INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Følgende avvik ble funnet:

Kommunen har ikke etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Det er ikke foretatt godkjenninger av noen barnehager eller skoler etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Merknader:

Det foreligger ingen klar beskrivelse av myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenninger og tilsyn.

Det er ikke foretatt systematisk tilsyn med at forskriften etterleves.

Dato: 28. oktober 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Lovgrunnlaget:
  - "Lov om behandlingsmåter i forvaltningen" av 10. februar 1967 (forvaltningsloven)
  - "Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" av 30. mars 1984 nr. 15 (tilsynsloven).
  - "Lov om helsetjenesten i kommunene" av 19. november 1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven).
  - "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" av 1. desember 1995 nr. 928
• Annen dokumentasjon:
  - Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  - Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK-12/98 av 29. mai 1998).<
• Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Deanu gielda/Tana kommune:
  - Brev fra Fylkeslegen av 27.05.1999 med varsel om tilsyn.
  - Telefaks fra Fylkeslegen av 24.06.1999 med endring av dato for tilsyn.
  - Brev fra Deanu gielda/Tana kommune av 11.08.1999.
• Dokumenter mottatt 11.08.1999:
  - Organisasjonskart: ansvar for tilsyn med skoler og barnehager i Tana kommune
  - Delegasjonsreglement for Deanu gielda/Tana kommune, vedtatt 24.09.1998.
  - Rundskriv 1 og 2 "Miljøretta helsevern i skoler og barnehager i Tana kommune", datert 9. august 1999.
  - Handlingsplan: "Miljøretta helsevern/systematisk HMS-arbeid i barnehagene og skolene i Tana kommune"
  - Veileder til bruk ved godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv av 1. desember 1995.
  - Sjekkliste for inne- og uteområder til bruk ved godkjenning av skoler i Deatnu/Tana etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv av 1. desember 1995.
  - Sjekkliste for inne- og uteområder til bruk ved godkjenning av barnehager i Deatnu/Tana etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv av 1. desember 1995.
  - Inspeksjonsskjema til bruk ved godkjenning av barnehager og skoler i Deatnu/Tana etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv av 1. desember 1995.
  - Søknadsskjema for godkjenning av virksomhet etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv av 1. desember 1995.
  - Skadeskjema for barn/elever i barnehage og skole.
  - Skjema for inneklimaundersøkelse utarbeidet av Hammerfest felles bedriftshelsetjeneste.
• Dokumenter mottatt under tilsynet:
  - Organisasjonskart etter omorganisering fra 1. juli 1997.
  - Stillingsbeskrivelse for rådmann.
  - Delegasjon av myndighet i stilling som kommunelege I, brev fra oppvekst- og omsorgssjef Kristin B. Johansen, datert 6. november 1997.
  - "Administrativ organisering", rapport nr.3. Arbeidsgruppens forslag til modell.
  - Godkjenning av Skiskytterarenaens Lavvu til skolefritidsordning, datert 23. april 1999.

- "Prosedyrer for tilsyn og godkjenning av skolene og barnehagene i Deanu gielda/Tana kommune i hht. forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" utarbeidet av kommunelege I, datert 27. august 1999.
- HMS-perm fra Tana kommune – "Styringsdel", oversendt ved brev av 3. april 1997 til etater og avdelinger.
- Permer med samling av diverse rundskriv, forskrifter, veiledere og annet materiell (benevnt HMS-perm)

Åpningsmøte ble avholdt 13. september 1999.

Intervju av 4 personer ble gjennomført.

Sluttmøte ble avholdt 13. september 1999.

Verifikasjoner:
Fylkeslegen fikk tilsendt en del dokumentasjon på forhånd. Dette ble sammenholdt med intervjusvarene og den dokumentasjon som ble fremlagt i løpet av tilsynsbesøket.

Følgende observasjoner ble presentert på sluttmøtet:

• Det er uklart hvor langt den delegerte myndighet til kommunelege I rekker ved godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"
• Det er uklar ansvars- og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunen har en felles prosedyre for godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv", men denne er mangelfull.
• Lover/forskrifter er ikke systematisk samlet og vanskelig å finne frem i.
• Det foreligger ingen vedtak om godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Det er ikke spesifisert i hvilken grad kravene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" må være oppfylt før godkjenning kan gis, evt. dersom det skal gis godkjenning på vilkår/dispensasjon/avslag.
• Det er ikke spesifisert hvordan oppfølgingen skal foregå dersom det gis godkjenning på vilkår.
• Det er uklart hvem som har ansvar for å søke om godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"
• Det er uklart hvem som skal følge opp at alle barnehager og skoler blir godkjent i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Delegasjon av myndighet til å føre tilsyn er ikke nevnt i kommunens delegasjonsreglement eller delegasjonsbrev datert 06.11.1997 fra oppvekst/omsorgssjef til kommunelege I.
• Det er ulik oppfatning av hva "tilsyn" etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" innebærer og dermed uklart hvem som skal ha myndighet til dette.
• Det er ikke gjennomført systematisk tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"

Følgende områder har vært gjenstand for revisjon:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen har ikke etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn i henhold til "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten" (tilsynsloven) § 3, 1. ledd ("Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift").

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er uklart hvor langt den delegerte myndighet til kommunelege I rekker ved godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"
• Kommunen har en felles prosedyre for godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv", men denne er mangelfull.
• Lover/forskrifter er ikke systematisk samlet og vanskelig å finne frem i.
• Det er ikke spesifisert i hvilken grad kravene i "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" må være oppfylt før godkjenning kan gis, evt. dersom det skal gis godkjenning på vilkår/dispensasjon/avslag.
• Det er ikke spesifisert hvordan oppfølgingen skal foregå dersom det gis godkjenning på vilkår.

Avvik 2:

Kommunen har ikke foretatt godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

"Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" § 6 1. ledd, jfr. § 2 ("Virksomheter som omfattes av forskriften, jf. § 2, skal være godkjent av kommunestyret") og § 6 siste ledd ("Virksomheter som er etablert og i drift ved ikrafttreden av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998").

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det foreligger ingen vedtak om godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".

Kommentar:

Kommunen har foretatt en godkjenning av Skiskytterarenaens Lavvu til skolefritidsordning den 23. april 1999. Dette godkjenningen er foretatt etter "Forskrifter om de hygieniske forhold i bygninger og på områder som nyttes til, eller i forbindelse med skolegang" av 29. april 1977.

Myndighet, ansvarsforhold og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" bør klargjøres.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkommer av intervjuene at det er uklar ansvars- og oppgavefordeling i forbindelse med godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Det er uklart hvem som skal følge opp at alle barnehager og skoler blir godkjent i henhold til forskriften.
• Det er uklart hvem som har ansvar for å søke om godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv".
• Det er uklart hvor langt den delegerte myndighet til kommunelege I rekker ved godkjenning etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"
• Delegasjon av myndighet til å føre tilsyn er ikke nevnt i kommunens delegasjonsreglement eller delegasjonsbrev til kommunelege I (datert 06.11.1997).

Merknad 2:

Kommunen bør utarbeide en egen prosedyre for systematisk tilsyn med etterlevelse av "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv"

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er ulik oppfatning av hva "tilsyn" etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv" innebærer og dermed uklart hvem som skal ha myndighet til dette.
• Det er ikke gjennomført systematisk tilsyn etter forskriften.
• Kommunen har en felles prosedyre for godkjenning og tilsyn etter "Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv", men denne er mangelfull.

Fra Fylkeslegen deltok: