INNHOLD

Sammendrag

Sør-Varanger kommune har 10 grunnskoler og 2 videregående skoler (en for allmennfag og en for yrkesrettede fag). Kommunen har hatt god og stabil legedekning over flere år. Helsesøstersituasjonen har periodevis vært vanskelig, og kommunen har derfor vært nødt til å nedprioritere deler av skolehelsetjenesten. For tiden har skolehelsetjenesten god bemanning. Alle skolene i kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste, og skolen gir god tilbakemelding på og er godt fornøyd med den tjenesten som tilbys. Deler av helsetjenesten i Sør-Varanger har jobbet mye med oppbygging av sitt internkontrollsystem, og i skolehelsetjenesten er man godt i gang med arbeidet. Det er etablert et godt tverrfaglig samarbeid for å ivareta funksjonshemmede elever med spesielle behov.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens etablering og vedlikehold av internkontroll i skolehelsetjenesten
• Skolehelsetjenestens tjenester til elevene generelt, bl.a. medisinske undersøkelser
• Skolehelsetjenestens ansvar for tilrettelegging for barn og unge med sykdom eller funksjonshemming

Det ble ikke funnet avvik på noen av de reviderte områdene. Rapporten beskriver de merknader som ble påpekt:

• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er påbegynt, men ikke ferdigstilt.
• Det systematiske arbeid med helseundersøkelser og individuell veiledning er noe mangelfullt.
• Skolehelsetjenesten har et mangelfullt system for å identifisere elever med spesielle behov.
• Skolehelsetjenesten driver lite systematisk helseovervåkning.

Dato: 26.02.01

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sør-Varanger kommune 08.11.00. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sør-Varanger kommune har 10 grunnskoler og 2 videregående skoler (en for allmennfag og en for yrkesrettede fag). Kommunen har hatt god og stabil legedekning over flere år. Helsesøstersituasjonen har periodevis vært vanskelig, og kommunen har derfor vært nødt til å nedprioritere deler av skolehelsetjenesten. For tiden har skolehelsetjenesten god bemanning. Alle skolene i kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste, og skolen gir god tilbakemelding på og er godt fornøyd med den tjenesten som tilbys. Deler av helsetjenesten i Sør-Varanger har jobbet mye med oppbygging av sitt internkontrollsystem, og i skolehelsetjenesten er man godt i gang med arbeidet. Det er etablert et godt tverrfaglig samarbeid for å ivareta funksjonshemmede elever med spesielle behov.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunehelsetjenesten.
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten i Sør-Varanger kommune og organisering av tjenesten.
• Innholdsfortegnelse for IK-boka for helsestasjonen.
• Kommunehelsetjenestens virksomhetsplan for 2000, virksomhetsområde helsesøster/jordmortjeneste.
• Kommunehelsetjenestens virksomhetsplan for 2000, virksomhetsområde administrasjon/miljørettet helsevern/legetjeneste.
• Stillingsbeskrivelse kommunelege I.
• Formålsorientert stillingsbeskrivelse for helsesøster og ledende helsesøster .
• Informasjonsbrosjyre om skolehelsetjenesten.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra Fylkeslegen, datert 29.08.00, med varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Sør-Varanger
• Oversendelse av informasjonsmateriell fra Sør-Varanger kommune10.09.00.
• Brev fra Fylkeslegen, datert 17.10.00, vedrørende dagsplan for tilsynet
• Telefax fra Fylkeslegen, datert 06.11.00, vedrørende fremlegging av dokumentasjon under tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.08.00

Åpningsmøte ble avholdt 08.11.00 kl. 08.30

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Omvisning på skolehelsetjenestens lokaler på Kirkenes barne- og ungdomskole
• Gjennomgang av 5 helsejournaler for 5. klasse, 15 helsejournaler for 6. klasse og 3 helsejournaler for 3. klasse
• Gjennomgang av helse- og sosialplan for Sør-Varanger kommune, informasjonsmateriell om vaksinasjon, informasjonsmateriell om basisundersøkelse for 1. klasse, referat fra 2 samarbeidsmøter, oversikt over hjelpetjenestens møtevirksomhet i skoler og barnehager skoleåret 2000-2001 og kvalitetshåndbok for skolehelsetjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 08.11.00 kl. 15.00

Område 1: Alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad

Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er påbegynt, men ikke ferdigstilt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er laget en handlingsplen for arbeid med internkontroll, og oppgaver er fordelt. Innholdsfortegnelsen er utarbeidet, men det finnes lite prosedyrer som dokumenterer/sikrer oppfyllelse av lovkrav og nødvendig avviksbehandling.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad

Det systematiske arbeid med helseundersøkelser og individuell veiledning er noe mangelfullt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Deler av skolehelsetjenesten har periodevis vært nedprioritert p.g.a. personellsituasjonen.
• Skolehelsetjenesten har ikke egne lokaler på alle skoler.
• Det drives lite planmessig arbeid.
• Det drives lite systematisk, individuell helseveiledning, men de som har behov, kan ta kontakt og får god oppfølging.
• Ikke alle helsekontroller har vært gjennomført slik de er planlagt.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad

Skolehelsetjenesten har et mangelfullt system for å identifisere elever med spesielle behov.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det er ikke foretatt kartlegging av flyktningebarns spesielle behov eller gjennomført spesiell oppfølging av disse som utsatt gruppe.

Område 4: Helseovervåkning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad

Skolehelsetjenesten driver lite systematisk helseovervåkning.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke foretatt kartlegging av trivsel og miljøforhold på alle skoler.
• Skolehelsetjenesten har lite oversikt over risikofaktorer og helseproblemer blant elevene.
• Det er liten systematikk i informasjonsoverføring mellom skolehelsetjenesten og skolen med hensyn til risikofaktorer og helseproblemer blant elevene.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
May Trude Johnsen, ass. fylkeslege fylkeslege/revisjonsleder
Astrid Stormo, fylkessykepleier/revisor