foretatt eller planlagt opplæring av personer som har fått eller er tiltenkt oppgaver i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Kommunen har ikke utarbeidet prosedyre eller klare retningslinjer for godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Det er uklart hvordan medisinskfaglig skjønn skal praktiseres der forskriften ikke stiller spesifikke krav.
• Det er ikke utarbeidet retningslinjer for i hvilke tilfeller det kan gis godkjenning på vilkår eller dispensasjon fra kravene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Kommunestyret har ikke tatt stilling til hvem som skal føre tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Det er utarbeidet "Rutine for tilsyn etter barnehageloven". Denne er også ment å gjelde for "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.", men er mangelfull i forhold til kravene i denne forskriften. Rutinen har ikke vært forelagt kommunestyret.
• Det er gjennomført ett tilsyn i henhold til "Rutiner for tilsyn etter barnehageloven". Det kommer frem i intervjuene at man har oppfattet dette som et tilsyn også etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." uten at man er delegert myndighet til å føre tilsyn etter denne forskriften.
• Kommunen har ikke gjennomført tilsyn med skoler. Det er heller ikke utarbeidet retningslinjer for hvordan dette tilsynet skal gjennomføres.

Følgende områder har vært gjenstand for revisjon:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

AVVIK

Kommunen har ikke etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv."

"Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" (tilsynsloven) § 3, 1. ledd ("Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift").

• Kommunen har ikke en fremdriftsplan for etablering av internkontroll etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• De i helsetjenesten som er involvert i miljørettet helsevern i barnehager og skoler, har ikke fått oppgavene beskrevet i stillingsinstruks eller tilsvarende.
• Det er ikke klart hvem som skal gjøre hva på de ulike nivåene i godkjennings- og tilsynsprosessen.
• Det er ikke foretatt eller planlagt opplæring av personer som har fått eller er tiltenkt oppgaver i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Kommunen har ikke utarbeidet prosedyre eller klare retningslinjer for godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Det er uklart hvordan medisinskfaglig skjønn skal praktiseres der forskriften ikke stiller spesifikke krav.
• Det er ikke utarbeidet retningslinjer for i hvilke tilfeller det kan gis godkjenning på vilkår eller dispensasjon fra kravene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".

Avvik 2:

De som fører tilsyn med virksomheter som faller inn under "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.", er ikke delegert myndighet til å gjøre dette.

"Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." § 25 (Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskrifter overholdes.), jfr. "Lov om helsetjenesten i kommunene" (kommunehelsetjenesteloven) § 4a-3 ("Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern som i denne lov er lagt til kommunestyret, kan med unntak av den myndighet som er nevnt i

§ 4a-4, 4. ledd, § 4a-10 og § 4a-11, 3. ledd, delegeres etter reglene i kommuneloven").

• Kommunestyret har ikke tatt stilling til hvem som skal føre tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.".
• Det er utarbeidet "Rutine for tilsyn etter barnehageloven". Denne er også ment å gjelde for "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.", men er mangelfull i forhold til kravene i denne forskriften. Rutinen har ikke vært forelagt kommunestyret.
• Det er gjennomført ett tilsyn i henhold til "Rutiner for tilsyn etter barnehageloven". Det kommer frem i intervjuene at man har oppfattet dette som et tilsyn også etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv." uten at man er delegert myndighet til å føre tilsyn etter denne forskriften.
• Kommunen har ikke gjennomført tilsyn med skoler. Det er heller ikke utarbeidet retningslinjer for hvordan dette tilsynet skal gjennomføres.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:

May Trude Johnsen, ass. fylkeslege/revisjonsleder
Anne Kristine Breivik, juridisk konsulent/revisor
Astrid Stormo, fylkessykepleier/revisor