INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Kommunen har hatt problemer med rekruttering av helsesøster. De har nå en vikar som ledende helsesøster frem til sommeren år 2000.

Helsestasjonen tilbyr skolehelstjeneste til alle skolene i kommunen. Helsestasjonen har endel skrevne og uskrevne rutiner og prosedyrer, men disse er ikke godt nok kjent i organisasjonen, og er heller ikke samlet og systematisert for felles bruk for alle ved helsestasjonen. Det er ikke igangsatt arbeide med oppbygging av internkontrollsystem for skolehelsetjenesten. Det fremkommer imidlertid at skolehelsetjenesten i sitt arbeide benytter og følger veilederen for skolehelsetjeneste utgitt av Statens Helsetilsyn.

Tilsyn med internkontrollsystemet og dets funksjon i en kommune som ikke har utarbeidet eget internkontrollsystem, vil selvfølgelig være begrensende i forhold til hvordan kommunen egentlig sikrer seg at myndighetskravene følges. Det er imidlertid ingen tvil om at kommunen oppfatter tilsynet som en motivasjonsfaktor til å øke innsatsen for oppbygning av, og innføring av systemer som kan øke kvaliteten på skolehelsetjenesten.

Det var gledelig at skolene viste slik interesse for vårt tilsyn. Det møtte flere rektorer og en inspektør ved åpningsmøtet og to rektorer ved sluttmøtet. Desverre ble det i denne omgang ikke anledning til å trekke disse mere aktivt inn i forhold til verifikasjoner ved vårt tilsyn, men Vårberget skole ved rektor benyttet anledningen til å gi oss en kort omvisning i helsestasjonens lokaler ved skolen.

Det synes som om det er et godt klima for tverrfaglig samarbeide i kommunen, og at dette utføres til beste for skoleelevene ikke.

Desverre var det dårlig oppslutning ved sluttmøtet, hvor kun ledende helsesøster møtte av de som var blitt intervjuet. Seksjonsleder kom imidlertid like før møtets avslutning.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens etablering og vedlikehold av internkontroll i skolehelsetjenesten
• Skolehelsetjenestens tjenester til elevene generelt, bl.a. medisinske undersøkelser
• Skolehelsetjenestens ansvar for tilrettelegging for barn og unge med sykdom eller funksjonshemming

Fylkeslegen fant 2 avvik knyttet til:

• Etablering av internkontroll for skolehelsetjenesten
• Krav om oversikt over risikofaktorer og helsetilstander blant elevene og formidling av disse til skolen og besluttende myndigheter.

Vi har gitt 2 merknader knyttet til:

• at planen som er laget for skolehelsetjenesten ikke er kjent blant alle de som arbeider i skolehelsetjenesten.
• at skolehelsetjenesten ikke har oversikt over trivsels- og oppvekstforhold i kommunen.

Dato: 07.06.00

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I tillegg har Vardø videregående skole totalt ca. 90 elever fordelt på 8 klasser innen ulike fagtilbud.

Kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste/samtale til alle elevene i skoletida.

Kommunen har hatt noe problemer med å rekruttere personell til helsestasjonen, og de har pr. dags dato en vikar i 100% stilling for ledende helsesøster. Videre har de en kommunejordmor i 100% stilling, lege 3 timer pr. uke og en kontormedarbeider i 50% stilling.

• Organisasjonskart for seksjon for levekår i Vardø kommune
• Oversikt over skoler i Vardø kommune
• Oversikt over ansatte ved Vardø helsestasjon
• Oversikt over ukeplan for Vardø helsestasjon
• Forslag til overordnet 4-års plan og årsplan for skolehelsetjenesten
• Oversikt over emner og ansvarsområder for skolehelsetjenesten
• Orienteringsskriv om skolehelsetjenesten til foreldre 1.klasse, 3.klasse 6.klasse 7.klasse og 8.klasse.
• Momentliste over tema, helseopplysning og undersøkelser i skolen
• Skriv til elever og foreldre med tilbud om vaksinasjon
• Rutiner for vaksinering
• Delegasjonsskriv mht legemiddelhåndtering og vaksinasjon
• Momentliste og kvalitetssikring av klassestyrersamtaler i ungdomsskolen og barneskolen
• Perm med rutiner og prosedyrer som oppfattes som forslag til bruk ved helsestasjonen ble fremlagt under revisjonsmøtet. Denne er ikke allment kjent i organisasjonen.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten fra fylkeslegen datert 27.03.00
• Brev fra Vardø kommune datert 26.04.00 med kommunens dokumentasjon
• Telefax fra fylkeslegen med dagsplan datert 02.05.00
• Telefax fra fylkeslegen datert 04.05.00 med forespørsel om dokumentasjon som bes fremlagt for revisjonsteamet den 12.05.00
• Brev fra Vardø kommune datert 04.05.00 med orientering om møtested.

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. mars 2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 12. mai kl. 09.00 – 09.45.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Befaring av skolehelsetjenestens lokaler ved Vårberget skole. Vårberget skole har eget rom for skolehelsetjenesten plassert like ved inngangsdøren. I tillegg bruker de helsestasjonens lokaler på helsesenteret ved undersøkelser og samtaler med skoleelevene.
- Det ble gjennomført intervju av 4 personer for å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Sluttmøteble avholdt 12. mai kl. 14.40 – 15.10.

• Alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelse og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tilsynslovens § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner: Kommunen kan ikke fremvise et samlet system med prosedyrer og rutiner for skolehelsetjenesten. De kan heller ikke dokumentere at dette vil bli gjort ferdig i løpet av år 2000.

Det ble ikke påpekt merknader på dette området.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Merknad 1

Skolehelsetjenesten hadde en plan for sin virksomhet, men denne var ikke kjent i organisasjonen

Dokumenter sendt fra kommunen viser at de har en plan for sin virksomhet, men det fremkommer i intervjuene at denne ikke er kjent av de som arbeider der.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Avvik 1

Skolehelsetjenesten har ikke systematisk oversikt over risikofaktorer og helsetilstander blant elevene, og de har heller ikke system for å formidle kunnskap om slike forhold til skolens ledelse og besluttende myndigheter.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, Jfr. § 2 og kommunehelsetjenesteloven § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Skolehelsetjenesten kan ikke dokumentere at de har foretatt systematisk registrering over sykelighet/helsetilstand og risiko blant skoleelever. De har heller ikke rutiner på hvordan slik kunnskap kan formidles til skolens ledelse og besluttende myndigheter.

Merknad 1

Skolehelstjenesten har ingen oversikt over trivsels- og oppvekstforhold i kommunen

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Kommunen har ikke foretatt noen kartlegging av oppvekst og trivselsforhold blant skolebarn- og ungdom i Vardø kommune. Dette kan gjøre det vanskelig å se hvor ressursene skal settes inn i forhold til forebyggende skolehelsetjenestearbeid.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kåre A. Hansen, revisjonsleder
Odd Ivar Hoftaniska, revisor
Rolf L. Langnes, observatør